A PurchasePlus AI-asszisztens használata

Mire jó az AI-asszisztens?

A PurchasePlus AI-asszisztens összekapcsolja a Claude vagy ChatGPT szolgáltatást a PurchasePlus fiókjával. Ön hétköznapi nyelven feltesz egy kérdést, és közvetlenül a valós idejű PurchasePlus adataiból kap választ.

A kapcsolat az MCP (Model Context Protocol) protokollon keresztül működik, amely az AI-asszisztensek és más szoftverek összekapcsolásának szabványos módja. A szokásos PurchasePlus fiókjával jelentkezik be, így az asszisztens kizárólag azt láthatja és teheti meg, amit Ön is láthat és megtehet a PurchasePlus felületén.

Miért érdemes az AI-asszisztenst használni?

• Egyetlen választ kaphat az igénylések (Requisitions), megrendelések (Purchase Orders), átvételi elismervények (Receiving Notes) és számlák (Invoices) között anélkül, hogy kimutatásokat kellene exportálnia és összevetnie.
• Nyomon követhet egy rendelést az igényléstől a számláig képernyők közötti kattintgatás nélkül.
• Kiszűrheti az ár-, csomagolási egység- és mennyiségi hibákat még a számla kifizetése előtt.
• Egy beszállítói árajánlatot vagy a tavalyi beszerzéseket piszkozat igényléssé alakíthatja anélkül, hogy minden sort újra be kellene gépelnie.
• Egyetlen mondattal ellenőrizheti a raktárkészletet, a leltárakat (Stocktakes), az átadásokat (Transfers) és a receptek költségeit.

Mire képes?

• Válaszol az igénylésekkel, megrendelésekkel, átvételi elismervényekkel, számlákkal, jóváíró számlákkal (Credit Notes) és egyenlegközlőkkel (Statements) kapcsolatos kérdésekre.
• Ellenőrzi az aktuális készletet raktárhely (Stock Location) szerint, valamint a leltárakat és átadásokat.
• Megkeresi a recepteket, azok összetevőit és az aktuális árakon számított költségüket.
• Keres a beszállítói katalógusokban (Catalogs), hogy ki és milyen áron értékesít egy adott tételt.
• Lefuttatja azokat a jelentéseket (Reports), amelyekhez már van hozzáférése, és átadja a letöltési hivatkozást.
• Létrehoz vagy módosít egy piszkozat igénylést, újrarendel egy korábbi igénylésből, terméket ad hozzá egy bevásárlólistához (Buy List), illetve összetevőt ad egy recepthez.

A jóváhagyás, a megrendelések elküldése, a rekordok törlése és a beszállítók inaktiválása mindig emberi döntés marad.

Mielőtt elkezdené

Három dologra lesz szüksége: egy PurchasePlus felhasználóra, egy olyan AI-fiókra, amelynek használatát a szervezete engedélyezi, valamint a PurchasePlus szervercímére.

Tippek

• A csatlakozás előtt ellenőrizze szervezete AI-irányelveit. Használjon munkahelyi AI-fiókot a személyes helyett.
• Az asszisztens tiszteletben tartja az Ön PurchasePlus jogosultságait. Ha nem látja a számlákat a PurchasePlus felületén, az asszisztens sem fogja látni azokat. Ha valami hiányzik, forduljon a kiemelt felhasználójához (super user).
• Ha több telephelyen dolgozik, ugyanabban a csevegésben válthat azon szervezetek között, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel.

A Claude csatlakoztatása

A leggyorsabb módszer a PurchasePlus kezdőlapján található Enable PurchasePlus MCP sáv használata. Ez megnyitja a Claude felületét a PurchasePlus adataival már előre kitöltve.

Tippek

• A csatlakozást követően a PurchasePlus működik a Claude webes felületén, az asztali alkalmazásban és a mobilalkalmazásokban is.
• A Claude minden eszköz használata előtt rákérdez a műveletre. Válassza az [Allow always] (Mindig engedélyez) lehetőséget azoknál az eszközöknél, amelyek csak adatot olvasnak (például a számlák listázása). A piszkozatokat létrehozó vagy tételeket hozzáadó eszközöknél hagyja meg a rákérdezést, így minden módosítást láthat a végrehajtás előtt.
• Kapcsolja ki a PurchasePlus eszközt a [+] → [Connectors] menüpontban azoknál a csevegéseknél, amelyeknek semmi közük a beszerzéshez.

##

Amiről kérdezhet

Az asszisztens képes olvasni a PurchasePlus legtöbb területét, és korlátozott számú, biztonságos módosítást is végezhet. Az alábbiak mindegyike az Ön saját jogosultságaira és az aktuálisan kezelt szervezetre korlátozódik.

Receptösszetevő vagy bevásárlólistás termék hozzáadása azonnal érvénybe lép, pontosan úgy, mintha Ön vitte volna fel a PurchasePlus rendszerben. Az igénylések mindig piszkozatként jönnek létre, hogy Ön átnézhesse és beküldhesse azokat.

Beszerzők és séfek számára

Használja az asszisztenst ellenőrzésre rendelés előtt, piszkozat igénylések gyorsabb összeállítására, valamint a bevásárlólisták és receptek naprakészen tartására. Másolja ki ezeket az utasításokat (prompts), és alakítsa át a neveket a saját egységének megfelelően.

Ellenőrzés rendelés előtt

• "Vásároltunk áfonyát az elmúlt hat hónapban? Kitől és milyen egységáron?"
• "Mely beszállítók forgalmaznak a katalógusainkban 10 kg-os basmati rizst, és ki a legolcsóbb kilónként?"
• "Mi az, ami még meg van rendelve a Bidfoodtól, de nem érkezett meg?"
• "Mennyi a tojás aktuális készlete a Főkonyha raktárhelyen?"

Piszkozat igénylés összeállítása

• "Rendeld újra a PR03288-as igénylést jövő keddi szállítással."
• "Itt van egy árajánlat a textília-beszállítónktól. Készíts egy piszkozat igénylést ezekkel a sorokkal, és jelezd, ha valamelyik sornál a katalógusár eltér az árajánlattól."
• "Nézd meg, mit vásárolt az Ajándékbolt ettől a beszállítótól az elmúlt 12 hónapban, és készíts belőle egy piszkozat nyitórendelést."
• "Hasonlítsd össze a Bár raktárhely készletét a minimum készletszintekkel (par levels), és listázd ki az összes szint alatti tételt a szükséges mennyiséggel."

Bevásárlólisták és receptek naprakészen tartása

• "Mely tételekhez nincs érvényes árajánlat a Housekeeping bevásárlólistán?"
• "Add hozzá a Lurpak sótlan vaj 250g tételt a Cukrászat bevásárlólistához."
• "Mennyibe kerül a Benedict tojás receptje az aktuális árakon, és melyik a legdrágább összetevője?"
• "Adj hozzá 20 g metélőhagymát a Benedict tojás receptjéhez."

A piszkozat beküldése a PurchasePlus rendszerben

Az asszisztens soha nem nyújt be igénylést. A véglegesítéshez:

1. Nyissa meg a PurchasePlus felületét, és keresse meg az igénylést a kezdőlapon a Draft Requisitions (Piszkozat igénylések) alatt.
2. Ellenőrizze a beszállítót, a mennyiségeket, az árakat, a részleget (Department) és a főkönyvi kódot (Account Code).
3. Kattintson a [Submit] gombra a jóváhagyási folyamatba (Approval Workflow) küldéshez.

Tippek

• Pontosan nevezze meg a hivatkozott raktárhelyet, részleget vagy bevásárlólistát. A "konyha" kifejezés több helyre is illeszkedhet.
• A szállítási határidőt pontos dátumként adja meg (például: "október 13. kedd"), ne úgy, hogy "jövő kedd".
• Ha egy termékhez nincs árajánlat, az asszisztens nem tudja hozzáadni az igényléshez. Először ellenőrizze a katalógust.

Pénzügyi felhasználók számára

Használja az asszisztenst a megjelölt számlák (Flagged Invoices) gyorsabb feldolgozására és a beszállítók kifizetés előtti ellenőrzésére. Egyszerre olvassa a megrendelést, az átvételi elismervényt és a számlát, így egyetlen válaszban képes elmagyarázni a hármas egyeztetési (3-way match) eltéréseket.

Megjelölt számlák feldolgozása

• "Listázd azokat a megjelölt számlákat, ahol az áru már beérkezett."
• "Miért van megjelölve az INV-40211-es számla?"
• "Kövesd végig a 778812-es megrendelést az igényléstől a számláig, és jelezd, hol nem egyeznek a mennyiségek vagy az árak."
• "Mely megjelölt számlasorok nincsenek megrendeléssorhoz párosítva?"

Beszállító ellenőrzése kifizetés előtt

• "Hasonlítsd össze a Fresh Seafood Co e havi számláit a megrendeléseikkel. Listázd azokat a sorokat, ahol az egységár több mint 10%-kal magasabb a rendelt árnál."
• "Vannak olyan számlák ettől a beszállítótól, amelyek azonos számlaszámmal vagy azonos végösszeggel szerepelnek ugyanazon a napon?"
• "Mutasd meg az INV-40211-es számla beszállítói PDF-jét."
• "Mely Bidfood jóváíró számlák nincsenek számlához kapcsolva ebben a negyedévben?"

Hóvégi zárás

• "Mit tartalmaz a Bidfood szeptemberi egyenlegközlője, és mely sorokhoz nem tartozik egyező számla a PurchasePlus rendszerben?"
• "Az összes telephelyünket figyelembe véve hány nyitott igénylés, le nem szállított megrendelés és megjelölt számla van folyamatban? Bontsd pénznemek szerint."
• "Futtasd le a készletérték-kimutatást minden raktárhelyre, és add meg a letöltési hivatkozást."

Javítás és jóváhagyás a PurchasePlus felületén

Az asszisztens felderíti a problémát, Ön javítja és hagyja jóvá a PurchasePlus rendszerben.

1. Nyissa meg a számlát a PurchasePlus felületén a [Invoices] menüpontból.
2. Végezze el a módosítást: például párosítsa egy megrendeléshez, osszon fel egy sort az Advanced Mode segítségével, vagy állítsa be a részleget és a főkönyvi kódot.
3. Hagyja jóvá a számlát a fejlécből, vagy az [Invoices] → [Awaiting My Approval] menüpont alatt.

Tippek

• Kérje számla- és megrendelésszámok megjelenítését a válaszban, így könnyen megnyithatja és ellenőrizheti mindegyiket.
• Az asszisztens pénznemek szerint csoportosítja az összegeket, és nem végez árfolyam-átváltást.
• Nagyobb összesítésekhez és trendekhez futtasson kimutatást. Az asszisztens inkább egy jelentésre fogja irányítani ahelyett, hogy megpróbálná megbecsülni az adatokat.

Kiemelt felhasználók és adminisztrátorok számára

Az asszisztens lehetőségeit a már meglévő PurchasePlus jogosultságokon keresztül szabályozhatja. Nincs szükség külön AI-jogosultság beállítására.

A hozzáférés működése

• Minden felhasználó a saját PurchasePlus belépési adataival jelentkezik be. Az asszisztens az adott felhasználó nevében jár el abban a szervezetben, amelyben a felhasználó éppen dolgozik.
• A felhasználónak felkínált eszközök megegyeznek a PurchasePlus jogosultságaival. Ha egy felhasználónak nincs hozzáférése a számlákhoz, a számla-eszközök nem lesznek elérhetők számára. A szervezeti adminisztrátorok minden beszerzői eszközt elérnek.
• Egy adott területhez való hozzáférés megadásához vagy megvonásához módosítsa a felhasználó jogosultságait a PurchasePlus felületén. Az asszisztens azonnal követi a változást.
• Az asszisztens által létrehozott piszkozatok ahhoz a felhasználóhoz tartoznak, aki kérte azokat. Ugyanazon a jóváhagyási folyamaton mennek keresztül, mint bármely más igénylés.
• A PurchasePlus minden asszisztenskérést naplóz a felhasználóhoz és a szervezethez rendelve.
• Ha egy munkatárs távozik, inaktiválja a PurchasePlus felhasználóját a szokásos módon. Mivel az asszisztens az adott felhasználóként jelentkezik be, a hozzáférése ezzel automatikusan megszűnik.

Szervezetváltás

Azok a felhasználók, akik egynél több szervezethez férnek hozzá, ugyanazon a csevegésen belül mozoghatnak közöttük.

1. Kérdezze meg: "Mely szervezetekre válthatok?"
2. Kérje a váltást: "Válts át ide: The Hotel Plus Sydney."
3. Az asszisztens megerősíti az aktuális szervezetet. Ettől kezdve minden válasz ebből a szervezetből származik, amíg újra nem vált.

Bevezetés lépései

1. Állapodjanak meg arról, hogy a szervezet melyik AI-csomagot fogja használni, és kérjenek jóváhagyást a belső AI-irányelvek felelősétől.
2. Adja hozzá a PurchasePlus rendszert egyszer mindenki számára. Claude Team vagy Enterprise esetén a tulajdonos (Owner) az [Organization settings] → [Connectors] menüpontban adja hozzá. ChatGPT esetén a munkaterület adminisztrátora hozza létre és teszi közzé.
3. ChatGPT Enterprise esetén használja a [Configure Access] lehetőséget egy tesztcsoporttal való induláshoz (például a pénzügy és a konyhafőnökök bevonásával).
4. A meghívók kiküldése előtt ellenőrizze a felhasználói jogosultságokat a PurchasePlus felületén. Az asszisztens mindent láthat, amit a felhasználó jogosultsága enged.
5. Ossza meg ezt a cikket a felhasználókkal, és kérje meg őket, hogy a piszkozatokat létrehozó eszközöket hagyják rákérdezős beállításon.

Tippek

• Minden felhasználó látja a kezdőlapján az Enable PurchasePlus MCP sávot mindaddig, amíg be nem zárja azt. A bezárás csak az adott böngészőben rejti el a feliratot.
• Az első héten érdemes kizárólag olvasási jellegű lekérdezésekkel indítani. Így a felhasználók magabiztossá válnak a válaszok pontosságában, mielőtt piszkozatokat hoznának létre.

Ami emberi döntés marad

Az asszisztens képes előkészíteni a feladatokat, de minden végleges vagy visszafordíthatatlan művelet a PurchasePlus rendszerben, az Ön csapatánál marad. Ez rögzített működés a PurchasePlus rendszerben, és semmilyen AI-beállítással nem bírálható felül.

Az AI-asszisztensek félreértelmezhetnek egy kérdést, vagy téves választ adhatnak. Minden választ kezeljen kiindulópontként, és mindig ellenőrizze a bizonylatot a PurchasePlus felületén, mielőtt érdemi döntést hozna.

Tippek a pontosabb válaszokhoz

Minél konkrétabb a kérdés, annál pontosabb a válasz. Nevezze meg a konkrét egységet, beszállítót, bizonylatszámot és dátumokat.

Tippek

• Kérje meg az asszisztenst, hogy tüntesse fel a bizonylatszámokat a válaszban, így könnyen leellenőrizheti azokat a PurchasePlus felületén.
• Jelölje meg a kívánt szervezetet, amennyiben több telephelyen is dolgozik.
• A dátumokat pontos naptári formában adja meg. A "ma" vagy "jövő szerda" kifejezések eltérő napra eshetnek, ha az AI-fiókja más időzónára van beállítva.
• Új feladathoz kezdjen új csevegést. A túl hosszú beszélgetésekben az asszisztens összekeverheti a korábbi válaszokat.
• Ha egy válasz helytelennek tűnik, kérdezze meg: "Hogyan számoltad ezt ki?" Az asszisztens megmutatja, milyen bizonylatok alapján dolgozott.

Gyakori kérdések és hibaelhárítás

Segítségre van szüksége?

• Kapcsolatfelvétel a PurchasePlus Ügyfélsiker csapatával
• PurchasePlus AI-asszisztens súgóoldal
• Claude súgó: egyéni összekötők (custom connectors)
• ChatGPT súgó: Fejlesztői mód és MCP-alkalmazások