Tingnan ang mga Invoice

Nag-aalok ang PurchasePlus ng teknolohiya ng Pagpoproseso ng Invoice sa mga Purchaser sa aming network, na kinabibilangan ng functionality na tumatanggap, nagpapakahulugan, nagfa-flag, o nagre-reconcile ng mga invoice (at credit note) na ipinapadala ng kanilang mga Supplier sa kanila.

Ang pangunahing benepisyo ng module na ito ay ang kakayahan ng aming software na agarang ikumpara ang a) kung ano ang na-invoice laban sa b) kung ano ang na-order at c) kung ano ang natanggap, upang ang mga discrepancy ay masuri ng isang tao, o awtomatikong 'ire-reconcile' ng software ang mga sumusunod na invoice para sa mas mabilis na pagbabayad.

Ang pagkakaroon ng data ng Invoice sa PurchasePlus ay nangangahulugang ikaw bilang Supplier ay makakatingin ng impormasyon tungkol sa Invoice Status (hal. ito ba ay Awaiting Approval dahil sa isa o higit pang Flag sa Invoice, o ito ba ay Reconciled at handa na para sa pagbabayad sa susunod na pay run), pati na rin ang pag-iwan ng komento para sa iyong mga Purchaser kung kinakailangan.

Pumunta sa:

• Lahat ng invoice
• Mga status ng invoice
• Bakit Awaiting Approval ang aking Invoice?
• Mag-iwan ng komento

---

Lahat ng invoice

Alumang Invoice na:

a) naipasok sa PurchasePlus, at

b) naiugnay sa iyong Supplier Organisation bilang 'Supplier',

..ay available para matingnan mo sa [Invoices] → [View All] na bahagi:

Bagama't maaaring hindi tumugma ang Invoice Number sa PurchasePlus sa iyong Invoice Number, ang pag-click sa [Invoice Number] ng anumang Invoice sa talahanayan ay magpapakita ng karagdagang impormasyon tungkol sa Invoice na iyon.

1. Invoice Balance Panel. Ipinapaalam ng seksyong ito kung pareho ang Invoice Total at ang kabuuan ng Invoice Lines. 
2. Status Panel. Ipinapaalam ng seksyong ito kung anong Status kasalukuyang naroroon ang Invoice. 
3. Invoice Tab Views. Nagbibigay-daan sa iyo ang mga tab na ito na magpalipat-lipat sa Summary view (nakalarawan sa itaas), anumang Komento na iniwan sa Invoice, anumang Attachment sa Invoice, at kung ang Invoice ay nasa Awaiting Approval Status, maaari mong tingnan ang Flags tab upang makita ang mga Invoice Flag.
4. Invoice Lines. Ang bawat linya ay nagbibigay ng ilang pangunahing impormasyon tungkol sa Na-invoice na Produkto, Dami, Presyo ng Bawat Yunit at Kabuuan, pati na rin ang ilang karagdagang impormasyon tulad ng kung ang Invoice Line ay 'naitugma' o hindi sa isang Linya sa isang Purchase Order ng PurchasePlus (o ng isang user sa Organisasyon ng iyong Purchaser), kung ito ay Namarkahan bilang Natanggap, at higit pa.
5. Totals. Sa ibaba ng talahanayan ng Invoice Lines ay ang Totals, kung saan maaari mong tingnan ang impormasyon tulad ng Invoice Total (hindi kasama ang buwis), ang kabuuang halaga ng buwis, at anumang bayad sa paghahatid na kasama sa Invoice.
6. Ang Info Panel. Ang pag-click sa [i] ay magpapakita ng higit pang data tungkol sa Invoice sa konteksto ng PurchasePlus, halimbawa, ang Kagawaran kung saan na-code ang Invoice, ang naitugmang Purchase Order, at marami pang iba.
7. Ang Invoice PDF. I-click ang button na ito upang tingnan ang PDF na natanggap ng PurchasePlus at naging batayan ng Invoice na tinitingnan mo sa screen.
8. Higit pang Opsyon. Dito maaari mong piliing 'i-print' ang Invoice, tingnan ang Audit Log, at higit pa.
9. Advanced View. Dito maaari kang tumingin ng higit pang impormasyon tungkol sa paraan ng pagkakakodigo, pagkakahati-hati ng bawat linya sa Invoice, at marami pa.
10. Impormasyon ng Linya ng Invoice. Dito maaari kang mag-browse ng detalyadong impormasyon kaugnay ng Invoice Line na ito. Maaari itong maging kapaki-pakinabang upang maunawaan ang Linked at Received status ng Linya, at maunawaan ang anumang pagkakaiba sa pagitan ng presyo ng Invoice at presyo ng Purchase Order.

Mga status ng invoice

Ang lahat ng Invoice sa PurchasePlus ay nasa isa sa mga sumusunod na Status:

• Open: Ang isang Open na Invoice ay nagawa na, ngunit hindi pa Nare-reconcile. Depende sa mga kagustuhan ng iyong Purchaser, maaaring kailanganing itugma ang isang Open na Invoice sa isang Purchase Order, o magkaroon ng mga Goods Receiving Note na nagawa laban sa Naitugmang Purchase Order. Maaaring magpatuloy sa pagtatrabaho ang mga Purchaser sa isang Open na Invoice, at maaaring lutasin ng mga Approver ng Invoice ang anumang itinaas na Flag. Kung walang Flag na nakataas sa Invoice, maaari nila itong manu-manong markahan bilang Reconciled, o ang aming software ang gagawa nito para sa kanila.
• Awaiting Approval: Ang Invoice ay may isa o higit pang Invoice Flag na nakataas laban dito, at kinakailangan na ngayon ang pag-apruba mula sa itinalagang mga Approver sa kanilang Organisasyon. Kapag naibigay na ang mga pag-apruba, ang Invoice ay uusad sa isang Reconciled na estado.
• Reconciled: Ang isang Reconciled na Invoice ay pumasa sa lahat ng pagsusuring kinakailangan ng iyong Purchaser at karapat-dapat na ngayong i-export sa panlabas na accounting platform ng kanilang Organisasyon. 
• Parked: Ang isang Parked na Invoice ay pansamantalang itinigil ng isang user sa Organisasyon ng iyong Purchaser dahil maaaring mangailangan ito ng karagdagang pagsasaalang-alang o talakayan. 
• Cancelled: Ang isang Cancelled na Invoice ay Kinansela ng isang user sa Organisasyon ng iyong Purchaser at hindi na ginagamit.
• Export Ready o Exported: Ang Invoice ay minarkahan bilang Reconciled ng iyong Purchaser at handa nang i-export (o na-Export na) sa kanilang Accounting system para sa pagbabayad.

Awaiting approval

Patuloy na sinusuri ng PurchasePlus ang lahat ng Invoice at Credit Note na nasa estadong 'Open' at 'Awaiting Approval', at nagtataas ng mga Flag sa Antas ng Header o Linya sa dokumento, ayon sa mga setting na pinili ng Purchaser.

Ang isang 'Flag' ay isang alalahanin na itinaas sa Invoice o Credit Note, upang itawag ang pansin sa anumang isyu sa dokumento na mangangailangan ng pagsusuri bago Aprubahan ng (mga) itinalagang user sa mga Organisasyon ng iyong mga Purchaser. Tinitiyak ng mga Flag na ang mga Invoice at Credit Note lamang na nakakatugon sa mga partikular na pamantayan ng kanilang Organisasyon ang makakausad sa isang Reconciled na estado sa PurchasePlus, nang walang manu-manong pamamagitan. 

Kung ang isang Invoice ay Awaiting Approval, nangangahulugan ito na may isa o higit pang Flag na inilapat sa Invoice. Maaari mong tingnan ang [Flags] tab sa isang Invoice na Awaiting Approval upang maunawaan ang Mga Indibidwal na Flag na nagiging sanhi kung bakit nasa Estadong iyon ang Invoice:

Mangyaring bisitahin ang link na ito para sa karagdagang impormasyon tungkol sa bawat isa sa mga Flag na maaaring ilapat sa isang Invoice o Credit Note, ngunit pakitandaan na ang artikulo ay isang artikulo para sa Purchaser (ibig sabihin, isinulat para sa mga Purchaser). 

Sa huli, bilang isang Supplier, halos hindi mo magagawang lutasin ang mga Flag sa pamamagitan ng iyong mga aksyon sa PurchasePlus. Gayunpaman, maaari mong gamitin ang feature na Mga Komento sa isang Invoice kung nais mong makipag-ugnayan sa Purchaser sa PurchasePlus platform, at panatilihin ang lahat ng impormasyon tungkol sa Invoice sa iisang lugar. 

Mag-iwan ng komento

Hakbang 1: Mag-navigate patungo sa [Invoices] → [View All] sa Side Navigation Bar:

Hakbang 2: Hanapin ang Invoice na interesado ka, at i-click ang [Invoice Number] sa talahanayan: 

Hakbang 3: Mag-navigate sa tab na [Comments] sa Invoice:

Hakbang 4: Ilagay ang iyong komento, tiyaking i-click ang checkbox na [External Comment], at pindutin ang Enter upang mai-post ang komento para masuri ng iyong mga Purchaser:

***

Para sa mga karagdagang katanungan o suporta, mangyaring makipag-ugnayan sa invoicing.team@purchaseplus.com