# 财务团队

> 在生成任何采购订单之前，请购单需要经过指定审批人的审批。如果您是审批人，您将在相应部分看到红色数字显示。

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams.md

# 财务团队
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-   [审批请购单](#ApproveREQS)
-   [审核处于打开、挂起和处理中状态的发票](#ReviewInvoices)
-   [审批被标记的发票](#ApproveINV)
-   [导出已核对的发票和贷记凭证](#ExportINV)
    -   [类型 A - 单张导出](#typea)
    -   [类型 B - 批量导出文件](#typeb)
-   [简化发票处理的实用提示](#tips)

### [**审批请购单**](/zh-cn/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)

在生成任何采购订单之前，请购单需要由指定审批人进行[审批](/zh-cn/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)。如果您是审批人，您将在\[**请购单**\] **→** \[**[待我审批](https://app.purchaseplus.com/requisitions/awaiting-my-approval)**\]板块看到一个红色数字。

您可以**批量**或**单独****审批**请购单。您还可以**拒绝**请购单。

![请购单待我审批页面](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-1.avif)

#### **请记住**

作为审批人，您可以在批准前**审核**并**修改**请购单的详细信息，包括：

-   产品、价格和数量
    
-   产品行及整张请购单上的部门和科目代码。
    
-   给供应商的订单说明
    

  

### 按状态审核发票

发票可能处于几种[状态](/zh-cn/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#InvoiceStatuses)之一。这些发票应定期审核。

如果发票不符合您的阈值和发票标记设置，发票将根据您的发票审批工作流程**被标记以待审核**。您可以在\[**发票**\] **→** \[**[待我审批](https://app.purchaseplus.com/invoices/awaiting-my-approval)**\]中查看这些发票。

**![发票待我审批页面](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-2.avif)**

最佳做法是在适用的情况下将发票与采购订单进行匹配。[匹配至现有采购订单](/zh-cn/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice#MatchInvoiceToPO)，或者在尚不存在采购订单且适用的情况下创建[事后追加请购单](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order)。[在此处您可以找到审核被标记发票和贷记凭证的最佳实践](/zh-cn/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#BestPractices)。

#### **请记住**

-   ### 每张发票都需要设置部门和科目代码。
    
-   发票可能需要[拆分到多个部门和科目代码](/zh-cn/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)，这可以在**[高级视图](/zh-cn/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)**模式下完成。  
    
-   某些发票永远不会有采购订单或收货单（例如能源账单）。
-   如果您创建事后追加请购单来匹配发票，请务必取消勾选\[**发送给供应商**\]。  
      
    

### 审批被标记的发票和贷记凭证

一旦发票或贷记凭证的所有问题都得到满意解决，您就可以[审批该单据](/zh-cn/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note)。

![审批发票或贷记凭证](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-3.avif)

#### **请记住**

-   如果您对开票单价或物品数量有异议，请联系您的供应商开具新发票。
-   发票号码必须唯一，否则将被系统拒绝。
-   如果发票永远不会被支付，可以将其**取消**。  
    

### **导出已核对的发票和贷记凭证**

根据您的应付账款设置，将发票和贷记凭证发送到应付账款系统进行付款的方法略有不同。您可以通过点击 PurchasePlus 右上角的\[**组织名称**\] **→** \[**关于**\] **→** \[**组织详情**\] **→** \[**AP 系统类型**\]来查看您的组织使用的是哪种类型。

#### [类型 A - 单张导出](/zh-cn/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)

使用此方法，已核对的发票和贷记凭证会单独导出，系统会自动创建包含该单张发票或贷记凭证的导出文件并发送到您的 AP 系统。

在\[**发票**\] **→** \[**[已核对发票](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\]板块中，打开要导出的发票并点击\[**导出**\]。

![已核对发票上的导出按钮](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-4.avif)

导出流程成功完成后，发票的状态将自动更新为**已导出**。该发票此时应该也已进入您的外部会计系统。此导出任务的记录可在\[**发票**\] **→** \[**[导出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\]中查看。

![发票导出中心](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-5.avif)

#### [类型 B - 批量导出文件](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)

在\[**发票**\] **→** \[**[已核对发票](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\]板块中，打开要导出的发票并点击\[**标记为待导出**\]。

**![在已核对发票上标记为待导出](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-6.avif)**

当您准备好创建要[导入到 AP 系统的批处理文件](/zh-cn/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)时，前往\[**发票**\] **→** \[**[导出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\]，并使用\[**创建新导出文件**\]来创建新的批处理文件。您可以为要批处理的“待导出”发票和/或贷记凭证设置参数。

![导出中心内的创建新导出文件](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-7.avif)

批处理文件处理完成后，您可以从\[**[导出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\]下载该文件，以便导入到您的 AP 系统中。

![导出中心中已完成的批量导出文件](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-8.avif)

#### **请记住**

-   类型 B - 取决于您创建批处理文件时使用的设置，您可能仍需要使用\[**更多**\] **→** \[**标记为已导出**\]来确认已成功导入到 AP 系统。

### **简化发票处理的实用提示**

-   您可以为供应商发票设置**默认部门**和**科目代码**。
-   各部门可以拥有不同的[**发票阈值**](/zh-cn/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)和[**发票标记**](/zh-cn/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained#FlagThresholds)设置。  
    
-   在创建新的自管供应商之前，请先在\[**供应商**\] **→** \[**[供应商名录](https://app.purchaseplus.com/supplier-directory)**\]下搜索新供应商。
-   为新创建的供应商设置采购订单接收目标（电子邮件地址）。