# ใบลดหนี้ (Credit Notes)

> ใบลดหนี้ (Credit Note) คือเอกสารที่ระบุการคืนเงินให้กับผู้ซื้อ โดยทั่วไปออกโดยผู้จัดจำหน่ายหลังจากการยกเลิกการสั่งซื้อ

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes.md

# ใบลดหนี้ (Credit Notes)
ไปยัง:

-   [บทนำ](#Introduction)
-   [การดูใบลดหนี้](#ViewingCreditNotes)
-   [การสร้างใบลดหนี้](#CreatingCreditNotes)
-   [อัปเดตและจัดการ](#update-and-manage)  
    -   [การเชื่อมโยงใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้](#LinkingCreditNotesWithInvoices)
-   [สถานะของใบลดหนี้](#CreditNoteStatuses)
    -   [การแจ้งเตือน (Flags) ของใบลดหนี้](#CreditNoteFlags)
-   [การส่งออกใบลดหนี้](#ExportingCreditNotes)

### ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ (Credit Note) คือเอกสารที่ระบุการคืนเงินให้กับผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปออกโดย[ผู้จัดจำหน่าย](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) หลังจากการยกเลิก[ใบสั่งซื้อ](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders), เกิดข้อผิดพลาดใน[ใบแจ้งหนี้](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) หรือสินค้าสูญหายหรือเสียหาย ใบลดหนี้อาจใช้เพื่อคืนเงินสำหรับธุรกรรมทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้

### การดูใบลดหนี้

คุณสามารถเข้าถึงใบลดหนี้ของคุณได้โดยคลิก **\[Credit Notes\] → \[View All\]****.**

ที่นี่คุณสามารถดูใบลดหนี้ของคุณในรูปแบบตาราง และ[แก้ไขคอลัมน์ของตาราง](/th/docs/general/manage-table-columns)ได้ตามที่คุณต้องการ:

![Credit Notes View All table](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes-1.avif)

คุณสามารถคลิกที่ใบลดหนี้รายการใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและมูลค่าที่จะได้รับเครดิตคืน, ข้อมูลอ้างอิง, ความคิดเห็น และไฟล์แนบ

![Credit Note details](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes-2.avif)  

### การสร้างใบลดหนี้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ‘Manage Invoices and Credit Notes’ สามารถสร้างใบลดหนี้ใหม่ได้จากส่วน **\[Credit Notes\]** ในแถบนำทางด้านข้างโดยคลิก **\[New Credit Note\]:**

**![New Credit Note button](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes-3.avif)**

มีสามวิธีที่ผู้ใช้สามารถสร้างใบลดหนี้ได้:

1.  สร้างด้วยตนเอง (Manual),
2.  อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังเครื่องมือ AI Scanning ของเรา หรือ
3.  เลือกเอกสาร (เช่น [ใบแจ้งหนี้](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices), [ใบสั่งซื้อ](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) หรือ[ใบรับสินค้า](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes)) และสร้างใบลดหนี้ที่ตรงกับเอกสารนั้นแบบรายการต่อรายการโดยอัตโนมัติ

โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ[การสร้างใบลดหนี้](/th/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับแต่ละวิธีในการสร้างใบลดหนี้

### อัปเดตและจัดการ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ‘Manage Invoices and Credit Notes’ สามารถอัปเดตรายการสินค้าใดๆ (ระบุสินค้า จำนวน ราคา), การตั้งค่า, โพสต์ความคิดเห็น หรืออัปโหลดไฟล์แนบในใบลดหนี้ได้ในปัจจุบัน

นอกจากนี้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สามารถพักเอกสาร (Park), ยกเลิก (Cancel) และลบ (Delete) ใบลดหนี้ได้ หากไม่มีการแจ้งเตือน (Flags) บนใบลดหนี้ พวกเขายังสามารถทำเครื่องหมายใบลดหนี้เป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) ได้เช่นกัน

#### การเชื่อมโยงใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้

ใบลดหนี้สามารถ 'เชื่อมโยง' กับใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการอ้างอิงใบลดหนี้กลับไปยังใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี 

คำแนะนำ: สามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้ได้เพียงหนึ่งใบเท่านั้น ในขณะที่ใบลดหนี้หลายใบสามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ใบเดียวกันได้

  
คุณสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้ได้:  
\- ในแผงข้อมูล (Information Panel) ในส่วนหัว (Header) ของใบลดหนี้  
\- ขณะตรวจสอบงาน AI Scanning ประเภทใบลดหนี้ หรือ  
\- ขณะตรวจสอบใบลดหนี้ที่กำลังสร้างขึ้นจากเอกสาร

คุณยังสามารถดูรายการใบลดหนี้ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ได้จากแท็บ **\[Credit Notes\]** ขณะดูใบแจ้งหนี้:

![Linked Credit Notes](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes-4.avif)

### สถานะของใบลดหนี้

ใบลดหนี้สามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งจากหลายสถานะต่อไปนี้:

-   **Open**: ใบลดหนี้สถานะเปิดได้รับการสร้างขึ้นแล้วและสามารถอัปเดตได้ แต่ยังไม่ได้รับการกระทบยอด (Reconciled) 
-   **Awaiting Approval**: ใบลดหนี้ในสถานะรอดำเนินการอนุมัติมีการแจ้งเตือน ([Flags](/th/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained)) เกิดขึ้นอย่างน้อยหนึ่งรายการ และขณะนี้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติในองค์กรของคุณ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ใบลดหนี้จะเปลี่ยนสถานะเป็น Reconciled
-   **Reconciled**: ใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วผ่านการตรวจสอบทั้งหมดที่องค์กรของคุณกำหนดแล้ว และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณ คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Reconciled ได้ หากคุณต้องการแก้ไข คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
    -   **โปรดทราบ:** ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' สามารถอัปเดตบางฟิลด์ในใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะ Reconciled ได้ [เรียนรู้เพิ่มเติม](/th/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#SuperApproverPermission)

-   **Parked**: ใบลดหนี้ที่พักไว้ถูกพักโดยผู้ใช้ในองค์กรของคุณ เนื่องจากอาจต้องมีการพิจารณาหรือหารือเพิ่มเติม ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Parked ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงต่อได้ 
-   **Cancelled**: ใบลดหนี้ที่ถูกยกเลิกได้รับการยกเลิกโดยผู้ใช้และไม่มีการใช้งานในองค์กรของคุณอีกต่อไป คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ในสถานะ Cancelled ได้ หากคุณต้องการนำใบลดหนี้กลับมาใช้ใหม่และทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
-   **Export Ready:** ใบลดหนี้ที่[พร้อมส่งออก (Export Ready)](/th/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) จะพร้อมใช้งานในส่วน **\[Invoices\]→** **\[Export Center\]** เพื่อรวมไว้ใน[ไฟล์ส่งออก (Export File)](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) รอบถัดไป เมื่อใบลดหนี้ได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณเรียบร้อยแล้ว สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Export Ready ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled จากนั้นเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้
    -   **โปรดทราบ**: สถานะนี้มีให้ใช้งานสำหรับ[องค์กรประเภท B (Type B Organizations)](#TypeAtypeB) เท่านั้น
-   **Exporting**: ใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะกำลังส่งออกอยู่ในระหว่างกระบวนการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณ โดยกระบวนการนี้มักใช้เวลา 2-3 นาที เมื่อการส่งออกสำเร็จ สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exporting ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled เพื่อทำการส่งออกใหม่อีกครั้ง หรือเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้
    -   **โปรดทราบ**: สถานะนี้มีให้ใช้งานสำหรับ[องค์กรประเภท A (Type A Organizations)](#TypeAtypeB) เท่านั้น
-   **Exported**: ใบลดหนี้ที่ส่งออกแล้วได้ถูกรวมไว้ในไฟล์ส่งออกหนึ่งไฟล์ขึ้นไป และได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณแล้ว ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exported ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled จากนั้นเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้

#### การแจ้งเตือน (Flags) และเกณฑ์ของใบลดหนี้

'Flag' หรือการแจ้งเตือน คือข้อกังวลที่เกิดขึ้นกับใบลดหนี้ เพื่อให้เกิดความสนใจต่อปัญหาใดๆ ในเอกสารที่จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ การแจ้งเตือนช่วยให้มั่นใจว่าเฉพาะใบลดหนี้ที่เป็นไปตามเกณฑ์เฉพาะขององค์กรคุณเท่านั้นที่จะสามารถดำเนินขั้นตอนต่อไปยังสถานะ Reconciled ใน PurchasePlus ได้โดยไม่ต้องจัดการด้วยตนเอง 

[อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้](/th/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained)

### การส่งออกใบลดหนี้

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้สามารถส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกของคุณได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กรของคุณ

#### **องค์กรประเภท A กับ องค์กรประเภท B (Type A vs Type B Organizations)**

-   องค์กรประเภท A ทำการ[ส่งออกใบลดหนี้ (และใบแจ้งหนี้) แต่ละรายการด้วยตนเอง](/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) ซึ่งสามารถทำได้ทุกเมื่อหลังจากที่ใบลดหนี้ได้เปลี่ยนเป็นสถานะ Reconciled แล้ว
-   องค์กรประเภท B จะต้อง[ทำเครื่องหมายใบลดหนี้ (หรือใบแจ้งหนี้) ว่าพร้อมส่งออก (Export Ready)](/th/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) เป็นลำดับแรก จากนั้นจึงสร้างและส่ง[ไฟล์ส่งออกเป็นชุด (Batch Export File)](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) ซึ่งรวมใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ได้รับการทำเครื่องหมายว่า Export Ready นับตั้งแต่การส่งออกครั้งล่าสุดของคุณ 

![Create New Export File](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes-5.avif)

#### **ปลายทางระบบ AP และรูปแบบการส่งออก**

ปลายทางอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบที่แน่นอนของไฟล์ส่งออกสำหรับทั้ง[องค์กรประเภท A และประเภท B](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#TypeAtypeB) จะได้รับการกำหนดค่าระหว่างการติดตั้งระบบ PurchasePlus ของคุณ แต่สามารถแก้ไขได้หลังจากการติดตั้งโดยการปรึกษาอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน PurchasePlus หากจำเป็น [โปรดติดต่อทีม Customer Success ที่พร้อมให้บริการของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม](/th/docs/general/contact-purchaseplus-customer-success-team)