Mga Transfer

Transfer

Ang Transfer ay isang paraan upang pamahalaan (at i-account) ang paggalaw ng mga Stock Item sa pagitan ng mga Stock Location. 

Ang isang Transfer ay maaaring gawin nang manu-mano anumang oras kung ang user ay may pahintulot na 'Manage Transfers', o maaari silang awtomatikong magawa sa ilang partikular na pagkilos - hal. Pagtanggap ng mga Kalakal, o sa panahon ng paunang pag-setup ng mga Opening Balance sa isang Lokasyon. 

Ang mga Transfer Note ay ginagawa para sa bawat uri ng transfer, kung saan maaari mong tingnan ang detalyadong buod ng Pinagmulan (Origin), Patutunguhan (Destination), mga inilipat na Stock Item at iba pang mahalagang impormasyon ng Transfer.

Mga Uri ng Transfer

Maraming iba't ibang uri ng Transfer sa module ng Imbentaryo ng PurchasePlus:

• Stock Transfer: ginagamit para sa paglilipat ng mga Stock Item mula sa isang Lokasyon patungo sa iba pa,
• Stock Adjustment: ginagamit para sa pagsasaayos ng dami ng isa o higit pang Stock Item sa isang Stock Location,
• Stock Variance: ginagamit upang i-transfer ang pagkakaiba (variance) sa pagitan ng Inaasahang dami at ng Aktwal na dami ng mga Stock Item sa isang Stock Location. Karaniwan itong ginagawa bilang bahagi ng isang Stocktake.
• Opening Balance Transfer: ginagamit upang maglagay ng mga Stock Item sa isang Lokasyon sa pinakaunang pagkakataon. Ang paunang Opening Quantity ay ililipat mula sa iyong Lokasyon ng Opening Balances. Maaari itong gawin sa pamamagitan ng pag-import ng isang CSV. Pakitingnan ang aming artikulong Pag-import ng mga Opening Balance sa pamamagitan ng CSV para sa higit pang impormasyon.
• Stock Receipt: ginagamit upang i-account ang isang Transfer ng mga Stock Item mula sa isa sa iyong mga Supplier patungo sa iyong Stock Location. Ang Transfer na ito ay awtomatikong ginagawa kapag Tumatanggap ng mga Kalakal mula sa isang Purchase Order patungo sa isang Lokasyon ng Imbentaryo.

Mga Status ng Transfer

Bawat Transfer ay may Status na nagpapahiwatig kung nasaan na ang Transfer sa lifecycle nito. Ang mga posibleng status ng Transfer ay:

• Bukas (Open): Nagawa na ang Transfer, ngunit hindi pa kumpleto. Sa estadong Bukas, ang isang Transfer ay maaaring i-edit ng mga user na may pahintulot na 'Manage Transfers'. Maaari pa ring magdagdag ng mga Stock Item sa Transfer, at ang ilang Setting ng Transfer ay maaaring i-edit habang nasa estadong Bukas. Kapag angkop na, ang isang Bukas na Transfer ay maaaring manu-manong markahan bilang Kumpleto ng sinumang user na may pahintulot na 'Complete Transfers'.
• Naghihintay ng Pag-apruba (Awaiting Approval): Ang Transfer ay Naghihintay ng Pag-apruba mula sa isang kwalipikadong user sa iyong Organisasyon. Tanging mga Approver lamang ang maaaring gumawa ng mga pagbabago sa isang Transfer na nasa status na ito.
• Kumpleto (Complete): Na-finalize na ang Transfer, manu-man man ito ng isang User na may pahintulot na 'Complete Transfers', o awtomatiko bilang bahagi ng ilang pagkilos - hal. Pagtanggap ng mga Stock Item sa iyong Imbentaryo. Ang mga Stock Item sa Transfer Note ay ibinawas na mula sa Lokasyon ng Pinagmulan, at Idinagdag sa Lokasyon ng Patutunguhan. Wala nang mga bagong Stock Item na maaaring idagdag sa Transfer, at wala nang mga Setting na maaaring i-edit sa isang Nakumpletong Transfer. Kapag nasa estadong Kumpleto na, ang Transfer ay hindi na maaaring kanselahin o bawiin, dahil ang paggalaw ng mga Stock Item at ang lahat ng mahahalagang kalkulasyon na nagreresulta mula rito ay naisakatuparan na. 
• Kanselado (Cancelled): Ang isang Bukas na Transfer ay maaaring 'Kanselahin' bago ito markahan bilang Kumpleto, at wala nang karagdagang aksyon ang maaaring gawin sa Transfer kapag ito ay nasa estadong Kanselado na.

Pagtingin sa Iyong mga Transfer

Maaaring tingnan ng mga user ang mga Transfer sa lahat ng kanilang Lokasyon sa pamamagitan ng pagpunta sa [Inventory] → [Transfers] sa side navigation bar.

Maaari mong i-click ang Transfer (hal. 'TX01234') upang tingnan ang isang Transfer nang mas detalyado, kabilang ang Pinagmulan, Patutunguhan, mga Stock Item, at mga Dami na kasama sa Transfer:

Maaari kang tumingin ng detalyadong impormasyon tungkol sa isang Transfer, halimbawa, ang oras at petsa kung kailan ginawa ang Transfer, ang user na nagpasimula ng transfer, o ang Dokumento kung saan awtomatikong nabuo ang Transfer, sa pamamagitan ng pag-click sa button na [Show or Hide Details] sa header ng Transfer:

Itago ang mga linyang may Zero Quantity sa isang Bukas na Transfer

Kapag tinitingnan mo ang isang Transfer sa isang Estadong Bukas (hal. kapag paunang ginagawa ang Transfer, o sinusuri ang Transfer bago ang Pagkumpleto), makikita mo ang bawat Stock Item na available sa Lokasyon ng Pinagmulan, sakaling nais mong idagdag ito sa Transfer.

Minsan, maaaring nais mong itago ang mga Stock Item na may Zero Quantity sa isang Transfer, upang ang mga aytem lamang na inililipat ang makikita.

Maaari mong gamitin ang checkbox na [Hide Zero Quantity Items] upang magawa ito:

Mag-scan gamit ang Barcode

Sa isang Bukas na Transfer, gamitin ang [Scan] o maghanap ayon sa Pangalan ng Aytem o Barcode upang makahanap ng Stock Item. Awtomatikong lilipat ang pokus sa dami pagkatapos ng laban (match); pindutin ang 'Enter' upang maghanap muli.

Tingnan ang aming artikulong 'Barcode Scanner' upang matuto pa.

I-print ang isang Transfer

Upang makabuo ng bersyong angkop para sa pag-print ng isang Transfer, i-click ang [Print Transfer] sa header ng Transfer:

May lalabas na browser dialog box, na mag-uudyok sa iyo na piliin ang iyong printer at mga opsyon sa pag-print.

Maglakip ng File sa isang Transfer

Maaaring maglakip ang mga user ng file na hanggang 5MB sa isang Transfer sa pamamagitan ng pag-click sa [Upload New Attachment] sa tab na [Attachments] ng Transfer:

Pag-import at Pag-export ng mga Transfer

Pag-import ng mga Transfer

Ang mga Opening Balance Transfer (ibig sabihin, ang paunang paglalagay ng mga Stock Item sa isang Stock Location) ay maaaring gawin sa pamamagitan ng Pag-import ng CSV. Mangyaring basahin ang Gumawa ng Opening Balance Transfer sa pamamagitan ng CSV Upload para sa mga tagubilin patungkol sa format ng CSV at mga panuntunan sa pagpapatunay (validation), bago i-upload ang iyong CSV.

Pag-export ng mga Transfer

Anumang Transfer ay maaaring 'i-export', ibig sabihin, ang data ng transfer (data ng Produkto, Dami, Mga Halaga) ay maaaring ma-download bilang isang CSV.

Upang Mag-export ng Transfer, pumunta sa partikular na Transfer, pagkatapos ay i-click ang tab na [Exports]. Panghuli, i-click ang [Create New Export] at kumpirmahin ang aksyon:

Lalabas ang Export sa talahanayan ng mga Export kapag tapos na itong iproseso at maaari na itong i-download.

Paggawa at Pamamahala ng mga Transfer

Ang mga user na may pahintulot na Manage Transfers ay maaaring: 

• Ang inirerekomendang paraan ng Paggawa ng Bagong Transfer ay sa pamamagitan ng pag-click sa button na [Create New Transfer] sa kanang itaas ng page na [Inventory] → [Transfers]. Bawat Transfer ay nangangailangan ng Pinagmulan at Patutunguhan na pipiliin, bago magawa ang Transfer. Ang mga Stock Item na kasama sa Transfer ay ililipat mula sa Pinagmulan patungo sa Patutunguhan, kapag nakumpleto na ang Transfer.

• Ang form na [Create New Transfer] ay magreresulta sa paggawa ng isang Transfer sa estadong Bukas, at ang mga Stock Item ay maaaring idagdag sa Transfer at ang ilang Setting ng Transfer ay maaaring baguhin. Para sa karamihan ng mga uri ng Transfer, ang lahat ng Stock Item na nasa Lokasyon ng Pinagmulan ay lalabas sa Transfer, na may Transfer Quantity na zero. Ang dami ng anumang Stock Item ay maaaring baguhin sa mas mataas sa zero, at ito ay magiging sanhi upang ang daming iyon ay mailipat sa Lokasyon ng Patutunguhan, kapag nakumpleto na ang Transfer.
• Anumang Transfer sa estadong Bukas ay maaaring i-edit ng isang user na may pahintulot na Manage Transfers. Bukod dito, ang mga pinahintulutang user ay maaaring mag-update ng Lokasyon ng Patutunguhan ng isang Transfer na nasa estadong Bukas.
• Bukod pa rito, ang mga Transfer ay maaaring Gawin mula sa isang Stock Location. Matuto Nang Higit Pa.

Pagkumpleto ng mga Transfer

Ang pagmamarka sa isang Transfer bilang Kumpleto ay magbabawas sa dami ng mga Stock Item sa Lokasyon ng Pinagmulan at magdaragdag sa mga Stock Item sa Lokasyon ng Patutunguhan. I-click ang button na [Mark as Complete] sa header ng Transfer Note (o gamitin ang [Submit for Approval] / [Mark as Complete] sa naka-pin na bar sa telepono). Kapag nasa estadong Kumpleto na, ang Transfer ay hindi na maaaring kanselahin o bawiin, dahil ang paggalaw ng mga Stock Item at ang lahat ng mahahalagang kalkulasyon na nagreresulta mula rito ay naisakatuparan na. Ang kakayahang ito ay kinokontrol ng pahintulot na 'Complete Transfers'.

Sa telepono, ang pagbibilang sa Bukas na Transfer ay gumagamit ng naka-stack na layout ng paghahanap / [Advanced Search] / [Hide Zero], isang malaking minus/plus quantity stepper, at isang naka-pin na bar sa ibaba na naglalaman ng nabilang laban sa kabuuan, halaga ng transfer, at [Submit for Approval] o [Mark as Complete]. Ang talahanayan sa desktop ay nananatiling pareho.

Pagkansela ng mga Transfer

Ang isang Transfer na nasa Estadong Bukas ay maaaring Kanselahin mula sa page na [Inventory] → [Transfers] sa pamamagitan ng pag-click sa [More] at pagkatapos ay [Cancel Transfer]. Ang aksyong ito ay permanente at hindi na mababawi.

Bukod pa rito, kung tatanggihan ng isang Approver ang isang Transfer, ang Transfer ay Makakansela. Ang aksyong ito ay permanente at hindi na mababawi.

Mga Transfer Log

Kapag tinitingnan ang isang Stock Item sa loob ng isang Stock Location, maaari kang tumingin ng mga karagdagang detalye patungkol sa mga pagbabago sa dami at halaga na nagreresulta mula sa pagpasok at paglabas ng isang Stock Item sa Stock Location. Ang mga detalyeng ito ay nasa anyo ng isang Transfer Log.

Upang tingnan ang isang Transfer Log, pumunta muna sa isang Stock Location, at i-click ang [View Transfer Log] sa menu ng [More] sa tabi ng anumang Stock Item:

Ang pag-click sa [View Transfer Log] ay magpapakita ng window kung saan maaari mong tingnan ang mga Transfer na kinasasangkutan ng Stock Item na ito sa partikular na Stock Location na ito, ang mga Pumasok (Inbound), Lumabas (Outbound), at Natitirang Dami (Balance Quantities), ang Halaga ng Bawat Yunit (Unit) at Halaga ng Balanse (Balance Values), gayundin ang anumang mga komentong iniwan sa Transfer:

Pakitandaan: Ang mga Transfer Log ay partikular sa isang Stock Item sa loob ng isang Stock Location - ibig sabihin, hindi mo maaaring tingnan ang isang Transfer Log sa isang Stock Item sa lahat ng iyong Stock Location sa iisang view lamang.

---

Ito ang Bahagi 4 ng aming serye sa Panimula sa Imbentaryo. 

• Basahin ang Panimula sa Imbentaryo, Bahagi 1
• Basahin ang Panimula sa Imbentaryo, Bahagi 2: Mga Stock Item
• Basahin ang Panimula sa Imbentaryo, Bahagi 3: Mga Stock Location
• Basahin ang Panimula sa Imbentaryo, Bahagi 5: Mga Stocktake

Paano ako magsisimulang gumamit ng Module ng Imbentaryo?

Kung nais ng iyong Organisasyon na simulan ang paggamit ng module ng Imbentaryo ng PurchasePlus, mangyaring makipag-ugnayan sa iyong Account Manager o sa aming magiliw na Customer Success Team para sa tulong sa pagpapagana ng module, at upang mag-organisa ng pagsasanay para sa iyong mga user.

Paalala para sa mga Purchaser na Gumagamit ng Legacy PurchasePlus

Ang module ng Imbentaryo sa PurchasePlus ay muling idinisenyo, at malaki ang pagkakaiba sa module ng Imbentaryo ng Legacy PurchasePlus. Ang mga organisasyong lilipat mula sa Legacy PurchasePlus patungo sa PurchasePlus ay bibigyan ng karagdagang suporta sa paglipat (migration).