# การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)

> เมื่อมีใบแจ้งหนี้เข้ามาโดยไม่มีใบสั่งซื้อที่ตรงกัน PurchasePlus จะอ่านเอกสารและใช้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ การตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ และประวัติการกำหนดรหัสของคุณ

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order.md

# การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)
ไปยังหัวข้อ:

-   [การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)](#auto-coding-without-a-po)
-   [ระบบตัดสินใจกำหนดรหัสอย่างไร](#how)
-   [ตั้งค่าเพื่อการกำหนดรหัสที่แม่นยำ](#setup)
-   [ตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ](#review)
    -   [การติดธงแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ](#flagging)

### การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)

เมื่อมีใบแจ้งหนี้เข้ามาโดยไม่มีใบสั่งซื้อที่ตรงกัน PurchasePlus จะอ่านเอกสารและใช้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ การตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ และประวัติการกำหนดรหัสของคุณ เพื่อใส่รหัสบัญชีให้กับแต่ละรายการโดยอัตโนมัติ เราเรียกกระบวนการนี้ว่าการกำหนดรหัสอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่ไม่มี PO สิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงแค่ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยนหากจำเป็น และอนุมัติ  
  
นี่คือกลไกการสแกนแบบเดียวกับที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดใน PurchasePlus ความแตกต่างของใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อคือ จะไม่มีใบสั่งซื้อให้คัดลอกรหัสบัญชีมาใช้ ระบบจึงดึงรหัสมาจากการตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์และจากสิ่งที่ระบบได้เรียนรู้จากประวัติการกำหนดรหัสของคุณแทน  
  
อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ไม่ได้เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดโดยไม่ต้องมีคนดูแล ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้เสมอก่อนที่จะกระทบยอด (Reconcile) PurchasePlus ช่วยจัดการงานหนักส่วนใหญ่ให้ แต่ยังคงต้องมีบุคคลเป็นผู้อนุมัติ

###   
**ระบบตัดสินใจกำหนดรหัสอย่างไร**

PurchasePlus กำหนดรหัสโดยพิจารณารายละเอียดตามลำดับดังต่อไปนี้:

1\. ค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ - ระบบจะมองหารหัสบัญชีและแผนกที่เป็นค่าเริ่มต้นในข้อมูลซัพพลายเออร์ แล้วนำมาปรับใช้

2\. หากไม่ได้ตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ไว้ PurchasePlus จะใส่รหัสบัญชีโดยอัตโนมัติตามรูปแบบการกำหนดรหัสในอดีตของคุณ โดยทั่วไปแล้ว ระบบจำเป็นต้องเห็นรูปแบบการเลือกที่สม่ำเสมอกันอย่างน้อยสามครั้งก่อนที่จะมีความมั่นใจเพียงพอในการใส่รหัสบัญชีโดยอัตโนมัติ

ยิ่งคุณกำหนดรหัสอย่างสม่ำเสมอมากเท่าใด PurchasePlus ก็จะยิ่งเข้ามาช่วยจัดการแทนคุณได้เร็วขึ้นเท่านั้น ทุกครั้งที่คุณกำหนดรหัสให้กับรายการที่คล้ายกันในแบบเดิม คุณกำลังฝึกให้ระบบทำงานนี้แทนคุณในครั้งต่อไป

### **ตั้งค่าเพื่อการกำหนดรหัสที่แม่นยำ**

เพียงตั้งค่าเล็กน้อยและมีลักษณะการกำหนดรหัสที่สม่ำเสมอ PurchasePlus ก็จะกำหนดรหัสให้กับรายการที่ไม่มีใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้นเรื่อยๆ

-   **ตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์** - ในหน้ารายละเอียดซัพพลายเออร์ คุณสามารถ [กำหนดแผนกเริ่มต้นและรหัสบัญชีเริ่มต้น](/th/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#EditGeneralSupplierSettings) ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ได้รับการกำหนดรหัสอย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก 
-   **กำหนดรหัสอย่างสม่ำเสมอ** - การกำหนดรหัสให้กับซัพพลายเออร์รายเดิมและประเภทรายการแบบเดิมอย่างสม่ำเสมอในแต่ละครั้ง จะช่วยให้ PurchasePlus เรียนรู้และเริ่มนำรหัสเหล่านั้นมาใช้ให้คุณโดยอัตโนมัติ
-   **รหัสสินค้า** - การระบุรหัสสินค้าของซัพพลายเออร์ที่ถูกต้องในแคตตาล็อกที่คุณจัดการเองจะช่วยให้จับคู่รายการได้อย่างแม่นยำ

### **ตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ**

ควรตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อก่อนทำการอนุมัติเสมอ

1.  **ตรวจสอบรหัสบัญชีและแผนกของแต่ละรายการ** - ปรับแก้ไขรายการใดก็ตามที่รหัสที่นำมาใช้ยังไม่ถูกต้อง PurchasePlus จะเรียนรู้จากการแก้ไขที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ  
      
    
2.  **ตรวจสอบยอดรวม** - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลรวมของรายการทั้งหมดตรงกับยอดรวมของใบแจ้งหนี้ หากไม่ตรงกันจะเกิด **ธงแจ้งเตือนยอดรวม (Total flag)** ขึ้น  
      
    
3.  **อนุมัติ** - เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการอนุมัติเพื่อกระทบยอด

คุณสามารถเลือกแก้ไขปัญหาที่ติดธง (แก้ไขปัญหาที่แท้จริง) หรือยอมรับธงแจ้งเตือน (รับทราบและดำเนินการต่อ) ก็ได้ ทั้งสองวิธีจะเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้เป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) การตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้อนุมัติของคุณ

#### การติดธงแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อจะถูกติดธงเพื่อรอการอนุมัติ (Flagged for Approval) เสมอ เนื่องจากไม่มีใบสั่งซื้อแนบมาด้วย ซึ่งหมายความว่าจะต้องผ่านการอนุมัติที่เกี่ยวข้องเสมอก่อนที่จะกระทบยอดได้ ซึ่งเป็นไปตามที่ระบบออกแบบไว้ เพื่อให้มั่นใจว่ายังคงมีการตรวจสอบโดยบุคคลสำหรับการใช้จ่ายที่ไม่ได้ผ่านกระบวนการจัดซื้อตามปกติ

ขั้นตอนการทำงานของแผนกบัญชีเจ้าหนี้:

1.  PurchasePlus สแกนใบแจ้งหนี้และกรอกรหัสบัญชีล่วงหน้า
2.  ใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่ระบบในสถานะติดธง (Flagged)
3.  ทีมบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบการกำหนดรหัสและธงแจ้งเตือนต่างๆ
4.  คุณทำการแก้ไขรหัสหรือยอมรับค่าดังกล่าว จากนั้นจึงทำการอนุมัติ
5.  ใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังระบบการเงินของคุณ