# 概览

> 从发票和贷记单进入系统的时刻起，PurchasePlus 就会持续分析处于“待处理”和“待审批”状态的每份单据

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows

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-   [审批工作流](#approval-workflow)  
    -   [工作流职级](#WorkflowRanks)
        -   [顺序](#WorkflowRankOrder)
        -   [最高限额](#WorkflowMaximumValue)
        -   [审批人](#WorkflowApprovers)
    -   [工作流分配](#WorkflowAssignments)
        -   [关于组织层级的注意事项](#OrgHierarchies)
    -   [工作流执行（审计日志）](#WorkflowExecutions)
-   [谁可以创建和管理审批工作流？](#WhoCanManageWorkflows)
-   [指南：创建审批工作流](#CreatingInvoiceWorkflows)
-   [指南：更新审批工作流](#ManagingInvoiceWorkflows)  
    -   [更新审批工作流职级](#UpdatingWorkflowRanks)
    -   [添加或移除审批人](#AddingOrRemovingApprovers)
    -   [更新工作流的分配](#UpdatingWorkflowAssignments)
    -   [删除工作流](#DeletingAWorkflow)
-   [指南：在审批工作流中审批（或拒绝）单据](#ApprovingAnInvoice)
-   [新版与旧版对比](#new-vs-legacy)
-   [故障排除](#troubleshooting)

* * *

### 审批工作流

从**发票和贷记单**进入系统的时刻起，PurchasePlus 就会持续分析处于“待处理”和“待审批”状态的每份单据，并根据每个组织的标记设置在单据上引发表头或行级[标记](/zh-cn/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained)。这些标记会提示我们该单据存在问题（例如，匹配采购订单上的订购数量与开票数量不符），需要由指定人员进行审核。

具体由_谁_来审核可能会有所不同，这取决于接收发票或贷记单的组织单元、单据的金额，或两者兼有。甚至可能需要组织内的多名人员进行审核。**关于_谁_需要审批发票或贷记单的逻辑，以及为审核人提供支持的自动化通知和任务，均由审批工作流定义。（**请注意：现在这也适用于库存调拨和请购单**）**

单据获得最终审批后，将自动流转至“已核对”状态，并可以[导出到您的外部应付账款系统](/zh-cn/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)。  
  
审批工作流包含[职级](#WorkflowRanks)、[分配](#WorkflowAssignments)，并在符合条件的发票或贷记单被记入指定组织/单元的科目时[执行](#WorkflowExecutions)。继续阅读以了解更多信息。  
  
对于**请购单**和**库存调拨**，一旦达到**最终审批**：  
**请购单**将被完成并生成采购订单。  
**库存调拨**将被标记为已完成。 

### 工作流职级

工作流设有职级，用于控制能够审批达到指定金额的发票或贷记单的用户。

![工作流职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-1.avif)工作流职级都包含一个名称（例如“职级 1”或“帮厨”），每个职级包含三个独立的组成部分：[职级顺序](#WorkflowRankOrder)、[职级最高限额](#WorkflowMaximumValue)和[职级审批人](#WorkflowApprovers)。  
  
这也适用于请购单工作流和库存调拨：

**库存调拨**  
![库存调拨审批工作流职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-2.avif)

#### **请购单![请购单审批工作流职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-3.avif)**

#### 工作流职级顺序

进入工作流的发票或贷记单将需要按照定义的职级顺序进行审批。也就是说，单据必须先由职级顺序 1 审批，然后才能由职级顺序 2 审批，依此类推，直到获得最终审批。_有关最终审批的更多信息，请参阅章节：[工作流职级最高限额](#WorkflowMaximumValue)_。

一个工作流最多可包含 10 个职级。

#### 工作流职级最高限额

职级的最高限额非常重要，因为它表明了哪些职级可以对发票或贷记单提供最终审批，哪些职级不能。 

如果单据的金额小于或等于该职级的最高限额，则该职级将授予最终审批。如果单据的金额大于该职级的最高限额，则该职级不会授予最终审批，单据将继续流转至下一个职级。

例如，如果职级 1 的最高限额为 $500，而一笔金额为 $501 的发票进入了工作流，那么职级 1 的审批人将无法对该发票提供_最终_审批——最终审批必须由职级最高限额超过 $500 的职级中的人员提供。但是，如果发票金额为 $499，则职级 1 的审批人即可为该发票提供最终审批，无需更高职级的用户进行审批。

**请注意：**没有“无限制”的职级限额。最后一个工作流职级的最高限额应设置为您可能收到的最高可行发票或贷记单金额。

#### 工作流审批人

工作流职级可以设置一名或多名审批人：

![工作流职级审批人](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-4.avif)当发票或贷记单进入该职级并需要审批时，属于该职级的审批人将收到电子邮件通知。该职级内的任何用户都可以审批该单据，并且只要该职级内的第一位用户进行了审批，该职级的审批即被视为“已通过”。 

### 工作流分配

发票或贷记单审批工作流会分配给一个或多个组织或组织单元。任何计入（编码到）某个组织或组织单元科目的单据都将被放入该组织所分配的工作流中。 

![工作流分配](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-5.avif)

拥有“管理组织”权限的用户可以在 **\[系统设置\] → \[组织设置\]** 页面为其组织分配工作流。

一个工作流可以分配给多个组织（部门），但一个组织只能分配一个工作流。 

对于库存调拨审批工作流，唯一的区别是将其分配到库存地点本身：![库存地点上的库存调拨审批工作流](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-6.avif)  

#### 关于组织层级的注意事项

工作流不会从父级组织“继承”。如果您希望某个组织单元拥有与其父级组织相同的发票审批工作流，则必须在组织层级中的父级和子级分别进行应用。

### 工作流执行

当符合条件的发票或贷记单计入分配有工作流的组织科目时，工作流即被“执行”。 

工作流内有一个 **\[执行\]** 选项卡，其中列出了特定工作流被调用的所有记录，并详细说明了涉及的单据：

![工作流执行](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-7.avif)

若要查看有关特定工作流执行和所有执行事件的详细信息面板（即审计日志），请单击 **\[信息\]** 列中的按钮。

![工作流执行信息面板](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-8.avif)

在活动执行期间的任何时候取消、挂起或删除发票或贷记单，都将取消该工作流执行。  
  
对于请购单，您将看到请购单的数量，库存调拨也是如此：

**请购单**

![请购单工作流执行](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-9.avif)

**库存调拨**  
![库存调拨工作流执行](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-10.avif)

### 谁可以管理工作流

用户必须启用了“可以管理审批工作流”权限，才能创建或管理审批工作流。

![可以管理工作流的权限](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-11.avif)

拥有此权限的用户将能够管理其所属的任何组织中的工作流。

若要将工作流分配给组织，用户必须具有“管理组织”权限。

### 创建审批工作流

拥有“可以管理审批工作流”权限的用户可以按照以下步骤创建新的发票或贷记单（同样适用于请购单和库存调拨）审批工作流。工作流创建后将无法删除。

**步骤 1.** 导航至侧边导航栏中的 **\[系统设置\] → \[审批工作流\]**，然后单击 **\[创建新审批工作流\]** 按钮：

![创建新审批工作流](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-12.avif)

**步骤 2.** 选择所需的工作流类型，然后为工作流输入名称和描述，最后单击 **\[创建工作流\]**：

![包含贷记单选项的创建新工作流页面](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-13.avif)

**步骤 3.** 您将进入新创建的工作流，其中包含一个默认职级。如果您想更改该职级的名称或最高限额，可以在 **\[更多\]** 菜单中单击 **\[更新职级\]** 来编辑默认职级：

![在新工作流上更新职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-14.avif)

**步骤 4.** 单击 **\[创建新职级\]** 根据需要添加更多职级。强烈建议按职级的最高限额升序排列职级顺序。您可以通过在 **\[更多\]** 菜单中选择相关选项来编辑职级和职级顺序：

![在工作流上创建新职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-15.avif)

**步骤 5.** 通过单击 **\[审批人\]** 列中的按钮为每个职级添加审批人。您只能添加满足以下条件的审批人：(a) 是现有的 PurchasePlus 用户，且 (b) 是您在其中创建工作流的组织的成员：

![为工作流职级添加审批人](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-16.avif)

**步骤 6.** 工作流一旦[分配](#UpdatingWorkflowAssignments)给一个或多个组织或组织单元，就会立即变为“活动”状态。 

### 更新审批工作流

您可以通过访问 **\[设置\]** 选项卡来更新工作流的名称和描述：

![更新工作流设置](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-17.avif)

#### 更新工作流职级

单击工作流职级上的 **\[更多\]** 菜单，将显示用于更新工作流职级的选项列表：

![更新工作流职级](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-18.avif)

-   **\[上移职级\]** 和 **\[下移职级\]** 可用于修改工作流中职级的顺序。
-   **\[更新职级\]** 可用于更改职级的名称或最高限额。
-   **\[删除职级\]** 将从工作流中彻底移除该职级。

如果工作流中有哪怕一张发票处于待审批状态，则无法更新或删除该工作流的职级。在更新职级之前，相关发票需要被挂起，或者完成审批流程。但是，您可以随时向职级添加新的审批人（用户）。**（请购单、贷记单和库存调拨同样如此）**

#### 添加或移除审批人

若要管理工作流职级中的审批人，请先单击 **\[审批人\]** 列中的按钮：

![工作流职级上的审批人](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-19.avif)若要添加新审批人，请单击 **\[添加审批人\]** 按钮并搜索相应用户。您只能添加满足以下条件的审批人：(a) 是现有的 PurchasePlus 用户，且 (b) 是您在其中创建工作流的组织的成员。

若要移除审批人，请单击 **\[更多\]** 菜单中的 **\[移除\]**：

![从职级中移除审批人](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-20.avif)

#### 更新工作流的分配

在 PurchasePlus 中有两个位置可以分配工作流：

1\. 工作流的 **\[分配\]** 选项卡：![工作流分配选项卡](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-21.avif)

2\. **\[系统设置\] → \[组织设置\]** 页面：

![分配工作流](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-22.avif)**请注意：**用户必须具有“管理组织”权限才能将审批工作流分配给组织或组织单元。

如果按照该工作流有哪怕一张发票处于待审批状态，则无法从组织中取消分配该工作流。相关发票必须先被挂起或先通过审批流程。**（请购单、贷记单和库存调拨同样如此）**

#### 删除工作流

工作流必须由 PurchasePlus 配置团队成员删除。请[联系我们](mailto:help@purchaseplus.com)以安排从组织单元中删除工作流。

### 审批或拒绝

当发票或贷记单计入的组织单元满足以下条件时，用户有权审批或拒绝该发票或贷记单：(a) 已分配工作流，且 (b) 用户是其某一工作流职级中的审批人。

审批人可以在 **\[发票 或 贷记单\] → \[等待我审批\]** 页面审批或拒绝单据。请注意，工作流中第二级（及后续）职级的审批人只有在单据获得前面职级的审批后，才会在此列表中看到这些发票或贷记单：

![等待我审批的发票页面](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-23.avif)

此外，审批人可以点击进入发票或贷记单，并使用单据表头中的 **\[审批\]** 或 **\[拒绝\]** 按钮：

![发票上的审批和拒绝按钮](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-24.avif)

**发票或贷记单获得审批后会发生什么？**

-   如果发票或贷记单的金额大于该审批人的职级最高限额，则单据将流转至下一个审批职级。下一个审批职级的用户将收到电子邮件通知。
-   如果单据的金额小于该审批人的职级最高限额，则工作流会将此视为“最终审批”，发票或贷记单将自动流转至“已核对”状态。可以将其导出到您的外部应付账款系统进行付款。**（请购单和库存调拨同样如此）**

**发票或贷记单被拒绝后会发生什么？**

-   系统将提示审批人添加批注，单据将自动流转为“已取消”状态。**（请购单和库存调拨同样如此）**

### 新版与旧版对比

对于 PurchasePlus 的老用户，您可能熟悉我们旧版平台中工作流的运作方式。以下是“新版”审批工作流与旧版工作流的区别：

-   与旧版发票审批人不同，新版工作流审批人（及审批顺序）由[职级](#WorkflowRanks)定义，而不是由业务或财务审批人角色随时对发票进行审批。
-   必须为采购方组织以及各个组织单元启用\[新版\]审批工作流。
-   与旧版审批工作流不同，新版不能设置“无限制”职级，最后一个职级应设置需要审批的最高金额。
-   在新版工作流中，用户可以查看工作流针对相关发票和贷记单的[执行](#WorkflowExecutions)情况。在执行记录中，用户可以查看执行事件——从而为工作流内的发票或贷记单提供有效的审计日志。

最后，需要重点注意的是，“新版”审批工作流与旧版审批工作流是互斥的。一旦为某个组织启用了新版审批工作流，该组织的用户将无法再根据旧版业务和财务审批工作流来审批发票或贷记单。

### 故障排除

-   **我刚刚为我的组织启用了新版工作流，但我的任何（待审批）发票都没有放入相关工作流中。**  
    在启用新版工作流时处于“待审批”状态的发票和贷记单需要重新打开，然后再次标记为“待审批”，相关审批工作流才能生效。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **如果在工作流执行期间，发票或贷记单被记入不同的组织单元科目会怎样？**  
    工作流执行状态将更新为“已取消”，并且单据将进入新的工作流执行。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **如果发票或贷记单在工作流执行中途，所有标记都得到了解决会怎样？**  
    执行将被取消，单据将自动更新为“已核对”。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **如果找不到发票或贷记单记入科目的组织单元所对应的审批工作流会怎样？**  
    单据将保持在“待审批”状态。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **如果为组织启用了审批工作流，但没有任何工作流职级添加审批人会怎样？  
    **发票或贷记单将保留在审批工作流中，直到向相关职级添加审批人为止。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **我想复制旧版的“业务和财务审批工作流”。该如何操作？**  
    您可以创建两个最高限额均为 $0 的工作流职级，将业务审批人添加到一个职级中，将财务审批人添加到另一个职级中。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **即使我拥有正确的权限，系统仍阻止我编辑工作流。**   
    如果工作流中存在任何活动执行，我们的系统将阻止编辑该工作流。请先审批或拒绝活动执行中的发票，然后您将能够编辑工作流。**（请购单和库存调拨同样如此）**
-   **我收到了两封“等待我审批的发票”电子邮件。**  
    必须将您从旧版发票审批工作流的审批人中移除。
-   **如果我所属的工作流职级的最高限额高于发票或贷记单的金额，我可以“跳过”审批职级吗？**  
    不可以，单据仍需要按照为工作流配置的职级顺序，由指定用户按顺序进行审批。例如，如果发票金额为 $1000，职级 1 最高可审批 $500，职级 2 最高可审批 $2000，则职级 2 的成员仍必须等待职级 1 审批后，才能对处于待审批状态的发票提供最终审批。  
    但是，“可以超级审批发票和贷记单”权限允许获得授权的用户强制将任何处于“待审批”状态的发票或贷记单流转为“已核对”状态，无论其当前是否处于审批工作流中。因此，该权限是授权人员“跳过”工作流审批职级的一种有效方式。**（请购单和库存调拨同样如此）**