# Phê duyệt Hóa đơn > Khi một Hóa đơn hoặc Giấy báo có ở trạng thái 'Chờ phê duyệt', nó chứa một hoặc nhiều Cờ - tức là các điểm sai lệch - cần được xem xét và phê duyệt bởi một người dùng thích hợp tại Tổ chức của bạn. Source: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note Markdown: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note.md # Phê duyệt Hóa đơn Khi một Hóa đơn hoặc Giấy báo có ở trạng thái 'Chờ phê duyệt', nó chứa một hoặc nhiều Cờ - tức là các điểm sai lệch - cần được xem xét và phê duyệt bởi người dùng thích hợp tại Tổ chức của bạn. Người phê duyệt được chỉ định có thể Phê duyệt hoặc Từ chối Hóa đơn hoặc Giấy báo có. Việc phê duyệt [Hóa đơn](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) hoặc [Giấy báo có](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes) sẽ chuyển trạng thái của nó thành Đã đối soát, và việc Từ chối Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ chuyển trạng thái của nó thành Đã hủy.  **Chuyển đến:** - [Giới thiệu về Quy trình Phê duyệt (Kế thừa so với Mới)](#InvoiceApprovalWorkflows) - [Phê duyệt với quy trình kế thừa](#approve-with-legacy-workflows) - [Phê duyệt Hóa đơn (Quy trình mới)](#ApproveAnInvoiceNew) - [Quyền 'Siêu người phê duyệt' Hóa đơn](#SuperApproverPermission) - [Xem Người phê duyệt trước đây và sắp tới trong Quy trình (Nhật ký kiểm toán)](#ViewPastUpcomingApprovers) - [Xem xét Hóa đơn đang Chờ phê duyệt](#ReviewAFlaggedInvoice) - [Phương pháp hay nhất khi xem xét Hóa đơn đang Chờ phê duyệt](#BestPractices) ### Giới thiệu về Quy trình Phê duyệt (Kế thừa so với Mới) PurchasePlus trước đây đã hỗ trợ Quy trình phê duyệt Hóa đơn và Giấy báo có dựa trên vai trò, trong đó người dùng Vận hành (ví dụ: Trưởng bộ phận Ẩm thực) phê duyệt trước, sau đó người dùng Tài chính (ví dụ: Kế toán công nợ phải trả) phê duyệt sau. Chúng tôi gọi mô hình Quy trình này là 'Quy trình kế thừa', và nhiều Người mua vẫn đang sử dụng mô hình Quy trình phê duyệt này. Kể từ tháng 2 năm 2025, PurchasePlus đã cung cấp [Quy trình phê duyệt dựa trên cấp bậc](/vi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) mới, có khả năng mở rộng và hiệu suất cao hơn so với mô hình Quy trình kế thừa. Chúng tôi gọi mô hình cập nhật này là 'Quy trình mới'. Các Tổ chức Người mua mới hơn hoặc các Người mua đã di chuyển với sự hỗ trợ của các nhóm Cấu hình của chúng tôi sẽ sử dụng Quy trình phê duyệt mới.  Hai mô hình này không thể hoạt động song song; một Tổ chức phải bật một trong hai mô hình cho Tài khoản của mình. Vui lòng [liên hệ với chúng tôi](mailto:help@purchaseplus.com) để kích hoạt Quy trình mới cho Tổ chức của bạn nếu bạn muốn chuyển đổi. [_Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa Quy trình kế thừa và Quy trình mới._](/vi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows#DifferenceWithLegacyWorkflows) ### Phê duyệt với quy trình kế thừa 1\. Nhấp vào \[**Hóa đơn chờ tôi phê duyệt**\] trên Trang chủ, hoặc chọn \[**Hóa đơn**\] → \[**Chờ tôi phê duyệt**\] từ thanh điều hướng bên. ![Trang Hóa đơn chờ tôi phê duyệt](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-1.avif) 2\. Trong chế độ xem bảng Hóa đơn chờ tôi phê duyệt, bạn có thể hoàn thành các tác vụ sau: a. Sử dụng \[**Tìm kiếm**\] để tìm một Hóa đơn cụ thể. b. \[**Quản lý cột**\] để điều chỉnh thông tin hiển thị trong bảng. c. Nhấp vào \[**Số hóa đơn**\] để mở Hóa đơn. d. \[**Tham chiếu**\]. Di chuột qua mục Tham chiếu để thêm hoặc chỉnh sửa Tham chiếu hóa đơn. e. Xem 'Nhà cung cấp' gửi hóa đơn. f. \[**Tài khoản chi phí**\]. Di chuột qua Tài khoản chi phí để thêm hoặc chỉnh sửa Phòng ban hoặc Tài khoản mà Hóa đơn được tính chi phí vào. g. \[**Đơn đặt hàng**\]. Xác định xem Hóa đơn đã được khớp với Đơn đặt hàng hay chưa. Xem bài viết [Khớp Đơn đặt hàng với Hóa đơn](/vi/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice) của chúng tôi để tìm hiểu thêm. h. \[**Phiếu nhập kho**\]. Xem các Phiếu nhập kho hoặc tạo một [Phiếu nhập kho](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes) cho [Đơn đặt hàng](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders).  i. \[**Bản sao PDF**\]. Xem Bản sao PDF của Hóa đơn, nếu Hóa đơn được tạo từ tệp PDF. j. \[**Phê duyệt**\] Hóa đơn về mặt Vận hành hoặc Tài chính, tùy thuộc vào quyền hạn của bạn. ![Xem bảng Hóa đơn bị gắn cờ](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-2.avif)3\. Bạn cũng có thể nhấp vào Hóa đơn chờ phê duyệt và bạn sẽ thấy các nút Phê duyệt Tài chính và Vận hành ở phần đầu Hóa đơn. Tại đây, bạn có thể \[**Phê duyệt**\] Hóa đơn về mặt Vận hành hoặc Tài chính tùy thuộc vào quyền của mình. ![Phê duyệt Hóa đơn bị gắn cờ bên trong Hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-3.avif)4\. Khi cả hai phê duyệt Vận hành và Tài chính đã được cấp, Hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái 'ĐÃ ĐỐI SOÁT'.  Nếu Tổ chức của bạn tạo các Tệp xuất hàng loạt, hãy xem bài viết [Đánh dấu Hóa đơn hoặc Giấy báo có là Sẵn sàng xuất](/vi/docs/for-purchasers/mark-invoice-or-credit-note-as-export-ready) để tìm hiểu thêm về việc chuẩn bị Hóa đơn để Xuất. Nếu Tổ chức của bạn xuất riêng lẻ từng Hóa đơn và Giấy báo có, hãy xem bài viết [Xuất Hóa đơn hoặc Giấy báo có](/vi/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note) của chúng tôi.  ![Hóa đơn đã đối soát](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-4.avif) ### Phê duyệt với quy trình mới Người dùng có khả năng Phê duyệt hoặc Từ chối Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã được mã hóa cho một Đơn vị tổ chức nơi (a) có Quy trình làm việc mới được Chỉ định, và (b) họ là Người phê duyệt trong một trong các Cấp bậc quy trình làm việc của đơn vị đó. Người phê duyệt có thể Phê duyệt hoặc Từ chối Hóa đơn từ các trang **\[Hóa đơn\] → \[Chờ tôi phê duyệt\]**, và Giấy báo có từ trang **\[Giấy báo có\]** **→ \[Xem tất cả\] → \[Giấy báo có\]**. Xin lưu ý, Người phê duyệt ở Cấp bậc thứ hai (và các cấp tiếp theo) của Quy trình sẽ chỉ thấy Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong các danh sách này sau khi chúng đã được Cấp bậc trước đó Phê duyệt: ![Trang Hóa đơn chờ tôi phê duyệt](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-5.avif) Ngoài ra, Người phê duyệt có thể nhấp vào Hóa đơn hoặc Giấy báo có và sử dụng các nút **\[Phê duyệt\]** hoặc **\[Từ chối\]** ở phần đầu của tài liệu: ![Các nút Phê duyệt và Từ chối trên Hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-6.avif) **Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được Phê duyệt?** - Nếu giá trị của tài liệu lớn hơn Giá trị tối đa theo cấp bậc của Người phê duyệt, Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ được chuyển sang Cấp bậc phê duyệt tiếp theo. Người dùng ở Cấp bậc phê duyệt tiếp theo sẽ được thông báo qua email. - Nếu giá trị của tài liệu nhỏ hơn Giá trị tối đa theo cấp bậc của Người phê duyệt, Quy trình làm việc sẽ coi đây là 'Phê duyệt cuối cùng', và Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã đối soát. Nó có thể được xuất sang hệ thống AP bên ngoài của bạn để thanh toán. **Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị Từ chối?** - Người phê duyệt sẽ được nhắc thêm Nhận xét, và Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã hủy. [_Tìm hiểu thêm về Quy trình phê duyệt mới._](/vi/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows) #### Quyền 'Siêu người phê duyệt' Hóa đơn Quyền 'Có thể siêu phê duyệt hóa đơn và giấy báo có' cho phép hai chức năng quan trọng trong bối cảnh quy trình phê duyệt Hóa đơn và Giấy báo có: 1. Người dùng được cấp quyền có thể cưỡng chế chuyển bất kỳ Hóa đơn hoặc Giấy báo có nào ở trạng thái 'Chờ phê duyệt' sang trạng thái 'Đã đối soát', bất kể nó có nằm trong Quy trình phê duyệt hay không. Do đó, quyền này là một cách hiệu quả để các cá nhân được ủy quyền 'bỏ qua' các cấp bậc phê duyệt của quy trình. 2. Người dùng được cấp quyền có thể chỉnh sửa chi tiết (ngoại trừ Phòng ban và Dòng hóa đơn) của Hóa đơn hoặc Giấy báo có khi nó ở trạng thái Đã đối soát. Thao tác Siêu phê duyệt có trong menu **\[Thêm\]** ở phần đầu Hóa đơn hoặc Giấy báo có khi ở trạng thái 'Chờ phê duyệt': ![Siêu phê duyệt Hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-7.avif) Do quyền hạn mở rộng mà Siêu người phê duyệt có, điều quan trọng là chỉ những Người dùng cấp cao thực sự và/hoặc các quản trị viên có kỹ năng cao và được ủy quyền mới được cấp quyền này. #### Xem Người phê duyệt trước đây và sắp tới trong Quy trình (Nhật ký kiểm toán) Bạn có thể xem Người phê duyệt trước đây và sắp tới liên quan đến một Hóa đơn hoặc Giấy báo có cụ thể trong Quy trình phê duyệt bằng cách điều hướng đến **\[Hóa đơn\] HOẶC \[Giấy báo có\]→ \[Xem tất cả\]** hoặc **\[Hóa đơn\] HOẶC \[Giấy báo có\] → \[Chờ tôi phê duyệt\]** và nhấp vào nút **\[Xem\]** trong cột **\[Quy trình làm việc\]**: ![Xem quy trình hóa đơn từ bảng Tất cả hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-8.avif) Thông tin sẽ được hiển thị trong một cửa sổ bật lên, nơi bạn có thể xem lại dấu thời gian, cập nhật trạng thái, tên Người phê duyệt, v.v.: ![Cửa sổ bật lên xem quy trình phê duyệt hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-9.avif) ### Chờ phê duyệt Có nhiều lý do khiến Hóa đơn hoặc Giấy báo có có thể bị gắn cờ, và mỗi lý do Gắn cờ được hiển thị trên tab **\[Cờ\]** của tài liệu và trong cột Cờ trên mỗi dòng Hóa đơn hoặc Giấy báo có. Với tư cách là Người phê duyệt, bạn có thể xem xét từng lý do Gắn cờ và quyết định xem bạn muốn khắc phục lý do Gắn cờ, hay phê duyệt tài liệu mà không cần khắc phục một số hoặc tất cả các lý do Gắn cờ. Cờ được tùy chỉnh theo từng Tổ chức, vì vậy hãy trao đổi với quản trị viên tại Tổ chức của bạn nếu bạn cho rằng bất kỳ Cờ nào xuất hiện trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có của bạn là không cần thiết. 1\. Chọn Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong danh sách **\[Chờ tôi phê duyệt\]** để xem chi tiết. Bạn có thể sử dụng các nút thao tác nhanh ở phần đầu tài liệu để: a. \[**Trình chỉnh sửa nâng cao**\]. Xem và quản lý chi tiết về Hóa đơn hoặc Giấy báo có, song song với bản sao PDF gốc.. b. \[**Hiện hoặc ẩn chi tiết**\]. Xem thông tin chuyên sâu hơn về Hóa đơn hoặc Giấy báo có. c. \[**Xem PDF**\]. Xem tệp PDF gốc mà hệ thống của chúng tôi đã sử dụng để tạo Hóa đơn hoặc Giấy báo có (nếu có). d. **\[Tài liệu liên quan\]**. Xem bất kỳ Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho hoặc Giấy báo có nào được liên kết với Hóa đơn này. e. **\[Tùy chọn khác\]**. Xem Nhật ký kiểm toán của Hóa đơn, In hóa đơn và nhiều hơn nữa.  ![giải thích các tùy chọn tiêu đề hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-10.avif) 2\. Nếu cần, nhấp vào \[**Cập nhật giá trị**\] để điều chỉnh thủ công các giá trị Hóa đơn hoặc Giấy báo có nhằm mang lại sự cân bằng. Bảng Số dư Hóa đơn hoặc Giấy báo có xuất hiện trên tất cả các Hóa đơn và Giấy báo có, đồng thời cho biết tổng các dòng của tài liệu có cân đối với tổng số của tài liệu hay không.  ![Cập nhật giá trị hóa đơn bị gắn cờ](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-11.avif) 3\. Tất cả các dòng Hóa đơn hoặc Giấy báo có được liệt kê trong tab \[**Tóm tắt sản phẩm**\] của tài liệu. Tại đây bạn có thể: a. Chọn \[**Chế độ xem nâng cao**\] để xem Dòng phụ. Xem bài viết trợ giúp [Cập nhật dòng hóa đơn bằng chế độ nâng cao](/vi/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode) để biết thêm thông tin. b. \[**Thêm dòng hóa đơn HOẶC giấy báo có**\], tùy thuộc vào việc bạn đang xem Hóa đơn hay Giấy báo có. c. \[**Liên kết**\] Mục dòng Hóa đơn với Mục dòng Đơn đặt hàng. Nếu Tổ chức của bạn khớp Hóa đơn với Đơn đặt hàng, điều quan trọng là mỗi dòng của Hóa đơn phải được liên kết với một dòng tương ứng trên Đơn đặt hàng đã khớp. Xem bài viết [Liên kết dòng hóa đơn với dòng đơn đặt hàng](/vi/docs/for-purchasers/link-invoice-lines-to-purchase-order-lines) của chúng tôi để tìm hiểu thêm. d. \[**Cờ**\] Xem các lý do tại sao Hóa đơn hoặc Giấy báo có đang Chờ phê duyệt. Nếu một hoặc nhiều Cờ xuất hiện trên dòng Hóa đơn hoặc Giấy báo có, biểu tượng cờ màu đỏ sẽ xuất hiện. e. Trạng thái \[**Đã nhận**\]. Hiểu xem dòng Đơn đặt hàng đã khớp có được đánh dấu là đã nhận trên một hoặc nhiều Phiếu nhập kho hay không.  f. \[**Thông tin**\] Xem thông tin chi tiết về dòng Hóa đơn hoặc Giấy báo có. g. Số lượng, Đơn giá, % Thuế và Tổng số dòng của Hóa đơn hoặc Giấy báo có. ![Chi tiết dòng hóa đơn bị gắn cờ](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-12.avif) Ngoài tab **\[Tóm tắt\]** mặc định, còn có các tab khác trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có chứa thông tin quan trọng: 1\. Tab \[**Cờ**\] cung cấp bản tóm tắt các lý do Gắn cờ cho Hóa đơn hoặc Giấy báo có. 2\. Tab \[**Phân tích**\] cung cấp chế độ xem chi tiết về Phân tích khớp 3 chiều/2 chiều.  3\. Tab \[**Cài đặt**\] cho phép bạn xem và quản lý chi tiết về Hóa đơn hoặc Giấy báo có, chẳng hạn như Số tài liệu, Tham chiếu, Ngày tài liệu, Tiền tệ cùng Mã phòng ban và Tài khoản. 4\. Tab \[**Nhận xét**\] hiển thị các Nhận xét nội bộ hoặc bên ngoài đã được người dùng tại Tổ chức của bạn thêm vào Hóa đơn hoặc Giấy báo có. 5\. Tab **\[Giấy báo có\]** hiển thị bất kỳ Giấy báo có nào đã được liên kết với Hóa đơn, nếu có. 6\. Tab \[**Đơn đặt hàng**\] hiển thị Đơn đặt hàng đã được khớp với Hóa đơn, nếu có. 7\. Tab \[**Phiếu nhập kho**\] hiển thị các Phiếu nhập kho thuộc Đơn đặt hàng đã khớp, nếu có. 8\. Tab \[**Tệp đính kèm**\] hiển thị các tệp đính kèm đã được thêm vào Hóa đơn hoặc Giấy báo có bởi người dùng tại Tổ chức của bạn, nếu có. ![Các tab hóa đơn](/images/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note-13.avif) ### Mẹo xem xét #### Khớp Đơn đặt hàng & Hóa đơn - Nếu áp dụng cho Tổ chức của bạn, hãy đảm bảo Đơn đặt hàng được khớp với Hóa đơn trước khi xem xét bất kỳ lý do Gắn cờ nào. - Liên kết các Mục dòng Hóa đơn với các Mục dòng Đơn đặt hàng, nếu cần. #### Nhận Hàng hóa & Dịch vụ - Kiểm tra xem các mặt hàng đã được nhận hay chưa. Nếu áp dụng cho Tổ chức của bạn, việc nhận Đơn đặt hàng là một bước quan trọng để đảm bảo các mặt hàng đã được giao và báo hiệu cho Người phê duyệt hóa đơn rằng Hóa đơn có thể được phê duyệt. #### Kiểm tra các Mục dòng trên Hóa đơn và Giấy báo có trước khi Phê duyệt - Trong trường hợp có sự sai lệch giữa giá Đơn đặt hàng và giá Hóa đơn hoặc Giấy báo có, bạn có thể muốn liên hệ với Nhà cung cấp để yêu cầu cấp Giấy báo có tiềm năng cho bất kỳ khoản chênh lệch nào.