Utilizzo dell'assistente IA di PurchasePlus

Cosa fa l'assistente IA

L'assistente IA di PurchasePlus collega Claude o ChatGPT al tuo account PurchasePlus. Fai una domanda in linguaggio naturale e ricevi la risposta basata sui tuoi dati in tempo reale di PurchasePlus.

Funziona tramite MCP (Model Context Protocol), uno standard con cui gli assistenti IA si connettono ad altri software. Effettui l'accesso con il tuo normale account PurchasePlus, pertanto l'assistente può vedere e fare solo ciò che puoi già vedere e fare in PurchasePlus.

Perché usare l'assistente IA?

• Ottieni un'unica risposta tra Richieste di acquisto, Ordini d'acquisto, Buoni di consegna e Fatture, invece di esportare e verificare i report.
• Segui un singolo ordine dalla Richiesta di acquisto alla Fattura senza passare da una schermata all'altra.
• Individua errori di prezzo, confezione e quantità prima che una Fattura venga pagata.
• Trasforma un preventivo del Fornitore o gli acquisti dell'anno precedente in una bozza di Richiesta di acquisto senza dover digitare di nuovo ogni riga.
• Controlla le scorte disponibili, gli Inventari, i Trasferimenti e i costi delle Ricette con una semplice frase.

Cosa può fare

• Rispondere a domande su Richieste di acquisto, Ordini d'acquisto, Buoni di consegna, Fatture, Note di credito ed Estratti conto.
• Controllare le scorte disponibili per Ubicazione di magazzino, oltre a Inventari e Trasferimenti.
• Consultare una Ricetta, i relativi ingredienti e il relativo costo ai prezzi attuali.
• Cercare nei Cataloghi dei fornitori per vedere chi vende un articolo e a quale prezzo.
• Eseguire i Report a cui hai già accesso e fornirti il link per il download.
• Creare o aggiornare una bozza di Richiesta di acquisto, riordinare da una precedente Richiesta di acquisto, aggiungere un Prodotto a una Lista della spesa e aggiungere un ingrediente a una Ricetta.

L'approvazione, l'invio degli Ordini d'acquisto, l'eliminazione dei record e la disattivazione dei Fornitori rimangono sempre compito di una persona.

Prima di iniziare

Hai bisogno di tre elementi: un utente PurchasePlus, un account IA autorizzato dalla tua organizzazione e l'indirizzo del server PurchasePlus.

Suggerimenti

• Verifica la policy aziendale sull'IA prima di collegarti. Utilizza un account IA di lavoro, non uno personale.
• L'assistente rispetta i tuoi permessi di PurchasePlus. Se non puoi visualizzare le Fatture in PurchasePlus, neanche l'assistente potrà farlo. Chiedi al tuo super user se qualcosa non è visibile.
• Se lavori su più strutture, puoi passare da un'organizzazione all'altra a cui hai accesso direttamente nella stessa chat.

Collegare Claude

Il modo più rapido è fare clic sul banner "Abilita PurchasePlus MCP" nella dashboard Home di PurchasePlus. Si aprirà Claude con i dettagli di PurchasePlus già inseriti.

Suggerimenti

• Una volta collegato, PurchasePlus funziona in Claude sul web, nell'applicazione desktop e nelle app per dispositivi mobili.
• Claude richiede una conferma prima di utilizzare ciascuno strumento. Scegli [Consenti sempre] per gli strumenti che leggono solo i dati, come l'elenco delle Fatture. Lascia impostata la richiesta di conferma per gli strumenti che creano bozze o aggiungono elementi, in modo da poter visualizzare ogni modifica prima che venga applicata.
• Disattiva PurchasePlus in [+] → [Connettori] per le chat che non riguardano gli acquisti.

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Su cosa puoi fare domande

L'assistente legge la maggior parte delle aree di PurchasePlus e può apportare un numero limitato di modifiche sicure. Tutte le operazioni descritte di seguito sono limitate ai tuoi permessi e all'organizzazione in cui stai operando.

L'aggiunta di un ingrediente a una Ricetta o di un Prodotto a una Lista della spesa ha effetto immediato, esattamente come se venisse inserito manualmente in PurchasePlus. Le Richieste di acquisto vengono sempre create come bozze da esaminare e inviare.

Per acquirenti e chef

Utilizza l'assistente per verificare le informazioni prima di ordinare, creare bozze di Richieste di acquisto più rapidamente e mantenere aggiornate le Liste della spesa e le Ricette. Copia questi prompt e adatta i nomi alla tua struttura.

Controllare prima di ordinare

• "Abbiamo acquistato mirtilli negli ultimi sei mesi? Da chi e a quale prezzo unitario?"
• "Quali Fornitori nei nostri Cataloghi vendono riso basmati da 10 kg, e chi è il più economico al kg?"
• "Cosa risulta ancora ordinato da Bidfood che non è stato ricevuto?"
• "Qual è la giacenza disponibile di uova nell'Ubicazione di magazzino Cucina Principale?"

Creare una bozza di Richiesta di acquisto

• "Riordina la Richiesta di acquisto PR03288 per la consegna di martedì prossimo."
• "Ecco un preventivo del nostro Fornitore di biancheria. Crea una bozza di Richiesta di acquisto con queste righe e segnalami le righe in cui il prezzo a Catalogo è diverso dal preventivo."
• "Controlla gli acquisti del Gift Shop da questo Fornitore negli ultimi 12 mesi e crea una bozza di ordine iniziale basata su questi dati."
• "Confronta l'Ubicazione di magazzino Bar con i livelli par e crea un elenco di tutti gli articoli sotto la scorta minima indicando la quantità necessaria."

Mantenere aggiornate le Liste della spesa e le Ricette

• "Quali articoli nella Lista della spesa Housekeeping non hanno una quotazione valida?"
• "Aggiungi burro non salato Lurpak 250g alla Lista della spesa Pasticceria."
• "Quanto costa la Ricetta Uova alla Benedict ai prezzi attuali, e quale ingrediente ha il costo più alto?"
• "Aggiungi 20g di erba cipollina alla Ricetta Uova alla Benedict."

Inviare la bozza in PurchasePlus

L'assistente non invia mai una Richiesta di acquisto. Per completare l'operazione:

1. Apri PurchasePlus e individua la Richiesta di acquisto in Bozze di richieste di acquisto nella dashboard Home.
2. Controlla il Fornitore, le quantità, i prezzi, il Reparto e il Codice conto.
3. Fai clic su [Invia] per inoltrarla nel Flusso di approvazione.

Suggerimenti

• Specifica chiaramente il nome dell'Ubicazione di magazzino, del Reparto o della Lista della spesa. Indicare genericamente "la cucina" potrebbe corrispondere a più opzioni.
• Indica la data di consegna in formato esatto, ad esempio "martedì 13 ottobre", invece di "martedì prossimo".
• Se un Prodotto non ha un preventivo o quotazione, l'assistente non può aggiungerlo a una Richiesta di acquisto. Controlla prima il Catalogo.

Per gli utenti dell'amministrazione / contabilità

Utilizza l'assistente per gestire più velocemente le Fatture segnalate e controllare un Fornitore prima del pagamento. Legge contemporaneamente l'Ordine d'acquisto, il Buono di consegna e la Fattura, spiegando un problema di verifica a 3 vie (3-way match) in un'unica risposta.

Gestire le Fatture segnalate

• "Elenca le Fatture segnalate per le quali la merce è già stata ricevuta."
• "Perché la Fattura INV-40211 è contrassegnata come segnalata?"
• "Segui l'Ordine d'acquisto 778812 dalla Richiesta di acquisto alla Fattura e indicami dove le quantità o i prezzi non corrispondono più."
• "Quali righe della Fattura segnalata non sono associate a una riga dell'Ordine d'acquisto?"

Controllare un Fornitore prima del pagamento

• "Confronta le Fatture di questo mese di Fresh Seafood Co con i relativi Ordini d'acquisto. Elenca le righe in cui il prezzo unitario supera di oltre il 10% il prezzo ordinato."
• "Ci sono Fatture di questo Fornitore con lo stesso numero di Fattura o lo stesso importo totale nella stessa data?"
• "Mostrami il PDF del Fornitore per la Fattura INV-40211."
• "Quali Note di credito di Bidfood di questo trimestre non sono collegate a una Fattura?"

Chiusura di fine mese

• "Cosa include l'Estratto conto di settembre di Bidfood e quali righe non hanno una Fattura corrispondente in PurchasePlus?"
• "In tutte le nostre strutture, quante Richieste di acquisto, Ordini d'acquisto non consegnati e Fatture segnalate risultano aperti? Suddividi per valuta."
• "Genera il Report sul valore delle scorte per tutte le Ubicazioni di magazzino e forniscimi il link per il download."

Correggere e approvare in PurchasePlus

L'assistente individua il problema. Tu lo correggi e lo approvi in PurchasePlus.

1. Apri la Fattura in PurchasePlus da [Fatture].
2. Apporta la modifica, ad esempio abbinala a un Ordine d'acquisto, dividi una riga utilizzando la Modalità avanzata oppure imposta il Reparto e il Codice conto.
3. Approva la Fattura dall'intestazione, oppure da [Fatture] → [In attesa della mia approvazione].

Suggerimenti

• Richiedi i numeri di Fattura e di Ordine d'acquisto nella risposta, in modo da poterli aprire e verificare singolarmente.
• L'assistente raggruppa gli importi per valuta e non esegue conversioni tra valute diverse.
• Per totali consistenti e analisi dei trend, esegui un Report. L'assistente ti indirizzerà al report idoneo invece di stimare una cifra.

Per super user e amministratori

Controlli ciò che l'assistente può fare tramite i permessi di PurchasePlus che già gestisci. Non è necessario configurare permessi IA separati.

Come funziona l'accesso

• Ciascun utente accede con le proprie credenziali di PurchasePlus. L'assistente opera come quell'utente, all'interno dell'organizzazione in cui sta lavorando.
• Gli strumenti disponibili per l'utente corrispondono ai suoi permessi in PurchasePlus. Un utente senza accesso alle Fatture non vedrà gli strumenti relativi alle Fatture. Agli amministratori dell'organizzazione vengono messi a disposizione tutti gli strumenti per l'acquisto.
• Per concedere o revocare l'accesso a un'area, modifica i permessi dell'utente in PurchasePlus. L'assistente si adeguerà automaticamente alla modifica.
• Le bozze create dall'assistente appartengono all'utente che le ha richieste. Seguono lo stesso Flusso di approvazione di qualsiasi altra Richiesta di acquisto.
• PurchasePlus registra ogni richiesta inviata all'assistente associandola all'utente e all'organizzazione.
• Quando una persona lascia l'azienda, disabilita il suo utente PurchasePlus come di consueto. Poiché l'assistente accede con quell'utente, perderà a sua volta l'accesso.

Cambiare organizzazione

Gli utenti che hanno accesso a più organizzazioni possono passare da una all'altra all'interno della stessa chat.

1. Chiedi: "A quali organizzazioni posso passare?"
2. Chiedi: "Passa a The Hotel Plus Sydney."
3. L'assistente confermerà l'organizzazione in cui sta operando. Ogni risposta successiva proverrà da quell'organizzazione fino a quando non effettuerai un nuovo cambio.

Distribuzione e implementazione

1. Concorda quale piano IA utilizzerà la tua organizzazione e ottieni l'approvazione dal responsabile della policy aziendale sull'IA.
2. Aggiungi PurchasePlus una volta per tutti. Su Claude Team o Enterprise, un Proprietario lo aggiunge in [Impostazioni organizzazione] → [Connettori]. Su ChatGPT, un amministratore dell'area di lavoro lo crea e lo pubblica.
3. Su ChatGPT Enterprise, utilizza [Configura accesso] per iniziare con un gruppo pilota, come l'amministrazione e i capi chef.
4. Verifica i permessi degli utenti in PurchasePlus prima di invitarli. L'assistente può vedere tutto ciò che i loro permessi consentono.
5. Condividi questo articolo con i tuoi utenti e chiedi loro di lasciare impostata la richiesta di conferma per gli strumenti che creano bozze.

Suggerimenti

• Tutti gli utenti visualizzano il banner "Abilita PurchasePlus MCP" nella dashboard Home fino a quando non lo chiudono. Chiuderlo lo nasconde solo su quel browser.
• Inizia con domande di sola lettura per la prima settimana. Gli utenti acquisiranno fiducia nelle risposte prima di passare alla creazione di bozze.

Cosa rimane a carico di una persona

L'assistente può preparare il lavoro, ma qualsiasi azione definitiva o irreversibile rimane all'interno di PurchasePlus a carico del tuo team. Questo è un vincolo fisso in PurchasePlus e nessuna impostazione IA può modificarlo.

Gli assistenti IA possono interpretare male una domanda o fornire una risposta errata. Considera ogni risposta come un punto di partenza e apri il documento in PurchasePlus prima di procedere.

Suggerimenti per risposte migliori

Più specifica è la domanda, migliore sarà la risposta. Specifica la struttura, il Fornitore, il numero di documento e le date di interesse.

Suggerimenti

• Chiedi all'assistente di includere i numeri di documento nella risposta, in modo da poterli controllare in PurchasePlus.
• Specifica a quale organizzazione ti riferisci se operi su più strutture.
• Indica le date in formato esatto. "Oggi" e "mercoledì prossimo" potrebbero corrispondere al giorno errato se il tuo account IA è impostato su un altro fuso orario.
• Avvia una nuova chat per una nuova attività. Le conversazioni lunghe possono confondere le risposte precedenti.
• Se una risposta sembra errata, chiedi: "Come sei arrivato a questo risultato?" L'assistente mostrerà i documenti utilizzati.

Domande frequenti e risoluzione dei problemi

Hai bisogno di aiuto?

• Contatta il team di Assistenza Clienti di PurchasePlus
• Pagina di aiuto sull'assistente IA di PurchasePlus
• Guida di Claude: connettori personalizzati
• Guida di ChatGPT: modalità Sviluppatore e app MCP