# 財務團隊

> 在產生任何採購訂單之前，請購單需要由指定的核准人核准。如果您是核准人，您將會在以下位置看到一個紅色數字：

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams.md

# 財務團隊
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-   [核准請購單](#ApproveREQS)
-   [審查處於開啟、暫存和處理中狀態的發票](#ReviewInvoices)
-   [核准標記為有問題的發票](#ApproveINV)
-   [匯出已對帳的發票與折讓單](#ExportINV)
    -   [類型 A - 個別匯出](#typea)
    -   [類型 B - 批次匯出檔案](#typeb)
-   [讓發票處理更輕鬆的提示](#tips)

### [**核准請購單**](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)

在產生任何採購訂單之前，請購單需要由指定的核准人[核准](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)。如果您是核准人，您將會在 \[**請購單**\] **→** \[**[等待我核准](https://app.purchaseplus.com/requisitions/awaiting-my-approval)**\] 區塊中看到一個紅色數字。

您可以**批次**或**個別****核准**請購單。您也可以**拒絕**請購單。

![等待我核准的請購單頁面](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-1.avif)

#### **請記住**

作為核准人，您可以在請購單核准前**審查**並**修改**其詳細資料，包括：

-   產品、價格和數量
    
-   產品品項及整張請購單上的部門和會計科目代碼。
    
-   給供應商的訂單指示
    

  

### 依狀態審查發票

發票可能會處於數種[狀態](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices#InvoiceStatuses)之一。這些狀態應定期進行審查。

如果發票不符合您的臨界值和發票標記設定，系統將根據您的發票核准工作流程**標記待審查**。您可以在 \[**發票**\] **→** \[**[等待我核准](https://app.purchaseplus.com/invoices/awaiting-my-approval)**\] 中檢視這些發票。

**![等待我核准的發票頁面](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-2.avif)**

最佳做法是將發票與採購訂單進行比對（若適用）。[比對至現有採購訂單](/zh-tw/docs/for-purchasers/match-a-purchase-order-to-an-invoice#MatchInvoiceToPO)，或者如果適當且尚無採購訂單，可建立[事後追溯請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-requisition-from-re-order)。[您可以在此處找到審查已標記發票與折讓單的最佳做法](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note#BestPractices)。

#### **請記住**

-   ### 每張發票都需要設定部門和會計科目代碼。
    
-   發票可能需要[分攤至多個部門和會計科目代碼](/zh-tw/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)，這可以在 **[進階檢視](/zh-tw/docs/for-purchasers/update-invoice-lines-using-advanced-mode)** 模式中完成。  
    
-   某些發票永遠不會有採購訂單或收貨單（例如：能源帳單）。
-   如果您要建立事後追溯請購單以比對發票，請務必取消勾選 \[**傳送給供應商**\]。  
      
    

### 核准已標記的發票與折讓單

一旦確認發票或折讓單的任何問題均已解決，您就可以[核准該文件](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-an-invoice-or-credit-note)。

![核准發票或折讓單](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-3.avif)

#### **請記住**

-   如果您對開立發票的單價或品項數量有疑問，請聯絡您的供應商索取新發票。
-   發票號碼必須具備唯一性，否則將會被系統拒絕。
-   如果發票永遠不會付款，可以將其**取消**。  
    

### **匯出已對帳的發票與折讓單**

根據您的應付帳款設定，將發票和折讓單傳送至應付帳款系統進行付款的方法會略有不同。您可以點擊 PurchasePlus 右上角的 \[**機構名稱**\] **→** \[**關於**\] **→** \[**機構詳細資訊**\] **→** \[**AP 系統類型**\]，以查看您的機構使用哪種類型。

#### [類型 A - 個別匯出](/zh-tw/docs/for-purchasers/export-an-invoice-or-credit-note)

使用此方法，已對帳的發票和折讓單將個別匯出，且包含單一發票或折讓單的匯出檔案會自動建立並傳送至您的 AP 系統。

在 \[**發票**\] **→** \[**[已對帳發票](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] 區塊中，開啟您想要匯出的發票，然後點擊 \[**匯出**\]。

![已對帳發票上的匯出按鈕](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-4.avif)

匯出程序順利完成後，發票狀態將自動更新為**已匯出**。該發票也應該已經送達您的外部會計系統。此匯出工作的記錄可在 \[**發票**\] **→** \[**[匯出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] 中查看。

![發票匯出中心](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-5.avif)

#### [類型 B - 批次匯出檔案](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)

在 \[**發票**\] **→** \[**[已對帳發票](https://app.purchaseplus.com/invoices?status=reconciled)**\] 區塊中，開啟您想要匯出的發票，然後點擊 \[**標記為準備匯出**\]。

**![在已對帳發票上標記為準備匯出](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-6.avif)**

當您準備好建立[要匯入 AP 系統的批次檔案](/zh-tw/docs/for-purchasers/create-a-batch-invoice-and-credit-note-export-file)時，請前往 \[**發票**\] **→** \[**[匯出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] 並使用 \[**建立新匯出檔案**\] 來建立新的批次檔案。您將能夠為想要批次處理的「準備匯出」發票和/或折讓單設定參數。

![在匯出中心建立新匯出檔案](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-7.avif)

批次檔案完成處理後，您可以從 \[**[匯出中心](https://app.purchaseplus.com/invoices/export-center)**\] 下載該檔案，以匯入至您的 AP 系統。

![匯出中心內已完成的批次匯出檔案](/images/docs/for-purchasers/quick-start-guide-for-finance-teams-8.avif)

#### **請記住**

-   類型 B - 根據您建立批次檔案時使用的設定，您可能仍需要使用 \[**更多**\] **→** \[**標記為已匯出**\] 來確認已成功匯入至您的 AP 系統。

### **讓發票處理更輕鬆的提示**

-   您可以為供應商的發票設定**預設部門**與**會計科目代碼**。
-   部門可以擁有各自獨立的[**發票臨界值**](/zh-tw/docs/for-purchasers/invoice-thresholds-explained)與[**發票標記**](/zh-tw/docs/for-purchasers/invoice-flags-explained#FlagThresholds)設定。  
    
-   在建立新的自管供應商之前，請先在 \[**供應商**\] **→** \[**[供應商名錄](https://app.purchaseplus.com/supplier-directory)**\] 下搜尋新供應商。
-   為新建立的供應商設定採購訂單目的地（電子郵件地址）。