# ภาพรวม

> ตั้งแต่วินาทีที่ระบบนำเข้าใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ PurchasePlus จะวิเคราะห์เอกสารทุกฉบับที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' และ 'รอการอนุมัติ' อย่างต่อเนื่อง

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows.md

# ภาพรวม
**ไปยังหัวข้อ**:

-   [เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ](#approval-workflow)  
    -   [ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์](#WorkflowRanks)
        -   [ลำดับ](#WorkflowRankOrder)
        -   [มูลค่าสูงสุด](#WorkflowMaximumValue)
        -   [ผู้อนุมัติ](#WorkflowApprovers)
    -   [การกำหนดเวิร์กโฟลว์](#WorkflowAssignments)
        -   [หมายเหตุเกี่ยวกับลำดับชั้นขององค์กร](#OrgHierarchies)
    -   [การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ (บันทึกการตรวจสอบ)](#WorkflowExecutions)
-   [ใครสามารถสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้บ้าง?](#WhoCanManageWorkflows)
-   [คู่มือ: การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ](#CreatingInvoiceWorkflows)
-   [คู่มือ: การอัปเดตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ](#ManagingInvoiceWorkflows)  
    -   [การอัปเดตลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ](#UpdatingWorkflowRanks)
    -   [การเพิ่มหรือลบผู้อนุมัติ](#AddingOrRemovingApprovers)
    -   [การอัปเดตการกำหนดเวิร์กโฟลว์](#UpdatingWorkflowAssignments)
    -   [การลบเวิร์กโฟลว์](#DeletingAWorkflow)
-   [คู่มือ: การอนุมัติ (หรือปฏิเสธ) เอกสารในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ](#ApprovingAnInvoice)
-   [แบบใหม่เทียบกับแบบดั้งเดิม](#new-vs-legacy)
-   [การแก้ไขปัญหา](#troubleshooting)

* * *

### เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ตั้งแต่วินาทีที่**ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้**ถูกนำเข้าสู่ระบบของเรา PurchasePlus จะวิเคราะห์เอกสารทุกฉบับที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' และ 'รอการอนุมัติ' อย่างต่อเนื่อง และติด[ธง](/th/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained)ระดับส่วนหัวหรือระดับรายการบนเอกสาร ตามการตั้งค่าธงของแต่ละองค์กร ธงเหล่านี้จะแจ้งให้เราทราบว่ามีปัญหากับเอกสารฉบับนั้น เช่น ปริมาณที่สั่งซื้อ (ในใบสั่งซื้อที่จับคู่) ไม่ตรงกับปริมาณที่ออกใบแจ้งหนี้ และจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมาย

บุคคลนั้นจะ_เป็นใคร_อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับหน่วยงานในองค์กรที่ได้รับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ มูลค่าของเอกสาร หรือทั้งสองอย่าง เอกสารอาจจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบจากบุคคลหลายคนภายในองค์กร **ตรรกะเกี่ยวกับ_ผู้ที่_ต้องอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ รวมถึงการแจ้งเตือนและงานอัตโนมัติที่ช่วยให้ผู้ตรวจสอบดำเนินการได้ จะถูกกำหนดโดยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (** หมายเหตุ: ขณะนี้ยังนำไปใช้กับการโอนย้ายสต็อกและใบขอซื้อด้วย**)**

เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ และสามารถ[ส่งออกไปยังระบบ AP ภายนอกของคุณ](/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)ได้  
  
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติประกอบด้วย[ลำดับขั้น](#WorkflowRanks), [การกำหนด](#WorkflowAssignments), และจะถูก[ดำเนินการ](#WorkflowExecutions)เมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีสิทธิ์ถูกลงรหัสไปยังองค์กร/หน่วยงานที่ได้รับมอบหมาย อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม  
  
สำหรับ**ใบขอซื้อ**และ**การโอนย้ายสต็อก** เมื่อเข้าสู่สถานะ**การอนุมัติขั้นสุดท้าย**:  
**ใบขอซื้อ**จะเสร็จสมบูรณ์และจะได้รับใบสั่งซื้อ  
**การโอนย้ายสต็อก**จะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ 

### ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมีลำดับขั้น ซึ่งควบคุมผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ตามมูลค่าที่กำหนด

![Workflow Ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-1.avif)ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะมีชื่อ (เช่น 'ขั้นที่ 1' หรือ 'ผู้ช่วยในครัว') และแต่ละลำดับขั้นจะมีองค์ประกอบที่แตกต่างกันสามส่วน ได้แก่: [ลำดับของขั้น](#WorkflowRankOrder), [มูลค่าสูงสุดของขั้น](#WorkflowMaximumValue), และ[ผู้อนุมัติประจำขั้น](#WorkflowApprovers)  
  
ข้อนี้ยังนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อกด้วย:

**การโอนย้ายสินค้าคงคลัง**  
![Inventory Transfer Approval Workflow ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-2.avif)

#### **ใบขอซื้อ![Requisition Approval Workflow ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-3.avif)**

#### ลำดับของขั้นในเวิร์กโฟลว์

ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์จะต้องได้รับการอนุมัติตามลำดับขั้นที่กำหนดไว้ นั่นคือ เอกสารต้องได้รับการอนุมัติจากลำดับขั้นที่ 1 ก่อน จึงจะสามารถอนุมัติโดยลำดับขั้นที่ 2 ได้ และดำเนินเช่นนี้ต่อไปจนกว่าจะได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย _โปรดดูหัวข้อ: [มูลค่าสูงสุดของขั้นในเวิร์กโฟลว์](#WorkflowMaximumValue) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติขั้นสุดท้าย_

เวิร์กโฟลว์สามารถมีลำดับขั้นได้สูงสุด 10 ขั้น

#### มูลค่าสูงสุดของขั้นในเวิร์กโฟลว์

มูลค่าสูงสุดของขั้นมีความสำคัญ เนื่องจากเป็นตัวบอกว่าขั้นใดสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ และขั้นใดไม่สามารถทำได้ 

หากมูลค่าของเอกสารน้อยกว่าหรือเท่ากับมูลค่าสูงสุดของขั้น การอนุมัติขั้นสุดท้ายจะได้รับจากขั้นนั้น หากมูลค่าของเอกสารมากกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้น ขั้นนั้นจะไม่สามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายได้ และเอกสารจะดำเนินต่อไปยังขั้นถัดไป

ตัวอย่างเช่น หากมูลค่าสูงสุดของขั้นที่ 1 คือ $500 และมีใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่า $501 เข้าสู่เวิร์กโฟลว์ ผู้อนุมัติในขั้นที่ 1 จะไม่สามารถให้การอนุมัติ_ขั้นสุดท้าย_สำหรับใบแจ้งหนี้นั้นได้ โดยการอนุมัติขั้นสุดท้ายจะต้องมาจากผู้ที่อยู่ในขั้นที่มีมูลค่าสูงสุดของขั้นมากกว่า $500 อย่างไรก็ตาม หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้คือ $499 ผู้อนุมัติในขั้นที่ 1 ก็จะสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ โดยไม่ต้องให้ผู้ใช้ในขั้นที่สูงกว่าอนุมัติ

**โปรดทราบ:** ไม่มีค่าขั้นแบบ 'ไม่จำกัด' มูลค่าสูงสุดของขั้นสุดท้ายในเวิร์กโฟลว์ควรเป็นมูลค่าใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้สูงสุดที่เป็นไปได้ที่คุณคาดว่าจะได้รับ

#### ผู้อนุมัติประจำเวิร์กโฟลว์

ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์สามารถมีผู้อนุมัติได้ตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป:

![Workflow Rank Approvers](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-4.avif)ผู้อนุมัติที่เป็นของแต่ละขั้นจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เข้าสู่ขั้นนั้นและต้องได้รับการอนุมัติจากพวกเขา ผู้ใช้คนใดก็ได้ในขั้นนั้นสามารถอนุมัติเอกสารได้ และการอนุมัติของขั้นนั้นจะถือว่า 'ได้รับแล้ว' ทันทีที่มีผู้ใช้อนุมัติคนแรกภายในขั้นนั้น 

### การกำหนดเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะถูกกำหนดให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรตั้งแต่หนึ่งแห่งขึ้นไป เอกสารใดๆ ที่ลงเป็นค่าใช้จ่าย (ลงรหัส) ให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรจะถูกส่งเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้สำหรับองค์กรนั้น 

![Workflow Assignments](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-5.avif)

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กรของตนได้ที่หน้า **\[การตั้งค่าระบบ\] → \[การตั้งค่าองค์กร\]**

เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดให้กับหลายองค์กร (แผนก) ได้ แต่องค์กรหนึ่งสามารถมีเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ได้เพียงเวิร์กโฟลว์เดียวเท่านั้น 

สำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการโอนย้ายสต็อก ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเมื่อคุณกำหนดให้แก่สถานที่จัดเก็บสต็อกโดยตรง:![Stock Transfer Approval Workflow on a Stock Location](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-6.avif)  

#### หมายเหตุเกี่ยวกับลำดับชั้นขององค์กร

เวิร์กโฟลว์จะไม่ 'สืบทอด' มาจากองค์กรระดับบน (Parent) หากคุณต้องการให้หน่วยงานในองค์กรมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้เหมือนกับองค์กรระดับบน จะต้องนำไปใช้ทั้งในระดับบนและระดับย่อยในลำดับชั้นขององค์กร

### การดำเนินการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะถูก 'ดำเนินการ' เมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีสิทธิ์ได้รับการลงรหัสไปยังองค์กรที่มีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ไว้ 

มีแท็บ **\[การดำเนินการ\]** ภายในเวิร์กโฟลว์ที่แสดงรายการเวลาทั้งหมดที่มีการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ดังกล่าว โดยมีรายละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้อง:

![Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-7.avif)

หากต้องการดูแผงข้อมูลโดยละเอียด (เช่น บันทึกการตรวจสอบ) เกี่ยวกับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์รายการใดรายการหนึ่งและเหตุการณ์การดำเนินการทั้งหมด ให้คลิกปุ่มในคอลัมน์ **\[ข้อมูล\]**

![Workflow Executions Info Panel](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-8.avif)

การยกเลิก พัก หรือลบใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ณ เวลาใดก็ตามระหว่างการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ จะเป็นการยกเลิกการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์  
  
สำหรับใบขอซื้อ คุณจะเห็นจำนวนของใบขอซื้อ เช่นเดียวกับการโอนย้ายสต็อก:

**ใบขอซื้อ**

![Requisition Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-9.avif)

**การโอนย้ายสต็อก**  
![Stock Transfer Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-10.avif)

### ใครสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ได้บ้าง

ผู้ใช้จะต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ 'สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้' เพื่อที่จะสามารถสร้างหรือจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้

![Permission Can Manage Workflows](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-11.avif)

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์นี้จะสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ในองค์กรใดก็ได้ที่ตนเองเป็นสมาชิก

ในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กร ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร'

### การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้' สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใหม่ (รวมถึงใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก) ได้โดยปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ เมื่อสร้างแล้ว เวิร์กโฟลว์จะไม่สามารถลบได้

**ขั้นตอนที่ 1.** ไปที่ **\[การตั้งค่าระบบ\] → \[เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ\]** ในแถบนำทางด้านข้าง จากนั้นคลิกปุ่ม **\[สร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่\]**:

![Create a New Approval Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-12.avif)

**ขั้นตอนที่ 2.** เลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการ จากนั้นตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับเวิร์กโฟลว์ ก่อนจะคลิก **\[สร้างเวิร์กโฟลว์\]**:

![Create New Workflow with Credit Note option](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-13.avif)

**ขั้นตอนที่ 3.** คุณจะมาถึงเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่ ซึ่งมีหนึ่งขั้นเริ่มต้น คุณสามารถแก้ไขขั้นเริ่มต้นได้โดยคลิก **\[อัปเดตขั้น\]** ในเมนู **\[เพิ่มเติม\]** หากต้องการเปลี่ยนชื่อหรือมูลค่าสูงสุดของขั้น:

![Update Rank on a new Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-14.avif)

**ขั้นตอนที่ 4.** คลิก **\[สร้างขั้นใหม่\]** เพื่อเพิ่มขั้นเพิ่มเติมตามที่คุณต้องการ ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าควรจัดลำดับขั้นตามมูลค่าสูงสุดของขั้นจากน้อยไปมาก คุณสามารถแก้ไขขั้นและลำดับของขั้นได้โดยเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องในเมนู **\[เพิ่มเติม\]**:

![Create New Rank on a Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-15.avif)

**ขั้นตอนที่ 5.** เพิ่มผู้อนุมัติในแต่ละขั้นโดยคลิกปุ่มในคอลัมน์ **\[ผู้อนุมัติ\]** คุณจะสามารถเพิ่มได้เฉพาะผู้อนุมัติที่ (ก) เป็นผู้ใช้ PurchasePlus เดิมอยู่แล้ว และ (ข) เป็นสมาชิกขององค์กรที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์เท่านั้น:

![Add Approvers to a Workflow Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-16.avif)

**ขั้นตอนที่ 6.** เวิร์กโฟลว์จะกลายเป็น 'ใช้งานอยู่' ทันทีที่ถูก[กำหนด](#UpdatingWorkflowAssignments)ให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรตั้งแต่หนึ่งแห่งขึ้นไป 

### การอัปเดตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

คุณสามารถอัปเดตชื่อและคำอธิบายของเวิร์กโฟลว์ได้โดยไปที่แท็บ **\[การตั้งค่า\]**:

![Update Workflow Settings](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-17.avif)

#### การอัปเดตลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์

เมื่อคลิกเมนู **\[เพิ่มเติม\]** บนขั้นของเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกสำหรับการอัปเดตขั้นของเวิร์กโฟลว์:

![Update Workflow Ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-18.avif)

-   **\[เลื่อนขั้นขึ้น\]** และ **\[เลื่อนขั้นลง\]** สามารถใช้เพื่อแก้ไขลำดับของขั้นในเวิร์กโฟลว์ได้
-   **\[อัปเดตขั้น\]** สามารถใช้เพื่อเปลี่ยนชื่อหรือมูลค่าสูงสุดของขั้นได้
-   **\[ลบขั้น\]** จะเป็นการลบขั้นนั้นออกจากเวิร์กโฟลว์โดยสมบูรณ์

หากมีใบแจ้งหนี้แม้แต่ฉบับเดียวที่รอการอนุมัติอยู่ในเวิร์กโฟลว์ จะไม่สามารถอัปเดตหรือลบลำดับขั้นสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นได้ ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องได้รับการพักไว้ หรือดำเนินการตามกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสิ้นก่อนจึงจะสามารถอัปเดตขั้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มผู้อนุมัติ (ผู้ใช้) คนใหม่ในขั้นได้ตลอดเวลา **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อ ใบลดหนี้ และการโอนย้ายสต็อก)**

#### การเพิ่มหรือลบผู้อนุมัติ

ในการจัดการผู้อนุมัติในขั้นของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกปุ่มในคอลัมน์ **\[ผู้อนุมัติ\]** ก่อน:

![Approvers on a Workflow Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-19.avif)หากต้องการเพิ่มผู้อนุมัติใหม่ ให้คลิกปุ่ม **\[เพิ่มผู้อนุมัติ\]** และค้นหาผู้ใช้ดังกล่าว คุณจะสามารถเพิ่มได้เฉพาะผู้อนุมัติที่ (ก) เป็นผู้ใช้ PurchasePlus เดิมอยู่แล้ว และ (ข) เป็นสมาชิกขององค์กรที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

หากต้องการลบผู้อนุมัติ ให้คลิก **\[ลบออก\]** ในเมนู **\[เพิ่มเติม\]**:

![Remove Approver from a Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-20.avif)

#### การอัปเดตการกำหนดเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ได้จากสองที่ใน PurchasePlus:

1\. แท็บ **\[การกำหนด\]** ของเวิร์กโฟลว์: ![Workflow Assignments tab](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-21.avif)

2\. หน้า **\[การตั้งค่าระบบ\] → \[การตั้งค่าองค์กร\]**:

![Assign a Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-22.avif)**โปรดทราบ:** ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' เพื่อกำหนดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กร

หากมีใบแจ้งหนี้แม้แต่ฉบับเดียวที่อยู่ในสถานะรอการอนุมัติตามเวิร์กโฟลว์ จะไม่สามารถยกเลิกการกำหนดเวิร์กโฟลว์ออกจากองค์กรได้ เอกสารใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการพักไว้หรือผ่านกระบวนการอนุมัติก่อน **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อ ใบลดหนี้ และการโอนย้ายสต็อก)**

#### การลบเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะต้องถูกลบโดยสมาชิกทีมกำหนดค่าของ PurchasePlus โปรด[ติดต่อเรา](mailto:help@purchaseplus.com)เพื่อดำเนินการลบเวิร์กโฟลว์ออกจากหน่วยงานในองค์กร

### อนุมัติหรือปฏิเสธ

ผู้ใช้สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ลงรหัสไปยังหน่วยงานในองค์กรที่ (ก) มีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ไว้ และ (ข) ตนเองเป็นผู้อนุมัติในลำดับขั้นใดลำดับขั้นหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้นได้

ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารได้จากหน้า **\[ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบลดหนี้\] → \[รอการอนุมัติจากฉัน\]** โปรดทราบว่าผู้อนุมัติในขั้นที่สอง (และขั้นต่อๆ ไป) ของเวิร์กโฟลว์ จะเห็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในรายการนี้ก็ต่อเมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติจากขั้นก่อนหน้าแล้วเท่านั้น:

![Invoices Awaiting My Approval page](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-23.avif)

นอกจากนี้ ผู้อนุมัติยังสามารถคลิกเข้าไปในใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ และใช้ปุ่ม **\[อนุมัติ\]** หรือ **\[ปฏิเสธ\]** ในส่วนหัวของเอกสารได้:

![Approve and Decline buttons on an Invoice](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-24.avif)

**จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้รับการอนุมัติ?**

-   หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้มากกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้นของผู้อนุมัติ เอกสารจะถูกส่งต่อไปยังขั้นการอนุมัติถัดไป ผู้ใช้ในขั้นการอนุมัติถัดไปจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล
-   หากมูลค่าของเอกสารน้อยกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้นของผู้อนุมัติ เวิร์กโฟลว์จะถือว่าเป็นการ 'อนุมัติขั้นสุดท้าย' และใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะถูกย้ายไปยังสถานะกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ สามารถส่งออกไปยังระบบ AP ภายนอกของคุณเพื่อทำการชำระเงินได้ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**

**จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกปฏิเสธ?**

-   ระบบจะแจ้งให้ผู้อนุมัติเพิ่มความคิดเห็น และเอกสารจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิกแล้วโดยอัตโนมัติ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**

### แบบใหม่เทียบกับแบบดั้งเดิม

สำหรับผู้ใช้ PurchasePlus มาแต่เดิม คุณอาจคุ้นเคยกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ในแพลตฟอร์มแบบดั้งเดิมของเรา ต่อไปนี้คือข้อแตกต่างของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 'แบบใหม่' เมื่อเทียบกับเวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิม:

-   ไม่เหมือนกับผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม ผู้อนุมัติในเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ (และลำดับการอนุมัติ) จะถูกกำหนดโดย[ลำดับขั้น](#WorkflowRanks) แทนที่จะเป็นบทบาทผู้อนุมัติด้านการดำเนินงานหรือการเงินที่จะอนุมัติใบแจ้งหนี้เวลาใดก็ได้
-   เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ\[แบบใหม่\] จำเป็นต้องเปิดใช้งานสำหรับองค์กรผู้ซื้อ รวมถึงหน่วยงานในองค์กรแต่ละแห่งด้วย
-   ไม่เหมือนกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบดั้งเดิม จะไม่มีขั้นแบบ 'ไม่จำกัด' ที่สามารถนำมาใช้ได้ และขั้นสุดท้ายควรมีมูลค่าสูงสุดที่จำเป็นต้องอนุมัติ
-   ในเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ ผู้ใช้สามารถดู[การดำเนินการ](#WorkflowExecutions)ของเวิร์กโฟลว์ที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้องได้ ภายในการดำเนินการ ผู้ใช้สามารถดูเหตุการณ์การดำเนินการ ซึ่งเป็นบันทึกการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ภายในเวิร์กโฟลว์

ท้ายที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 'แบบใหม่' ไม่สามารถใช้ร่วมกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบดั้งเดิมได้ ทันทีที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบใหม่ให้กับองค์กร ผู้ใช้ในองค์กรนั้นจะไม่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ตามเวิร์กโฟลว์การอนุมัติด้านการดำเนินงานและการเงินแบบดั้งเดิมได้อีกต่อไป

### การแก้ไขปัญหา

-   **ฉันเพิ่งเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์แบบใหม่สำหรับองค์กรของฉัน แต่ไม่มีใบแจ้งหนี้ (ที่รอการอนุมัติ) รายการใดของฉันถูกส่งเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องเลย**  
    ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะรอการอนุมัติขณะที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ จำเป็นต้องเปิดใหม่อีกครั้ง แล้วทำเครื่องหมายว่ารอการอนุมัติอีกครั้ง เพื่อให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เกี่ยวข้องมีผล **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **จะเกิดอะไรขึ้นหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกลงรหัสไปยังหน่วยงานในองค์กรอื่นระหว่างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์?**  
    สถานะการดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะได้รับการอัปเดตเป็นยกเลิกแล้ว และเอกสารจะเข้าสู่การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ใหม่ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **จะเกิดอะไรขึ้นหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้อยู่ระหว่างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ และธงทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว?**  
    การดำเนินการจะถูกยกเลิก และเอกสารจะได้รับการอัปเดตเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่พบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับหน่วยงานในองค์กรที่ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ลงรหัสไว้?**  
    เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะรอการอนุมัติ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **จะเกิดอะไรขึ้นหากมีการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับองค์กร แต่ไม่มีการเพิ่มผู้อนุมัติในลำดับขั้นใดๆ ของเวิร์กโฟลว์?  
    **ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะยังคงอยู่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจนกว่าจะมีการเพิ่มผู้อนุมัติในขั้นที่เกี่ยวข้อง **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **ฉันต้องการจำลอง 'เวิร์กโฟลว์การอนุมัติด้านการดำเนินงานและการเงิน' แบบดั้งเดิม ฉันจะทำได้อย่างไร?**  
    คุณสามารถสร้างลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์สองขั้นโดยมีมูลค่าสูงสุดขั้นละ $0 และเพิ่มผู้อนุมัติด้านการดำเนินงานในขั้นหนึ่ง และเพิ่มผู้อนุมัติด้านการเงินในอีกขั้นหนึ่ง **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **ฉันไม่สามารถแก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ ทั้งที่มีสิทธิ์ที่ถูกต้อง**   
    ระบบของเราจะป้องกันไม่ให้แก้ไขเวิร์กโฟลว์หากมีการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ในเวิร์กโฟลว์ อันดับแรก ให้อนุมัติหรือปฏิเสธใบแจ้งหนี้ในการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ จากนั้นคุณจะสามารถแก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**
-   **ฉันได้รับอีเมล 'ใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติจากฉัน' สองฉบับ**  
    คุณจะต้องถูกลบออกจากการเป็นผู้อนุมัติจากเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม
-   **ฉันสามารถ 'ข้าม' ลำดับขั้นการอนุมัติได้หรือไม่ หากฉันเป็นสมาชิกของขั้นเวิร์กโฟลว์ที่มีมูลค่าสูงสุดสูงกว่ามูลค่าของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้?**  
    ไม่ได้ เอกสารจะยังคงต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ที่กำหนดไว้ตามลำดับขั้นที่ได้กำหนดค่าไว้สำหรับเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้คือ $1000 ขั้นที่ 1 สามารถอนุมัติได้สูงสุด $500 และขั้นที่ 2 สามารถอนุมัติได้สูงสุด $2000 สมาชิกขั้นที่ 2 จะยังคงต้องรอการอนุมัติจากขั้นที่ 1 ก่อน จึงจะสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติได้  
    อย่างไรก็ตาม สิทธิ์ 'สามารถอนุมัติขั้นพิเศษสำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ได้' จะอนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์บังคับเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใดๆ ที่ 'รอการอนุมัติ' ให้เป็นสถานะ 'กระทบยอดแล้ว' ได้โดยตรง ไม่ว่าเอกสารนั้นจะอยู่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหรือไม่ก็ตาม สิทธิ์นี้จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับบุคคลที่ได้รับอนุญาตในการ 'ข้าม' ขั้นการอนุมัติของเวิร์กโฟลว์ **(เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**