# Tự động định khoản không cần Đơn đặt hàng (PO)

> Khi Hóa đơn được gửi đến mà không có Đơn đặt hàng khớp nối, PurchasePlus sẽ đọc tài liệu và sử dụng thông tin Hóa đơn, cài đặt mặc định của Nhà cung cấp, lịch sử của bạn

Source: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/enable-auto-coding-of-invoices-and-credit-notes-without-a-purchase-order.md

# Tự động định khoản không cần Đơn đặt hàng (PO)
Chuyển đến:

-   [Tự động định khoản không cần Đơn đặt hàng (PO)](#auto-coding-without-a-po)
-   [Cách thức xác định định khoản](#how)
-   [Thiết lập để định khoản chính xác](#setup)
-   [Xem lại, Chỉnh sửa, Phê duyệt](#review)
    -   [Gắn cờ Hóa đơn không có Đơn đặt hàng](#flagging)

### Tự động định khoản không cần Đơn đặt hàng (PO)

Khi Hóa đơn được gửi đến mà không có Đơn đặt hàng khớp nối, PurchasePlus sẽ đọc tài liệu và sử dụng thông tin Hóa đơn, cài đặt mặc định của Nhà cung cấp cùng lịch sử định khoản của bạn để tự động áp dụng Mã tài khoản cho từng dòng. Chúng tôi gọi đây là tính năng tự động định khoản không cần PO. Bạn chỉ cần xem lại, điều chỉnh nếu cần và phê duyệt.  
  
Đây là cùng một công cụ quét được sử dụng cho tất cả Hóa đơn trong PurchasePlus. Điểm khác biệt đối với các Hóa đơn không có Đơn đặt hàng là không có Đơn đặt hàng nào để sao chép thông tin định khoản, do đó hệ thống sẽ lấy thông tin định khoản từ cài đặt mặc định của nhà cung cấp và từ những gì hệ thống đã học được về lịch sử định khoản của bạn.  
  
Tuy nhiên, quy trình này không hoàn toàn tự động 100%. Hóa đơn không có Đơn đặt hàng luôn yêu cầu sự phê duyệt của con người trước khi Đối soát (Reconcile). PurchasePlus thực hiện các tác vụ nặng nhọc, nhưng người dùng vẫn cần thực hiện Phê duyệt.

###   
**Cách thức xác định định khoản**

PurchasePlus áp dụng việc định khoản bằng cách xem xét các chi tiết sau theo thứ tự:

1\. Mặc định của Nhà cung cấp - Hệ thống tìm kiếm Mã tài khoản và Bộ phận mặc định trên hồ sơ Nhà cung cấp và áp dụng.

2\. Nếu chưa thiết lập mặc định của nhà cung cấp, PurchasePlus sẽ tự động áp dụng Mã tài khoản dựa trên các lựa chọn định khoản trong lịch sử của bạn. Hệ thống thường cần thấy một quy luật gồm ít nhất ba lựa chọn nhất quán trước khi có đủ độ tin cậy để tự động áp dụng Mã tài khoản.

Bạn định khoản càng nhất quán, PurchasePlus càng sớm có thể tự động tiếp quản. Mỗi lần bạn định khoản một dòng tương tự theo cùng một cách, bạn đang đào tạo hệ thống thực hiện việc đó cho bạn trong lần tiếp theo.

### **Thiết lập để định khoản tự động chính xác**

Chỉ với một chút thiết lập và thói quen định khoản nhất quán, PurchasePlus sẽ tự động định khoản cho hóa đơn không có Đơn đặt hàng với độ chính xác ngày càng tăng.

-   **Thiết lập mặc định cho Nhà cung cấp** \- Trên trang Chi tiết Nhà cung cấp, bạn có thể [thiết lập Bộ phận mặc định và Mã tài khoản mặc định](/vi/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#EditGeneralSupplierSettings). Đây là cách nhanh nhất để hóa đơn của Nhà cung cấp được định khoản chính xác ngay từ ngày đầu tiên. 
-   **Định khoản nhất quán** - Việc định khoản cùng một Nhà cung cấp và các loại dòng theo cùng một cách mỗi lần sẽ giúp PurchasePlus học hỏi để bắt đầu tự động áp dụng các mã đó cho bạn.
-   **Mã sản phẩm** \- Mã sản phẩm của Nhà cung cấp chính xác trong Danh mục tự quản lý của bạn sẽ giúp khớp chính xác từng dòng.

### **Xem lại, Chỉnh sửa, Phê duyệt**

Hóa đơn không có Đơn đặt hàng luôn phải được xem lại trước khi phê duyệt.

1.  **Xem lại Mã tài khoản và Bộ phận của từng dòng** \- điều chỉnh bất kỳ dòng nào mà mã được áp dụng không phù hợp. PurchasePlus sẽ học hỏi từ các chỉnh sửa nhất quán.  
      
    
2.  **Kiểm tra tổng tiền** - đảm bảo tổng các dòng khớp với tổng tiền trên Hóa đơn. Sự không khớp sẽ kích hoạt **Cờ tổng tiền (Total flag).**  
      
    
3.  **Phê duyệt** - khi bạn đã hài lòng, hãy phê duyệt để đối soát.

You can either resolve a flag (fix the underlying issue) or accept a flag (acknowledge it and proceed). Both paths move the invoice to Reconciled. The choice sits with your approvers.

#### Gắn cờ Hóa đơn không có Đơn đặt hàng

Hóa đơn không có Đơn đặt hàng luôn được Gắn cờ để Phê duyệt vì chúng không đính kèm Đơn đặt hàng. Điều này có nghĩa là chúng sẽ luôn yêu cầu sự phê duyệt thích hợp trước khi Đối soát. Đây là thiết kế có chủ đích nhằm giữ sự kiểm soát của con người đối với các khoản chi tiêu không thông qua quy trình mua hàng thông thường.

Quy trình làm việc của Bộ phận Công nợ phải trả (AP):

1.  PurchasePlus quét hóa đơn và điền trước thông tin định khoản.
2.  Hóa đơn được đưa vào ở trạng thái Đã gắn cờ.
3.  Đội ngũ Công nợ phải trả xem xét thông tin định khoản và các cờ cảnh báo.
4.  Bạn chỉnh sửa thông tin định khoản hoặc chấp nhận nó, sau đó thực hiện Phê duyệt.
5.  Hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã đối soát và sẵn sàng để xuất sang hệ thống tài chính của bạn.