# 概览

> 了解 PurchasePlus 组织模型及其影响，是成为 PurchasePlus 高级用户的最佳途径之一。

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1.md

# 概览
了解 PurchasePlus 组织模型及其影响，是成为 PurchasePlus 高级用户的最佳途径之一。

这是专为所有系统管理员设计的六部分系列的第一部分。 

跳转至：

-   [组织](#organisation)
    -   [组织类型](#OrgTypes)
    -   [法定实体](#LegalEntities)
    -   [验证状态](#VerificationStatus)
-   [组织层级结构](#Hierarchy)
    -   [示例层级结构](#examplehierarchy)
    -   [查看您的组织层级结构](#ViewingOrgHierarchy)
-   [组织成员资格](#OrgMembership)
-   [高级 - 应付账款系统 (AP Systems)](#APSystems)
    -   [AP 导出格式](#APExportFormats)
    -   [AP 导出格式变体](#APExportFormatVariants)
    -   [AP 系统导出类型](#APSystemType)

### 组织

在 PurchasePlus 中，组织是一个实体，可以代表：

-   采购方，
    -   单个酒店、医院或生活休闲场所，
        -   该物业/场所内的某个部门，或
-   供应商。

PurchasePlus 中的组织可以按不同方式分类，根据其分类以及高度可配置的组织设置，它们能够以强大的方式进行交互——最终使采购方组织能够以合适的价格从合适的[供应商](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers)组织采购合适的[产品](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-products)。

当用户登录 PurchasePlus 时，他们会登录到一个组织中，代表该组织开展业务并完成任务。每个用户可用的功能部分取决于组织的类型、其设置、其在组织层级结构中的位置，以及用户个人的权限集。

组织拥有唯一的组织 ID、组织名称，以及许多不同的标识符、描述和联系信息。拥有“管理组织”权限的用户可以在组织的 **[常规]** 选项卡上查看和编辑这些信息：

![组织](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-1.avif)

#### 组织类型

组织可以分类为采购方或供应商。登录到各类组织的用户所能使用的功能截然不同：

-   供应商拥有创建和管理产品与目录的功能，并能深入了解源自 PurchasePlus 的发票和采购订单。
-   采购方可以使用我们高度可配置的采购到付款平台（[产品](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-products)、[目录](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-catalogs)、[请购单](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions)、[审批](/zh-cn/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows)、[采购订单](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders)、[收货](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes)、[无纸化发票对账](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails)），以及诸如[库存](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory)管理、[配方](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-recipes)、[销售点 (POS)](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-point-of-sale) 等附加功能。

#### 法定实体

在 PurchasePlus 中，组织可以是法定实体或非法定实体。

法定实体是在其所在国家/地区的中央商业登记机构注册的公司或业务单元，并拥有商业编号（例如在澳大利亚为 ABN）。商业经营实体（例如酒店）几乎总是应设置为法定实体，但该经营业务下的部门（即子组织，例如客房部）通常应设置为非法定实体。  

法定实体和非法定实体在 PurchasePlus 中的处理方式有所不同。例如，非法定实体（即部门或子组织）可以生成请购单和采购订单，但作为法定实体的最近父级组织将被设置为该法定实体的采购方：

![法定实体](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-2.avif)

#### 验证状态

在 PurchasePlus 中，组织可以是“已验证”或“未验证”状态。

已验证组织可以是采购方组织或已注册的供应商组织。也就是说，现实中的用户会登录到该组织并完成他们的任务。

未验证组织是由采购方管理的供应商组织（即自行管理的供应商），从不会有用户登录到该组织。

### 组织层级结构

组织可以在其他组织下进行无限制的“嵌套”。这就是我们在数字化环境中表现现实世界组织结构的方式，该结构使采购方能够查看其物业/场所，物业/场所能够查看其部门，而部门能够查看其特定的单据和数据。 

![组织层级结构图](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-3.avif)

此外，这种组织层级结构模型用于防止身为某个组织节点[成员](#OrgMembership)的用户查看与其无关的其他节点的数据，同时让父级组织的成员用户能够查看其下属的所有内容。 

登录到父级组织的用户在 PurchasePlus 中执行各种操作时将能够选择其子组织。在系统中，这些子组织通常被称为“部门”；部门只是嵌套在当前会话组织（即用户当前登录的组织）下的子组织。 

登录到子组织的用户将无法代表其父级组织开展业务，不过许多功能（例如目录、配方等）会沿层级结构向下级联——这意味着子组织会从其父级“继承”此类数据结构，无需再次设置。

#### 组织层级结构示例

以下示例说明了如何在正常运行的层级结构中设置组织，以及法定实体状态和验证状态是如何起作用的。

**客户集团：** Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1.  **物业/场所：** Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
    1.  **部门：** TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2.  **部门：** TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    3.  **部门：** TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)  
          
        
2.  **物业/场所：** Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1.  1.  **部门：** TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2.  **部门：** TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    3.  **部门：** Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)  
          
        

详细说明一些常见场景：

-   登录到 (1) 的用户将能够查看并代表其下属部门 (1a)、(1b)、(1c) 开展业务。
-   登录到 1b 的用户将无法代表 (1)、(1a)、(1c) 开展业务。
-   位于 (2) 或其任何后代节点的用户将无法查看或代表 (1) 或其任何后代节点开展业务。
-   在客户集团层级登录的用户将能够查看并代表 (1)、(2) 及其所有后代节点开展业务。

#### 查看您的组织层级结构

拥有“管理组织”权限的用户可以通过访问 **[系统设置] → [组织设置]** 并点击 **[组织层级结构]** 面板中的插入符号（下拉箭头）图标来查看其组织层级结构：

![组织设置中的组织层级结构](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-4.avif)

层级结构以视觉化方式呈现，子组织嵌套在其父级组织下方。

某些组织所在行的左侧有一个 V 形折叠箭头图标，这些组织可以展开以显示其后代组织，或折叠以隐藏它们：

![展开或折叠组织层级结构](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-5.avif)

在此表格中，您还可以看到唯一的组织 ID、法定实体状态以及用于汇总所选组织的 **[查看信息]** 面板。 

最后，通过点击 **[选择]**，您可以访问该组织的设置页面并在需要时进行更改。 

### 组织成员资格

PurchasePlus 确定允许用户登录哪些组织的方式是一种“成员资格”模型。 

一个用户可以是一个或多个组织的“成员”——如果是后者，他们可以使用“组织切换器”登录其作为成员的不同组织（并代表该组织完成任务）： 

![组织切换器](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-6.avif)

每个用户都必须有一个“默认”组织，这决定了他们在首次登录时从哪个组织开始会话。用户可以随时在其“账户”部分更新自己的默认组织，可用组织仅限于他们作为成员的组织：

![更新默认组织](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-organisations-part-1-7.avif)

同时满足 (a) 是相同组织的成员且 (b) 拥有“查看用户”和/或“管理用户”权限的其他用户，将能够查看和/或管理该组织中的此用户（以及所有其他用户）。

### AP 系统

本节仅供高级用户参考。

AP 系统（应付账款系统）是 PurchasePlus 拥有的系统对象，它将采购方[组织层级结构](#Hierarchy)的潜在复杂性抽象为一个高级“容器”，使由其成员组织生成的某些数据可供导出，以便通过集成导入到采购方指定的（外部）会计系统中。 

此外，共享同一个 AP 系统的组织将能够访问属于该 AP 系统的共享数据（例如供应商）。

与 PurchasePlus 中的任何其他对象或属性相比，AP 系统最能完整地代表一个客户。

AP 系统包含：

-   **名称** - 通常是将使用此 AP 系统作为组织节点的最高级别组织节点的名称，后跟“AP Hub”。例如，“Inland Hotels New South Wales AP Hub”。
-   **AP 系统 ID**（唯一的）
-   [**AP 系统类型**](#APSystemType)。
-   **币种**。 
-   [**导出格式**](#APExportFormats)（用于导出到外部会计系统的发票和贷记单），以及适用的一个或多个 [**导出格式变体**](#APExportFormatVariants)。 

-   属于此 AP 系统的采购方组织可用于以电子方式发送导出文件和报告文件的**电子目标位置**。此处可以根据需要设置任意数量的目标位置，但只能将一个设置为 AP 系统的导出默认值。 
-   正在使用该 AP 系统的**采购方**。

-   已手动添加到 AP 系统，或通过系统连接到使用该 AP 系统的采购方的**供应商**，将列在 AP 系统中。

-   AP 系统中采购方与供应商之间的**贸易关系**。

-   （可选）**表头自定义字段。** 

-   （可选）**子行自定义字段。**  

#### AP 导出格式

AP 导出格式是 [GraphQL](https://graphql.org/) (GQL) 代码，它从 PurchasePlus 数据库中提取数据并导出原始 JSON 文件。该 JSON 文件专为采购方特定的会计系统自动摄取而设计，因此不同 AP 导出格式之间通常存在很大差异。

AP 导出格式需要：

-   名称 - 通常以顶级采购方命名，例如“Inland Hotels Group”。
-   类别 (Class) - 在 PurchasePlus 中始终为 GQL。
-   输出文件类型。请注意，对于 PurchasePlus（GQL 类别），仅 JSON 可用作导出格式。

AP 导出格式还可以设置“启用”或“禁用”会计期间值，如果启用，将提示 [B 类组织](https://docs.google.com/document/d/1HicOi3lcep7GiLNfmZ-XjSOrGH1F95dU6SUyzyYbpss/edit#heading=h.wswg5ip93ur5) 的用户在其 AP 导出文件中提供会计期间。

#### AP 导出格式变体

每个 AP 导出格式可以具有多个变体。变体是获取原始 JSON 文件并对其执行操作处理的 GQL 代码，可以以不同格式（例如 CSV）输出 AP 导出数据，但变体必须专门设计用于创建所定义的输出文件类型，并且需要 PurchasePlus 进行定制开发。

AP 导出格式变体需要：

-   名称。遵循与 AP 导出格式类似的命名约定，末尾带有“Variant”。
-   输出文件类型。有多种文件类型可用，因此请确保选择外部 AP 系统所需的选项。
-   函数名称。用于调用变体将应用的转换处理，这也是 AP 导出格式及其变体需要工程技术团队参与的原因之一。
-   所有者组织 ID。所有者 ID 用于识别该 AP 导出格式变体是为谁创建的。

#### AP 系统导出类型

将组织添加到 AP 系统后，即可设置其导出类型。

-   如果组织逐个将发票和贷记单导出到预设的电子目标位置，则应使用 [**A 类**](/zh-cn/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)。这些组织能够选择多个发票和贷记单并批量导出——这将向电子目标位置发送多个导出文件（每个单据一个文件）。
-   如果组织通过导出中心手动创建导出文件（包含一张或多张发票/贷记单），并由其自行决定以单个文件形式下载或发送到电子目标位置，则应使用 [**B 类**](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)。

此首选项不会改变应用于该组织的 AP 导出格式的任何内容，它仅控制在该组织的用户查看已核对的发票或贷记单时，以及在导出中心的发票和贷记单区域中将向用户显示的选项。

每个组织都会根据其自身要求对导出类型有自己的偏好，但通常而言，这是一项非常重要的设置，在未充分了解该组织的其他 AP 导出格式设置之前，请勿更改此设置。建议仅在与 PurchasePlus 配置团队成员沟通协作时更新此设置。