使用 PurchasePlus AI 助手

AI 助手的功能

PurchasePlus AI 助手將 Claude 或 ChatGPT 連接到您的 PurchasePlus 帳戶。您可以以自然語言提問，並從您的 PurchasePlus 即時數據中獲得答案。

它透過 MCP (Model Context Protocol) 運作，這是一種讓 AI 助手連接到其他軟體的標準方式。您可以使用一般的 PurchasePlus 帳戶登入，因此助手只能查看並執行您在 PurchasePlus 中已有權限查看和執行的操作。

為什麼要使用 AI 助手？

• 跨請購單 (Requisitions)、採購單 (Purchase Orders)、收貨單 (Receiving Notes) 和發票 (Invoices) 獲取整合答案，而無需匯出並交叉核對報表。
• 無需在不同畫面間切換點擊，即可追蹤單筆訂單從請購單到發票的完整流程。
• 在支付發票之前發現價格、包裝規格 (pack size) 和數量錯誤。
• 將供應商報價單或去年的採購記錄轉換為草稿請購單，無需重新輸入每一行。
• 一句話即可查詢現有庫存 (stock on hand)、盤點 (Stocktakes)、調撥 (Transfers) 和食譜 (Recipe) 成本。

它可以做什麼

• 回答有關請購單、採購單、收貨單、發票、折讓單 (Credit Notes) 和對帳單 (Statements) 的問題。
• 按庫存位置 (Stock Location) 查詢現有庫存，以及盤點和調撥情況。
• 查詢食譜、其食材成分以及按當前價格計算的成本。
• 搜尋供應商目錄 (Catalogs) 以查看誰販售某項商品及其價格。
• 執行您已有權限存取的報表 (Reports) 並提供下載連結。
• 建立或更新草稿請購單、根據先前的請購單重新訂購、將產品新增至採購清單 (Buy List) 以及將食材新增至食譜。

審批、發送採購單、刪除記錄和停用供應商的操作一律保留由人員手動處理。

開始之前

您需要三樣東西：一個 PurchasePlus 使用者、您組織允許使用的 AI 帳戶，以及 PurchasePlus 伺服器位址。

提示

• 連接前請先確認您組織的 AI 政策。請使用工作專用的 AI 帳戶，而非個人帳戶。
• 助手遵循您的 PurchasePlus 權限。如果您在 PurchasePlus 中無法查看發票，助手也無法查看。如有任何遺漏，請洽詢您的超級使用者 (super user)。
• 如果您跨多個物業單位工作，您可以在同一個對話中切換您已有權限存取的組織。

連接 Claude

最快的方法是點擊 PurchasePlus 首頁儀表板上的「啟用 PurchasePlus MCP」橫幅。它會開啟 Claude 並預先填入 PurchasePlus 詳細資訊。

提示

• 連接後，PurchasePlus 即可在網頁版、電腦版應用程式和行動應用程式上的 Claude 中使用。
• Claude 在使用每個工具之前都會先詢問。對於僅讀取數據的工具（例如列出發票），請選擇 [一律允許] ([Allow always])。對於建立草稿或新增項目的工具，請保留設定為詢問，以便在每次變更發生前先行查看。
• 對於與採購無關的對話，可在 [+] → [連接器] ([Connectors]) 中關閉 PurchasePlus。

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您可以詢問的內容

助手可讀取 PurchasePlus 的大部分區域，並能進行少數安全的變更。以下所有內容均受限於您自己的權限以及您目前操作所在的組織。

新增食譜食材或採購清單產品會立即生效，就像您自己在 PurchasePlus 中新增一樣。請購單則一律建立為草稿，供您審核並提交。

供採購人員和廚師使用

使用助手在訂購前進行檢查、更快建立草稿請購單，並保持採購清單和食譜為最新狀態。複製這些提示詞 (prompts) 並根據您的物業單位修改名稱。

訂購前檢查

• 「我們在過去六個月內買過藍莓嗎？向誰購買，單價是多少？」
• 「我們的目錄中有哪些供應商販售 10kg 印度香米 (basmati rice)，誰每公斤最便宜？」
• 「Bidfood 還有哪些已訂購但尚未收貨的項目？」
• 「主廚房庫存位置 (Main Kitchen Stock Location) 的雞蛋現有庫存是多少？」

建立草稿請購單

• 「重新訂購請購單 PR03288，下週二交貨。」
• 「這是我們布草供應商的報價單。請使用這些明細建立一份草稿請購單，並告訴我目錄價格與報價不同的任何品項。」
• 「查看禮品店在過去 12 個月內向該供應商購買了什麼，並以此為基礎建立一份草稿首批訂單。」
• 「將酒吧庫存位置 (Bar Stock Location) 與標準庫存量 (par levels) 進行比對，並列出低於標準的每項商品及所需數量。」

保持採購清單和食譜為最新狀態

• 「房務採購清單 (Housekeeping Buy List) 上的哪些商品目前沒有報價？」
• 「將 Lurpak 無鹽奶油 250g 新增至烘焙採購清單 (Pastry Buy List)。」
• 「班尼迪克蛋食譜按當前價格計算成本是多少，哪種食材成本最高？」
• 「在班尼迪克蛋食譜中新增 20g 蝦夷蔥 (chives)。」

在 PurchasePlus 中提交草稿

助手絕不會主動提交請購單。完成步驟：

1. 開啟 PurchasePlus，在首頁儀表板的「草稿請購單」下找到該請購單。
2. 檢查供應商、數量、價格、部門 (Department) 和會計科目代碼 (Account Code)。
3. 點擊 [提交] ([Submit]) 送入審批工作流程 (Approval Workflow)。

提示

• 請指明具體的庫存位置、部門或採購清單名稱。「廚房」可能會比對到多個結果。
• 請提供具體日期作為交貨日期（例如「10 月 13 日星期二」），而不是「下週二」。
• 如果某個產品沒有報價，助手將無法將其新增至請購單。請先檢查目錄。

供財務人員使用

使用助手可更快處理被標記的發票 (Flagged Invoices)，並在付款前核查供應商。它可以一併讀取採購單、收貨單和發票，因此可以在一個答案中說明三方比對 (3-way match) 問題。

處理被標記的發票

• 「列出貨物已收到但被標記的發票。」
• 「發票 INV-40211 為何被標記？」
• 「追蹤採購單 778812 從請購單到發票的流程，並告訴我數量或價格在哪裡出現不符。」
• 「哪些被標記的發票品項沒有與採購單品項比對成功？」

付款前核查供應商

• 「將 Fresh Seafood Co 本月的發票與其採購單進行比對。列出單價高於訂購價 10% 以上的任何品項。」
• 「該供應商是否有在同一天具有相同發票號碼或相同總額的發票？」
• 「顯示發票 INV-40211 的供應商 PDF。」
• 「本季度 Bidfood 的哪些折讓單未關聯至發票？」

月底結算

• 「Bidfood 的 9 月份對帳單包含哪些內容，哪些品項在 PurchasePlus 中沒有相符的發票？」
• 「在我們所有的物業單位中，有多少處於開啟狀態的請購單、未交貨的採購單和被標記的發票？請按幣別分開列出。」
• 「執行所有庫存位置的庫存價值報表，並提供下載連結。」

在 PurchasePlus 中修正並審批

助手負責找出問題。由您在 PurchasePlus 中進行修正並審批。

1. 從 [發票] ([Invoices]) 開啟 PurchasePlus 中的發票。
2. 進行變更，例如將其與採購單比對、使用進階模式拆分品項，或設定部門和會計科目代碼。
3. 從表頭審批發票，或從 [發票] → [等待我的審批] ([Awaiting My Approval]) 進行審批。

提示

• 在回答中要求提供發票和採購單號碼，以便您可以開啟並檢查每一筆。
• 助手按貨幣對金額進行分組，不會進行幣別轉換。
• 對於龐大的總額和趨勢分析，請執行報表。助手會為您指向報表，而不是自行估算數字。

供超級使用者和管理員使用

您可以透過既有的 PurchasePlus 權限管理來控制助手的功能。無需設定單獨的 AI 權限。

存取權限的運作方式

• 每個使用者都使用自己的 PurchasePlus 帳號登入。助手以該使用者的身分在其操作的組織中執行。
• 提供給使用者的工具與其 PurchasePlus 權限相符。無權存取發票的使用者將不會獲得發票相關工具。組織管理員則可使用所有採購人員工具。
• 若要授予或移除某個區域的存取權限，請在 PurchasePlus 中變更該使用者的權限。助手會依循該變更。
• 助手建立的草稿歸屬於提出請求的使用者。它們與其他任何請購單一樣，遵循相同的審批工作流程。
• PurchasePlus 會記錄每個助手請求對應的使用者和組織。
• 當有人離職時，照常停用其 PurchasePlus 使用者。助手是以該使用者身分登入，因此也會失去存取權限。

切換組織

有權存取多個組織的使用者可以在同一個對話中切換。

1. 詢問「我可以切換到哪些組織？」
2. 詢問「切換到 The Hotel Plus Sydney。」
3. 助手會確認目前正在操作的組織。在此之後的所有回答都將來自該組織，直到您再次切換為止。

推行部署

1. 確認組織將使用的 AI 方案，並獲得 AI 政策負責人的核准。
2. 為所有人統一新增一次 PurchasePlus。在 Claude Team 或 Enterprise 上，由擁有者在 [組織設定] ([Organization settings]) → [連接器] ([Connectors]) 中新增。在 ChatGPT 上，由工作區管理員建立並發布。
3. 在 ChatGPT Enterprise 上，使用 [設定存取權限] ([Configure Access]) 從試點群組（例如財務和行政主廚）開始實施。
4. 在邀請人員之前檢查 PurchasePlus 中的使用者權限。助手可以查看其權限允許的任何內容。
5. 與您的使用者分享這篇文章，並要求他們將建立草稿的工具保持設定為詢問。

提示

• 每個使用者在首頁儀表板上都會看到「啟用 PurchasePlus MCP」橫幅，直到他們將其關閉。關閉橫幅僅會在該瀏覽器中隱藏。
• 第一週先從唯讀問題開始。讓使用者在建立草稿之前先對回答建立信任感。

哪些操作必須由人員處理

助手可以協助準備工作，但任何最終決定或不可逆的操作都必須由您的團隊在 PurchasePlus 中執行。這是 PurchasePlus 的固定機制，任何 AI 設定都無法改變。

AI 助手可能會誤解問題或給出錯誤答案。請將每個答案視為起點，並在採取行動之前先在 PurchasePlus 中開啟文件確認。

獲得更好答案的提示

問題越具體，答案就越準確。請具體說明物業單位、供應商、文件編號和日期。

提示

• 要求助手在回答中列出文件編號，以便您在 PurchasePlus 中進行核對。
• 如果您跨多個物業單位工作，請說明您想要查詢哪個組織。
• 將日期指定為具體日期。如果您的 AI 帳戶設定為其他時區，「今天」和「下週三」可能會落在錯誤的日期。
• 針對新任務開啟新對話。長對話可能會混淆先前的答案。
• 如果答案看起來有誤，請詢問「你是怎麼得出這個結果的？」助手將會顯示它使用了哪些文件。

常見問題與疑難排解

需要協助嗎？

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