# ทีมการเงิน

> ก่อนที่จะมีการสร้างใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อจะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้อนุมัติที่กำหนด หากคุณเป็นผู้อนุมัติ คุณจะเห็นตัวเลขสีแดงใน

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams.md

# ทีมการเงิน
ไปที่:  

-   [อนุมัติใบขอซื้อ](#ApproveREQS)
-   [ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ในสถานะเปิด พักไว้ และกำลังประมวลผล](#ReviewInvoices)
-   [อนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ถูกติดสถานะแจ้งเตือน](#ApproveINV)
-   [ส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](#ExportINV)
    -   [ประเภท A - การส่งออกรายรายการ](#typea)
    -   [ประเภท B - ไฟล์ส่งออกแบบกลุ่ม](#typeb)
-   [เคล็ดลับสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ง่ายขึ้น](#tips)

### [**อนุมัติใบขอซื้อ**](/th/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)

ก่อนที่จะมีการสร้างใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อจะต้องได้รับ[การอนุมัติ](/th/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)โดยผู้อนุมัติที่กำหนด หากคุณเป็นผู้อนุมัติ คุณจะเห็นตัวเลขสีแดงในส่วน \[**ใบขอซื้อ**\] **→** \[**[รอการอนุมัติจากฉัน](https://app.purchaseplus.com/requisitions/awaiting-my-approval)**\]

คุณสามารถ **อนุมัติ** ใบขอซื้อได้ทั้ง **แบบกลุ่ม** หรือ **รายรายการ** นอกจากนี้ คุณยังสามารถ **ปฏิเสธ** ใบขอซื้อได้อีกด้วย

![หน้าใบขอซื้อที่รอการอนุมัติจากฉัน](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-1.avif)

#### **ข้อควรจำ**

ในฐานะผู้อนุมัติ คุณสามารถ **ตรวจสอบ** และ **แก้ไข** รายละเอียดของใบขอซื้อก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ซึ่งรวมถึง:

-   สินค้า ราคา และจำนวน
    
-   แผนกและรหัสบัญชีในรายการสินค้าและใบขอซื้อทั้งใบ
    
-   คำแนะนำการสั่งซื้อไปยังผู้จัดจำหน่าย
    

  

### ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ตามสถานะ

ใบแจ้งหนี้สามารถอยู่ในหนึ่งในหลายๆ [สถานะ](/th/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#InvoiceStatuses) ซึ่งควรได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

หากใบแจ้งหนี้ไม่ตรงตามเกณฑ์ขั้นต่ำและการตั้งค่าการติดสถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะ **ถูกติดสถานะแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบ** ตามขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณสามารถดูรายการเหล่านี้ได้ใน \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**[รอการอนุมัติจากฉัน](https://app.purchaseplus.com/invoices/awaiting-my-approval)**\]

**![หน้าใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติจากฉัน](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-2.avif)**

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของคุณกับใบสั่งซื้อหากเกี่ยวข้อง [จับคู่กับใบสั่งซื้อที่มีอยู่](/th/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice#MatchInvoiceToPO) หรือสร้าง [ใบขอซื้อย้อนหลัง](/th/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order) ตามความเหมาะสมหากยังไม่มีรายการอยู่ [คุณสามารถดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ถูกติดสถานะแจ้งเตือนได้ที่นี่](/th/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#BestPractices)

#### **ข้อควรจำ**

-   ### ใบแจ้งหนี้ทุกใบจำเป็นต้องมีการกำหนดแผนกและรหัสบัญชี
    
-   ใบแจ้งหนี้อาจจำเป็นต้อง[แบ่งออกเป็นหลายแผนกและรหัสบัญชี](/th/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) ซึ่งสามารถทำได้ในโหมด \[**[มุมมองขั้นสูง](/th/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)**\]   
    
-   ใบแจ้งหนี้บางประเภทจะไม่มีใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้า (เช่น บิลค่าสาธารณูปโภค/ค่าไฟฟ้า)
-   หากคุณกำลังสร้างใบขอซื้อย้อนหลังเพื่อจับคู่กับใบแจ้งหนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยกเลิกการเลือกช่อง \[**ส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย**\] แล้ว  
      
    

### อนุมัติใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ถูกติดสถานะแจ้งเตือน

เมื่อคุณพอใจว่าปัญหาต่างๆ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้รับการแก้ไขแล้ว คุณสามารถ[อนุมัติเอกสาร](/th/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note)ได้

![อนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-3.avif)

#### **ข้อควรจำ**

-   หากคุณพบปัญหากับราคาต่อหน่วยที่ระบุในใบแจ้งหนี้หรือจำนวนสินค้า โปรดติดต่อผู้จัดจำหน่ายของคุณเพื่อขอใบแจ้งหนี้ใบใหม่
-   หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้องไม่ซ้ำกัน มิฉะนั้นระบบจะปฏิเสธรายการดังกล่าว
-   ใบแจ้งหนี้สามารถ **ยกเลิก** ได้หากไม่มีการจ่ายเงินเกิดขึ้นอย่างแน่นอน  
    

### **ส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้ว**

วิธีการส่งใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ไปยังระบบเจ้าหนี้การค้า (AP) ของคุณเพื่อชำระเงินจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ คุณสามารถดูได้ว่าองค์กรของคุณใช้ประเภทใดโดยคลิกที่ \[**ชื่อองค์กร**\] ที่มุมบนขวาของ PurchasePlus **→** \[**เกี่ยวกับ**\] **→** \[**รายละเอียดองค์กร**\] **→** \[**ประเภทระบบ AP**\]

#### [ประเภท A - การส่งออกรายรายการ](/th/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)

ด้วยวิธีนี้ ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วจะถูกส่งออกเป็นรายรายการ และไฟล์ส่งออกที่มีใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้รายการเดียวนั้นจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและส่งไปยังระบบ AP ของคุณ

ในส่วน \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**[ใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] ให้เปิดใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการส่งออกแล้วคลิก \[**ส่งออก**\]

![ปุ่มส่งออกบนใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-4.avif)

เมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ สถานะของใบแจ้งหนี้จะอัปเดตเป็น **ส่งออกแล้ว** โดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ควรจะไปถึงระบบบัญชีภายนอกของคุณด้วย บันทึกของงานส่งออกนี้จะมีให้ดูใน \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**[ศูนย์การส่งออก](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\]

![ศูนย์การส่งออกใบแจ้งหนี้](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-5.avif)

#### [ประเภท B - ไฟล์ส่งออกแบบกลุ่ม](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)

ในส่วน \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**[ใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] ให้เปิดใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการส่งออกแล้วคลิก \[**ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก**\]

**![ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออกบนใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้ว](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-6.avif)**

เมื่อคุณพร้อมที่จะสร้าง [ไฟล์แบบกลุ่มเพื่อนำเข้าสู่ระบบ AP ของคุณ](/th/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file) ให้ไปที่ \[**ใบแจ้งหนี้**\] **→** \[**[ศูนย์การส่งออก](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] และใช้ \[**สร้างไฟล์ส่งออกใหม่**\] เพื่อสร้างไฟล์แบบกลุ่มใหม่ คุณจะสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับใบแจ้งหนี้และ/หรือใบลดหนี้ที่ 'พร้อมส่งออก' ที่คุณต้องการรวมกลุ่มได้

![สร้างไฟล์ส่งออกใหม่ในศูนย์การส่งออก](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-7.avif)

เมื่อไฟล์แบบกลุ่มประมวลผลเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้จาก \[**[ศูนย์การส่งออก](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] ของคุณ เพื่อนำเข้าไปยังระบบ AP ของคุณ

![ไฟล์ส่งออกแบบกลุ่มที่เสร็จสมบูรณ์ในศูนย์การส่งออก](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-8.avif)

#### **ข้อควรจำ**

-   ประเภท B - ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่คุณใช้ในการสร้างไฟล์แบบกลุ่ม คุณอาจยังต้องใช้ \[**เพิ่มเติม**\] **→** \[**ทำเครื่องหมายว่าส่งออกแล้ว**\] เพื่อยืนยันการนำเข้าสู่ระบบ AP ของคุณสำเร็จ

### **เคล็ดลับสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ง่ายขึ้น**

-   คุณสามารถตั้งค่า **แผนกเริ่มต้น** และ **รหัสบัญชีเริ่มต้น** สำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายได้
-   แต่ละแผนกสามารถมี [**เกณฑ์ขั้นต่ำของใบแจ้งหนี้**](/th/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained) และการตั้งค่า [**การติดสถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้**](/th/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained#FlagThresholds) ที่แตกต่างกันได้  
    
-   ค้นหาผู้จัดจำหน่ายรายใหม่ภายใต้ \[**ผู้จัดจำหน่าย**\] **→** \[**[ไดเรกทอรีผู้จัดจำหน่าย](https://app.purchaseplus.com/supplier-directory)**\] ก่อนที่จะสร้างผู้จัดจำหน่ายที่จัดการด้วยตนเองรายใหม่
-   กำหนดปลายทาง PO (ที่อยู่อีเมล) สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่สร้างขึ้นใหม่