# แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับใบแจ้งหนี้ > ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้ใช้ค่าตัวเลขเท่านั้น หมายเลขใบสั่งซื้อที่สร้างโดย PurchasePlus จะเป็นไปตาม Source: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice Markdown: https://www.purchaseplus.com/th/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md # แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับใบแจ้งหนี้ ### **จุดข้อมูลสำหรับใบแจ้งหนี้** #### **1\. ใบสั่งซื้อ (PO)** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข อย่างไรก็ตาม เรา**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**ให้ใช้ค่าตัวเลขเท่านั้น หมายเลขใบสั่งซื้อที่สร้างโดย PurchasePlus จะใช้รูปแบบ **PO:000000** และเพิ่มขึ้นตามลำดับ (เช่น 000001, 000002 เป็นต้น) - **ตัวอย่าง:** PO:000345 - **คำอธิบาย:** **ขอแนะนำอย่างยิ่ง**ให้ระบุใบสั่งซื้อ เนื่องจากช่วยให้ระบบสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น * * * #### **2\. ประเภทเอกสาร** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** "Invoice" หรือ "INV:" หรือ "Tax Invoice" "Credit Note" หรือ "CR Note" - **ตัวอย่าง:** INV-123456 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**เพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่และคัดแยกเอกสาร ซึ่งจำเป็นสำหรับการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้  * * * #### **3\. หมายเลขใบแจ้งหนี้** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข แม้ว่าจะอนุญาตให้ใช้รูปแบบใดก็ได้ แต่เรา**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**ให้ใช้ค่าตัวเลขเท่านั้น - **ตัวอย่าง:** INV-123456 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**สำหรับการประมวลผลและการชำระเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันจะถูกตั้งค่าแจ้งเตือนและปฏิเสธโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด หมายเหตุ: คุณสามารถใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกันข้ามผู้ซื้อคนละรายได้ แต่ต้องไม่ซ้ำกันสำหรับผู้ซื้อรายเดียวกัน ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้  * * * #### **4\. ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลของคุณ** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข - **ตัวอย่าง:** **ชื่อซัพพลายเออร์:** Fresh Produce Co. **ที่อยู่:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **โทรศัพท์:** +61 2 9876 5432 **อีเมล:** billing@freshproduceco.com.au **ABN:** 12 345 678 910 - **คำอธิบาย:** **ขอแนะนำอย่างยิ่ง**ให้ระบุรายละเอียดธุรกิจที่ถูกต้องเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ และเพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการประมวลผลไปยังบัญชีที่ถูกต้อง * * * #### **5\. หมายเลขทะเบียนภาษีหรือทะเบียนพาณิชย์** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** หมายเลขจดทะเบียนธุรกิจที่เป็นตัวเลขที่ถูกต้อง (เช่น ABN ในออสเตรเลีย) - **ตัวอย่าง:** ABN: 12 345 678 910 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**เพื่อการระบุตัวตนทางธุรกิจและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งช่วยยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกิจ ในหลายประเทศ เช่น ออสเตรเลีย มีข้อกำหนดตามกฎหมายให้ต้องระบุข้อมูลนี้สำหรับยอดชำระที่เกินกว่า $82.50 ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีข้อมูลนี้จะเกิดความล่าช้าในระหว่างรอการยืนยันข้อมูลธุรกิจ  * * * #### **6\. รายละเอียดของผู้ซื้อ** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:**  ชื่อ-นามสกุล, ชื่อธุรกิจ (ถ้ามี) และที่อยู่ - **ตัวอย่าง:** **ชื่อ:** HotelPlus Sydney **ที่อยู่:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**เนื่องจากช่วยในการกำหนดใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อที่ถูกต้อง * * * #### **7\. อีเมลสำหรับรับใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะของผู้ซื้อ** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ผู้ซื้อแต่ละรายจะได้รับที่อยู่อีเมลเฉพาะสำหรับส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ ``  - **ตัวอย่าง:** **อีเมลผู้ซื้อ:** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**เพื่อระบุหน่วยงานจัดซื้อโดยอัตโนมัติผ่านระบบ แม้ว่าที่อยู่อีเมลจะไม่จำเป็นต้องปรากฏบนตัวใบแจ้งหนี้ แต่**ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องถูกส่งไปยังกล่องจดหมายนี้** ใบแจ้งหนี้**จะไม่ได้รับการประมวลผล**หากไม่ได้ส่งไปยังอีเมลสำหรับรับใบแจ้งหนี้เฉพาะของผู้ซื้อ * * * #### **8\. วันที่ในใบแจ้งหนี้** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** `DD/MM/YYYY` - **ตัวอย่าง:** 10/01/2025 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ วันที่จะต้องไม่เป็นวันที่ในอนาคต และระบบจะส่งสัญญาณเตือนหากเป็นวันที่ในอดีตนานเกินไป ใบแจ้งหนี้**จะไม่ได้รับการประมวลผล**หากไม่มีข้อมูลนี้ * * * #### **9\. วันครบกำหนดชำระ** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง: `DD/MM/YYYY`** - **ตัวอย่าง:** **วันครบกำหนดชำระ:** 24/01/2025 - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**และถูกนำไปใช้โดยทีมเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) ของผู้ซื้อเมื่อทำการกำหนดรอบการชำระเงิน  * * * #### **10\. ข้อมูลรายการสินค้าในใบแจ้งหนี้**  - **รหัสสินค้าของซัพพลายเออร์**  - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ชุดตัวอักษรและตัวเลข  - **ตัวอย่าง:** 563732 - - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**เนื่องจากข้อมูลนี้ใช้เพื่อกระทบยอดระหว่างสิ่งที่สั่งซื้อกับสิ่งที่จัดส่งจริง  - **คำอธิบายรายการ**  - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ข้อความตัวอักษร  - **ตัวอย่าง:** Apple Red Delicious - - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**เนื่องจากให้รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่ง ใบแจ้งหนี้**จะไม่ได้รับการประมวลผล**หากไม่มีข้อมูลนี้ - **จำนวน**  - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ตัวเลข   - **ตัวอย่าง:** 10 - - **คำอธิบาย:** - หากสินค้านั้นได้รับการสั่งซื้อแต่ไม่มีการจัดส่ง ขอแนะนำไม่ให้ระบุลงในใบแจ้งหนี้ หากคุณระบุลงในใบแจ้งหนี้ จะต้องกำหนดจำนวนเป็น "0" (ศูนย์) และมูลค่ารวมของรายการเป็น "$0" เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลจะถูกต้อง  - ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**เนื่องจากระบุจำนวนของสินค้าที่จัดส่ง - ใบแจ้งหนี้**จะไม่ได้รับการประมวลผล**หากไม่มีข้อมูลนี้ หรือหากจำนวนไม่สอดคล้องกับราคาต่อหน่วย - **ราคาต่อหน่วย (ไม่รวม GST)** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ตัวเลข   - **คำอธิบาย:**  ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**เนื่องจากใช้คำนวณยอดรวมของรายการในใบแจ้งหนี้ หากคุณระบุจำนวนเงินที่รวม GST แล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องระบุอัตรา GST ที่ใช้ เพื่อให้เราสามารถคำนวณย้อนกลับเป็นราคาไม่รวม GST สำหรับอัปโหลดเข้าสู่ระบบเจ้าหนี้การค้าได้  - **ภาษี (ถ้ามี)** - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** - อัตรา GST ในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ (เช่น 10%) - จำนวนภาษี GST เป็นมูลค่าสกุลเงิน (เช่น `$2.00`) - ตัวระบุที่ชัดเจนและสม่ำเสมอสำหรับรายการที่ต้องเสียภาษี (เช่น เครื่องหมายดอกจัน `*` เพื่อแสดงว่าต้องเสีย GST) - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้เป็นข้อมูล**บังคับ**เนื่องจากเป็นตัวกำหนดจำนวนภาษีทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการแสดงทั้งอัตรา % ของ GST และจำนวนเงิน $ ใบแจ้งหนี้**จะไม่ได้รับการประมวลผล**หากไม่มีข้อมูลข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น - **ภาษีรวม (ถ้ามี)** - - **ข้อมูลที่ถูกต้อง:** ค่าตัวเลขในรูปแบบสกุลเงิน (เช่น `$200.00`) - **คำอธิบาย:** ฟิลด์นี้**ขอแนะนำอย่างยิ่ง**เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่ายอดรวมของใบแจ้งหนี้ตรงกับยอดรวมของแต่ละรายการ ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้มีทั้งรายการที่ยกเว้นภาษี GST และรายการที่มีภาษี GST ในเอกสารฉบับเดียวกัน กฎหมายในหลายประเทศรวมถึงออสเตรเลียกำหนดให้ต้องแสดงรายละเอียดภาษีในระดับรายการ หากระบุเฉพาะยอดรวมที่ไม่รวม GST จะต้องระบุรายละเอียด GST อย่างชัดเจนด้วย * * * #### **11\. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมถูกต้อง** - แสดงรายละเอียดของต้นทุนทั้งหมด: - แต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ต้องมียอดรวม  - ผลรวมของภาษีและราคารายการจะต้องตรงกับภาษีและราคารวมของใบแจ้งหนี้  - ค่าจัดส่งใดๆ จะต้องระบุเป็นรายการแยกต่างหากในยอดรวมของใบแจ้งหนี้ - หากคุณเรียกเก็บเงินในสกุลเงินที่ไม่ได้เป็นสกุลเงินในการดำเนินงานของผู้ซื้อ จะต้องระบุสกุลเงินนั้นไว้ในยอดรวมของใบแจ้งหนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น สกุลเงิน SGD ในออสเตรเลีย หรือ USD ในสิงคโปร์  * * * #### **12\. จัดรูปแบบให้ดูเป็นมืออาชีพ** - ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย สบายตา และจัดวางเค้าโครงอย่างเป็นระเบียบ - ใส่โลโก้บริษัทของคุณเพื่อสร้างการรับรู้แบรนด์ - จัดเตรียมใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF หรือ E-PDF  - ห้ามแทรกรูปภาพลงในเอกสาร  * * * ### **ตัวอย่างใบแจ้งหนี้** * * * **\[โลโก้บริษัทของคุณ\]** **ชื่อซัพพลายเออร์:** Fresh Produce Co. **ที่อยู่:** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 **โทรศัพท์:** +61 2 9876 5432 **อีเมล:** billing@freshproduceco.com.au **ABN:** 12 345 678 910 * * * #### **ใบแจ้งหนี้** **หมายเลขใบแจ้งหนี้:** INV-123456 **วันที่ในใบแจ้งหนี้:** 10/01/2025 **วันครบกำหนดชำระ:** 24/01/2025 **ประเภทเอกสาร:** Tax Invoice **ใบสั่งซื้อ (PO):** PO:000345 **รายละเอียดผู้ซื้อ:** **ชื่อ:** HotelPlus Sydney **ที่อยู่:** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000 * * * #### **ข้อมูลรายการสินค้า** | **รหัสสินค้า** | **คำอธิบาย** | **จำนวน** | **ราคาต่อหน่วย (ไม่รวม GST)** | **ยอดรวมรายการ (ไม่รวม GST)** | **GST (10%)** | **จำนวน GST (AUD)** | **ยอดรวมรายการ (รวม GST)** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 | | 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 | | 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 | **ยอดรวมย่อย (ไม่รวม GST):** $90.00 **GST (10%):** $14.00 **ยอดรวมทั้งหมด (รวม GST):** **$104.00** * * * #### **หมายเหตุเพิ่มเติม** - กรุณาชำระเงินผ่านการโอนเงินผ่านธนาคารเข้าบัญชีต่อไปนี้: **ชื่อธนาคาร:** ANZ Bank **ชื่อบัญชี:** Fresh Produce Co. **BSB:** 012-345 **หมายเลขบัญชี:** 678901234 - หากมีข้อสงสัยใดๆ โปรดติดต่อเราได้ที่ billing@freshproduceco.com.au