Mag-apruba ng Requisition

Sa PurchasePlus, kapag naisumite ang isang Requisition para sa pag-apruba, mapupunta ito sa katayuang 'AWAITING APPROVAL'. Ang Requisition ay ilalagay sa Approval Workflow na nalalapat sa Department at Account Code.

Ang mga nag-aaprubang user sa unang antas ng workflow ay makakatanggap ng email, na nagbibigay-alam sa kanila na naisumite na ang Requisition, at maaari na itong aprubahan o tanggihan. Magbasa pa upang matuto nang higit pa.

Pumunta Sa:

• Naghihintay ng aking pag-apruba
• Mag-apruba ng Requisition
  • Pag-apruba ng Requisition na may Budget
• Tanggihan ang isang Requisition
• Maramihang Pag-apruba ng mga Requisition

Naghihintay ng aking pag-apruba

Ang listahan ng mga Requisition na Naghihintay ng Pag-apruba ay matatagpuan sa pamamagitan ng:

• [Home] Dashboard → [Requisitions Awaiting My Approval].
• Side navigation bar [Requisitions] → [Awaiting My Approval].

I-click ang Requisition Number sa column ng [Requisition] upang matingnan ang Requisition nang mas detalyado:

Ang mga sumusunod na bahagi ay maaaring suriin kapag sinusuri ang isang Requisition:

1. Mga Produkto.
2. Mga Quote. Ang isang produkto ay maaaring may isa o higit pang mga quote mula sa iyong mga Supplier, depende sa produkto, sa iyong mga Supplier, at sa uri ng Requisition.
3. Dami (Quantity).
4. Mga Tagubilin sa Order para sa bawat produkto, kung mayroon man.
5. Custom na Department at Account Code para sa bawat produkto, kung mayroon man. Ang isang produkto ay maaaring i-expense laban sa isang custom na Department at Account. Kung walang inilapat na mga custom na value sa produkto, ie-expense ito alinsunod sa Department at Account na inilapat sa Requisition.
6. Alisin ang Produkto.
7. Presyo, Porsyento ng Buwis, at Kabuuan ng Linya (Line Totals).
8. Ang button na Aprubahan (Approve).
9. Ang button na Tanggihan (Decline).

Mag-apruba ng Requisition

Sa column ng Action, maaari mong [Approve] o [Decline] ang isang Requisition. Bilang alternatibo, maaari mong i-click ang [Requisition Number] upang matingnan ang mga detalye ng Requisition.

I-click ang button na [Green Tick], na ipinapakita sa larawan sa itaas, upang Aprubahan ang Requisition at may ipapakitang mensahe ng kumpirmasyon. Kung kailangan pa ng karagdagang pag-apruba sa Approval Workflow, ipapaliwanag ng mensahe ng kumpirmasyon na ang Requisition ay Bahagyang Naaprubahan (Partially Approved).

Gayunpaman, kung ikaw ang Huling Tagapag-apruba (Final Approver) sa Approval Workflow, ipapaliwanag ng mensahe ng kumpirmasyon na naibigay na ang Panghuling Pag-apruba, at nabuo na ang isang Purchase Order para sa bawat isa sa mga Supplier na kasama sa Requisition. May opsyon kang [View Purchase Orders]. Kung kailangang Ipadala kaagad ang mga Purchase Order, magagawa ito sa pamamagitan ng pagpunta sa bawat Purchase Order. Tingnan ang aming artikulo sa Magpadala ng Purchase Order upang matuto nang higit pa.

Pag-apruba ng Requisition na may Budget

Kung ginagamit ng iyong Organisasyon ang aming module ng Budget, makikita ng mga Tagapag-apruba kung lalampas sa Budget nito ang isang naisumiteng Requisition habang isinasagawa ang proseso ng Pag-apruba:

Matuto nang higit pa tungkol sa Pag-apruba ng mga Requisition na may Budget.

Tanggihan ang isang Requisition

1. I-click ang button na [Red Cross] upang Tanggihan ang Requisition.

2. Magdagdag ng 'Decline Reason', at i-click ang [Confirm and Decline]. Isasama ang dahilan sa email ng abiso ng Pagtanggi, na ipapadala sa user na gumawa ng Requisition.

Ang katayuan ng Requisition ay babaguhin patungong 'DECLINED' at magkakaroon ng opsyon ang user na Magpatuloy sa Pamimili (Continue Shopping) sa Requisition, upang gumawa ng anumang kinakailangang pagbabago bago muling isumite para sa pag-apruba. 

Maaari ding kanselahin ang Tinanggihang Requisition kung hindi na ito kinakailangan.

Maramihang Pag-apruba ng mga Requisition

Ang mga user na may kakayahang Mag-apruba ng mga Requisition ay maaaring pumili ng maraming Requisition at Aprubahan ang mga ito nang maramihan.

1. Gamit ang Side navigation bar, piliin ang [Requisitions] → [Awaiting My Approval].

2. Kung may kakayahan kang Mag-apruba ng Requisition, papayagan ka ng talahanayan na pumili ng maraming Requisition sa pamamagitan ng pag-click sa kahon sa kaliwa ng Requisition ID.

3. Sa itaas ng talahanayan (sa itaas ng column ng Requisitions), lalabas ang isang button na [Approve] kapag nakapili ka na ng isa o higit pang Requisition.

4. Ang pag-click sa 'Approve' ay magpapakita ng hakbang para sa kumpirmasyon. Ang pag-click sa [Approve Selection] ay magbibigay ng iyong pag-apruba sa bawat Requisition nang hiwalay. Depende sa workflow ng pag-apruba na nalalapat sa bawat Requisition, maaaring magresulta ito sa pagbibigay ng panghuling pag-apruba sa ilan sa mga napiling Requisition.