# ภาพรวม

> ใบขอซื้อ (Requisition) คือคำขอซื้อสินค้าที่ผู้ซื้อต้องการสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ของตน

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md

# ภาพรวม
ไปยังหัวข้อ:

-   [บทนำ](#Introduction)
-   [การสร้างใบขอซื้อใหม่](#CreatingARequisition)
-   [ประเภทของใบขอซื้อ](#RequisitionTypes)
-   [การตั้งค่าใบขอซื้อ](#RequisitionSettings)
-   [โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานเทียบกับแบบขั้นสูง](#BasicVsAdvancedMode)
-   [การอนุมัติใบขอซื้อ](#ApprovingRequisitions)
-   [เอกสารที่เกี่ยวข้อง](#RelatedDocuments)
-   [สถานะใบขอซื้อ](#RequisitionStates)
-   [การแก้ไขปัญหา](#Troubleshooting)
    -   [สินค้าของซัพพลายเออร์หมดสต็อก](#SupplierProductsOutofStock)

### ใบขอซื้อคืออะไร?

ใบขอซื้อ (Requisition) คือคำขอซื้อสินค้าที่ผู้ซื้อต้องการสั่งซื้อจาก [ซัพพลายเออร์](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) ของตน

ใน PurchasePlus ผู้ใช้ในองค์กรผู้ซื้อสามารถ [สร้างใบขอซื้อ](#CreatingARequisition) เพิ่ม [สินค้า](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-products) ที่ต้องการสั่งซื้อ และระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อได้ เมื่อผู้ใช้พอใจกับใบขอซื้อแล้ว ก็สามารถส่งเพื่อ [ขออนุมัติ](/th/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) จากหัวหน้าแผนก ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ หรือผู้จัดการฝ่ายการเงินภายในองค์กรของตนได้

ทันทีที่ส่งใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติ ราคาของสินค้าที่ระบุจะถูกบันทึกไว้เป็น 'ภาพรวมชั่วขณะ (snapshot)' และจะถูกนำไปใช้ในใบสั่งซื้อโดยไม่เปลี่ยนแปลง แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากส่งใบขอซื้อแล้วก็ตาม

หากใบขอซื้อของผู้ใช้ได้รับการอนุมัติ ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ (และส่งออกไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของใบขอซื้อ) ไปยังซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ

### การสร้างใบขอซื้อ

ผู้ใช้สามารถสร้างใบขอซื้อใหม่ได้โดยคลิกที่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

-   **\[ใบขอซื้อ\] → \[สร้างใบขอซื้อใหม่\]** ในแถบนำทางด้านข้าง
    
-   คลิกปุ่ม **\[สร้างใบขอซื้อใหม่\]** ที่ด้านบนของตาราง **\[ใบขอซื้อ\] →** **\[ดูทั้งหมด\]**
    
-   **\[ใบสั่งซื้อ\] → \[สร้างใบสั่งซื้อใหม่\]** ในแถบนำทางด้านข้าง หรือ
-   **\[เริ่มสั่งซื้อสินค้า\]** บนแดชบอร์ด

![Create New Requisition](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif)

 ตัวเลือกทั้งหมดนี้จะนำผู้ใช้ไปยังหน้าสร้างใบขอซื้อใหม่:

![Creating a New Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif)

ขึ้นอยู่กับ [สิทธิ์ผู้ใช้](/th/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions) ของผู้ซื้อและการกำหนดค่าขององค์กร จะมีประเภทใบขอซื้อให้เลือกใช้หลากหลายรูปแบบ คลิกที่ประเภทใบขอซื้อแต่ละประเภทเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

1.  [ใบขอซื้อจากซัพพลายเออร์ทั้งหมด](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers) ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่มีจำหน่ายจากซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับองค์กรของคุณ เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการเลือกซื้อและเปรียบเทียบราคาสำหรับสินค้าหลากหลายรายการ
2.  [ใบขอซื้อจากซัพพลายเออร์รายเดียว](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier) ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่มีจำหน่ายให้กับองค์กรของคุณในปัจจุบันจากซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่งที่เลือก
3.  [ใบขอซื้อจากรายการสั่งซื้อ (Buy List)](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list) ซึ่งเป็นรายการสินค้าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รายการสั่งซื้อเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมสำหรับผู้จัดการและหัวหน้าแผนกในการระบุสินค้าที่ต้องการให้ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรสั่งซื้ออย่างเฉพาะเจาะจงเมื่อสร้างใบขอซื้อ [ใบเสนอราคา](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes) จากซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานแต่ละรายจะปรากฏในแต่ละรายการในรายการสั่งซื้อ 
4.  [ใบขอซื้อแบบกำหนดเอง](/th/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าเฉพาะกิจจากซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานได้ สามารถใช้ใบขอซื้อแบบกำหนดเองได้เมื่อไม่มีใบขอซื้อประเภทอื่นที่เหมาะสม
5.  [ใบขอซื้อภายนอก](/th/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างใบขอซื้อได้โดยการเลือกซื้อสินค้าจากเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซภายนอกของซัพพลายเออร์ หากซัพพลายเออร์เปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ร่วมกับ PurchasePlus ผู้ใช้จะสามารถใช้งานฟังก์ชันทั้งหมดบนเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์ในการสั่งซื้อสินค้าได้ เมื่อเลือกซื้อสินค้าบนเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์เสร็จสิ้น ผู้ใช้จะถูกเปลี่ยนเส้นทางกลับมายัง PurchasePlus และสินค้า ราคา และจำนวนที่เลือกไว้จะถูกเพิ่มลงในใบขอซื้อใน PurchasePlus โดยอัตโนมัติ
6.  [ใบขอซื้อจากการสั่งซื้อซ้ำ](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order) ซึ่งให้ตัวเลือกแก่ผู้ใช้ในการสั่งซื้อสินค้าซ้ำจากใบขอซื้อ [ใบสั่งซื้อ](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) หรือ [ใบแจ้งหนี้](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) ก่อนหน้า
7.  [ใบขอซื้อจากสถานที่จัดเก็บสต็อก](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้โมดูล [สินค้าคงคลัง](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) ของเราสามารถเติมสต็อกสินค้าในสถานที่จัดเก็บสต็อกที่ระบุได้ พร้อมคุณลักษณะเพิ่มเติมที่ช่วยในการสั่งซื้อสินค้าที่ถูกต้องในจำนวนที่เหมาะสม จึงควบคุมระดับสินค้าคงคลังได้อย่างใกล้ชิด

นอกจากนี้ยังสามารถสร้างใบขอซื้อผ่าน Quick Create ได้ด้วย เมื่อเปิดใช้งาน Quick Create สำหรับองค์กร ผู้ใช้ที่คลิกปุ่ม **\[เริ่มสั่งซื้อสินค้า\]** บนหน้า **\[หน้าแรก\]** จะพบกับขั้นตอนการสร้างใบขอซื้อที่สะดวกและรวดเร็ว โดยต้องการเพียงแค่ข้อมูลในช่องข้อมูลอ้างอิง (ซึ่งเป็นตัวเลือกเพิ่มเติม) เท่านั้น ใบขอซื้อจะถูกสร้างเป็นประเภท 'ซัพพลายเออร์ทั้งหมด' และจะถูกตั้งค่าเป็นโหมด [การสั่งซื้อแบบพื้นฐาน](/th/docs/for-purchasers/basic-shopping) (อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ยังคงมีตัวเลือกในการสร้างใบขอซื้อประเภทอื่นๆ ได้)![Quick Create Start Shopping ](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif)

### การตั้งค่าใบขอซื้อ

ใบขอซื้อแต่ละประเภทมีการตั้งค่าต่างๆ ที่นำมาใช้ การตั้งค่าเหล่านี้อาจมีความสำคัญต่อซัพพลายเออร์ (เช่น ที่อยู่สำหรับจัดส่ง หรือวันที่จัดส่ง) หรือมีความสำคัญต่อเพื่อนร่วมงานของผู้ใช้ (เช่น การกำหนดใบขอซื้อให้กับแผนกและรหัสบัญชี) 

ขั้นตอนแรกที่สามารถกำหนดการตั้งค่าเหล่านี้ได้คือในแบบฟอร์ม **\[สร้างใบขอซื้อใหม่\]**:

![Requisition Settings - All Suppliers](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif)

ตามค่าเริ่มต้น ช่องทำเครื่องหมาย **\[ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์\]** จะถูกเลือกไว้ ซึ่งหมายความว่าระบบจะส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการ [อนุมัติ](#ApprovingRequisitions) อย่างสมบูรณ์แล้ว ในกรณีต่อไปนี้:

1.  คุณกำลังสร้างใบสั่งซื้อย้อนหลัง (กล่าวคือ ได้รับสินค้าและออกใบแจ้งหนี้แล้ว) หรือ
    
2.  เมื่อสร้างรายการสั่งซื้อที่ดำเนินการภายนอก PurchasePlus (เช่น สั่งซื้อทางโทรศัพท์)
    

...สิ่งสำคัญคือต้องยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย **\[ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์\]** เพื่อลดความสับสนหรือการสั่งซื้อซ้ำซ้อน

เมื่อสร้างใบขอซื้อแล้วและอยู่ใน [สถานะเปิด](#RequisitionStates) ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถอัปเดตการตั้งค่าได้โดย (ก) ชี้เมาส์เหนือการตั้งค่าดังกล่าวในตาราง **\[ใบขอซื้อ\] →** **\[ดูทั้งหมด\]**:

![Edit Open Requisition Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...หรือ (ข) คลิกเข้าไปในใบขอซื้อจากตาราง แล้วไปยังแท็บ **\[การตั้งค่า\]** หรือ **\[แผงข้อมูล\]**:

![editing a Requisition's Settings in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif)

คุณจะสามารถค้นหาและอัปเดตการตั้งค่าได้ จากนั้นคลิก **\[บันทึกการเปลี่ยนแปลง\]:**

**![Updating a Requisition Setting](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)**

โปรดทราบ: การตั้งค่าบางอย่างเป็นฟิลด์ของระบบ ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่สามารถแก้ไขได้

#### โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานเทียบกับแบบขั้นสูง

สามารถสร้างใบขอซื้อใน [โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐาน](/th/docs/for-purchasers/basic-shopping) หรือ [โหมดการสั่งซื้อแบบขั้นสูง](/th/docs/for-purchasers/advanced-shopping) ได้

โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานคือโหมดการสั่งซื้อเริ่มต้นที่เน้นภาพและใช้การแสดงผลแบบการ์ด ซึ่งผู้ใช้จะได้สัมผัสเมื่อสร้างใบขอซื้อ:

![Basic View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif)

หากผู้ใช้เลือก **\[เปิดใช้งานการสั่งซื้อขั้นสูง\]** ในหน้าการสร้างใบขอซื้อ ผู้ใช้จะพบกับตารางที่มีประสิทธิภาพสูงและเน้นภาพน้อยลง ซึ่งสามารถใช้เพื่อสร้างใบขอซื้อได้:

![Advanced View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif)

### การอนุมัติใบขอซื้อ

เมื่อผู้ใช้ส่งใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติ ใบขอซื้อจะเปลี่ยนเป็นสถานะรอการอนุมัติ และเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) ที่ใช้กับแผนกและรหัสบัญชีที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ 

ผู้ใช้ที่ระบุไว้ในลำดับขั้นแรกของขั้นตอนการอนุมัติจะได้รับอีเมลแจ้งว่ามีการส่งใบขอซื้อเข้ามา และพวกเขาสามารถ [อนุมัติใบขอซื้อ](/th/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) ได้ โดยทั่วไปผู้ใช้เหล่านี้คือหัวหน้าแผนก ผู้จัดการฝ่ายการเงิน หรือผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการในองค์กรผู้ซื้อ

ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายสามารถเข้าถึงใบขอซื้อที่ตนสามารถอนุมัติได้โดยคลิกที่ **\[ใบขอซื้อ\] → \[รอการอนุมัติจากฉัน\]:**

**![View and Approve Requisitions in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)**

เมื่อใบขอซื้อผ่านขั้นตอนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในกระบวนการอนุมัติแล้ว ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อตั้งแต่หนึ่งใบขึ้นไป และสามารถส่งไปยังซัพพลายเออร์ที่มีสินค้าอยู่ในใบขอซื้อได้

ใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นใหม่ [สามารถส่งไปยังซัพพลายเออร์ได้ด้วยตนเอง](/th/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order) แต่มักพบว่าผู้ใช้อาจเปิดใช้งานการตั้งค่าอัตโนมัติ **\[ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์\]** ในใบขอซื้อไว้ หรือเปิดใช้งานการตั้งค่าเดียวกันนี้ใน [การตั้งค่าผู้ใช้](/th/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences) ดังนั้น PurchasePlus จะส่งใบสั่งซื้อไปยังปลายทางที่ซัพพลายเออร์ต้องการทันทีที่ใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ

เมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว (และสร้างใบสั่งซื้อที่เป็นผลลัพธ์แล้ว) จะไม่สามารถแก้ไข _ใบขอซื้อ_ ได้อีก หากต้องการแก้ไข สามารถดำเนินการกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ใน _ใบสั่งซื้อ_ ที่สร้างขึ้นในบางกรณี โดยไปที่แท็บ **\[การตั้งค่า\]** ของใบสั่งซื้อ

### เอกสารที่เกี่ยวข้อง

ใบขอซื้อสามารถ 'เชื่อมโยง' กับ:

-   ใบสั่งซื้อหนึ่งใบหรือมากกว่า ซึ่งสร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติใบขอซื้อ
-   ใบแจ้งหนี้หนึ่งใบหรือมากกว่า ซึ่งจับคู่กับใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติใบขอซื้อ
-   ไฟล์แนบ ซึ่งเป็นไฟล์ที่อัปโหลดไว้กับใบขอซื้อ เพื่อเพิ่มบริบทและข้อมูลสำคัญสำหรับผู้อนุมัติและผู้ดูคนอื่นๆ

### สถานะใบขอซื้อ

ใบขอซื้อสามารถมีสถานะได้หลากหลายสถานะ และสถานะเหล่านี้จะบอกข้อมูลสำคัญบางอย่างเกี่ยวกับใบขอซื้อ

![Requisition Statuses in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif)

-   **เปิดอยู่ (Open)**: ใบขอซื้อในสถานะเปิดอยู่สามารถมองว่าเป็นแบบร่างได้ ซึ่งอันที่จริงแล้ว ผู้ใช้ที่สร้างใบขอซื้อสามารถ [ดูได้ในส่วน 'แบบร่างของฉัน'](/th/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions) ในตำแหน่งต่างๆ ในแอปพลิเคชัน PurchasePlus ในขณะที่ใบขอซื้ออยู่ในสถานะเปิดอยู่ จะสามารถแก้ไข เพิ่มหรือลบสินค้า หรือยกเลิกได้ หากต้องการดำเนินการต่อกับใบขอซื้อ จะต้องส่งเพื่อขออนุมัติโดยคลิก **\[ส่งใบขอซื้อ\]**
-   **รอการอนุมัติ (Awaiting Approval)**: ใบขอซื้อที่รอการอนุมัติคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในขั้นตอนการอนุมัติต้องให้การอนุมัติเพื่อให้ใบขอซื้อเปลี่ยนเป็นอนุมัติแล้ว โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ [การอนุมัติใบขอซื้อ](/th/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
-   **ยกเลิกแล้ว (Cancelled)**: ใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้วคือใบขอซื้อที่ถูกยกเลิกในขณะที่อยู่ในสถานะเปิดอยู่ รอการอนุมัติ หรือปฏิเสธแล้ว ใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้วไม่สามารถเปิดขึ้นมาใหม่ได้ และจะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปในองค์กรของคุณ ไม่มีการดำเนินการใดๆ ที่สามารถทำได้กับใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้ว
-   **อนุมัติแล้ว (Approved)**: ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติ และได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการอนุมัติแล้ว ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วจะสร้าง [ใบสั่งซื้อ](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) สำหรับซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ สามารถปิดใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว หรือปล่อยให้อยู่ในสถานะอนุมัติแล้วได้
-   **ปฏิเสธแล้ว (Declined)**: ใบขอซื้อที่ปฏิเสธแล้วคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติ และถูกปฏิเสธโดยผู้ใช้อนุมัติในขั้นตอนการอนุมัติ สามารถยกเลิกใบขอซื้อที่ปฏิเสธแล้วได้ หรือจะสั่งซื้อสินค้าต่อและส่งใบขอซื้อใหม่อีกครั้งก็ได้
-   **ปิดแล้ว (Closed):** ใบขอซื้อที่ปิดแล้วคือสถานะสุดท้ายของใบขอซื้อ

### การแก้ไขปัญหา

#### สินค้าของซัพพลายเออร์หมดสต็อก

ในบางครั้ง ซัพพลายเออร์อาจทำเครื่องหมายว่าสินค้าของตน 'หมดสต็อก' ผู้ซื้อจะได้รับคำเตือนว่าสินค้าหมดสต็อกเมื่อสร้างใบขอซื้อ:

![Supplier Product out of Stock](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif)

ระบบ **ไม่ได้** ป้องกันไม่ให้ผู้ซื้อเพิ่มสินค้าลงในใบขอซื้อ (เป็นเพียงคำเตือนเท่านั้น) แต่โปรดระวังว่าหากจำเป็นต้องใช้สินค้าอย่างเร่งด่วน ควรดำเนินการดังนี้:

1.  สั่งซื้อโดยใช้ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์รายอื่นสำหรับสินค้าชนิดเดียวกัน (หลังจากประเมินแล้วว่าส่วนต่างของราคาหรือ 'เบี้ยประกันราคา' นั้นคุ้มค่ากับความเร่งด่วนหรือไม่) หรือ
2.  ควรสั่งซื้อสินค้าทดแทน