# 无纸化电子邮件

> 在 PurchasePlus 的无纸化电子邮件区域，您可以：

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails.md

# 无纸化电子邮件
**跳转至**：

-   [什么是“无纸化电子邮件”区域](#InboxDefn)
-   [查看无纸化电子邮件](#ViewPaperlessEmails)
-   [扫描任务](#scanning-task)
    -   [扫描任务状态](#ScanTaskStatuses)
-   [查看扫描任务](#ViewingScanTasks)
    -   [锁定和解锁扫描任务](#LockingAndUnlockingScanTasks)
    -   [扫描任务来源](#ScanTaskOrigins)
    -   [快捷导航提示](#QuickNav)

-   [创建新扫描任务](#CreatingNewScanTasks1)
    -   [扫描多个文件](#Scanningmultiplefiles)
    -   [AI 扫描程序会检测并预填哪些内容？](#whatIsDetected2)
-   [将扫描任务转换为发票或贷记凭单](#ConvertingToDocument)
-   [删除扫描任务](#DeletingScanTasks)

### 无纸化电子邮件

在 PurchasePlus 的无纸化电子邮件区域，您可以：

1.  查看您的供应商（或您组织内的其他用户）发送到您专用的无纸化发票电子邮箱的邮件，
2.  跟踪我们的 [无纸化发票 AI](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-the-paperless-invoicing-ai) 对这些文档的处理进度，并在我们的系统中查看生成的[发票](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices)和[贷记凭单](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes)。

如果您的组织启用了此功能，无纸化电子邮件功能将作为 **\[无纸化电子邮件\]** 显示在侧边导航栏中：

![侧边导航中的无纸化电子邮件](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-1.avif)

无纸化电子邮件区域由两个子区域组成：

-   **\[查看全部\]**无纸化电子邮件：在这里您可以查看供应商发送到您专用无纸化发票电子邮箱的每封邮件。这包括系统自动“过滤掉”（即不用于创建发票或贷记凭单）的邮件，例如对账单、营销内容和重复文档。
-   **\[待办事项\]**：在这里您可以查看并修改缺少供应商信息的任何扫描任务（详见下文）。
-   **\[扫描任务\]**：这是介于供应商电子邮件（包括任何 PDF 附件）与我们在系统中生成的发票或贷记凭单之间的过渡环节。

### 查看无纸化电子邮件

要在表格中查看所有无纸化电子邮件，请点击侧边导航栏中的 **\[无纸化电子邮件\] → \[查看全部\]**。在此视图中，您可以：

-   按发件人邮箱、收件人邮箱等条件搜索特定邮件，
-   快速查看系统通过该邮件生成的任何相关扫描任务、发票和/或贷记凭单的链接：

![无纸化电子邮件查看全部表格](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-2.avif)

-   点击表格中的 **\[电子邮件\]** 值以查看原始邮件的更多详细信息。原始附件也可以在邮件底部下载：

![查看无纸化电子邮件](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-3.avif)

### 扫描任务

当供应商将 PDF 格式的发票或贷记凭单通过电子邮件发送到您的无纸化发票电子邮箱时（或者当您手动[将 PDF 发票或贷记凭单上传到我们的 AI 扫描功能](#CreatingNewScanTasks1)时），我们的 AI 会创建一个扫描任务，并为其分配一个唯一的扫描编号。

在 **\[扫描任务\]** 部分中，您可以查看这些任务，以及最终从扫描任务生成的任何文档：

![查看扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-4.avif)

您可以将扫描任务视为供应商的 PDF 发票或贷记凭单与您使用我们软件核对并导出的 PurchasePlus [发票](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices)或[贷记凭单](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-credit-notes)之间的中间步骤。

#### 扫描任务状态

扫描任务可以处于以下状态之一：

-   **扫描中（灰色）**：扫描任务最近刚开始，仍在扫描中。
-   **扫描中（红色）**：扫描任务已扫描超过 5 分钟，AI 已放弃，但从技术上讲该任务尚未失败。
-   **已扫描（蓝色）**：扫描任务已成功处理 PDF 文件，但未满足我们的业务规则，需要人工审核。我们的 7x24 小时发票处理团队将在几小时内处理此问题。或者，您可以[随时进行必要的更正](#ConvertingToDocument)以加快流程。
-   **已完成（绿色）**：扫描任务已生成发票或贷记凭单，不再需要采取任何操作。我们保留扫描任务的记录，以便用户可以快速查看从该任务生成的实际文档（发票或贷记凭单）。
-   **失败（红色）**：扫描任务因某种原因失败。您可以点击进入并查看失败的扫描任务，然后手动进行审核和更新。

您可以将鼠标悬停在状态指示器上，以获取有关单个扫描任务状态的更多信息。

### 查看扫描任务

您可以通过导航到侧边导航栏中的 **\[无纸化电子邮件\] → \[扫描任务\]** 来查看您组织的所有扫描任务记录：

![扫描任务表格](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-5.avif)

在此表格视图中，您可以查看有关每个扫描任务的一些重要信息，包括：

-   **扫描编号**：AI 扫描程序为此扫描任务分配的唯一任务标识符。
-   **锁定状态**：是否有其他用户[锁定了该任务以进行编辑](#LockingAndUnlockingScanTasks)。 

-   **供应商**：向您的组织发送原始 PDF 的供应商。 
-   **采购方**：该文档分配到的组织。
-   **已创建文档**：指向从扫描任务生成的发票或贷记凭单的链接。
-   **文档类型**：指示扫描任务已被识别为发票还是贷记凭单。
-   **状态**：扫描任务当前所处的状态。您可以将鼠标悬停在状态指示器上以获取有关扫描任务状态的更多信息。_有关详细信息，请参阅上方的[扫描任务状态](#ScanTaskStatuses)。_
-   **PDF 文件**：指向上传到 AI 扫描程序的原始 PDF 的链接。
-   **创建时间**：扫描任务创建的日期和时间。  

您还可以选择管理列以添加额外的数据字段。   
  

您可以通过在表格中点击 **\[扫描编号\]** 来查看任何单个扫描任务：

![已扫描状态的扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-6.avif)

在此视图中，您可以根据需要更新扫描任务，并创建发票或贷记凭单。详情见[下文](#ConvertingToDocument)。

#### 锁定和解锁扫描任务

扫描任务可以处于“已锁定”或“已解锁”状态。用户可以锁定他们正在审核的扫描任务，以告知其他用户他们正在编辑该任务，并在完成后将其解锁。

![已锁定或已解锁的扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-7.avif)

您还可以在锁定状态下[创建扫描任务](#CreatingNewScanTasks1)。

#### 扫描任务来源

“扫描任务”页面显示所有符合以下情况的扫描任务：

-   作为来自供应商（或您自己组织的用户）的电子邮件（带有 PDF 附件）接收，
-   直接通过“扫描任务”页面创建，以及
-   如果用户选择了 **\[拖放 PDF\]** 选项，则通过[创建新发票](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-new-invoice)和[创建新贷记凭单](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-new-credit-note)流程创建：

![从 PDF 创建新发票](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-8.avif)

#### “扫描任务”页面导航快捷提示

“扫描任务”页面具有三个主要的导航辅助功能，可帮助用户快速找到正确的扫描任务：  
  
![搜索扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-9.avif)

1.  **按状态筛选：** 使用页面顶部的标签页，用户可以按以下状态之一快速筛选扫描任务列表：扫描中、已扫描、已完成、已屏蔽、失败、已删除。
2.  **高级搜索**，包括： 
    1.  **按文档编号搜索：** 用户可以使用 AI 在从扫描任务创建发票或贷记凭单时生成的文档编号进行搜索。  
    2.  **按发件人邮箱搜索：** 用户可以使用发件人的电子邮件地址搜索，以查找从该特定邮箱发送的任何或所有发票。  
    3.  按发票、贷记凭单或两者进行**筛选**。
3.  **按供应商名称搜索：** 输入单个供应商的名称（与其在 PurchasePlus 中显示的名称一致），以查看将该供应商识别为原始 PDF 发件人的扫描任务列表。

### 创建新扫描任务 

要直接在“扫描任务”页面上手动创建新扫描任务，请点击 **\[创建新扫描任务\]**：

![手动创建新扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-10.avif)

在上传要扫描的 PDF 之前，您可以选择确定该任务与发票还是贷记凭单相关：

![创建新扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-11.avif)

您可以选择指定文档所属的供应商，如果未指定，我们的 AI 扫描程序将在扫描期间尝试检测供应商。

最后，您可以选择是否将扫描任务标记为已锁定。

如果选择了 **\[标记为锁定\]** 选项，生成的任务将被锁定并保持在“已扫描”状态。在创建发票或贷记凭单之前，需要进行人工审核。

准备好开始扫描后，点击 **\[开始\]**。

![开始扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-12.avif)

如果您即将创建的发票或贷记凭单可能存在重复，您将收到警告；否则，扫描任务将显示在 **\[扫描任务\]** 表格中，状态为“扫描中”，不久之后会变为“已扫描”。

PDF 进入“已扫描”状态后，您将有机会审核提取的数据，然后再点击 **\[查看发票\]** 或 **\[查看贷记凭单\]**。您也可以通过点击 **\[返回扫描任务\]** 来保存并退出。

![已扫描发票审核](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-13.avif)

在此视图中，您可以向下滚动左侧面板并检查自动匹配的采购订单：

![扫描件上自动匹配的采购订单](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-14.avif)

在查看发票或贷记凭单之前，您可以编辑文档的行明细：

![编辑扫描的发票行明细](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-15.avif)

（上图）：您可以选择扫描任务的一行或多行明细以执行以下操作：

-   **\[删除\]**该行，
    
-   **\[取消关联\]**该行，以移除与现有目录产品的任何关联， 
    
-   **\[设置税率百分比\]**，以更新所选行明细的税费计算值，或
-   **\[清除选择\]**，以取消选择所选行明细。

**\[取消关联\]**某一行后，您可以将鼠标悬停在该行上并点击铅笔图标来编辑该发票行明细的部分详细信息：

![编辑扫描任务的未关联行明细](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-16.avif)

您可以在此处更新许多字段，例如产品代码、品牌、销售数量等。此外，如果需要，您可以使用行项目左侧的 **\[关联\]**、**\[删除\]** 或 **\[插入行\]** 选项对扫描任务进行更多修改。

![编辑未关联的扫描行明细](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-17.avif)

#### 同时创建多个扫描任务

您可以选择在同一操作中上传多个 PDF。在此情况下，我们的 AI 扫描程序将为每个 PDF 创建一个扫描任务。这是将大量 PDF 发票或贷记凭单快速导入 PurchasePlus 的极佳方式。

**提示**：如果在创建扫描任务期间选择了“发票”或“贷记凭单”，此选择将应用于所有生成的扫描任务，并且目前无法在扫描后更改此选择。我们建议先上传所有 PDF 发票并开始扫描任务，然后再对所有 PDF 贷记凭单重复此流程。

#### AI 扫描程序可以从 PDF 中提取并预填哪些内容？

-   供应商（如果找到匹配项），
    
-   采购订单编号（如果找到采购订单编号），
    
-   部门和科目代码（如果适用），
    
-   每个发票行明细上的产品（如果找到匹配项），以及
    
-   每个发票行明细上每个新产品的类别和子类别。
    

### 将扫描任务转换为发票或贷记凭单

扫描任务必须由您组织内的 PurchasePlus 用户进行审核并手动转换为发票或贷记凭单。

为此，首先在 AI 扫描收件箱中点击扫描任务的扫描编号。扫描任务必须处于“已扫描”状态：

![将扫描任务转换为文档](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-18.avif)

您将进入发票或贷记凭单创建页面，其中在原始 PDF 旁显示由我们的 AI 扫描程序提取并预填的数据。

如果您愿意，可以在此处审核并修改大部分提取的数据（例如参考编号、科目代码、行明细项目和单价）。 

确认数据无误后，点击 **\[创建发票\]** 或 **\[创建贷记凭单\]**：

![将扫描件转换为发票第二步 - 发票创建器](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-19.avif)

#### 设置：手动处理与自动处理

根据您组织应用的设置，当您点击 **\[创建发票\]** 或 **\[创建贷记凭单\]** 时，生成的文档可以根据您的标记设置和阈值进行自动处理，使其最初显示为“待审批”或“已核对”状态。如果您的组织禁用了此设置，发票或贷记凭单最初将显示为“未处理”状态。

### 删除扫描任务

可以通过在“扫描任务”页面中的 **\[更多\]** 菜单中点击 **\[删除\]** 来删除扫描任务：

![删除扫描任务](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-paperless-emails-20.avif)

您将有机会提供删除原因，拥有相应权限的其他用户可以查看该原因。

除“已完成”状态外，处于任何状态的扫描任务都可以被删除。