# ส่งออกใบแจ้งหนี้

> ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าขององค์กรของคุณ คุณสามารถส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการ (ประเภท A) หรือส่งออกผ่านไฟล์ส่งออกเป็นชุด (ประเภท B)

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note.md

# ส่งออกใบแจ้งหนี้
ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าขององค์กรของคุณ คุณสามารถส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการ (ประเภท A) หรือส่งออกผ่านไฟล์ส่งออกเป็นชุด (ประเภท B)

ในบทความนี้ เราจะอธิบายสถานการณ์ประเภท A ซึ่งเป็นการส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการ และระบบจะสร้างไฟล์ส่งออกที่มีใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้รายการเดียวนั้นโดยอัตโนมัติ

หากองค์กรของคุณส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ผ่านไฟล์ส่งออกเป็นชุด (ประเภท B) โปรดดูบทความ [ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ว่าพร้อมส่งออก](/th/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) และ [สร้างไฟล์ส่งออกเป็นชุด](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) ของเรา

ข้ามไปยัง

-   [ส่งออกใบแจ้งหนี้](#ExportAnInvoice)
-   [ส่งออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากพร้อมกัน](#ExportInvoicesInBulk)
-   [ดูศูนย์การส่งออก](#ViewExportCentre)
-   [เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับเป็นกระทบยอดแล้ว](#RevertInvoiceToReconciled)
-   [การแก้ไขปัญหา](#Troubleshooting)
    -   [ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ที่สถานะ 'กำลังส่งออก'](#InvoiceStuckInExporting)
    -   [การสร้างไฟล์บันทึกการตอบกลับของการส่งออก](#GeneratingExportLogResponse)

### ส่งออกใบแจ้งหนี้

1\. เลือก **[ใบแจ้งหนี้]** หรือ **[ใบลดหนี้]** → [**ดูทั้งหมด**] จากแถบนำทางด้านข้าง

2\. เลือกแท็บ [**กระทบยอดแล้ว**] เฉพาะเอกสารในสถานะ 'กระทบยอดแล้ว' (RECONCILED) เท่านั้นที่สามารถส่งออกได้ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วคือเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบการตั้งค่าสถานะเตือนทั้งหมดแล้ว หรือได้รับการอนุมัติแม้ว่าจะมีสถานะเตือนก็ตาม

3\. ใช้ [**ค้นหา**] เพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่คุณต้องการส่งออก

4\. คลิก [**หมายเลขใบแจ้งหนี้/ใบลดหนี้**] เพื่อเปิดเอกสารใบแจ้งหนี้

![เปิดใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-1.avif)5\. คลิกปุ่มการทำงาน [**ส่งออก**] ในส่วนหัวของเอกสาร **หมายเหตุ -** คุณจำเป็นต้องมีสิทธิ์เฉพาะ ('ส่งออกใบแจ้งหนี้') จึงจะมองเห็นปุ่มนี้ในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบในองค์กรของคุณหากคุณไม่มีสิทธิ์นี้

![คลิกส่งออกเพื่อส่งออกใบแจ้งหนี้ไปยังระบบ AP](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-2.avif)

ขณะนี้ใบแจ้งหนี้กำลังอยู่ในขั้นตอนการส่งออก โดยปกติกระบวนการส่งออกจะใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที เมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ สถานะของใบแจ้งหนี้จะอัปเดตเป็น ส่งออกแล้ว โดยอัตโนมัติ และใบแจ้งหนี้ควรจะเข้าสู่ระบบบัญชีภายนอกของคุณเรียบร้อยแล้ว บันทึกของงานการส่งออกนี้จะแสดงอยู่ในศูนย์การส่งออกของคุณ

![ใบแจ้งหนี้กำลังส่งออกไปยังระบบ AP](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-3.avif)

### ส่งออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จำนวนมากพร้อมกัน

1\. เลือก **[ใบแจ้งหนี้]** หรือ **[ใบลดหนี้]** → [**ดูทั้งหมด**] จากแถบนำทางด้านข้าง

2\. เลือกแท็บ [**กระทบยอดแล้ว**] เฉพาะใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ในสถานะ 'กระทบยอดแล้ว' (RECONCILED) เท่านั้นที่สามารถส่งออกได้ ใบแจ้งหนี้/ใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วคือเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบการตั้งค่าสถานะเตือนทั้งหมดแล้ว หรือได้รับการอนุมัติแม้ว่าจะมีสถานะเตือนก็ตาม  
![ดูใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้วสำหรับองค์กรประเภท A](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-4.avif)

3\. เลือกหลายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ หรือเลือกทั้งหมดโดยการทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายที่ด้านบนสุดของคอลัมน์การเลือก  
![เลือกหลายใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-5.avif)  
4\. เมื่อเลือกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้หนึ่งรายการขึ้นไปแล้ว ให้คลิก **[ส่งออก]** ที่ด้านบนซ้ายของตาราง จากนั้นยืนยันการดำเนินการในกล่องข้อความโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น  
![ส่งออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากสำหรับองค์กรประเภท A](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-6.avif)

### ดูศูนย์การส่งออก

1\. เลือก **[ใบแจ้งหนี้]** หรือ **[ใบลดหนี้]** **→** [**ศูนย์การส่งออก**] จากแถบนำทางด้านข้าง

2\. ในศูนย์การส่งออก คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้ได้:

a. ค้นหาตามหมายเลขการส่งออก หรือคุณสามารถใช้การค้นหาขั้นสูงเพื่อค้นหาตามหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เฉพาะรายการได้

b. ดูสถานะของการส่งออก โปรดทราบว่ามีสองคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในที่นี้: สถานะ (ซึ่งระบุว่าแพ็กเกจการส่งออกถูกคอมไพล์อย่างถูกต้องหรือไม่) และ เหตุการณ์การส่ง (Send Event) ซึ่งระบุว่าแพ็กเกจการส่งออกถูกส่งไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ที่กำหนดค่าไว้สำเร็จหรือไม่

c. ดูสรุปการส่งออก

d. ดาวน์โหลดไฟล์ส่งออก

e. คลิกที่หมายเลขการส่งออกเพื่อดูตารางข้อมูลการส่งออก รวมถึงรายการใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่รวมอยู่ในไฟล์ส่งออกนั้น

![ศูนย์การส่งออกใบแจ้งหนี้](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-7.avif)

### เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับเป็นกระทบยอดแล้ว

หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ (ที่ส่งออกแล้ว) กลับเป็นสถานะกระทบยอดแล้ว จากนั้นเปิดเอกสารใหม่อีกครั้งเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้

เมื่ออยู่ในใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ให้เลือก [**เมนูเพิ่มเติม**] → [**เปลี่ยนกลับเป็นกระทบยอดแล้ว**] ในส่วนหัวของเอกสาร

![เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกแล้วกลับเป็นกระทบยอดแล้ว](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-8.avif)

### การแก้ไขปัญหา

#### ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ค้างอยู่ที่สถานะ 'กำลังส่งออก'

หากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ค้างอยู่ที่สถานะ กำลังส่งออก โดยปกติแล้วจะบ่งบอกถึงปัญหาการซิงค์ชั่วคราวกับระบบ AP ของคุณ ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณจะต้อง [เปลี่ยนสถานะเอกสารกลับเป็น "กระทบยอดแล้ว"](/th/docs/for-purchasers/view-and-update-invoices#UpdatingInvoices) เพื่อส่งข้อมูลใหม่อีกครั้งโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1.  เปิดใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ค้างอยู่ที่สถานะ กำลังส่งออก ที่มุมขวาบนของส่วนหัวใบแจ้งหนี้ ให้คลิกไอคอน **จุดไข่ปลาแนวตั้งสามจุด (⋮)**
    
2.  เลือก [**เปลี่ยนกลับเป็นกระทบยอดแล้ว**] การดำเนินการนี้จะหยุดความพยายามในการส่งออกรอบปัจจุบัน และนำใบแจ้งหนี้กลับสู่สถานะที่จัดการได้
    
3.  คลิกปุ่มสีแดง [**เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับ**] เพื่อยืนยัน สถานะจะเปลี่ยนจาก สีเหลือง (กำลังส่งออก) เป็น สีเขียว (กระทบยอดแล้ว)
    
4.  ตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ก่อนที่จะพยายามส่งออกอีกครั้ง ให้ตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้อย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด:
    
    1.  รายละเอียดผู้จัดจำหน่ายและหมายเลขทะเบียนธุรกิจของผู้จัดจำหน่าย
        
    2.  แผนกและรหัสบัญชี
        
    3.  ยอดรวมของใบแจ้งหนี้และจำนวนภาษี
        
5.  สั่งส่งออกใหม่อีกครั้ง เมื่อคุณยืนยันว่ารายละเอียดถูกต้องแล้ว:
    
    1.  ค้นหาปุ่มสีเหลืองที่มีข้อความว่า [**ส่งออก**]
        
    2.  คลิกปุ่มนี้เพื่อจัดใบแจ้งหนี้เข้าสู่คิวการส่งออกอีกครั้ง
        
6.  PurchasePlus จะพยายามส่งใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ไปยังระบบ AP ของคุณอีกครั้ง เมื่อส่งไฟล์เรียบร้อยแล้ว ป้ายสถานะจะเปลี่ยนเป็น **สีม่วง (ส่งออกแล้ว)**
    

**ยังคงพบปัญหาอยู่ใช่หรือไม่?**

1.  ติดต่อฝ่าย IT ภายในหรือผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อ API ขององค์กรคุณไปยังระบบ AP ยังคงทำงานอยู่
    
2.  [ติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าของ PurchasePlus](/th/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team) หากแผนก IT ของคุณยืนยันว่าการเชื่อมต่อปกติดี โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของเราเพื่อขอรับความช่วยเหลือ
    

#### การสร้างไฟล์บันทึกการตอบกลับของการส่งออก

ทีม IT ภายในของคุณอาจต้องการตรวจสอบไฟล์บันทึกการตอบกลับ (Response Log File) ในกรณีที่การส่งข้อมูลล้มเหลว หากต้องการสร้างไฟล์เหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1.  ไปที่ **[ใบแจ้งหนี้] → [ศูนย์การส่งออก]**
    
2.  ค้นหาการส่งออกที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถกรองตาม ล้มเหลว หรือมองหารายการส่งออกที่มีสถานะ ล้มเหลว ในคอลัมน์ เหตุการณ์การส่ง:  
    ![การส่งออกที่ล้มเหลวในศูนย์การส่งออก](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-9.avif)  
    
3.  ในแถวเดียวกัน ให้คลิกปุ่ม [**ดู**] ใต้คอลัมน์ สรุป:  
    ![ปุ่มดูสรุปการส่งออก](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-10.avif)
    
4.  ในหน้าต่างรายละเอียดการส่งออกที่ปรากฏขึ้น ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน **การตอบกลับ** และ **ไฟล์บันทึกการตอบกลับ**:  
    ![ไฟล์บันทึกการตอบกลับ](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-11.avif)  
    
5.  ดาวน์โหลดไฟล์บันทึก คุณสามารถคัดลอกรายละเอียดการตอบกลับได้เช่นกันหากจำเป็น:  
    ![ไฟล์บันทึกการตอบกลับของการส่งออกที่ล้มเหลว](/images/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note-12.avif)