Pangkalahatang-ideya

Ang 'Mga Badyet' ay isang opsyonal na Module na nagpapahintulot sa mga Organisasyon na mas mahusay na pamahalaan at subaybayan ang kanilang gastusin sa kanilang mga Supplier ayon sa kanilang mga kinakailangan sa Taon/Buwan at Expense Account.

Lumaktaw sa:

• Panimula \- Ano ang Badyet?
• Pagsusuri sa mga Badyet
  • Pagsusuri sa Isang Badyet
• Gumawa ng Badyet
• Badyet sa isang rekesisyon
  • Habang Nag-aapruba
  • Mga Quick Panel sa Malalapad na Monitor

Ano ang badyet?

Ang isang 'Badyet' sa PurchasePlus ay isang limitasyon sa paggastos, na itinatakda ng mga pinapahintulutang user, at inilalapat sa isang bahagi ng kanilang negosyo para sa isang partikular na yugto ng panahon.

Ang mga badyet ay binubuo ng:

1. Isang Taon at Buwan kung kailan nalalapat ang Badyet,
2. Isang Organisational Unit (Kagawaran) at Account Code kung saan nalalapat ang Badyet, at 
3. Isang Halaga ng Badyet (hindi kasama ang buwis) na nalalapat sa Badyet.

Kapag gumawa ng isang Rekesisyon ang isang Mamimili, ang 'Halaga ng Badyet' ay nababawasan kapag parehong:

• ang Petsa ng Paghahatid ng Rekesisyon ay pumapatak sa Taon/Buwan ng Badyet, AT
• ang Rekesisyon ay na-expense sa Organisational Unit at Account Code ng Badyet.

Ang mga Badyet sa PurchasePlus ay hindi pumipigil sa mga user na gumawa o magsumite ng mga Rekesisyon (kahit na ang Rekesisyon ay mangangahulugang lalampas sa nauugnay na Badyet), ngunit ang lahat ng Tagapag-apruba ng Rekesisyon ay aabisuhan na ang kanilang Rekesisyon ay lalampas sa Badyet bago ito maging isang Purchase Order.

Pagsusuri sa mga Badyet

Ang mga naka-enable na Organisasyon ay maaaring tumingin sa kanilang mga Badyet sa isang talahanayan sa pamamagitan ng pag-click sa [Budgets] → [View All] sa navigation bar sa gilid:

Mula sa view na ito, maaari mong:

1. Gamitin ang Search at mga filter ng Advanced Search upang maghanap ng partikular na Badyet,
2. I-edit ang mga column na lumalabas sa talahanayan gamit ang feature na [Manage Columns],
3. Gumawa ng Bagong Badyet (higit pa rito sa ibaba), at
4. I-click ang isang Badyet sa talahanayan upang tingnan ito nang mas detalyado.

Pagsusuri sa Isang Badyet

Sa pamamagitan ng pag-click sa isang Badyet mula sa view ng talahanayan, ipapakita sa iyo ang dalawang pahina na makatutulong sa iyong maunawaan ang Badyet sa (real-time) konteksto nito: ang pahina ng Usage at ang pahina ng Requisitions.

Biswal na kinakatawan ng pahina ng Usage ang halaga ng mga Naaprubahan at Nakabinbing Rekesisyon kumpara sa nauugnay na halaga ng badyet:

• Ang Approved (o 'Budget') Spend ay binubuo ng kabuuan, hindi kasama ang buwis na halaga ng lahat ng Naaprubahan at Saradong Rekesisyon na may Petsa ng Paghahatid sa Buwan at Taon ng Badyet AT na-expense sa Organisational Unit at Account Code ng Badyet.
• Ang Awaiting Approval ay binubuo ng kabuuan, hindi kasama ang buwis na halaga ng lahat ng Naghihintay ng Pag-apruba na Rekesisyon na may Petsa ng Paghahatid sa Buwan at Taon ng Badyet AT na-expense sa Organisational Unit at Account Code ng Badyet.

Bukod pa rito, mabilis na matitingnan ng mga user ang Natitirang Badyet, Mga Natitirang Araw, Kasalukuyang Katayuan, at Katayuan ng Pagtataya para sa Badyet: 

Ang Katayuan ng Pagtataya ay isang simpleng kalkulasyon na nagpapahiwatig kung ang Nagastos sa Badyet kasama ang mga Rekesiyong Naghihintay ng Pag-apruba ay lalampas sa Limitasyon ng Badyet.

Sa huli, matitingnan ng mga user ang lahat ng Rekesisyon na gumagamit sa nasabing Badyet sa pamamagitan ng pag-click sa tab na [Requisitions] sa Badyet:

Gumawa ng Badyet

Ang mga user na may pahintulot na 'Manage Budgets' ay maaaring gumawa ng bagong Badyet sa pamamagitan ng pag-click sa [New Budget] mula sa navigation bar sa gilid, o sa header ng pahina ng [Budgets] → [View All]:

Dadalhin ang user sa isang bagong pahina kung saan kailangan nilang ibigay ang mga sumusunod na halaga:

• Taon at Buwan kung kailan nalalapat ang Badyet. Ibig sabihin, ang anumang Naaprubahang Rekesisyon na may Petsa ng Paghahatid na pumapatak sa kumbinasyong ito ng Taon/Buwan ay gagamit sa Badyet na ito.
• Organisational Unit at Account Code. Bilang karagdagan sa kumbinasyon ng Taon/Buwan, ang isang Naaprubahang Rekesisyon na na-expense sa kumbinasyong ito ng Organisational Unit at Account Code ay gagamit sa Badyet na ito.
• Halaga ng Badyet (hindi kasama ang buwis). Ito ang 'Limitasyon' para sa Badyet, na kapag nalampasan, ay itinuturing na 'sobra sa badyet'.

Kapag naibigay na ang mga halagang ito, i-click ang [Create Budget] sa ibaba ng pahina. Agad na ipoproseso ang Badyet laban sa anumang Naaprubahan (at Naghihintay ng Pag-apruba) na mga Rekesisyon na tumutugon sa parehong kumbinasyon ng Taon/Buwan at Org Unit/Account Code na na-configure para sa Badyet.

Badyet sa isang rekesisyon

Habang Nag-aapruba

Makikita ng mga Tagapag-apruba ng Rekesisyon kung ang isang isinumiteng Rekesisyon ay lalampas sa Badyet nito:

Sa pamamagitan ng pag-click sa [View Budget], mabilis na maiintindihan ng Tagapag-apruba ang katayuan ng Badyet, at sundan ang link papunta sa Badyet para sa karagdagang impormasyon kung kinakailangan:

Mga Quick Panel sa Malalapad na Monitor

Ang mga Advanced User na gumagamit ng PurchasePlus sa isang malaking monitor ay maaari ding makinabang mula sa mga Quick View Panel na lumalabas sa kanang bahagi ng isang Rekesisyon:

Ang Quick View Panel ng Rekesisyon ay maaaring i-configure upang ipakita ang:

• Anumang mga komentong iniwan sa Rekesisyon ng isa pang user sa iyong Organisasyon,
• Ang mga link sa Mga Kaugnay na Dokumento - hal. ang mga Purchase Order na nabuo nang maaprubahan ang Rekesisyon, at 
• Impormasyon tungkol sa Badyet na gagamitin ng Rekesiyong ito - partikular, ang halaga ng gastusin na Naaprubahan at Naghihintay ng Pag-apruba.

Maaari mong gamitin ang button na [Manage] sa kanang bahagi sa itaas ng Quick View Panel upang i-configure kung ano ang ipapakita ng iyong mga panel.

Hindi ipapakita ang Quick View Panel kung ang iyong monitor ay hindi sapat ang laki upang magkasya ang lahat ng iba pa sa screen.