Mga Invoice

Lumukso sa:

• Panimula
• Pamamahala ng mga Invoice
• Paperless Invoicing
• Paggawa ng mga Invoice
• Mga Katayuan ng Invoice
• Itugma ang mga PO at receiving note
  • Pag-uugnay ng mga Linya ng Invoice at mga Linya ng Purchase Order
• Mga Flag at Threshold ng Invoice
• Advanced Mode para sa Pamamahala ng Invoice
  • Mga Quick View Panel sa Malalapad na Monitor
• Pag-apruba ng mga Invoice
• Pag-export ng mga Invoice

Invoice

Ang Invoice ay isang dokumento na ipinapadala ng isang Supplier sa isang Mamimili, na nagsasaad ng mga Produkto at Dami na inihatid ng Supplier sa Mamimili, at nais nitong mabayaran.

Naglalaman ang isang Invoice ng mga detalye tungkol sa mga kalakal na inihatid sa Mamimili - halimbawa, ang mga Presyo bawat Yunit ng bawat Produkto, pinarami sa Dami ng bawat Produktong inihatid, at kasama ang mga Halaga ng Buwis at Kabuuang Halaga na inaasahan ng Supplier na mabayaran.

Maaari ding maglaman ang mga Invoice ng impormasyon tungkol sa Supplier (hal. Mga Detalye ng Pakikipag-ugnayan, ABN, Mga Tuntunin sa Pagbabayad, Mga Detalye ng Bank Account) na nagpapadali para sa Mamimili na may kumpiyansang magbayad sa Supplier.

Pamamahala ng mga Invoice

Bilang isang end-to-end na Procure-to-Pay system, ang mga Invoice ay isang napakahalagang bahagi ng PurchasePlus at maraming functionality sa aming software na tumutulong sa mga Mamimili na pamahalaan ang kanilang paggastos sa mga Invoice ng kanilang mga Supplier.

Sa esensya, tumutulong ang aming functionality sa pamamahala ng Invoice na patunayan na kung ano ang na-invoice ng Supplier sa iyong Organisasyon ay (a) kung ano ang iyong inorder, (b) aktwal na naihatid, at (c) naaprubahan upang bayaran ng lahat ng kinakailangang user sa iyong Organisasyon. 

Paperless Invoicing

Ang isang lalong makapangyarihang bahagi ng iniaalok ng PurchasePlus ay ang aming Paperless Invoicing module, na isang opsyonal na kasama sa iyong PurchasePlus system. 

Ang mga organisasyong gumagamit ng Paperless Invoicing module ay binibigyan ng isang Paperless Invoicing Email Address, na:

• Maaaring padalhan ng mga user sa iyong Organisasyon (i.e. mga panloob na empleyado) ng PDF Invoice ng isang Supplier, at awtomatiko itong ii-scan at gagawin bilang isang bagong Invoice, na available sa PurchasePlus.
• Maaaring ibahagi sa mga Supplier upang maipadala nila ang kanilang mga Invoice sa email address na ito, na awtomatiko namang gagawin sa iyong PurchasePlus account.

Ginagamit ng Paperless Invoicing ang Optical Character Recognition (OCR) scanning, Artificial Intelligence (AI), Machine Learning (ML), at ang aming natatanging Human-In-The-Loop na serbisyo upang:

1. Digital na ‘basahin’ ang mga PDF invoice na ipinapadala mo o ng iyong mga Supplier sa Paperless Invoicing Email Address,
2. Awtomatikong gawin ang Invoice sa PurchasePlus,
3. Subukang ‘itugma’ ang Invoice sa isang Purchase Order, at
4. Iproseso ang mga line item isa-isa upang igalang ang anumang mga threshold ng Flag ng Invoice na itinakda ng iyong Organisasyon. 

Ang mga email (kabilang ang kanilang mga PDF attachment) na natanggap sa Paperless Invoicing Email Address ay available para tingnan at pamahalaan sa bahagi ng [Paperless Emails] sa Side Navigation bar:

Matuto nang higit pa tungkol sa Mga Paperless Email.

Paggawa ng mga Invoice

Ang mga user na may pahintulot na ‘Pamahalaan ang mga Invoice at Credit Note’ ay maaaring manu-manong gumawa ng Invoice sa PurchasePlus, sa pamamagitan ng pag-click sa opsyong [Mga Invoice] → [Bagong Invoice] sa Side Navigation menu.

Basahin ang aming artikulo tungkol sa Paggawa ng Bagong Invoice para sa higit pang impormasyon

Mga Katayuan ng Invoice

Ang mga Invoice ay maaaring nasa isa sa maraming katayuan:

• Bukas: Ang isang Bukas na Invoice ay nagawa na, ngunit hindi pa Naitatugma (Reconciled). Depende sa mga kagustuhan ng iyong Organisasyon, ang isang Bukas na Invoice ay maaaring kailangang itugma sa isang Purchase Order, o magkaroon ng Mga Goods Receiving Note na ginawa laban sa Naitugmang Purchase Order. Maaari mong ipagpatuloy ang pag-edit ng isang Bukas na Invoice, upang lutasin ang anumang nakataas na Flag. Kung may mga nakataas na Flag sa Invoice, maaari mo itong markahan bilang Naghihintay ng Pag-apruba, at aabisuhan ang mga nauugnay na Tagapag-apruba. Kung walang mga Flag na nakataas sa Invoice, maaari mo itong markahan bilang Naitugma. Ang isang Bukas na Invoice ay maaari ding I-park o Kanselahin.
• Naghihintay ng Pag-apruba: Ang isang Invoice na Naghihintay ng Pag-apruba ay may isa o higit pang Mga Flag ng Invoice na nakataas laban dito, at kailangan na ngayon ng pag-apruba ng isa o higit pang mga Tagapag-apruba sa iyong Organisasyon. Kapag naibigay na ang mga pag-apruba, ang Invoice ay isusulong sa katayuang Naitugma.
• Naitugma: Ang isang Naitugmang Invoice ay pumasa sa lahat ng pagsusuring kinakailangan ng iyong Organisasyon at angkop na ngayon para i-export sa panlabas na accounting platform ng iyong Organisasyon. Hindi ka maaaring gumawa ng mga pagbabago sa isang Invoice habang ito ay nasa katayuang Naitugma. Kung nais mong gumawa ng mga pagbabago, maaari mong Muling Buksan ang Invoice.
  • Paalala: Ang mga user na may pahintulot na 'Maaaring Mag-super Approve ng mga Invoice at Credit Note' ay nakakapag-update ng ilang partikular na field sa isang Naitugmang Invoice. Matuto nang higit pa.
• Naka-park: Ang isang Naka-park na Invoice ay ipinark ng isang user sa iyong Organisasyon dahil maaaring kailanganin nito ng karagdagang pagsasaalang-alang o talakayan. Hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago sa isang Invoice habang nasa katayuang Naka-park. Kung kailangan mo, maaari mong Muling Buksan ang Invoice upang magpatuloy sa paggawa ng mga pagbabago rito. 
• Kinansela: Ang isang Kinanselang Invoice ay Kinansela ng isang user at hindi na ginagamit sa iyong Organisasyon. Hindi ka maaaring gumawa ng mga pagbabago sa isang Invoice na nasa katayuang Kinansela. Kung nais mong ibalik ang Invoice at gumawa ng mga pagbabago rito, maaari mong Muling Buksan ang Invoice.
• Handa nang I-export: Ang isang Invoice na Handa nang I-export ay available na ngayon sa iyong [Mga Invoice] → [Export Centre] para maisama sa isang paparating na Export File. Kapag matagumpay nang na-export ang Invoice sa panlabas na accounting platform ng iyong Organisasyon, ang katayuan ng Invoice ay ia-update sa Na-export. Hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago sa Invoice habang ito ay nasa katayuang Handa nang I-export. Kung kailangan mo, maaari mong Ibalik ang Invoice sa katayuang Naitugma, pagkatapos ay Muling Buksan ang Invoice upang gumawa ng mga pagbabago rito.
  • Paalala: Ang Katayuang ito ay available lamang para sa Mga Uri B na Organisasyon.
• Ine-export: Ang isang Ine-export na Invoice ay kasalukuyang nasa proseso ng pag-export sa panlabas na accounting platform ng iyong Organisasyon. Ang prosesong ito ay karaniwang tumatagal ng ilang minuto. Kapag matagumpay ang pag-export, ang katayuan ng Invoice ay ia-update sa Na-export. Hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago sa Invoice habang ito ay nasa katayuang Ine-export. Kung kailangan mo, maaari mong Ibalik ang Invoice sa katayuang Naitugma, upang I-export itong muli, o Muling Buksan ang Invoice upang gumawa ng mga pagbabago rito.
  • Paalala: Ang Katayuang ito ay available lamang para sa Mga Uri A na Organisasyon.
• Na-export: Ang isang Na-export na Invoice ay naisama na sa isa o higit pang mga Export file at na-export na sa panlabas na accounting platform ng iyong Organisasyon. Hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago sa Invoice habang ito ay nasa katayuang Na-export. Kung kailangan mo, maaari mong Ibalik ang Invoice sa katayuang Naitugma, pagkatapos ay Muling Buksan ang Invoice upang gumawa ng mga pagbabago rito.

Itugma ang mga PO at receiving note

Kapag nagpadala ang isang Supplier sa isang Mamimili ng Invoice, magandang gawain na tiyaking Naitugma ang Invoice bago aprubahan itong bayaran. 

Tinutulungan ng PurchasePlus ang aming mga Mamimili na itugma ang mga Invoice sa dalawang paraan, depende sa kung paano nais magtrabaho ng kanilang departamento ng Pananalapi.

• Sa pamamagitan ng pagtutugma ng Purchase Order sa isang Invoice, upang matiyak na ang na-invoice ng Supplier sa Mamimili ay aktwal na tumutugma sa Inorder ng Mamimili. Minsan itong tinutukoy bilang ‘2-Way AP Matching’.
• Sa pamamagitan ng pagtutugma ng Purchase Order at ng mga Receiving Note nito sa isang Invoice, upang matiyak na ang na-invoice ng Supplier sa Mamimili ay aktwal na tumutugma sa Inorder at natanggap ng Mamimili. Minsan itong tinutukoy bilang ‘3-Way AP Matching’: 

Pag-uugnay ng mga Linya ng Invoice at mga Linya ng Purchase Order

Depende sa mga setting na inilapat sa iyong Organisasyon sa PurchasePlus, kapag ang isang Invoice ay itinugma sa isang Purchase Order, ang lahat ng Linya sa Invoice ay inihahambing sa lahat ng Linya sa Purchase Order, at kung saan magkapareho ang dalawang Linya, ang mga ito ay Inuugnay sa isa't isa. Para sa higit pang impormasyon, pakibasa ang I-link o I-unlink ang mga Linya ng Invoice at mga Linya ng Purchase Order. 

Mga Flag at Threshold ng Invoice

Kapag ang isang Purchase Order ay itinugma sa isang Invoice, inihahambing ng PurchasePlus ang detalye sa antas ng Linya ng Linya ng Invoice laban sa detalye sa antas ng Linya ng Kaugnay na Linya ng Purchase Order, upang matulungan kang magpasya kung mayroong anumang hindi pagkakatugma na dapat ikabahala. Kung may mga hindi pagkakatugma, magtataas ang aming system ng isang Flag ng Invoice, na pipigil sa Invoice na awtomatikong Maitugma (at Mai-export) hanggang sa malutas ang Flag.

Ang ilang mga Flag ay kayang masusing kontrolin sa pamamagitan ng pagtatakda ng isang Threshold ng Flag ng Invoice, na nagsasabi sa aming system nang eksakto kung gaano karaming pagkakaiba sa pagitan ng Purchase Order at Invoice ang katanggap-tanggap sa iyong Organisasyon, at kung saang mga senaryo mo gustong magtaas ng Flag.

Advanced Mode para sa Pamamahala ng Invoice

Maaaring gamitin ng mga advanced na user ng PurchasePlus ang Invoice Advanced Mode upang magdagdag ng mahahalagang detalye sa isang Invoice, mga Linya nito, o mga Sub-line, para sa mga layunin ng accounting at pag-export. Basahin ang aming artikulo tungkol sa Pag-update ng mga Linya ng Invoice gamit ang Advanced Mode para sa higit pang impormasyon.

Mga Quick View Panel sa Malalapad na Monitor

Ang mga Advanced na User na gumagamit ng PurchasePlus sa isang malaking monitor ay maaari ding makinabang mula sa Mga Quick View Panel ng Invoice na lumalabas sa kanang bahagi ng Invoice:

Ang Quick View Panel ng Invoice ay maaaring i-configure upang magpakita ng:

• Anumang mga komentong iniwan sa Invoice ng isa pang user sa iyong Organisasyon, o ng mismong Supplier kung gumagamit sila ng PurchasePlus,
• Ang mga link sa Mga Kaugnay na Dokumento - hal. ang Purchase Order na naitugma sa Invoice o anumang Mga Goods Receiving Note na nauugnay sa Purchase Order na iyon,
• Ang mga natitirang Flag sa Invoice (kung mayroon man), at
• Impormasyon patungkol sa Workflow ng Pag-apruba kung saan inilagay ang Invoice na ito. 

Maaari mong gamitin ang button na [Pamahalaan] sa kanang sulok sa itaas ng Quick View Panel upang i-configure kung ano ang ipapakita ng iyong mga panel.

Hindi ipapakita ang Quick View Panel kung ang iyong monitor ay hindi sapat ang laki upang magkasya ang lahat ng iba pa sa screen.

Pag-apruba ng Invoice

Kung ang isang Invoice ay hindi awtomatikong pumasa sa lahat ng pagsusuring isinasagawa ng aming system (i.e., isa o higit pang Mga Flag ng Invoice ang Naitaas), dapat Aprubahan ang isang Invoice ng isa o higit pang mga user bago ito makasulong sa Katayuang Naitugma at Mai-export sa iyong Accounting System.

Ang (mga) user na maaaring Mag-apruba ng mga Invoice ay tinukoy sa Mga Workflow ng Pag-apruba ng Invoice, na ikinukumpigura ng mga Administrator sa iyong Organisasyon, kasama ang mga eksperto sa platform ng PurchasePlus. Basahin ang aming artikulo tungkol sa Pag-apruba ng mga Invoice para sa higit pang impormasyon.

Pag-export ng mga Invoice

Ang mga Invoice ay maaaring I-export mula sa PurchasePlus patungo sa iyong Accounting System sa isa sa dalawang paraan, depende sa Uri ng iyong Organisasyon.

Mga Uri A vs Uri B na Organisasyon

• Ang mga Uri A na Organisasyon ay manu-manong nag-e-export ng mga Invoice (at Credit Note) nang paisa-isa. Maaari itong mangyari sa anumang punto pagkatapos maisulong ang isang invoice sa katayuang Naitugma.
• Ang mga Uri B na Organisasyon ay una munang Minamarkahan ang isang Invoice (o Credit Note) bilang Handa nang I-export, at pagkatapos ay gagawa at magpapadala ng isang Batch Export File na naglalaman ng lahat ng mga Invoice at Credit Note na Namarkahan bilang Handa nang I-export mula noong huli mong Pag-export. 

Mga Destinasyon ng AP System at Mga Format ng Pag-export

Ang eksaktong Electronic Destination at Format ng Mga Export File para sa parehong Mga Uri A at Uri B na Organisasyon ay isinasaayos habang ipinapatupad (Implementation) ang iyong PurchasePlus system, ngunit maaari itong baguhin pagkatapos ng pagpapatupad nang may malapit na konsultasyon sa team ng PurchasePlus kung kinakailangan. Mangyaring makipag-ugnayan sa aming magiliw na Customer Success Team para sa higit pang impormasyon.