# 发票最佳实践

> 任何字母数字字符串。但是，我们强烈建议仅使用纯数字。PurchasePlus 生成的采购订单编号遵循

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-cn/docs/for-suppliers/best-practices-for-creating-an-invoice.md

# 发票最佳实践
### **发票数据点**

#### **1\. 采购订单 (PO)**

-   **有效输入：**  
    任何字母数字字符串。但是，我们**强烈建议**仅使用纯数字。PurchasePlus 生成的采购订单编号遵循 **PO:000000** 规则并按顺序递增（例如：000001、000002 等）。
-   **示例：** PO:000345
-   **说明：**  
    **强烈建议**包含采购订单，因为这有助于在系统内将发票与采购订单自动匹配，从而确保流程更加高效和准确。

* * *

#### **2\. 单据类型**

-   **有效输入：**  
    "Invoice" 或 "INV:" 或 "Tax Invoice"。  
    "Credit Note"、"CR Note"
-   **示例：** INV-123456
-   **说明：**  
    此字段为**必填项**，用于协助单据分类和整理，这对于准确处理和记录归档至关重要。若缺少此信息，发票将无法处理。 

* * *

#### **3\. 发票号码**

-   **有效输入：**  
    任何字母数字字符串。虽然允许使用任何格式，但我们**强烈建议**仅使用纯数字。
-   **示例：** INV-123456
-   **说明：**  
    此字段为处理和付款的**必填项**。系统将自动标记并拒绝重复的发票号码以防止错误。注意：您可以在不同的采购方之间重复使用发票号码，但绝不能对同一采购方重复使用。若缺少此信息，发票将无法处理。 

* * *

#### **4\. 您的商家名称、地址、电话号码和电子邮件**

-   **有效输入：**  
    任何字母数字字符串。
-   **示例：**  
    **供应商名称：** Fresh Produce Co.  
    **地址：** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **电话：** +61 2 9876 5432  
    **电子邮件：** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN：** 12 345 678 910
-   **说明：**  
    **强烈建议**提供准确的商家详细信息，以便进行验证并确保发票在正确的账户下进行处理。

* * *

#### **5\. 税务或商业登记号**

-   **有效输入：**  
    有效的数字商业登记号（例如澳大利亚的 ABN）。
-   **示例：** ABN: 12 345 678 910
-   **说明：**  
    **强烈建议**填写此字段，用于企业身份识别和合规目的。它有助于验证企业的合法性。在澳大利亚等许多国家/地区，任何超过 82.50 美元的收费均依法要求包含此信息。若缺少此信息，发票将在核实企业身份期间被延期处理。 

* * *

#### **6\. 采购方详情**

-   **有效输入：**   
    全名、企业名称（如适用）和地址。
-   **示例：**  
    
    **名称：** HotelPlus Sydney  
    **地址：** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **说明：**  
    **强烈建议**填写此字段，因为这有助于将发票归属到正确的采购方。  
      
    

* * *

#### **7\. 采购方专用发票接收邮箱**

-   **有效输入：**  
    系统为每位采购方分配了一个专用的发票接收邮箱，格式为 `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` 
-   **示例：**  
    
    **采购方邮箱：** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **说明：**  
    此字段为通过程序识别采购实体的**必填项**。虽然邮箱地址无需显示在发票上，但**所有发票必须发送到此收件箱**。如果发票**未发送**到采购方的专用发票接收邮箱，将**无法被处理**。

* * *

#### **8\. 发票日期**

-   **有效输入：** `DD/MM/YYYY`
-   **示例：** 10/01/2025
-   **说明：**  
    此字段为通过程序验证发票的**必填项**。日期不得为未来日期，如果日期距今太久，系统将发出警告。若缺少此信息，发票**将无法处理**。

* * *

#### **9\. 到期日**

-   **有效输入：`DD/MM/YYYY`**
-   **示例：** **到期日：** 24/01/2025
-   **说明：**  
    **强烈建议**填写此字段，采购方的应付账款团队在安排付款时会使用该日期。 

* * *

#### **10\. 发票行数据** 

-   **您的供应商产品代码** 
    -   **有效输入：** 字母数字字符串 
    -   **示例：** 563732

-   -   **说明：** **强烈建议**填写此字段，因为该信息用于核对订购内容与实际交付内容。 

  

-   **描述** 
    -   **有效输入：** 字母字符串 
    -   **示例：** Apple Red Delicious

-   -   **说明：** 此字段为**必填项**，用于提供所交付产品的详细信息。若缺少此信息，发票**将无法处理**。  
          
        

-   **数量** 
    -   **有效输入：** 数字字符串  
    -   **示例：** 10

-   -   **说明：**
        -   如果商品已订购但未履行交付，建议您不要将其包含在发票中。如果确实包含在发票中，其数量必须标为“0”，行总值必须标为“$0”，以确保正确处理。 
        -   此字段为**必填项**，用于指定所供应商品的数量。
        -   若缺少此信息或数量与单价核对不符，发票**将无法处理**。  
              
            
-   **不含 GST 单价**
    -   **有效输入：** 数字字符串  
    -   **说明：**  **强烈建议**填写此字段，用于计算发票上的行总计。如果您提供的是含 GST 的金额，请务必注明适用的 GST 税率，以便我们反向计算出不含 GST 的价格并上传至应付账款系统。   
          
        
-   **税费（如适用）**  
    -   **有效输入：**
        -   百分比形式的 GST 税率（例如：10%）。
        -   货币金额形式的 GST 金额（例如：`$2.00`）。
        -   应用于应税项目的统一标识符（例如：星号 `*`，用于表示适用 GST）。
    -   **说明：**  
        此字段为**必填项**，用于确定发票上的总税额。最佳实践是同时显示 GST 百分比和金额。若缺少上述至少一个数据点，发票**将无法处理**。

  

-   **总税额（如适用）**

-   -   **有效输入：**  
        货币格式的数值（例如：`$200.00`）。
    -   **说明：**  
        **强烈建议**填写此字段，以确保发票总额与各个单品行金额核对一致。在同一份单据中既包含免 GST 又包含应缴 GST 项目时，包括澳大利亚在内的许多国家/地区在法律上都要求在行项目级别提供税费细目。如果仅提供不含 GST 的总额，则必须包含明确的 GST 详情。

  

* * *

#### **11\. 确保总金额准确无误**

-   显示总费用的明细细目：
    -   发票上的每一行都必须有总计金额 
    -   各行税费和费用总和必须与发票税费及费用总计核对一致 
    -   任何运费都必须作为单独一行计入发票总额中。
    -   如果您使用的计费币种不是买方运营所用的币种，发票总额中必须注明币种。例如澳大利亚使用 SGD，或新加坡使用 USD。 

  

* * *

#### **12\. 专业规范的格式**

-   使用清晰易读的字体和井井有条的版面布局。
-   附上您的公司徽标以体现品牌形象。
-   以 PDF 或 E-PDF 格式提供发票 
-   请勿在单据中插入图片 

* * *

### **发票示例**

* * *

**\[您的公司徽标\]**  
**供应商名称：** Fresh Produce Co.  
**地址：** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**电话：** +61 2 9876 5432  
**电子邮件：** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN：** 12 345 678 910

* * *

#### **发票**

**发票号码：** INV-123456  
**发票日期：** 10/01/2025  
**到期日：** 24/01/2025  
**单据类型：** 税务发票 (Tax Invoice)  
**采购订单 (PO)：** PO:000345

**买方详情：**  
**名称：** HotelPlus Sydney  
**地址：** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **产品行数据**

| **产品代码** | **描述** | **数量** | **单价（不含 GST）** | **行总计（不含 GST）** | **GST (10%)** | **GST 金额 (AUD)** | **行总计（含 GST）** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |

**小计（不含 GST）：** $90.00  
**GST (10%)：** $14.00  
**总计（含 GST）：** **$104.00**

* * *

#### **补充说明**

-   请通过银行转账向以下账户付款：  
    **银行名称：** ANZ Bank  
    **账户名称：** Fresh Produce Co.  
    **BSB：** 012-345  
    **账号：** 678901234
-   如有任何疑问，请通过 billing@freshproduceco.com.au 与我们联系。