Paggamit sa PurchasePlus AI assistant

Ano ang ginagawa ng AI assistant

Ikinokonekta ng PurchasePlus AI assistant ang Claude o ChatGPT sa iyong PurchasePlus account. Magtatanong ka sa payak na wika at makukuha mo ang sagot mula sa iyong live data sa PurchasePlus.

Gumagana ito sa pamamagitan ng MCP (Model Context Protocol), isang karaniwang paraan para kumonekta ang mga AI assistant sa ibang software. Mag-sign in ka gamit ang iyong karaniwang PurchasePlus account, kaya makikita at magagawa lamang ng assistant ang dati mo nang nakikita at nagagawa sa PurchasePlus.

Bakit gagamitin ang AI assistant?

• Kumuha ng isang sagot sa mga Requisition, Purchase Order, Receiving Note, at Invoice, sa halip na mag-export at mag-cross check ng mga ulat.
• Sundan ang isang order mula Requisition hanggang Invoice nang hindi nagpapalipat-lipat ng mga screen.
• Maghanap ng mga error sa presyo, laki ng pack, at dami bago bayaran ang isang Invoice.
• Gawing draft na Requisition ang quote ng Supplier o ang mga binili noong nakaraang taon nang hindi muling itina-type ang bawat linya.
• Suriin ang stock on hand, mga Stocktake, Transfer, at mga gastusin sa Recipe sa isang pangungusap.

Ano ang kaya nitong gawin

• Sagutin ang mga tanong tungkol sa mga Requisition, Purchase Order, Receiving Note, Invoice, Credit Note, at Statement.
• Suriin ang stock on hand ayon sa Stock Location, pati na rin ang mga Stocktake at Transfer.
• Maghanap ng Recipe, ang mga sangkap nito, at ang halaga nito sa kasalukuyang mga presyo.
• Maghanap sa mga Catalog ng Supplier para makita kung sino ang nagbebenta ng isang item at sa anong presyo.
• Patakbuhin ang mga Report na may access ka na at ibigay sa iyo ang link para sa pag-download.
• Gumawa o mag-update ng draft na Requisition, mag-order muli mula sa naunang Requisition, magdagdag ng Produkto sa isang Buy List, at magdagdag ng sangkap sa isang Recipe.

Ang pag-apruba, pagpapadala ng mga Purchase Order, pagtanggal ng mga record, at pag-deactivate ng mga Supplier ay laging nananatili sa isang tao.

Bago ka magsimula

Kailangan mo ng tatlong bagay. Isang PurchasePlus user, isang AI account na pinapayagan ng iyong organisasyon na gamitin, at ang address ng server ng PurchasePlus.

Mga Tip

• Suriin ang patakaran sa AI ng iyong organisasyon bago ka kumonekta. Gumamit ng pang-trabahong AI account, hindi personal.
• Sinusunod ng assistant ang iyong mga pahintulot sa PurchasePlus. Kung hindi mo nakikita ang mga Invoice sa PurchasePlus, hindi rin makikita ang mga ito ng assistant. Magtanong sa iyong super user kung may nawawala.
• Kung nagtatrabaho ka sa iba't ibang property, maaari kang magpalipat-lipat sa mga organisasyong mayroon ka nang access sa loob ng parehong chat.

Ikonekta ang Claude

Ang pinakamabilis na paraan ay ang banner na Enable PurchasePlus MCP sa iyong Home dashboard sa PurchasePlus. Bubuksan nito ang Claude kung saan nakapuno na ang mga detalye ng PurchasePlus.

Mga Tip

• Kapag nakakonekta na, gumagana ang PurchasePlus sa Claude sa web, sa desktop app, at sa mga mobile app.
• Nagtatanong ang Claude bago nito gamitin ang bawat tool. Piliin ang [Allow always] para sa mga tool na nagbabasa lamang ng data, tulad ng paglista ng mga Invoice. Iwanan ang mga tool na gumagawa ng mga draft o nagdaragdag ng mga item na nakatakdang magtanong, upang makita mo ang bawat pagbabago bago ito mangyari.
• I-off ang PurchasePlus sa [+] → [Connectors] para sa mga chat na walang kinalaman sa pagbili (purchasing).

##

Ano ang maaari mong itanong

Binabasa ng assistant ang karamihan sa mga bahagi ng PurchasePlus at maaari itong gumawa ng kaunting ligtas na mga pagbabago. Ang lahat sa ibaba ay limitado sa iyong sariling mga pahintulot at sa organisasyong iyong pinagtatrabahuan.

Ang pagdaragdag ng sangkap sa Recipe o Produkto sa Buy List ay magkakabisa agad, katulad ng manu-manong pagdaragdag nito sa PurchasePlus. Ang mga Requisition ay laging ginagawa bilang mga draft para masuri at maisumite mo.

Para sa mga purchaser at chef

Gamitin ang assistant para mag-check bago mag-order, gumawa ng mga draft na Requisition nang mas mabilis, at panatilihing updated ang mga Buy List at Recipe. Kopyahin ang mga prompt na ito at palitan ang mga pangalan upang umangkop sa iyong property.

Mag-check bago mag-order

• "Bumili ba tayo ng mga Blueberry sa nakalipas na anim na buwan? Mula kanino, at sa anong presyo ng yunit?"
• "Sinong mga Supplier sa ating mga Catalog ang nagbebenta ng 10kg basmati rice, at sino ang pinakamura kada kg?"
• "Ano pa ang naka-order mula sa Bidfood na hindi pa natatanggap?"
• "Ano ang stock on hand ng mga itlog sa Main Kitchen Stock Location?"

Gumawa ng draft na Requisition

• "Muling i-order ang Requisition PR03288 para sa paghahatid sa susunod na Martes."
• "Narito ang isang quote mula sa aming linen Supplier. Gumawa ng draft na Requisition gamit ang mga linyang ito at sabihin sa akin ang anumang linya kung saan iba ang presyo sa Catalog kaysa sa quote."
• "Tingnan ang binili ng Gift Shop mula sa Supplier na ito sa nakalipas na 12 buwan at gumawa ng draft na panimulang order batay dito."
• "Ihambing ang Bar Stock Location laban sa mga par level at ilista ang bawat item na mas mababa sa par kasama ang dami na kailangan."

Panatilihing updated ang mga Buy List at Recipe

• "Aling mga item sa Housekeeping Buy List ang walang kasalukuyang quote?"
• "Idagdag ang Lurpak unsalted butter 250g sa Pastry Buy List."
• "Magkano ang halaga ng Eggs Benedict Recipe sa kasalukuyang mga presyo, at aling sangkap ang may pinakamataas na halaga?"
• "Magdagdag ng 20g ng chives sa Eggs Benedict Recipe."

Isumite ang iyong draft sa PurchasePlus

Hindi kailanman nagpapadala o nagpapasa ng Requisition ang assistant. Para tapusin:

1. Buksan ang PurchasePlus at hanapin ang Requisition sa ilalim ng Draft Requisitions sa Home dashboard.
2. Suriin ang Supplier, mga dami, mga presyo, Departamento, at Account Code.
3. I-click ang [Submit] para ipadala ito sa Approval Workflow.

Mga Tip

• Pangalanan ang partikular na Stock Location, Departamento, o Buy List na tinutukoy mo. Ang "kusina" ay maaaring tumugma sa higit sa isa.
• Magbigay ng petsa ng paghahatid bilang eksaktong petsa, tulad ng "Martes 13 Oktubre", sa halip na "susunod na Martes".
• Kung ang isang Produkto ay walang quote, hindi ito maidaragdag ng assistant sa isang Requisition. Suriin muna ang Catalog.

Para sa mga user ng finance

Gamitin ang assistant para mas mabilis na suriin ang mga Flagged Invoice at i-check ang isang Supplier bago magbayad. Binabasa nito ang Purchase Order, Receiving Note, at Invoice nang magkakasabay, kaya maipapaliwanag nito ang problema sa 3-way match sa isang sagot.

Suriin ang mga Flagged Invoice

• "Ilista ang mga Flagged Invoice kung saan natanggap na ang mga kalakal."
• "Bakit naka-flag ang Invoice INV-40211?"
• "Sundan ang Purchase Order 778812 mula sa Requisition hanggang sa Invoice at sabihin sa akin kung saan hindi na nagtutugma ang mga dami o presyo."
• "Aling mga linya ng Flagged Invoice ang hindi tugma sa isang linya ng Purchase Order?"

I-check ang isang Supplier bago magbayad

• "Suriin ang mga Invoice ngayong buwan mula sa Fresh Seafood Co laban sa kanilang mga Purchase Order. Ilista ang anumang linya kung saan ang presyo ng yunit ay higit sa 10% na mas mataas kaysa sa na-order na presyo."
• "Mayroon bang anumang Invoice mula sa Supplier na ito na may parehong numero ng Invoice o parehong kabuuan sa parehong araw?"
• "Ipakita sa akin ang Supplier PDF para sa Invoice INV-40211."
• "Aling mga Credit Note mula sa Bidfood ngayong quarter ang hindi naka-link sa isang Invoice?"

Katapusan ng buwan

• "Ano ang kasama sa Statement ng Setyembre mula sa Bidfood, at aling mga linya ang walang katugmang Invoice sa PurchasePlus?"
• "Sa lahat ng aming property, ilang Requisition, hindi pa naihahatid na Purchase Order, at Flagged Invoice ang bukas? Ihiwalay ayon sa currency."
• "Patakbuhin ang stock value Report para sa lahat ng Stock Location at ibigay sa akin ang link para sa pag-download."

Ayusin at aprubahan sa PurchasePlus

Hahanapin ng assistant ang problema. Ikaw ang mag-aayos at mag-aapruba nito sa PurchasePlus.

1. Buksan ang Invoice sa PurchasePlus mula sa [Invoices].
2. Gawin ang pagbabago, halimbawa itugma ito sa isang Purchase Order, hatiin ang isang linya gamit ang Advanced Mode, o itakda ang Departamento at Account Code.
3. Aprubahan ang Invoice mula sa header, o mula sa [Invoices] → [Awaiting My Approval].

Mga Tip

• Hingin ang mga numero ng Invoice at Purchase Order sa sagot, para mabuksan at masuri mo ang bawat isa.
• Ipinapangkat ng assistant ang mga halaga ayon sa currency at hindi ito nagko-convert sa pagitan ng mga ito.
• Para sa malalaking kabuuan at trend, magpatakbo ng Report. Ituturo ka ng assistant sa isa sa halip na tantiyahin ang isang numero.

Para sa mga super user at admin

Kinokontrol mo kung ano ang maaaring gawin ng assistant sa pamamagitan ng mga pahintulot sa PurchasePlus na pinamamahalaan mo na. Walang hiwalay na pahintulot sa AI na kailangang i-set up.

Paano gumagana ang access

• Ang bawat user ay nagsa-sign in gamit ang sarili nilang PurchasePlus login. Gumaganap ang assistant bilang ang user na iyon, sa organisasyong kanilang pinagtatrabahuan.
• Ang mga tool na inaalok sa isang user ay tumutugma sa kanilang mga pahintulot sa PurchasePlus. Ang isang user na walang access sa mga Invoice ay hindi aalukin ng mga tool sa Invoice. Ang mga admin ng organisasyon ay inaalok ng bawat tool ng purchaser.
• Upang magbigay o mag-alis ng access sa isang lugar, baguhin ang mga pahintulot ng user sa PurchasePlus. Susundin ng assistant ang pagbabago.
• Ang mga draft na ginagawa ng assistant ay pagmamay-ari ng user na nagtanong. Dumadaan ang mga ito sa parehong Approval Workflow tulad ng anumang iba pang Requisition.
• Itinatala ng PurchasePlus ang bawat kahilingan sa assistant laban sa user at organisasyon.
• Kapag may umalis na empleyado, i-disable ang kanilang PurchasePlus user gaya ng dati. Nagsa-sign in ang assistant bilang ang user na iyon, kaya mawawalan din ito ng access.

Magpalit ng mga organisasyon

Ang mga user na may access sa higit sa isang organisasyon ay maaaring lumipat sa pagitan ng mga ito sa parehong chat.

1. Magtanong ng "Aling mga organisasyon ang maaari kong lipatan?"
2. Magtanong ng "Lumipat sa The Hotel Plus Sydney."
3. Kumpirmahin ng assistant ang organisasyong pinagtatrabahuan na nito ngayon. Bawat sagot pagkatapos noon ay magmumula sa organisasyong iyon hanggang sa muli kang lumipat.

I-roll out ito

1. Pagkasunduan kung aling plano ng AI ang gagamitin ng iyong organisasyon at humingi ng pag-apruba mula sa nagmamay-ari ng iyong patakaran sa AI.
2. Idagdag ang PurchasePlus nang isang beses para sa lahat. Sa Claude Team o Enterprise, idinaragdag ito ng May-ari sa [Organization settings] → [Connectors]. Sa ChatGPT, ginagawa at ipinapublish ito ng isang workspace admin.
3. Sa ChatGPT Enterprise, gamitin ang [Configure Access] para magsimula sa isang pilot group, tulad ng finance at mga head chef.
4. Suriin ang mga pahintulot ng user sa PurchasePlus bago ka mag-imbita ng mga tao. Makikita ng assistant ang anumang pinapayagan ng kanilang mga pahintulot.
5. Ibahagi ang artikulong ito sa iyong mga user at hilingin sa kanila na panatilihing nakatakdang magtanong ang mga tool na gumagawa ng mga draft.

Mga Tip

• Nakikita ng bawat user ang banner na Enable PurchasePlus MCP sa kanilang Home dashboard hanggang sa isara nila ito. Ang pagsasara nito ay itinatago lamang ito sa browser na iyon.
• Magsimula sa mga tanong na read-only para sa unang linggo. Bumubuo ang mga user ng tiwala sa mga sagot bago sila gumawa ng mga draft.

Ano ang nananatili sa isang tao

Maaaring maghanda ng trabaho ang assistant, ngunit ang anumang pinal o hindi na mababago ay nananatili sa PurchasePlus kasama ng iyong koponan. Nakatakda ito sa PurchasePlus at walang setting ng AI ang maaaring magbago nito.

Maaaring magkamali sa pagbasa ng tanong o magbigay ng maling sagot ang mga AI assistant. Tratuhin ang bawat sagot bilang panimulang punto at buksan ang dokumento sa PurchasePlus bago kumilos batay dito.

Mga tip para sa mas mahuhusay na sagot

Kung mas tiyak ang tanong, mas maganda ang sagot. Pangalanan ang property, Supplier, numero ng dokumento, at mga petsang tinutukoy mo.

Mga Tip

• Hilingin sa assistant na ilista ang mga numero ng dokumento kasama ng sagot nito, para masuri mo ang mga ito sa PurchasePlus.
• Sabihin kung aling organisasyon ang gusto mo kung nagtatrabaho ka sa higit sa isang property.
• Magbigay ng mga petsa bilang tiyak na mga petsa. Ang "Ngayon" at "susunod na Miyerkules" ay maaaring mapunta sa maling araw kung ang iyong AI account ay nakatakda sa ibang time zone.
• Magsimula ng bagong chat para sa isang bagong gawain. Maaaring paghalu-haluin ng mahahabang chat ang mga naunang sagot.
• Kung mukhang mali ang sagot, itanong ang "Paano mo nalaman iyan?" Ipapakita ng assistant kung aling mga dokumento ang ginamit nito.

FAQ at pag-troubleshoot

Kailangan ng tulong?

• Makipag-ugnayan sa PurchasePlus Customer Success Team
• PurchasePlus AI assistant help page
• Tulong sa Claude: mga custom na connector
• Tulong sa ChatGPT: Developer mode at mga MCP app