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> 請購單是採購方希望向其供應商購買商品的請求。

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions.md

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-   [簡介](#Introduction)
-   [建立新請購單](#CreatingARequisition)
-   [請購單類型](#RequisitionTypes)
-   [請購單設定](#RequisitionSettings)
-   [基本與進階購物模式](#BasicVsAdvancedMode)
-   [核准請購單](#ApprovingRequisitions)
-   [關聯文件](#RelatedDocuments)
-   [請購單狀態](#RequisitionStates)
-   [疑難排解](#Troubleshooting)
    -   [供應商產品缺貨](#SupplierProductsOutofStock)

### 什麼是請購單？

請購單（Requisition）是採購方希望向其[供應商](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers)購買商品的請求。

在 PurchasePlus 中，採購組織的使用者可以[建立請購單](#CreatingARequisition)、新增要購買的[產品](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-products)並指定要購買的產品數量。當使用者確認請購單內容無誤後，即可提交給組織內的部門主管、營運經理或財務經理進行[核准](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)。

請購單一旦提交核准，內含產品的價格就會被「建立快照」，無論提交請購單後價格如何變動，該價格都會直接沿用至採購單中。

如果使用者的請購單獲得核准，系統將會自動產生採購單（並根據請購單的設定發送）給請購單中包含的每位供應商。

### 建立請購單

使用者可以透過以下任一方式建立新請購單：

-   點選側邊導覽列中的 **\[請購單\] → \[新增請購單\]**，
    
-   點選 **\[請購單\] →** **\[檢視全部\]** 表格頂端的 **\[建立新請購單\]** 按鈕，
    
-   點選側邊導覽列中的 **\[採購單\] → \[新增採購單\]**，或
-   點選儀表板上的 **\[開始購物\]**。

![建立新請購單](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-1.avif)

 以上所有選項都會將使用者帶到「建立新採購請購單」頁面：

![在 PurchasePlus 中建立新請購單](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-2.avif)

根據採購方的[使用者權限](/zh-tw/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPermissions)及其組織的配置設定，將提供多種不同的請購單類型。點選各請購單類型以了解更多資訊。

1.  [所有供應商請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-all-suppliers)：為使用者提供該組織所有關聯供應商所供應的全部產品清單。這是選購商品並針對眾多產品比價的絕佳方式。
2.  [單一供應商請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-single-supplier)：為使用者提供單一指定供應商目前向貴組織提供的所有產品清單。
3.  [採購清單請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-buy-list)：預先定義的產品清單。採購清單是經理和部門主管在建立請購單時，為組織內其他使用者指定欲採購特定產品的絕佳方式。採購清單中的每個項目都會顯示來自已啟用供應商的[報價](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-quotes)。 
4.  [自訂請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-custom-requisition)：讓使用者能向已啟用的供應商訂購臨時非例行項目。當其他請購單類型皆不適用時，可使用自訂請購單。
5.  [外部請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-an-external-requisition)：如果供應商已在 PurchasePlus 啟用此功能，使用者即可透過瀏覽供應商的外部電子商務網站來建立請購單。使用者將能夠使用供應商網站的完整功能來訂購商品。在供應商網站完成購物後，將被重新導向回 PurchasePlus，所選的產品、價格與數量將自動新增至 PurchasePlus 中的請購單。
6.  [重新訂購請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order)：為使用者提供從先前的請購單、[採購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders)或[發票](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices)重新訂購項目的選項。
7.  [庫存位置請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-a-stock-location)：允許我們[庫存](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory)模組的使用者補充特定庫存位置的庫存品項，並提供額外功能協助以適當數量採購合適產品，進而嚴密控制庫存水平。

請購單也可以透過「快速建立」來產生。當組織啟用「快速建立」時，使用者點選 **\[首頁\]** 上的 **\[開始購物\]** 按鈕後，將進入精簡的請購單建立流程，只需填寫（選填的）參考欄位即可。該請購單將以「所有供應商」類型建立，並預設為[基本購物](/zh-tw/docs/for-purchasers/basic-shopping)模式（不過使用者仍可選擇建立其他類型的請購單）。![快速建立 開始購物](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-3.avif)

### 請購單設定

每種請購單類型都套用了各種不同的設定。這些設定可能對供應商很重要（例如送貨地址或交貨日期），或者對使用者的同事很關鍵（例如將請購單指派給特定部門和會計科目）。 

首次定義這些設定是在 **\[建立新請購單\]** 表單中：

![請購單設定 - 所有供應商](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-4.avif)

預設情況下，**\[發送採購單給供應商\]** 核取方塊會被勾選，這表示一旦採購單經過完整[核准](#ApprovingRequisitions)，就會自動發送給供應商。在以下情況下：

1.  您是事後補開採購單（即貨品已經收貨並開立發票），或
    
2.  建立在 PurchasePlus 之外進行的採購（例如透過電話訂購），
    

...請務必取消勾選 **\[發送採購單給供應商\]** 核取方塊，以盡可能避免混淆或重複下單。

請購單建立完成且處於[開啟狀態](#RequisitionStates)後，具有適當權限的使用者可以透過以下方式更新其設定：(a) 在 **\[請購單\] →** **\[檢視全部\]** 表格中將滑鼠游標懸停在該設定上：

![編輯開啟中的請購單設定](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-5.avif)...或 (b) 從表格中點入該請購單，並前往 **\[設定\]** 標籤或 **\[資訊面板\]**：

![在 PurchasePlus 中編輯請購單設定](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-6.avif)

您將能找到並更新該設定，然後點選 **\[儲存變更\]**：

**![更新請購單設定](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-7.avif)**

請注意：某些設定屬於系統欄位，因此使用者無法編輯。

#### 基本與進階購物模式

請購單可以在[基本購物模式](/zh-tw/docs/for-purchasers/basic-shopping)或[進階購物模式](/zh-tw/docs/for-purchasers/advanced-shopping)下建立。

基本購物模式是預設的、以卡片為基礎且高度視覺化的購物模式，也是使用者建立請購單時的預設體驗：

![PurchasePlus 請購單的基本檢視](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-8.avif)

如果使用者在請購單建立頁面選擇 **\[啟用進階購物\]**，將會看到功能強大、視覺元素較簡潔的表格，可用於建立請購單：

![PurchasePlus 請購單的進階檢視](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-9.avif)

### 核准請購單

當使用者提交請購單進行核准時，該請購單會推進至「等待核准」狀態，並進入適用於該請購單所指定部門與會計科目的核准工作流程。 

核准工作流程第一順位指定的使用者將會收到電子郵件通知，告知請購單已提交，他們可以[核准請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)。這些使用者通常是採購組織的部門主管、財務經理或營運經理。

指定核准人可透過點選 **\[請購單\] → \[等待我的核准\]** 來查看其可核准的請購單：

**![在 PurchasePlus 中檢視與核准請購單](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-10.avif)**

一旦請購單通過核准工作流程的所有相關階段，系統將會產生一張或多張採購單，並可發送給產品包含在該請購單中的供應商。

新建立的[採購單可以手動發送給供應商](/zh-tw/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order)，但通常情況下，使用者會在請購單上啟用自動 **\[發送採購單給供應商\]** 設定，或是已在[使用者偏好設定](/zh-tw/docs/general/creating-and-managing-users#ManagingUserPreferences)中啟用了相同設定，因此一旦請購單獲得核准，PurchasePlus 就會立即將採購單發送至供應商偏好的接收目標。

請購單一旦獲得核准（且相應的採購單已產生），_請購單_ 就無法再進行編輯。如有需要變更，在某些情況下可前往所產生採購單的 **\[設定\]** 標籤對 _採購單_ 進行修改。

### 關聯文件

請購單可以「關聯」至：

-   核准請購單時所建立的一張或多張採購單，
-   與核准請購單後建立之採購單相互配對的一張或多張發票，
-   附件，即針對該請購單上傳的檔案，為核准人和其他檢視者提供背景脈絡與重要資訊。

### 請購單狀態

請購單可能處於多種不同的狀態，這些狀態向我們說明了有關請購單的重要資訊。

![PurchasePlus 中的請購單狀態](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-11.avif)

-   **開啟（Open）**：處於「開啟」狀態的請購單可視為草稿——事實上，建立該請購單的使用者可以在 PurchasePlus 應用程式的各處[於「我的草稿」區塊中檢視它](/zh-tw/docs/for-purchasers/view-draft-requisitions)。當請購單處於「開啟」狀態時，可以進行編輯、新增或移除產品，也可以將其取消。若要推進請購單，必須點選 **\[提交請購單\]** 提交以供核准。
-   **等待核准（Awaiting Approval）**：「等待核准」的請購單已提交核准，但尚未獲得最終核准。核准工作流程中的所有相關使用者都必須予以核准，請購單才會轉為「已核准」。如需更多資訊，請參閱我們關於[核准請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)的文章。
-   **已取消（Cancelled）**：「已取消」的請購單是指在處於「開啟」、「等待核准」或「已拒絕」狀態時被取消的請購單。已取消的請購單無法重新開啟，且在貴組織中已完全失效。無法對已取消的請購單執行任何動作。
-   **已核准（Approved）**：「已核准」的請購單是指提交核准後，獲得核准工作流程中相關使用者核准的請購單。已核准的請購單將為該請購單中包含的每位供應商產生[採購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders)。已核准的請購單可以關閉，也可以維持在已核准狀態。
-   **已拒絕（Declined）**：「已拒絕」的請購單是指提交核准後，被核准工作流程中的核准使用者退回的請購單。已拒絕的請購單可以取消，也可以恢復選購並重新提交請購單。
-   **已關閉（Closed）**：「已關閉」是請購單可能處於的最終狀態。

### 疑難排解

#### 供應商產品缺貨

有時供應商可能會將其某項產品標記為「缺貨」。採購方在建立請購單時將會收到該產品缺貨的警告：

![供應商產品缺貨](/images/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions-12.avif)

採購方**不會**被阻止將該產品新增至請購單中（這僅為警告訊息），但請注意，如果急需該產品，應採取以下措施之一：

1.  訂購同一產品的其他供應商報價（在評估價差或「溢價」是否值得換取時效性之後），或
2.  訂購替代產品。