# Tổng quan

> Yêu cầu Mua hàng (Requisition) là đề nghị mua hàng hóa mà Bên mua muốn mua từ các Nhà cung cấp của mình.

Source: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions

Markdown: https://www.purchaseplus.com/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md

# Tổng quan
Chuyển đến:

-   [Giới thiệu](#Introduction)
-   [Tạo một Yêu cầu Mua hàng Mới](#CreatingARequisition)
-   [Các loại Yêu cầu Mua hàng](#RequisitionTypes)
-   [Cài đặt Yêu cầu Mua hàng](#RequisitionSettings)
-   [Chế độ Mua sắm Cơ bản và Nâng cao](#BasicVsAdvancedMode)
-   [Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng](#ApprovingRequisitions)
-   [Các chứng từ Liên quan](#RelatedDocuments)
-   [Các trạng thái của Yêu cầu Mua hàng](#RequisitionStates)
-   [Xử lý sự cố](#Troubleshooting)
    -   [Sản phẩm của Nhà cung cấp Hết hàng](#SupplierProductsOutofStock)

### Yêu cầu mua hàng là gì?

Yêu cầu Mua hàng (Requisition) là đề nghị mua hàng hóa mà Bên mua muốn mua từ các [Nhà cung cấp](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers) của mình.

Trong PurchasePlus, Người dùng tại Tổ chức Mua hàng có thể [Tạo một Yêu cầu Mua hàng,](#CreatingARequisition) thêm các [Sản phẩm](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-products) mà họ muốn mua và chỉ định số lượng Sản phẩm đó. Khi người dùng đã hài lòng với Yêu cầu Mua hàng của mình, họ có thể gửi yêu cầu để [phê duyệt](/vi/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) bởi Trưởng bộ phận, Quản lý Vận hành hoặc Quản lý Tài chính trong Tổ chức của họ.

Ngay khi Yêu cầu Mua hàng được gửi để Phê duyệt, giá của các Sản phẩm có trong yêu cầu sẽ được "chụp nhanh" (snapshot) và sẽ được chuyển tiếp sang Đơn Đặt hàng (Purchase Orders) bất kể mọi sự thay đổi giá nào sau khi Yêu cầu Mua hàng được gửi.

Nếu Yêu cầu Mua hàng của người dùng sau đó được Phê duyệt, các Đơn Đặt hàng sẽ được tạo tự động (và được gửi, tùy thuộc vào cài đặt của Yêu cầu Mua hàng) đến từng Nhà cung cấp có trong Yêu cầu Mua hàng.

### Tạo một Yêu cầu Mua hàng

Người dùng có thể tạo một Yêu cầu Mua hàng mới bằng cách nhấp vào một trong các mục sau:

-   **\[Requisitions\] → \[New Requisition\]** trong thanh điều hướng bên,
    
-   Bằng cách nhấp vào nút **\[Create New Requisition\]** ở đầu bảng **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**,
    
-   **\[Purchase Orders\] → \[New Purchase Order\]** trong thanh điều hướng bên, hoặc
-   **\[Start Shopping\]** trên Bảng điều khiển (Dashboard).

![Create New Requisition](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif)

Tất cả các tùy chọn này đều đưa người dùng đến trang Tạo Yêu cầu Mua hàng Mới:

![Creating a New Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif)

Tùy thuộc vào [Phân quyền Người dùng](/vi/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions) của Bên mua và cài đặt cấu hình của Tổ chức, sẽ có nhiều Loại Yêu cầu Mua hàng khác nhau khả dụng. Nhấp vào từng loại Yêu cầu Mua hàng để tìm hiểu thêm.

1.  [Yêu cầu Mua hàng từ Tất cả Nhà cung cấp (All Suppliers Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers), cung cấp cho người dùng danh sách tất cả các Sản phẩm được chào bán từ tất cả các Nhà cung cấp đã kết nối với Tổ chức của họ. Đây là một cách tuyệt vời để mua sắm và so sánh báo giá cho nhiều loại sản phẩm.
2.  [Yêu cầu Mua hàng từ Một Nhà cung cấp (Single Supplier Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier), cung cấp cho người dùng danh sách tất cả các Sản phẩm hiện có sẵn cho Tổ chức của bạn từ một Nhà cung cấp duy nhất được chọn.
3.  [Yêu cầu Mua hàng theo Danh sách Mua sắm (Buy List Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list), là một danh sách Sản phẩm được xác định trước. Danh sách Mua sắm (Buy Lists) là cách tuyệt vời để các Quản lý và Trưởng bộ phận chỉ định chính xác các Sản phẩm họ muốn những người dùng khác trong Tổ chức của mình mua khi tạo Yêu cầu Mua hàng. [Báo giá](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes) từ từng Nhà cung cấp đã kích hoạt sẽ hiển thị trên từng mặt hàng trong Danh sách Mua sắm. 
4.  [Yêu cầu Mua hàng Tùy chỉnh (Custom Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition), cho phép người dùng đặt các mặt hàng phát sinh (ad-hoc) từ các Nhà cung cấp đã kích hoạt của họ. Yêu cầu Mua hàng Tùy chỉnh có thể được sử dụng khi không có loại Yêu cầu Mua hàng nào khác phù hợp.
5.  [Yêu cầu Mua hàng Bên ngoài (External Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition), cho phép người dùng tạo Yêu cầu Mua hàng bằng cách mua sắm trên trang web thương mại điện tử bên ngoài của Nhà cung cấp, nếu Nhà cung cấp đã kích hoạt tính năng này với PurchasePlus. Người dùng sẽ có thể sử dụng toàn bộ chức năng của trang web Nhà cung cấp để đặt hàng. Sau khi hoàn tất việc mua sắm trên trang web của Nhà cung cấp, họ sẽ được chuyển hướng trở lại PurchasePlus, và các sản phẩm, giá cả cùng số lượng họ đã chọn sẽ tự động được thêm vào Yêu cầu Mua hàng trong PurchasePlus.
6.  [Yêu cầu Tái đặt hàng (Re-order Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order), cung cấp cho người dùng tùy chọn đặt hàng lại các mặt hàng từ một Yêu cầu Mua hàng, [Đơn Đặt hàng](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) hoặc [Hóa đơn](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices) trước đó.
7.  [Yêu cầu Mua hàng theo Vị trí Kho (Stock Location Requisition)](/vi/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location), cho phép người dùng mô-đun [Tồn kho](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory) của chúng tôi bổ sung các Mặt hàng Tồn kho tại một Vị trí Kho cụ thể, với các tính năng bổ sung giúp mua đúng Sản phẩm với đúng Số lượng, từ đó kiểm soát chặt chẽ mức tồn kho của họ.

Các Yêu cầu Mua hàng cũng có thể được tạo qua tính năng Tạo nhanh (Quick Create). Khi Quick Create được Kích hoạt cho một Tổ chức, những người dùng nhấp vào nút **\[Start Shopping\]** trên trang **\[Home\]** sẽ trải nghiệm quy trình tạo Yêu cầu Mua hàng tinh gọn, chỉ yêu cầu trường Tham chiếu (không bắt buộc). Yêu cầu Mua hàng sẽ được tạo dưới dạng loại Yêu cầu Mua hàng ‘All Suppliers’ và sẽ được đặt ở chế độ [Mua sắm Cơ bản](/vi/docs/for-purchasers/basic-shopping) (mặc dù người dùng vẫn có tùy chọn tạo các loại Yêu cầu Mua hàng khác).![Quick Create Start Shopping ](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif)

### Cài đặt Yêu cầu Mua hàng

Mỗi loại Yêu cầu Mua hàng đều có các Cài đặt khác nhau được áp dụng. Những Cài đặt này có thể quan trọng đối với Nhà cung cấp (ví dụ: Địa chỉ Giao hàng hoặc Ngày Giao hàng), hoặc đối với đồng nghiệp của người dùng (ví dụ: gán Yêu cầu Mua hàng cho một Phòng ban và Mã Tài khoản). 

Lần đầu tiên các Cài đặt này có thể được xác định là trong biểu mẫu **\[Create New Requisition\]**:

![Requisition Settings - All Suppliers](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif)

Theo mặc định, hộp kiểm **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** sẽ được đánh dấu chọn, có nghĩa là Đơn Đặt hàng sẽ tự động được gửi đến Nhà cung cấp sau khi đã được [phê duyệt](#ApprovingRequisitions) đầy đủ. Trong các trường hợp:

1.  Bạn đang tạo Đơn Đặt hàng hồi tố (nghĩa là hàng hóa đã được Nhận và lập Hóa đơn), hoặc
    
2.  Khi tạo một giao dịch Mua hàng được thực hiện bên ngoài PurchasePlus (ví dụ: qua điện thoại),
    

...điều quan trọng là phải bỏ chọn hộp kiểm **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** để giảm thiểu sự nhầm lẫn hoặc trùng lặp đơn hàng.

Khi Yêu cầu Mua hàng đã được tạo và ở [Trạng thái Mở](#RequisitionStates), các Cài đặt của nó có thể được cập nhật bởi những người dùng có Quyền thích hợp bằng cách (a) di chuột qua Cài đặt cần chỉnh sửa trong bảng **\[Requisitions\] →** **\[View All\]**:

![Edit Open Requisition Settings](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...hoặc (b) nhấp vào Yêu cầu Mua hàng từ bảng và điều hướng đến tab **\[Settings\]** hoặc **\[Information Panel\]**:

![editing a Requisition's Settings in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif)

Bạn sẽ có thể tìm thấy và cập nhật (các) Cài đặt, sau đó nhấp vào **\[Save Changes\]:**

**![Updating a Requisition Setting](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)**

Xin lưu ý: một số Cài đặt là các trường Hệ thống và do đó Người dùng không thể chỉnh sửa.

#### Chế độ Mua sắm Cơ bản và Nâng cao

Yêu cầu Mua hàng có thể được tạo ở [Chế độ Mua sắm Cơ bản](/vi/docs/for-purchasers/basic-shopping) hoặc [Chế độ Mua sắm Nâng cao](/vi/docs/for-purchasers/advanced-shopping).

Chế độ Mua sắm Cơ bản là chế độ mua sắm mặc định, dạng thẻ, mang tính trực quan cao mà người dùng trải nghiệm khi tạo Yêu cầu Mua hàng:

![Basic View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif)

Nếu người dùng chọn **\[Enable Advanced Shopping\]** trên trang Tạo Yêu cầu Mua hàng, họ sẽ thấy một bảng mạnh mẽ, ít tính trực quan hơn để tạo Yêu cầu Mua hàng:

![Advanced View of a Requisition in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif)

### Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng

Khi một Yêu cầu Mua hàng được người dùng gửi để phê duyệt, nó sẽ chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt và được đưa vào Quy trình Phê duyệt áp dụng cho Phòng ban và Mã Tài khoản được chỉ định của Yêu cầu Mua hàng. 

Những người dùng được chỉ định ở cấp đầu tiên của Quy trình Phê duyệt sẽ nhận được email thông báo rằng Yêu cầu Mua hàng đã được gửi và họ có thể [Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng.](/vi/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) Những người dùng này thường là Trưởng bộ phận, Quản lý Tài chính hoặc Quản lý Vận hành tại Tổ chức Mua hàng.

Những Người phê duyệt được chỉ định có thể truy cập các Yêu cầu Mua hàng mà họ có quyền phê duyệt bằng cách nhấp vào **\[Requisitions\] → \[Awaiting My Approval\]:**

**![View and Approve Requisitions in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)**

Khi Yêu cầu Mua hàng đã trải qua tất cả các giai đoạn liên quan của Quy trình Phê duyệt, một hoặc nhiều Đơn Đặt hàng sẽ được tạo và có thể được gửi đến (các) Nhà cung cấp có sản phẩm nằm trong Yêu cầu Mua hàng.

Các [Đơn Đặt hàng mới tạo có thể được gửi thủ công tới Nhà cung cấp](/vi/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order), nhưng thông thường người dùng đã bật cài đặt tự động **\[Send Purchase Orders to Suppliers\]** trên Yêu cầu Mua hàng, hoặc cài đặt tương tự đã được bật dưới dạng [Tùy chọn Người dùng,](/vi/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences) và do đó Đơn Đặt hàng sẽ được PurchasePlus gửi đến đích nhận ưu tiên của Nhà cung cấp ngay khi Yêu cầu Mua hàng được Phê duyệt.

Một khi Yêu cầu Mua hàng đã được Phê duyệt (và các Đơn Đặt hàng tương ứng đã được tạo), _Yêu cầu Mua hàng_ không thể chỉnh sửa được nữa. Trong một số trường hợp, các thay đổi cần thiết có thể được thực hiện đối với (các) _Đơn Đặt hàng_ đã tạo bằng cách điều hướng đến tab **\[Settings\]** của Đơn Đặt hàng.

### Các chứng từ Liên quan

Yêu cầu Mua hàng có thể "liên quan" đến:

-   Một hoặc nhiều Đơn Đặt hàng được tạo khi Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng,
-   Một hoặc nhiều Hóa đơn được khớp với các Đơn Đặt hàng đã tạo khi Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng,
-   Tệp đính kèm, là các tệp được tải lên cùng Yêu cầu Mua hàng nhằm bổ sung ngữ cảnh và thông tin quan trọng cho Người phê duyệt và những Người xem khác.

### Các trạng thái của Yêu cầu Mua hàng

Yêu cầu Mua hàng có thể ở một số trạng thái khác nhau, và điều này cung cấp cho chúng ta một số thông tin quan trọng về Yêu cầu Mua hàng.

![Requisition Statuses in PurchasePlus](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif)

-   **Mở (Open)**: Yêu cầu Mua hàng ở trạng thái Mở có thể được coi là Bản nháp - trên thực tế, người dùng đã tạo Yêu cầu Mua hàng có thể [xem yêu cầu đó trong (các) phần 'Bản nháp của tôi' (My Drafts)](/vi/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions) ở nhiều vị trí trong ứng dụng PurchasePlus. Khi Yêu cầu Mua hàng đang ở trạng thái Mở, bạn có thể chỉnh sửa, thêm hoặc bớt Sản phẩm, hoặc hủy yêu cầu. Để tiếp tục xử lý Yêu cầu Mua hàng, yêu cầu phải được Gửi để Phê duyệt bằng cách nhấp vào **\[Submit Requisition\]**.
-   **Chờ phê duyệt (Awaiting Approval)**: Yêu cầu Mua hàng Chờ phê duyệt đã được gửi để phê duyệt nhưng vẫn chưa được cấp phê duyệt cuối cùng. Tất cả người dùng liên quan trong quy trình phê duyệt phải chấp thuận để Yêu cầu Mua hàng được Phê duyệt. Vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về [Phê duyệt Yêu cầu Mua hàng](/vi/docs/for-purchasers/approve-a-requisition) để biết thêm thông tin.
-   **Đã hủy (Cancelled)**: Yêu cầu Mua hàng Đã hủy là Yêu cầu Mua hàng đã bị Hủy khi đang ở trạng thái Mở, Chờ phê duyệt hoặc Bị từ chối. Yêu cầu Mua hàng Đã hủy không thể Mở lại và không còn được sử dụng tại Tổ chức của bạn nữa. Không thể thực hiện hành động nào đối với Yêu cầu Mua hàng Đã hủy.
-   **Đã phê duyệt (Approved)**: Yêu cầu Mua hàng đã phê duyệt là Yêu cầu Mua hàng đã được gửi để phê duyệt, sau đó được phê duyệt bởi những người dùng có liên quan trong Quy trình Phê duyệt. Yêu cầu Mua hàng đã phê duyệt sẽ tạo các [Đơn Đặt hàng](/vi/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders) cho từng Nhà cung cấp có trong Yêu cầu Mua hàng. Yêu cầu Mua hàng đã phê duyệt có thể được đóng lại, hoặc có thể giữ nguyên ở trạng thái Đã phê duyệt.
-   **Bị từ chối (Declined)**: Yêu cầu Mua hàng bị từ chối là Yêu cầu Mua hàng đã được gửi để phê duyệt, sau đó bị từ chối bởi một người dùng có thẩm quyền phê duyệt trong Quy trình Phê duyệt. Yêu cầu Mua hàng bị từ chối có thể bị hủy, hoặc có thể tiếp tục mua sắm và gửi lại Yêu cầu Mua hàng.
-   **Đã đóng (Closed):** Yêu cầu Mua hàng đã đóng là trạng thái cuối cùng của một Yêu cầu Mua hàng.

### Xử lý sự cố

#### Sản phẩm của Nhà cung cấp Hết hàng

Đôi khi, Nhà cung cấp có thể đánh dấu một trong các Sản phẩm của họ là 'Hết hàng' (Out of Stock). Bên mua sẽ nhận được cảnh báo rằng Sản phẩm đã Hết hàng khi tạo Yêu cầu Mua hàng:

![Supplier Product out of Stock](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif)

Bên mua **không** bị ngăn cản việc thêm Sản phẩm vào Yêu cầu Mua hàng - đây chỉ là một cảnh báo - nhưng hãy lưu ý rằng nếu cần Sản phẩm gấp, thì cần phải:

1.  Đặt hàng theo Báo giá của một Nhà cung cấp khác cho cùng Sản phẩm đó (sau khi đánh giá xem chênh lệch giá, hay khoản 'phí chênh lệch', có xứng đáng với mức độ cấp bách hay không), hoặc
2.  Đặt mua một Sản phẩm Thay thế.