# 傳送採購訂單

> 當請購單完全核准後，系統會為請購單中包含的每位供應商產生一張採購訂單，隨後即可傳送給各個供應商。

Source: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order

Markdown: https://www.purchaseplus.com/zh-tw/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order.md

# 傳送採購訂單

當[請購單](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-requisitions)完全[核准](/zh-tw/docs/for-purchasers/approve-a-requisition)後，系統會為請購單中包含的每位[供應商](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-suppliers)產生一張[採購訂單](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-purchase-orders)，隨後即可傳送給各個供應商。請繼續閱讀以深入了解傳送採購訂單的相關資訊。

跳轉至：

-   [傳送狀態](#send-statuses)
-   [所需權限](#RequiredPermissions)
-   [將單張標記為已傳送](#mark-one-as-sent)
-   [批量將採購訂單標記為已傳送](#MarkingPOsasSentinBulk)
-   [查看電子傳送事件](#ViewingSendEvents)
-   [重新傳送採購訂單](#ResendPOs)

### 傳送狀態

-   **「NOT SENT」（未傳送）：** 處於「NOT SENT」狀態的採購訂單已由核准的請購單建立，但尚未傳送給供應商。同一供應商的多張未傳送採購訂單可以進行[合併](/zh-tw/docs/for-purchasers/consolidate-purchase-orders)，以減少傳送給該供應商的個別採購訂單數量。
-   **「SENT」（已傳送）：** 處於 SENT 狀態的採購訂單已被標記為已傳送（依設定手動或自動完成），因此它可能已經或尚未透過電子方式傳送給供應商。  
    在將採購訂單標記為已傳送時，使用者可能會決定不透過電子方式將採購訂單傳送給供應商。這可能是因為他們已經透過電話下單，不希望再發送重複的訂單而造成供應商混淆。  
    處於 SENT 狀態的採購訂單即可進行收貨與開立發票。您可以針對該訂單建立一張或多張[收貨單](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-receiving-notes)，並且可以將其與[發票](/zh-tw/docs/for-purchasers/introduction-to-invoices)進行比對。 

### 所需權限

若要傳送採購訂單（或將採購訂單標記為已傳送），使用者必須啟用「Send Purchase Orders」（傳送採購訂單）權限。

### 將單張標記為已傳送

1\. 從 \[**首頁儀表板**\] 進入 \[**尚未傳送的採購訂單**\]：

2\. 您將進入「所有採購訂單」表格，系統會預先選取 \[**未傳送**\] 標籤頁。在表格的傳送欄位中，您可以按一下任何要標記為已傳送的採購訂單上的 \[**傳送**\] 圖示：

3\. 此時會出現一個視窗，您可以在此勾選或取消勾選 \[**以電子方式傳送採購訂單**\] 選項，以決定是否同時將採購訂單透過電子方式傳送給供應商。 

按一下 \[**傳送**\] 進行確認，該採購訂單即會被標記為已傳送：

4\. 採購訂單的狀態現已從「NOT SENT」轉換為「SENT」。如果當時勾選了 \[**以電子方式傳送採購訂單**\] 選項，現在即可查看電子傳送事件：

### 批量標記為已傳送

1\. 前往 \[**採購訂單**\] → \[**檢視全部**\]，並選取 **\[未傳送\]** 標籤頁：  
![檢視所有未傳送的採購訂單](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-5.avif)  
2\. 選取您想要標記為已傳送的採購訂單，或選取表格中的所有採購訂單：  
![選取多張採購訂單](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-6.avif)

3\. 按一下 **\[傳送\]**，然後在對話方塊中確認該操作。所有選取的採購訂單都將被標記為已傳送：**  
![批量傳送所有選取的採購訂單](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-7.avif)  
**

### 查看電子傳送事件

當採購訂單以電子方式傳送給供應商時，傳送的目的地是專門針對該供應商所配置的。目的地可以是電子郵件地址，或是 API 端點等電子目的地。我們的 PurchasePlus 團隊會與供應商合作，以正確配置這些目的地。[_深入了解供應商目的地。_](/zh-tw/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#SupplierDestinations)

若要查看處於「SENT」狀態的所有採購訂單：

1\. 前往 \[**採購訂單**\] → \[**檢視全部**\] 並選取 \[**已傳送**\] 標籤頁。在表格的傳送欄位中，您會注意到傳送按鈕呈現綠色或橘色，且按鈕上的徽章會顯示傳送事件的計數。

按鈕顏色與徽章計數的代表意義說明如下：

-   \[**綠色且數字為 0**\] = 採購訂單已標記為已傳送，且該採購訂單未透過電子方式傳送給供應商。
-   \[**綠色且數字為 1 或以上**\] = 採購訂單已標記為已傳送，且該採購訂單已至少透過電子方式傳送給供應商一次，所有傳送事件皆成功。
-   \[**黃色且數字為 1 或以上**\] = 採購訂單已標記為已傳送，且該採購訂單已至少透過電子方式傳送給供應商一次，但有一個或多個傳送事件傳送失敗：

2\. 按一下採購訂單的 \[**傳送**\] 按鈕以檢視各個電子傳送事件的資訊：

![按一下採購訂單的 [傳送] 按鈕以檢視各個電子傳送事件的資訊](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-9.avif) 

### 重新傳送採購訂單

有時您可能需要手動重新傳送採購訂單（即為已經標記為已傳送的採購訂單建立額外的電子傳送事件）。如果供應商回報未收到採購訂單，或者供應商的電子郵件地址不正確，就可能會發生這種情況。請依照下列步驟重新傳送採購訂單：

1.  在 PurchasePlus 中找到該採購訂單。  
    ![要重新傳送的採購訂單](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-10.avif)
2.  按一下 **\[傳送事件\]** 欄位：  
    ![採購訂單傳送事件欄位](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-11.avif)
3.  按一下先前的傳送事件，以驗證採購訂單傳送至哪個電子郵件地址：  
    ![先前的傳送事件電子郵件地址](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-12.avif)
4.  按一下 **\[新增傳送事件\]：![新增傳送事件](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-13.avif)** 
5.  從可用的供應商目的地清單中選取，然後按一下 **\[傳送\]**。如果需要，且該供應商是由您機構所擁有的自行管理供應商，您可以[為此供應商建立新的供應商目的地](/zh-tw/docs/for-purchasers/view-and-manage-suppliers#CreateNewDestination)。如果他們是已註冊供應商，請與您的供應商聯絡，並請他們更新其目的地。  
    ![選取供應商目的地並傳送](/images/docs/for-purchasers/send-a-purchase-order-14.avif)
6.  您的採購訂單已重新傳送。建議您與供應商進行後續追蹤，以確保採購訂單已順利收到。