# 概觀

> 從發票和折讓單被我們系統匯入的那一刻起，PurchasePlus 便會持續分析處於「待處理」和「等待核准」狀態的每份文件

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows.md

# 概觀
**快速跳轉**：

-   [核准工作流程](#approval-workflow)  
    -   [工作流程層級](#WorkflowRanks)
        -   [順序](#WorkflowRankOrder)
        -   [最高金額](#WorkflowMaximumValue)
        -   [核准人](#WorkflowApprovers)
    -   [工作流程指派](#WorkflowAssignments)
        -   [關於組織層級架構的說明](#OrgHierarchies)
    -   [工作流程執行紀錄（稽核日誌）](#WorkflowExecutions)
-   [誰可以建立與管理核准工作流程？](#WhoCanManageWorkflows)
-   [指南：建立核准工作流程](#CreatingInvoiceWorkflows)
-   [指南：更新核准工作流程](#ManagingInvoiceWorkflows)  
    -   [更新核准工作流程層級](#UpdatingWorkflowRanks)
    -   [新增或移除核准人](#AddingOrRemovingApprovers)
    -   [更新工作流程的指派](#UpdatingWorkflowAssignments)
    -   [刪除工作流程](#DeletingAWorkflow)
-   [指南：在核准工作流程中核准（或拒絕）文件](#ApprovingAnInvoice)
-   [新版與舊版比較](#new-vs-legacy)
-   [疑難排解](#troubleshooting)

* * *

### 核准工作流程

從**發票和折讓單**被我們系統匯入的那一刻起，PurchasePlus 便會持續分析處於「待處理」和「等待核准」狀態的每份文件，並根據每個組織的旗標設定，在文件上提出表頭或明細層級的[旗標](/zh-tw/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained)。這些旗標表示該文件存在問題（例如：訂購數量（於相符的採購單上）與開立發票的數量不符），需要由指定的人員進行審核。

具體由_誰_來審核可能有所不同，取決於接收發票或折讓單的組織單位、文件金額或兩者皆是。它甚至可能需要由組織內的多位人員審核。**定義由_誰_來核准發票或折讓單，以及支援審核人員的自動化通知與任務的邏輯，即為核准工作流程。（**請注意：此功能現在也適用於調撥單與請購單**）**

一旦文件獲得最終核准，系統會自動將其推進至「已對帳」狀態，並且可以[匯出至您的外部應付帳款系統](/zh-tw/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)。  
  
核准工作流程包含[層級](#WorkflowRanks)、[指派](#WorkflowAssignments)，並在符合條件的發票或折讓單編碼至指派的組織／單位時[執行](#WorkflowExecutions)。請繼續閱讀以了解更多資訊。  
  
對於**請購單**和**調撥單**，一旦達到**最終核准**：  
**請購單**將會完成並產生採購單。  
**調撥單**將會標記為已完成。 

### 工作流程層級

工作流程設有層級，用於控制哪些使用者可以在指定金額範圍內核准發票或折讓單。

![Workflow Ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-1.avif)每個工作流程層級都有一個名稱（例如「層級 1」或「廚房助手」），且每個層級包含三個相異部分：[層級順序](#WorkflowRankOrder)、[層級最高金額](#WorkflowMaximumValue)以及[層級核准人](#WorkflowApprovers)。  
  
這也適用於請購單工作流程與調撥單：

**庫存調撥**  
![Inventory Transfer Approval Workflow ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-2.avif)

#### **請購單![Requisition Approval Workflow ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-3.avif)**

#### 工作流程層級順序

進入工作流程的發票或折讓單，必須按照定義的層級順序進行核准。也就是說，文件必須先由順序 1 的層級核准，然後才能由順序 2 的層級核准，依此類推，直到獲得最終核准。_有關最終核准的更多資訊，請參閱章節：[工作流程層級最高金額](#WorkflowMaximumValue)_。

一個工作流程最多可包含 10 個層級。

#### 工作流程層級最高金額

層級的最高金額非常重要，因為它定義了哪些層級可以為發票、折讓單提供最終核准，而哪些層級不能。 

如果文件金額小於或等於層級最高金額，則該層級將授予最終核准。如果文件金額大於層級最高金額，則該層級不會授予最終核准，文件將繼續流轉至下一個層級。

例如，如果層級 1 的最高金額為 $500，而金額為 $501 的發票進入工作流程，則層級 1 的核准人將無法為該發票提供_最終_核准——最終核准必須由最高金額大於 $500 的層級中的人員提供。然而，如果發票金額為 $499，則層級 1 的核准人即可為該發票提供最終核准，而無需由更高層級的使用者核准。

**請注意：**沒有「無上限」的層級金額。最後一個工作流程層級的最高金額，應設定為您可能收到的合理發票或折讓單最高金額。

#### 工作流程核准人

工作流程層級可以指派一名或多名核准人：

![Workflow Rank Approvers](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-4.avif)當發票或折讓單進入該層級並需要核准時，屬於該層級的核准人將會收到電子郵件通知。該層級中的任何使用者都可以核准該文件，一旦該層級中有第一位使用者進行核准，該層級的核准即視為「已完成」。 

### 工作流程指派

發票或折讓單核准工作流程會指派給一個或多個組織或組織單位。任何報銷（編碼）至某個組織或組織單位的文件，都將進入該組織所指派的工作流程中。 

![Workflow Assignments](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-5.avif)

具有「管理組織」權限的使用者可以在**\[系統設定\] → \[組織設定\]**頁面上將工作流程指派給其組織。

一個工作流程可以指派給多個組織（部門），但一個組織只能指派一個工作流程。 

至於調撥單核准工作流程——唯一的差別在於您將它們指派給庫存地點本身：![Stock Transfer Approval Workflow on a Stock Location](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-6.avif)  

#### 關於組織層級架構的說明

工作流程不會從上級組織「繼承」。如果您希望某個組織單位與其上級組織使用相同的發票核准工作流程，則必須在組織層級架構的上層和下層同時套用。

### 工作流程執行紀錄

當符合條件的發票或折讓單編碼至已指派工作流程的組織時，工作流程即會「執行」。 

工作流程內有一個**\[執行紀錄\]**分頁，其中列出了該特定工作流程被調用的所有記錄，並詳細說明涉及的文件：

![Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-7.avif)

若要檢視關於特定工作流程執行及其所有執行事件的詳細資訊面板（即稽核日誌），請按一下**\[資訊\]**欄中的按鈕。

![Workflow Executions Info Panel](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-8.avif)

在活動執行期間隨時取消、暫存或刪除發票或折讓單，都會取消該工作流程的執行。  
  
對於請購單，您將會看到請購單的編號，調撥單亦同：

**請購單**

![Requisition Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-9.avif)

**調撥單**  
![Stock Transfer Workflow Executions](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-10.avif)

### 誰可以管理工作流程

使用者必須啟用了「可管理核准工作流程」權限，才能建立或管理核准工作流程。

![Permission Can Manage Workflows](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-11.avif)

擁有此權限的使用者將能夠管理其所屬任何組織的工作流程。

若要將工作流程指派給組織，使用者必須擁有「管理組織」權限。

### 建立核准工作流程

擁有「可管理核准工作流程」權限的使用者可以依照以下步驟建立新的發票或折讓單（亦適用於請購單和調撥單）核准工作流程。工作流程一旦建立後即無法刪除。

**步驟 1。** 前往側邊導覽列中的**\[系統設定\] → \[核准工作流程\]**，然後按一下**\[建立新核准工作流程\]**按鈕：

![Create a New Approval Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-12.avif)

**步驟 2。** 選擇所需的工作流程類型，接著輸入工作流程名稱和說明，然後按一下**\[建立工作流程\]**：

![Create New Workflow with Credit Note option](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-13.avif)

**步驟 3。** 您將進入新建立的工作流程，該流程包含一個預設層級。若您想要變更該層級的名稱或最高金額，可以按一下**\[更多\]**選單中的**\[更新層級\]**來編輯預設層級：

![Update Rank on a new Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-14.avif)

**步驟 4。** 按一下**\[建立新層級\]**以根據需求新增更多層級。強烈建議各層級應依最高金額由小到大遞增排序。您可以透過在**\[更多\]**選單中選擇相應選項來編輯層級和層級順序：

![Create New Rank on a Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-15.avif)

**步驟 5。** 按一下**\[核准人\]**欄中的按鈕，為每個層級新增核准人。您只能新增符合以下條件的核准人：(a) 現有的 PurchasePlus 使用者，且 (b) 是您建立工作流程所在組織的成員：

![Add Approvers to a Workflow Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-16.avif)

**步驟 6。** 工作流程一旦[指派](#UpdatingWorkflowAssignments)至一個或多個組織或組織單位，即會變為「啟用」狀態。 

### 更新核准工作流程

您可以前往**\[設定\]**分頁來更新工作流程的名稱與說明：

![Update Workflow Settings](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-17.avif)

#### 更新工作流程層級

按一下工作流程層級上的**\[更多\]**選單，將會顯示用於更新工作流程層級的選項清單：

![Update Workflow Ranks](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-18.avif)

-   **\[上移層級\]**與**\[下移層級\]**可用於調整層級在工作流程中的順序。
-   **\[更新層級\]**可用於變更層級的名稱或最高金額。
-   **\[刪除層級\]**將會從工作流程中徹底移除該層級。

如果工作流程中哪怕只有一張發票處於「等待核准」狀態，該工作流程的層級就無法進行更新或刪除。必須先將發票暫存，或完成核准程序後，才能更新層級。但是，您可以隨時向層級新增核准人（使用者）。**（請購單、折讓單與調撥單亦同）**

#### 新增或移除核准人

若要管理工作流程層級中的核准人，請先按一下**\[核准人\]**欄中的按鈕：

![Approvers on a Workflow Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-19.avif)若要新增核准人，請按一下**\[新增核准人\]**按鈕並搜尋該使用者。您只能新增符合以下條件的核准人：(a) 現有的 PurchasePlus 使用者，且 (b) 是您建立工作流程所在組織的成員。

若要移除核准人，請按一下**\[更多\]**選單中的**\[移除\]**：

![Remove Approver from a Rank](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-20.avif)

#### 更新工作流程的指派

在 PurchasePlus 中，有兩個位置可以指派工作流程：

1\. 工作流程的**\[指派\]**分頁：![Workflow Assignments tab](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-21.avif)

2\. **\[系統設定\] → \[組織設定\]**頁面：

![Assign a Workflow](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-22.avif)**請注意：**使用者必須擁有「管理組織」權限，才能將核准工作流程指派給組織或組織單位。

如果根據工作流程，哪怕只有一張發票處於等待核准狀態，就無法取消該工作流程對組織的指派。該發票必須先暫存或先完成核准程序。**（請購單、折讓單與調撥單亦同）**

#### 刪除工作流程

工作流程必須由 PurchasePlus 配置小組成員刪除。請[與我們聯絡](mailto:help@purchaseplus.com)以安排從組織單位中刪除工作流程。

### 核准或拒絕

當發票或折讓單已編碼至某組織單位，且 (a) 該單位已指派工作流程，以及 (b) 使用者為該工作流程其中一個層級的核准人時，使用者即有權核准或拒絕該文件。

核准人可以從**\[發票或折讓單\] → \[等待我的核准\]**頁面核准或拒絕文件。請注意，工作流程第二個（及後續）層級的核准人，只有在文件獲得先前層級的核准後，才會在此清單中看到發票或折讓單：

![Invoices Awaiting My Approval page](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-23.avif)

此外，核准人可以點進發票或折讓單，並使用文件表頭中的**\[核准\]**或**\[拒絕\]**按鈕：

![Approve and Decline buttons on an Invoice](/images/docs/for-purchasers/invoice-and-credit-note-approval-workflows-24.avif)

**當發票或折讓單被核准時會發生什麼事？**

-   如果發票或折讓單的金額大於核准人所屬層級的最高金額，文件將會推進至下一個核准層級。下一個核准層級的使用者將會收到電子郵件通知。
-   如果文件金額小於核准人所屬層級的最高金額，工作流程會將此視為「最終核准」，發票或折讓單將自動變更為「已對帳」狀態。接著即可將其匯出至您的外部應付帳款系統進行付款。**（請購單與調撥單亦同）**

**當發票或折讓單被拒絕時會發生什麼事？**

-   系統會提示核准人填寫備註，且文件會自動轉換為「已取消」狀態。**（請購單與調撥單亦同）**

### 新版與舊版比較

對於 PurchasePlus 的長期使用者來說，您可能對我們舊版平台中的工作流程運作方式很熟悉。以下是「新版」核准工作流程與舊版工作流程的差異：

-   不同於舊版發票核准人，新版工作流程核准人（及核准順序）是由[層級](#WorkflowRanks)定義的，而非由業務或財務核准人角色隨時核准發票。
-   必須為採購者組織以及各個個別組織單位啟用\[新版\]核准工作流程。
-   與舊版核准工作流程不同，新版無法套用「無上限」層級，且最後一個層級應具備所需核准的最高金額。
-   在新版工作流程中，使用者可以檢視涉及的發票和折讓單的工作流程[執行紀錄](#WorkflowExecutions)。在執行紀錄中，使用者可以檢視執行事件——為工作流程中的發票或折讓單提供有效的稽核日誌。

最後，需要注意的是，「新版」核准工作流程與舊版核准工作流程互斥。一旦為某個組織啟用了新版核准工作流程，該組織的使用者將無法再根據舊版的業務與財務核准工作流程來核准發票或折讓單。

### 疑難排解

-   **我剛為我的組織啟用了新版工作流程，但我的（等待核准）發票都沒有進入相關的工作流程中。**  
    在啟用新版工作流程時處於等待核准狀態的發票和折讓單，需要重新「開啟」，然後再次「標記為等待核准」，相關的核准工作流程才會生效。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **如果在工作流程執行期間，發票或折讓單被重新編碼至不同的組織單位會怎麼樣？**  
    工作流程執行狀態將更新為已取消，文件會進入新的工作流程執行。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **如果發票或折讓單處於工作流程執行中，且所有旗標都已解決會怎麼樣？**  
    該執行將會取消，文件會自動更新為「已對帳」。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **如果找不到發票或折讓單所編碼之組織單位的核准工作流程會怎麼樣？**  
    文件將維持在「等待核准」狀態。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **如果組織啟用了核准工作流程，但沒有在任何工作流程層級中新增核准人會怎麼樣？  
    **發票或折讓單將保留在核准工作流程中，直到向相關層級新增核准人為止。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **我想重現舊版的「業務與財務核准工作流程」。該如何處理？**  
    您可以建立兩個最高金額各為 $0 的工作流程層級，並將業務核准人新增至其中一個層級，財務核准人新增至另一個層級。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **即使我擁有正確的權限，系統仍阻止我編輯工作流程。**   
    如果工作流程中有任何進行中的執行紀錄，我們的系統會阻止編輯該工作流程。請先核准或拒絕活動執行中的發票，然後您就能夠編輯該工作流程。**（請購單與調撥單亦同）**
-   **我收到了兩封「等待我的核准的發票」電子郵件。**  
    您必須從舊版發票核准工作流程中將自己移除核准人身分。
-   **如果我所屬的工作流程層級其最高金額高於發票或折讓單的金額，我可以「跳過」核准層級嗎？**  
    不行，文件仍需要按照為工作流程配置的層級順序，由指定的使用者進行核准。例如，如果發票金額為 $1000，層級 1 最高可核准至 $500，而層級 2 最高可核准至 $2000，則層級 2 的成員仍必須等待層級 1 核准後，才能為處於等待核准狀態的發票提供最終核准。  
    但是，「可超級核准發票和折讓單」權限允許具備授權的使用者強制將任何「等待核准」的發票或折讓單轉換為「已對帳」狀態，無論其目前是否處於核准工作流程中。因此，此權限是獲得授權的人員「跳過」工作流程核准層級的有效方式。**（請購單與調撥單亦同）**