Reconciliation

Tumalon sa:

• Mga Statement
• Statement
• I-enable ang Mga Statement
• Mag-upload at Mag-reconcile ng Statement

Mga Statement

Ang Statement Reconciliation ay ang in-platform na pamalit para sa spreadsheet-at-email na reconciliation ng statement. Mag-a-upload ka ng supplier statement, kukunin ng system ang mga linya, hahanapin ang mga tumutugmang invoice at credit note na nasa PurchasePlus na, itatala ang anumang hindi nagtutugma, at bibigyan ka ng iisang workspace upang lutasin ang bawat exception at isara ang statement.

Simple lang ang layunin: alisin ang buwanang hirap sa reconciliation, maagang ilantad ang mga nawawalang invoice, at magpanatili ng audit trail na pasado sa finance audit.

• Phase 1 Manual Ingestion & Core Reconciliation Nag-a-upload ang mga user ng mga statement para sa AI extraction at sinusuri ang mga resulta ng reconciliation. Available Na
• Phase 2 Automated Ingestion Pipeline Ang mga statement na ipinadala sa pamamagitan ng email ay awtomatikong ipinapasok, pinoproseso (parsed), at lumalabas sa dashboard. Kasalukuyang Ginagawa < 3 buwan
• Phase 3 Supplier Collaboration & Follow-up Awtomatikong komunikasyon sa supplier, deep-link sa paunang napunang upload form, at mga workflow sa pagresolba ng exception. Kasalukuyang Ginagawa < 6 na buwan

Statement

Ang statement ay isang dokumentong ipinapadala sa iyo ng supplier, kadalasang buwanan, na naglilista ng bawat invoice at credit note para sa naturang panahon. Bawat hilera sa statement ay isang statement line, at ang isang statement line ay katumbas ng isang invoice o isang credit note.

Nangyayari ang reconciliation sa antas ng linya. Sinusubukan ng system na hanapin ang tumutugmang invoice sa PurchasePlus, inihahambing ang mga kabuuan, at nagtatalaga sa bawat linya ng isa sa apat na status. Kapag nagawa mo na ang anumang nangangailangan ng pansin, i-click mo ang Mark as Reconciled at magsasara ang statement.

Walang awtomatikong pagsasara ng statement. Kahit na awtomatikong mag-reconcile ang bawat linya, mananatiling Bukas (Open) ang statement hanggang sa kumpirmahin ito ng isang tao. Sadya ang human checkpoint na iyon sa huli.

I-enable ang Mga Statement

Ang kakayahang gamitin ang functionality ng Mga Statement ay nangangailangan ng:

• Naka-enable ang feature flag ng Statement Reconciliation para sa iyong Yunit ng Organisasyon (Organisation Unit).
• Ang iyong tungkulin ay may pahintulot na Manage Statement Reconciliation.
• Ang statement ay pagmamay-ari ng iyong kasalukuyang Yunit ng Organisasyon o ng isa sa mga Departamento nito.

Mag-upload at Mag-reconcile ng Statement

1. Pumunta sa [Mga Invoice] \> [Mga Statement.]
2. Piliin ang [Supplier] mula sa dropdown, i-drag at i-drop o piliin ang PDF o image file ng statement at pagkatapos ay i-click ang [Start Import]
3. I-click ang button na [Link] upang i-link ang anumang Unmatched Lines sa kanilang kaukulang Invoice o Credit

Tandaan\- Magkakaroon ang mga linya ng status na Pending kung ang dokumentong nauugnay sa mga ito ay hindi pa Reconciled. Tingnan ang artikulong Working Through Statement Statuses para sa karagdagang impormasyon kung paano haharapin ang mga hindi pa nai-reconcile na Statement Line

1. Kapag Reconciled na ang lahat ng iyong Statement Line, i-click ang [Reconcile.]

Tandaan\- Kung hindi mo mai-Reconcile ang isang Statement Line, maaari kang mag-Force Reconcile. Tingnan ang Working Through Statement Statuses.

1. I-click ang [Confirm] upang kumpletuhin ang reconciliation ng iyong Statement.

Reconciled na ngayon ang iyong Statement.