Tingnan at I-update ang mga Invoice

Tumalon sa:

• I-access ang mga Invoice
• Pag-update ng mga Invoice
  • Pag-apruba ng mga Invoice
• Paggamit ng Invoice Power Editor
• Mga Tip sa Pagsusuri

I-access ang mga Invoice

1. Piliin ang [Mga Invoice] → [Tingnan Lahat] mula sa navigation bar sa gilid.

2. Mula sa view ng talahanayan ng Tingnan Lahat ng Invoice, maaari mong kumpletuhin ang mga sumusunod na gawain:

1. I-filter ang Lahat ng Invoice ayon sa Katayuan.
2. Gamitin ang [Maghanap] upang hanapin ang Invoice na nais mong suriin.
3. [Pamahalaan ang mga Kolum] upang ipakita o itago ang mga kolum na ipinapakita sa talahanayan. 
4. I-click ang [Numero ng Invoice] upang buksan ang Invoice.
5. Mag-hover sa [Sanggunian] upang magdagdag o mag-edit ng Sanggunian ng Invoice. Posible lamang ito kapag ang Invoice ay nasa katayuang 'Bukas' o 'Naghihintay ng Pag-apruba'.
6. Mag-hover sa [Account ng Gastusin] upang magdagdag o mag-edit ng Kagawaran o Account kung saan ibinibilang ang Invoice. Posible lamang ito kapag ang Invoice ay nasa katayuang 'Bukas' o 'Naghihintay ng Pag-apruba'.
7. [Purchase Order]. Alamin kung ang Invoice ay naitugma sa isang Purchase Order. Tingnan ang aming artikulo sa Pagtugmain ang isang Purchase Order sa isang Invoice upang matuto pa.
8. Tingnan ang [Katayuan] ng Invoice.
9. [Mga GR Note]. Tingnan ang mga Goods Receiving Note na nauugnay sa Invoice o gumawa ng bagong Goods Receiving Note laban sa Purchase Order kung saan naitugma ang Invoice. 
10. Tingnan ang [Kopya ng PDF] ng Invoice. Ang opsyong ito ay magagamit kung ang Invoice ay ginawa mula sa isang PDF, sa pamamagitan ng solusyon ng PurchasePlus Paperless Invoicing.

Pag-update ng mga Invoice

Sa pangkalahatan, ang isang Invoice na nasa katayuang 'Bukas' o 'Naghihintay ng Pag-apruba' ay maaaring i-update ng sinumang user na may pahintulot na 'Pamahalaan ang mga Invoice at Credit Note' at/o 'Pamahalaan ang mga Linya ng Invoice at Credit Note' (depende sa nais nilang i-update).

Ang pag-update ng mga Invoice sa labas ng mga katayuang Bukas o Naghihintay ng Pag-apruba ay nangangailangan ng mga karagdagang hakbang bago magawa ang anumang pagbabago:

• Upang mag-update ng Invoice na nasa katayuang 'Na-reconcile', dapat itong Muling Buksan sa pamamagitan ng pag-click sa 'Muling Buksan ang Invoice' sa menu na [Higit Pa] sa header ng Invoice:
• Upang mag-update ng Invoice na nasa katayuang 'Handa nang I-export' o 'Na-export', dapat munang [Ibalik sa Na-reconcile] ang Invoice sa menu na [Higit Pa] sa header ng Invoice, at pagkatapos ay 'Muling buksan' tulad ng nasa itaas.

Kapag nagawa na ang mga kinakailangang pagbabago sa Invoice, kailangan nitong muling dumaan sa anumang Mga Daloy ng Trabaho sa Pag-apruba ng Invoice na nakatakda para sa nauugnay na Yunit ng Organisasyon.

Pag-apruba ng mga Invoice

Kung ang isang Invoice ay nasa katayuang 'Naghihintay ng Pag-apruba', nangangahulugan ito na dapat itong matagumpay na dumaan sa isang Daloy ng Trabaho sa Pag-apruba upang maisulong ang Invoice sa katayuang 'Na-reconcile'.

Maraming dahilan kung bakit maaaring ma-flag ang isang Invoice at mangailangan ng Pag-apruba. Ang bawat isa sa mga dahilan ng Pag-flag ay ipinapakita sa tab na Mga Flag ng Invoice, at ang bawat isa sa mga Flag sa Linya ng Invoice ay ipinapakita sa kolum ng Mga Flag sa bawat linya ng Invoice.

Bilang isang hinirang na Tagapag-apruba, maaari mong suriin ang bawat dahilan ng Flag at magpasya kung nais mong lutasin ang dahilan ng Flag, o aprubahan ang Invoice nang hindi nilulutas ang ilan o lahat ng Flag.

Ang Mga Daloy ng Trabaho sa Pag-apruba ng Invoice at Credit Note ay nangangailangan ng sarili nilang artikulo upang maipaliwanag nang malalim. Matuto pa sa pamamagitan ng pagbasa sa gabay na ito.

Paggamit ng Invoice Power Editor

Ang mga user na may Pahintulot na 'Maaaring Pamahalaan ang mga Invoice at Credit Note' ay maaaring gumamit ng Invoice Power Editor upang suriin at i-update ang isang Invoice sa PurchasePlus, nang magkatabi sa isang PDF Invoice na natanggap nila sa kanilang email address para sa paperless invoicing.

Upang simulan ang paggamit ng Invoice Power Editor:

1. Pumili ng anumang Invoice mula sa mga lugar ng [Mga Invoice] → [Tingnan Lahat], o [Mga Invoice] → [Naghihintay ng Aking Pag-apruba].
2. Sa Header ng Invoice, piliin ang [Power Editor].
3. Kung ang Invoice ay nagawa sa PurchasePlus sa pamamagitan ng pag-email ng Supplier ng PDF invoice sa iyong Email Address para sa Paperless Invoicing, matitingnan mo ang PDF sa kanang bahagi ng pahina ng Invoice Editor sa PurchasePlus, para sa madaling pagsangguni kapag nag-a-update ng isang Invoice.

Mga tip sa pagsusuri

Itugma ang mga Purchase Order at Invoice

• Kung naaangkop sa iyong Organisasyon, tiyaking naitugma ang isang Purchase Order sa Invoice bago suriin ang anumang dahilan ng Flag.
• I-link ang mga Item sa Linya ng Invoice sa mga Item sa Linya ng Purchase Order, kung kinakailangan.

Tanggapin ang mga Produkto at Serbisyo

• Tingnan kung natanggap na ang mga item. Kung naaangkop sa iyong Organisasyon, ang pagtanggap ng isang Purchase Order ay isang kritikal na hakbang sa pagtiyak na naihatid na ang mga item at nagpapahiwatig sa Tagapag-apruba ng Invoice na maayos nang maaprubahan ang Invoice.

Suriin ang mga Item sa Linya sa Invoice bago Mag-apruba

• Kung sakaling may mga pagkakaiba sa pagitan ng presyo sa Purchase Order at presyo sa Invoice, maaari mong kontakin ang Supplier para sa posibleng Credit Note para sa anumang pagkakaiba.