Ipadala sa PurchasePlus

Bakit magpapadala sa pamamagitan ng email

Nag-aalok ang PurchasePlus ng solusyong Paperless Invoicing para sa mga Organisasyon na nagnanais na bawasan ang oras na ginugugol sa pagsusuri at pagtutugma ng mga Invoice na natatanggap mula sa kanilang mga Supplier.

Ito ay isang produktong nakatuon sa awtomasyon, maayos na pinagsasama ang OCR scanning, Artificial Intelligence (AI), Machine Learning (ML), at ang aming natatanging Human-In-The-Loop na serbisyo. Tinitiyak ng kombinasyong ito ang mahusay na pagpoproseso ng data, matalinong pagpapasya, at patuloy na pagpapahusay ng sistema, habang pinapanatili ang mahalagang pangangasiwa ng tao sa mga kritikal na operasyon.

Kung pipiliin ng iyong Organisasyon na gamitin ang solusyon sa Paperless Invoicing, isang natatanging [Paperless Invoicing Email Address] ang ibibigay sa iyong Organisasyon. Kapag naibigay na ito, maaari mong ibigay ang Email Address na ito sa bawat isa sa iyong mga Supplier, at hilingin na simulan nilang magpadala ng mga Invoice sa Email Address na ito, upang ang mga ito ay awtomatikong maproseso sa pamamagitan ng PurchasePlus.

Maaari ka ring magpadala ng mga PDF Invoice sa iyong sariling [Paperless Invoicing Email Address] para sa isang Supplier, at mangyaring sundin ang mga pinakamahusay na kasanayan sa ibaba kapag ginagawa ito.

Pumunta sa:

• Mga pinakamahusay na kasanayan
• Mga Oras ng Pagpoproseso
• Paano hanapin ang iyong Paperless Invoicing Email Address
• Pagsusuri sa iyong mga Paperless Email
• Pag-troubleshoot

---

Mga pinakamahusay na kasanayan

Gamitin ang mga ePDF Invoice:

• Ipaalam sa iyong mga Supplier na mag-email ng isang Electronic PDF Invoice bilang attachment nang direkta sa iyong [Paperless Invoicing Email Address], mas madaling mai-scan ang mga ito ng PurchasePlus.
• Kung hindi makapagbigay ang Supplier ng mga Electronic PDF Invoice, katanggap-tanggap pa rin ang isang na-scan na PDF. Tiyaking may katanggap-tanggap na kalidad ang pag-scan para sa pinakamahusay na mga resulta ng pagpoproseso ng Invoice.

Kapag Nagpapadala ng mga Invoice:

• Tiyaking nasa field na 'To' o 'CC' ng email ang iyong [Paperless Invoicing Email Address], at hindi sa field na 'BCC'.
• Huwag sulatan o selyuhan ang mga invoice dahil makakaapekto ito sa kakayahang mabasa ang invoice.
• Sabihan ang Supplier na iwasang magpadala ng mga kalakip na hindi Invoice tulad ng mga Statement, Picking Slip, Order Confirmation atbp. dahil tatanggalin ang mga ito at magpapabagal sa pagpoproseso ng invoice.

Mga Attachment ng File

• Maramihang Invoice: Maaari kang maglakip ng maraming invoice sa isang email, basta't ang kabuuang laki ng file ay hindi hihigit sa 10 MB.
• Pagsusumite ng Isang File: Kung nais mo, maaari kang magpadala ng isang file na naglalaman ng maraming invoice. Awtomatikong paghihiwa-hiwalayin ng aming platform ang mga ito sa mga indibidwal na file. Pakatandaan na ang prosesong ito ng paghihiwalay ay maaaring tumagal nang hanggang 60 minuto, kung kailan maaaring hindi agad makita ang mga file sa queue.
• Limitasyon sa Laki at Haba ng File: Ang bawat file ay dapat na nasa loob ng limitasyong 10 MB ang laki at 10 pahina ang haba.

Mga Oras ng Pagpoproseso

• 80% ng mga isinumiteng dokumento ay awtomatikong pinoproseso at nang real time, karaniwang lumalabas sa iyong queue sa loob lamang ng ilang minuto.
• Para sa mga dokumentong hindi nakakatugon sa aming pamantayan sa pagpapatunay ng negosyo, mayroon kaming nakalaang koponan sa pag-invoice para sa manu-manong pagsusuri. Inuuna namin ang mabilis na turnaround, na may karaniwang oras ng pagpoproseso na 3 oras, at garantiyang makukumpleto ang lahat ng pagsusuri sa loob ng 24 na oras.
• Gumagana ang aming koponan sa pag-invoice nang 24 oras sa mga karaniwang araw (weekdays), na tinitiyak ang tuloy-tuloy na pagpoproseso. Sa katapusan ng linggo (weekend), nagpapanatili kami ng 8 oras na operasyon bawat araw.
• Para sa agarang tulong, mangyaring ipadala ang iyong mga kahilingan sa help@purchaseplus.com. Magalang naming hinihiling na gamitin lamang ang opsyong ito para sa talagang mga kagyat na usapin. Nakatutulong ang pamamaraang ito upang mapanatili namin ang patas na antas ng serbisyo sa lahat ng aming kliyente.

Hanapin ang paperless address

Kung gumagamit ang iyong Organisasyon ng solusyon sa Paperless Invoicing:

1. I-click ang iyong [Username/Organisation] sa kanang sulok sa itaas, pagkatapos ay piliin ang [About].

2. Piliin ang [Organisational Details] → [Paperless Email Address]. Ang iyong Paperless Invoicing Email Address, na partikular sa iyong Organisasyon, ay ipapakita rito:

Tingnan ang mga naipadalang email

Upang makita ang lahat ng mga email na natanggap sa iyong Paperless Invoicing Email Address sa isang talahanayan, i-click ang [Paperless Emails] → [View All] sa navigation bar sa gilid:

Maaari mong i-click ang numero sa column na [Email] upang matingnan ang orihinal na email pati na rin ang link sa anumang attachment:

Matuto pa tungkol sa modyul ng Paperless Emails.

Pag-troubleshoot

• Kung ang Numero ng Invoice at Supplier ay kapareho ng isang umiiral nang Invoice sa iyong Organisasyon, tatanggalin ang Invoice. Hindi posibleng magkaroon ng parehong Numero ng Invoice nang dalawang beses para sa parehong Supplier.
• Kung hindi mabasa ang Invoice dahil sa nawawalang impormasyon, hindi matagumpay na mai-scan ang Invoice. Makikipag-ugnayan ang isang miyembro ng koponan ng PurchasePlus sa iyong Organisasyon upang ipaalam sa iyo at makipagtulungan sa iyo upang itama ang impormasyon.
• Kung ang dokumento ay hindi isang Invoice hal. isang statement, picking slip, order confirmation atbp. tatanggalin ito at hindi i-scan.
• Ang mga Invoice na mula sa isang ganap na bagong Supplier (ibig sabihin, isang Supplier na walang profile sa aming sistema) ay maaaring kailangang i-map ng aming sistema, at maaari itong tumagal nang hanggang 48 oras. Pagkatapos ay lilitaw ang mga Invoice sa iyong Organisasyon kapag matagumpay nang naproseso. Ang susunod na Invoice mula sa Supplier ay ipoproseso na sa regular na bilis.
• Ang mga Invoice kung saan ang Business Number ng Supplier ay hindi tumutugma sa kung ano ang makikita sa PurchasePlus ay hindi awtomatikong mai-scan. Makikipag-ugnayan ang isang miyembro ng koponan ng PurchasePlus sa iyong Organisasyon upang ipaalam sa iyo at makipagtulungan sa iyo upang itama ang impormasyon.
• Kung ang Invoice ay mula sa isang Supplier na hindi pa naidagdag bilang isang Supplier sa iyong Organisasyon, makikipag-ugnayan ang isang miyembro ng koponan ng PurchasePlus sa iyong Organisasyon upang ipaalam sa iyo at makipagtulungan sa iyo upang idagdag ang Supplier.