# 發票最佳實踐

> 任何英數字元字串。不過，我們強烈建議僅使用數值。PurchasePlus 產生的採購訂單編號遵循以下規則

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# 發票最佳實踐
### **發票資料項目**

#### **1\. 採購訂單 (PO)**

-   **有效輸入：**  
    任何英數字元字串。不過，我們**強烈建議**僅使用數值。PurchasePlus 產生的採購訂單編號遵循 **PO:000000** 的命名慣例，並按順序遞增（例如：000001、000002 等）。
-   **範例：** PO:000345
-   **說明：**  
    **強烈建議**包含採購訂單，因為這有助於系統將發票與採購訂單自動配對，確保流程更加高效且準確。

* * *

#### **2\. 文件類型**

-   **有效輸入：**  
    "Invoice" 或 "INV:" 或 "Tax Invoice"。  
    "Credit Note"、"CR Note"
-   **範例：** INV-123456
-   **說明：**  
    此欄位為**必填**，以協助進行文件分類與排序，這對於準確處理和保存記錄至關重要。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。 

* * *

#### **3\. 發票號碼**

-   **有效輸入：**  
    任何英數字元字串。雖然允許任何格式，但我們**強烈建議**僅使用數值。
-   **範例：** INV-123456
-   **說明：**  
    此欄位為處理與付款的**必填**項目。重複的發票號碼將會被系統自動標記並拒絕，以防止發生錯誤。注意：您可以在不同採購方之間重複使用發票號碼，但絕對不能對同一採購方重複使用。若缺少此資訊，發票將無法進行處理。 

* * *

#### **4\. 您的公司名稱、地址、電話號碼與電子郵件**

-   **有效輸入：**  
    任何英數字元字串。
-   **範例：**  
    **供應商名稱：** Fresh Produce Co.  
    **地址：** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
    **電話：** +61 2 9876 5432  
    **電子郵件：** billing@freshproduceco.com.au  
    **ABN：** 12 345 678 910
-   **說明：**  
    **強烈建議**提供準確的公司詳細資訊以供驗證，並確保發票能針對正確的帳戶進行處理。

* * *

#### **5\. 稅務或商業登記號碼**

-   **有效輸入：**  
    有效的數值商業登記號碼（例如澳洲的 ABN）。
-   **範例：** ABN: 12 345 678 910
-   **說明：**  
    此欄位**強烈建議**填寫，用於商業識別與合規目的。它有助於驗證企業的合法性。在澳洲等許多國家，任何超過 $82.50 的費用依法都必須包含此資訊。未包含此資訊的發票將在驗證企業期間被延遲處理。 

* * *

#### **6\. 採購方詳細資訊**

-   **有效輸入：**   
    全名、公司名稱（如適用）及地址。
-   **範例：**  
    
    **名稱：** HotelPlus Sydney  
    **地址：** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000
    
-   **說明：**  
    此欄位**強烈建議**填寫，因為它有助於將發票歸屬於正確的採購方。  
      
    

* * *

#### **7\. 採購方專用收票電子郵件地址**

-   **有效輸入：**  
    每位採購方都會分配到一個格式為 `<propertyname.country@invoices.purchaseplus.com>` 的專用收票電子郵件地址 
-   **範例：**  
    
    **採購方電子郵件：** hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com
    
-   **說明：**  
    此欄位為透過程式識別採購實體的**必填**項目。雖然電子郵件地址不一定要顯示在發票上，但**所有發票都必須寄送到此收件匣**。若發票**未寄送**至採購方專屬的收票電子郵件地址，將**無法進行處理**。

* * *

#### **8\. 發票日期**

-   **有效輸入：** `DD/MM/YYYY`
-   **範例：** 10/01/2025
-   **說明：**  
    此欄位為系統透過程式驗證發票的**必填**項目。日期不得為未來日期，如果日期距離過去太久，系統將會發出警告。若缺少此資訊，發票**將無法進行處理**。

* * *

#### **9\. 到期日**

-   **有效輸入：`DD/MM/YYYY`**
-   **範例：** **到期日：** 24/01/2025
-   **說明：**  
    此欄位為**強烈建議**項目，採購方的應付帳款團隊在排定付款時會使用此資訊。 

* * *

#### **10\. 發票明細行資料** 

-   **您的供應商產品代碼** 
    -   **有效輸入：** 英數字元字串 
    -   **範例：** 563732

-   -   **說明：** 此欄位**強烈建議**填寫，因為此資訊用於核對訂購項目與交付項目是否一致。 

  

-   **描述** 
    -   **有效輸入：** 字母字串 
    -   **範例：** Apple Red Delicious

-   -   **說明：** 此欄位為**必填**，因為它提供了交付產品的詳細資訊。若缺少此資訊，發票**將無法進行處理**。  
          
        

-   **數量** 
    -   **有效輸入：** 數值字串  
    -   **範例：** 10

-   -   **說明：**
        -   如果品項已訂購但未交付，建議不要將其包含在發票中。如果包含在發票中，則必須將數量標記為「0」，明細行總金額標記為「$0」，以確保正確處理。 
        -   此欄位為**必填**，因為它指定了供應項目的數量。
        -   若缺少此資訊，或數量與單價無法核對，發票**將無法進行處理**。  
              
            
-   **單價（不含 GST）**
    -   **有效輸入：** 數值字串  
    -   **說明：**  此欄位**強烈建議**填寫，因為它用於計算發票上的明細行總額。如果您提供的金額包含 GST，則必須註明所套用的 GST 稅率，以便我們反向計算不含 GST 的價格並上傳至應付帳款系統。   
          
        
-   **稅金（如適用）**  
    -   **有效輸入：**
        -   GST 稅率百分比（例如：10%）。
        -   GST 金額數值（例如：`$2.00`）。
        -   套用於應稅品項的一致識別標記（例如：星號 `*` 表示適用 GST）。
    -   **說明：**  
        此欄位為**必填**，因為它決定了發票上的稅金總額。最佳做法是同時顯示 GST 百分比與金額數值。若未提供上述資料點中的至少一項，發票**將無法進行處理**。

  

-   **稅金總額（如適用）**

-   -   **有效輸入：**  
        貨幣格式的數值（例如：`$200.00`）。
    -   **說明：**  
        此欄位**強烈建議**填寫，以確保發票總額與各別明細項目核對相符。當同一份發票中同時包含免 GST 與應課 GST 項目時，在包括澳洲在內的許多國家，法律上均要求在明細行層級包含稅額明細。如果僅提供不含 GST 的總額，則必須包含明確的 GST 詳細資訊。

  

* * *

#### **11\. 確保總金額準確無誤**

-   顯示總成本明細：
    -   發票上的每一行都必須有總額 
    -   各行稅額與成本總額的總和必須與發票稅額與成本總額核對相符 
    -   任何運費都必須作為獨立明細行計入發票總額。
    -   如果您收取的貨幣不是買方營運所使用的貨幣，則發票總額中必須包含幣別。例如在澳洲收取 SGD，或在新加坡收取 USD。 

  

* * *

#### **12\. 格式符合專業標準**

-   使用清晰易讀的字型與井然有序的排版版面。
-   附上您的公司標誌以建立品牌識別。
-   以 PDF 或 E-PDF 格式提供發票 
-   請勿在文件中嵌入圖片 

* * *

### **發票範例**

* * *

**\[您的公司標誌\]**  
**供應商名稱：** Fresh Produce Co.  
**地址：** 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000  
**電話：** +61 2 9876 5432  
**電子郵件：** billing@freshproduceco.com.au  
**ABN：** 12 345 678 910

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#### **發票**

**發票號碼：** INV-123456  
**發票日期：** 10/01/2025  
**到期日：** 24/01/2025  
**文件類型：** 稅務發票 (Tax Invoice)  
**採購訂單 (PO)：** PO:000345

**買方詳細資訊：**  
**名稱：** HotelPlus Sydney  
**地址：** 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

* * *

#### **產品明細行資料**

| **產品代碼** | **描述** | **數量** | **單價（不含 GST）** | **行總額（不含 GST）** | **GST (10%)** | **GST 金額 (AUD)** | **行總額（含 GST）** |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 563732 | Apple Red Delicious | 10 | $3.00 | $30.00 | 10% | $3.00 | $33.00 |
| 874321 | Banana Cavendish | 20 | $2.50 | $50.00 | 10% | $5.00 | $55.00 |
| 452091 | Orange Valencia | 15 | $4.00 | $60.00 | 10% | $6.00 | $66.00 |

**小計（不含 GST）：** $90.00  
**GST (10%)：** $14.00  
**總計（含 GST）：** **$104.00**

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#### **其他備註**

-   請透過銀行轉帳付款至以下帳戶：  
    **銀行名稱：** ANZ Bank  
    **帳戶名稱：** Fresh Produce Co.  
    **BSB：** 012-345  
    **帳戶號碼：** 678901234
-   如有任何疑問，請透過 billing@freshproduceco.com.au 與我們聯絡。