# สถานะใบแจ้งยอด (Statement Statuses)

> รายการในใบแจ้งยอดสามารถมีสถานะได้หนึ่งในสี่สถานะ โดยสถานะจะขึ้นอยู่กับใบแจ้งหนี้ที่จับคู่และสถานะการบังคับกระทบยอด (Force Reconcile) ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อ

Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/working-through-statement-statuses

Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-purchasers/working-through-statement-statuses.md

# สถานะใบแจ้งยอด (Statement Statuses)
ไปยังหัวข้อ:

-   [สถานะรายการ (Line Statuses)](#line)
-   [เหตุผลที่ต้องตรวจสอบ (Attention Reasons)](#atten)
-   [การจัดการกับข้อยกเว้น (Working through Exceptions)](#work)
-   [การบังคับกระทบยอด (Force Reconcile)](#force)
    -   [วิธีบังคับกระทบยอด (How to Force Reconcile)](#how)

### **สถานะรายการ (Line Statuses)**

รายการในใบแจ้งยอดสามารถมีสถานะได้หนึ่งในสี่สถานะ โดยสถานะจะขึ้นอยู่กับใบแจ้งหนี้ที่จับคู่และสถานะการบังคับกระทบยอด ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องมีการเปลี่ยนแปลง

-   **Unmatched (ยังไม่จับคู่):** ไม่พบใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน อาจยังคงจับคู่กับใบแจ้งหนี้ในอนาคตได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถเชื่อมโยงด้วยตนเองหรือทำการบังคับกระทบยอดได้

-   **Pending (รอดำเนินการ):** จับคู่ใบแจ้งหนี้แล้ว ยอดรวมตรงกัน แต่ใบแจ้งหนี้ยังไม่อยู่ในสถานะสิ้นสุด (ยังคงเปิดอยู่, อนุมัติแล้ว หรือส่งออกแล้ว) รายการจะเปลี่ยนเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะชำระแล้ว (Paid) หรือดำเนินการแล้ว (Processed)

-   **Attention (ต้องตรวจสอบ):** จับคู่ใบแจ้งหนี้แล้วและเป็นสถานะสิ้นสุด แต่มีเหตุผลที่ต้องตรวจสอบอย่างน้อยหนึ่งข้อ คุณจำเป็นต้องเข้าไปตรวจสอบรายการนี้

-   **Reconciled (กระทบยอดแล้ว):** จับคู่แล้ว เป็นสถานะสิ้นสุด ยอดรวมอยู่ในเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ และไม่มีเหตุผลที่ต้องตรวจสอบ หรือรายการนั้นได้รับการบังคับกระทบยอด (Force Reconciled) แล้ว

  

### **เหตุผลที่ต้องตรวจสอบ (Attention reasons)**

เมื่อรายการอยู่ในสถานะ Attention จะมีเหตุผลระบุไว้อย่างน้อยหนึ่งข้อ โดยรายการหนึ่งอาจมีเหตุผลได้หลายข้อพร้อมกันและระบบจะแสดงเหตุผลทั้งหมด

-   **Variance (ผลต่างยอดเงิน):** จำนวนเงินในใบแจ้งยอดและยอดรวมของใบแจ้งหนี้แตกต่างกันเกินกว่าเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้
-   **Wrong Supplier (ผู้จัดจำหน่ายไม่ถูกต้อง):** ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่เป็นของผู้จัดจำหน่ายคนละรายกับในใบแจ้งยอด
-   **Duplicate (รายการซ้ำ):** ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่เชื่อมโยงอยู่กับรายการในใบแจ้งยอดอื่นแล้วเช่นกัน
-   **Cancelled (ยกเลิกแล้ว):** ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกยกเลิกแล้ว

  

**หมายเหตุ**: เกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ (Tolerance) คือกฎสำหรับการยอมรับผลต่างเล็กน้อยโดยอัตโนมัติ ซึ่งใช้การกำหนดค่าเกณฑ์เดียวกับที่คุณมีอยู่แล้วสำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้

### **การจัดการกับข้อยกเว้น (Working through exceptions)**

#### **รายการมีสถานะ Unmatched**

หากคุณมีรายการที่ยังไม่จับคู่ในใบแจ้งยอด คุณสามารถ:

-   **รอ**: หากยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ ให้ปล่อยรายการนั้นไว้เป็น Unmatched ใบแจ้งหนี้ใหม่ที่เข้ามาใน PurchasePlus จะถูกดึงข้อมูลในครั้งถัดไปที่คุณเปิดดูรายละเอียดหรือคลิก **Run Matching**  
      
    
-   **ค้นหาและเชื่อมโยง (Search and Link)**: เปิดหน้าต่างค้นหาด้วยตนเองเพื่อค้นหาและเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ด้วยตัวคุณเอง (ดูด้านล่าง)  
      
    
-   **บังคับกระทบยอด (Force Reconcile)**: หากคุณทราบว่ารายการดังกล่าวจะไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันอย่างแน่นอน (เช่น การชำระด้วยเงินสด การชำระเงินนอกแพลตฟอร์ม หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นครั้งเดียว) ให้ทำการบังคับกระทบยอดพร้อมระบุเหตุผล

  

### **การบังคับกระทบยอด (Force reconcile)**

การบังคับกระทบยอดเป็นการแทนที่ค่าระดับรายการ รายการจะแสดงเป็น **Reconciled** พร้อมเครื่องหมายระบุว่า "Forced"

คุณสามารถบังคับกระทบยอดให้กับรายการใดๆ ที่ยังไม่ได้กระทบยอด ได้แก่ รายการที่มีสถานะ Unmatched, Pending หรือ Attention

ใช้ฟังก์ชันนี้เมื่อ:

-   รายการที่ Unmatched จะไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันอย่างแน่นอน (การชำระเงินนอกแพลตฟอร์ม, ยอดยกมา, รายการที่ไม่สามารถกระทบยอดได้)
-   ต้องการปิดรายการที่ Pending โดยไม่ต้องรอให้ใบแจ้งหนี้เข้าสู่สถานะสิ้นสุด
-   รายการที่ Attention มีเหตุผลที่คุณได้ตรวจสอบและยอมรับแล้ว (ผลต่างยอดเงิน, ใบแจ้งหนี้ที่ถูกยกเลิก ฯลฯ)

  

#### **วิธีบังคับกระทบยอด (How to Force Reconcile)**

a. คลิกที่สถานะใบแจ้งยอด

b. คลิก \[**Force Reconcile**\]![Force Reconcile on a Statement](/images/docs/for-purchasers/working-through-statement-statuses-1.avif)