Pagtanggap ng mga Goods
Pagtanggap ng mga Goods
Pumunta sa:
- Ano ang Pagtanggap sa Inventory?
- Advanced: Paano Gumagana ang Pagtanggap sa Inventory?
- Gabay: Paano Tumanggap ng mga Goods sa Inventory
- Pagbabalik ng Stock sa isang Supplier
Pagtanggap sa Inventory
Kapag nakatanggap ka ng delivery na may kaugnayan sa isang Purchase Order, maaari mong gamitin ang PurchasePlus upang 'tanggapin' ang mga goods (i.e. digitally na itala ang mga item at dami na natanggap), upang malaman mo kung kailan natupad ang iyong Purchase Order, at may kumpiyansa mong mababayaran ang Invoice ng Supplier. Standard ang functionality na ito sa halos bawat configuration ng PurchasePlus.
Ang mga user ng aming opsyonal na modyul ng Inventory ay maaaring humakbang pa at piliing 'Tanggapin ang mga Goods sa Inventory', ibig sabihin ay awtomatikong ina-update ang dami ng mga Stock Item sa isang tinukoy na Stock Location, at ang mga bagong tanggap na produkto ay agad na makikita sa Mga Ulat, magagamit sa mga Transfer, mabibilang sa isang Stocktake, o muling mai-order sa isang Requisition Mula sa isang Stock Location.
Paano ito gumagana
Upang mapag-isa ang desentralisado at nakatuon-sa-kahusayang purchasing marketplace ng PurchasePlus sa masusing kontrol sa stock na kinakailangan ng mga tagapamahala ng Inventory, may tatlong mahahalagang konsepto na ipinakilala namin sa aming platform:
- Pagiging Karapat-dapat ng Stock Item (Stock Item Eligibility)
- 'Tanggapin Bilang' ('Receive As')
- Mga 'Master Product' at Pagtutugma ng Produkto
Inirerekomenda namin na maunawaan ng bawat User ng Inventory ang tatlong alituntuning ito bago Tumanggap ng mga Goods sa Inventory.
Konsepto 1: Pagiging Karapat-dapat ng Stock Item
Kapag matagumpay kang Tumanggap ng mga Goods sa Inventory, ang resulta ay madadagdagan ang iyong mga Stock Item (i.e. tataas ang bilang) sa tinukoy na Stock Location:
Sa PurchasePlus, ang mga Stock Item ay dapat na:
- Mga Produkto na 'pagmamay-ari' ng iyong Organisasyon - i.e., ang mga ito ay 'Purchaser-Owned' na mga Produkto.
- Mga produktong may Sell Pack na 'Each of 1'.
Tungkol sa Puntos 1 sa itaas, nangangahulugan ito na hindi ka maaaring magtago ng mga Supplier-owned Product bilang mga Stock Item. Ito ay upang maiwasan ang sitwasyon kung saan maaaring i-update ng isang Supplier ang kanilang pagmamay-aring Produkto na magkaroon ng ibang pangalan, Sell Pack o Unit of Measure, at pagkatapos ay maapektuhan ang iyong mga Antas ng Stock sa Inventory at mga Valuations nang wala sa iyong kontrol.
Ang paghihigpit na ito ay nangangahulugan na ang masusi at mahigpit na kontrol sa iyong Inventory ay posible agad, ngunit ang Paglikha at Pamamahala ng mga Stock Item ay maaaring tumagal nang kaunti sa paunang pag-setup sa bahagi ng mga Purchaser. Gayunpaman, ang proseso mismo ay simple, at ang aming team ay handang tumulong anumang oras.
Konsepto 2: 'Tanggapin Bilang'
Kapag Tumatanggap ka ng mga Goods sa Inventory, karaniwang sitwasyon na ang mga Goods na iyong Tinatanggap ay halos magkatulad ngunit hindi eksaktong kapareho ng mga Stock Item na itinatago mo sa Inventory.
Bilang isang simpleng halimbawa: maaari mong piliing magtago ng isang generic na Stock Item na 'Kamatis'. Kapag nag-order ka ng mga kamatis mula sa iyong Supplier, maaari silang magpadala ng:
- Roma Tomato
- Beefsteak Tomato
- Celebrity Tomato
...kung saan ang lahat ng ito ay maaari mong Tanggapin Bilang iyong 'Kamatis' na Stock Item upang dagdagan ang Antas ng Stock nito. Ganap na nasa sa iyo sa panahon ng proseso ng Pagtanggap kung aling mga item ang iyong Tatanggapin Bilang iyong Stock Item; posible pa ngang Tanggapin ang mga hindi kaugnay na item (hal. 'Can of Soda') bilang iyong Stock Item (hal. 'Kamatis') at dagdagan ito.
TIP: Gawing generic ang iyong mga Stock Item upang suportahan ang flexibility at bilis sa panahon ng proseso ng Pagtanggap.
Ngunit huwag mag-alala - hindi mo kailangang manu-manong piliin ang mga tamang Stock Item na Tatanggapin Bilang sa proseso ng Pagtanggap. Matalinong magmumungkahi at maglalagay agad ang PurchasePlus ng mga Stock Item na malapit na tumutugma sa mga naihatid na item ng Supplier upang pabilisin ang iyong mga daloy ng trabaho.
Alamin ang higit pa tungkol sa estratehiya sa pagtutugmang ito sa susunod na seksyon.
Konsepto 3: Mga Master Product at Pagtutugma ng Produkto
Naglalaman ang PurchasePlus ng milyun-milyong produkto na pagmamay-ari ng Purchaser at Supplier sa aming database. Bukod pa rito, panloob kaming nagpapanatili ng isang malawak na listahan ng mga 'Master Product' na aming 'pagmamay-ari'. Minsan ay makakakita ka ng mga Produkto na may May-ari na tinatawag na 'Marketboomer' - iyon ang Kumpanya sa likod ng PurchasePlus!
Ang mga Produkto na pagmamay-ari ng mga Purchaser (hal. mga Stock Item), o mga Supplier-owned Product ay maaaring 'Itugma' sa isa sa aming mga Master Product ng aming ekspertong team:
Nagbibigay-daan ito sa mga Purchaser na:
- Maka-access ng real-time na paghahambing ng presyo para sa parehong item na ibinebenta ng maraming Supplier (hal. kapag lumilikha ng isang Requisition),
- Lumikha ng mabisang mga Buy List na madaling gamitin para sa mga user sa kanilang Organisasyon, at
- Pabilisin ang proseso ng Pagtanggap sa Inventory.
Malalimang Pagsusuri: Paano Pinapabilis ng mga Master Product at Kahaliling Produkto ang Pagtanggap sa Inventory
Ang Pagtanggap sa Inventory ay nagsasangkot ng masalimuot na 'pagtatalaga' ng:
- Ang Stock Item na nais mong dagdagan sa iyong Inventory, sa
- Ang aktuwal at natatanging Produkto na ipinadala sa iyo ng iyong Supplier.
Ang paraan ng pagpapadali ng PurchasePlus sa pagtatalagang ito nang hindi kinakailangang manu-manong magtalaga ang user ng isang Stock Item sa bawat Produkto sa Purchase Order ay sa pamamagitan ng Master-Matched na mga Produkto at Mga Kahaliling Produkto (Substitute Products).
- Mga Master Product: Kung ang iyong mga Stock Item ay naitugma sa Master ng aming koponan, AT ang iyong mga Supplier ay may mga quote sa Master Product na iyon, kung gayon kapag nag-order ka ng isang Master Product (halimbawa, sa isang Buy List Requisition), ang iyong naitugmang Stock Item ay awtomatikong mapipili kapag tinatanggap mo ang delivery na iyon sa Inventory.
- Mga Kahaliling Produkto (Substitute Products): tulad ng nabanggit sa itaas, ang isang Stock Item ay dapat mayroong Sell Pack na 'Each of 1'. Gayunpaman, ang Produkto ng iyong Supplier ay maaaring ibenta sa isang Carton ng 24. Itinuturing ang mga ito na magkaibang Produkto sa aming system, ngunit maaari silang 'iugnay' para sa layunin ng Pagtanggap sa Inventory sa pamamagitan ng paglikha ng isang Substitute Product Relationship.
Kung Tumatanggap ka ng isang delivery sa Inventory, at walang Master match o Substitute Product Relationship sa pagitan ng Produkto ng Supplier at ng iyong Stock Item, gagawin ng PurchasePlus ang makakaya nito upang magmungkahi ng iba pang mga tugma (batay sa ilang mga salik tulad ng pagkakahawig ng Produkto), ngunit inirerekomenda na maingat mong suriin ang mga tugma at marahil ay manu-manong Piliin ang Stock Item (o Lumikha ng ganap na bagong Stock Item) nang kusa. Sa unang pagkakataon na gawin mo ito, awtomatikong lilikha ang aming system ng Substitute Product Relationship at tatandaan ito para sa mga susunod na gawain sa Pagtanggap sa Inventory!
Pagtanggap ng mga Goods sa Inventory
Ang Pagtanggap sa Inventory ay nagsisimula sa Paglikha ng isang bagong Receiving Note. Sa PurchasePlus, ang mga Receiving Note ay dapat malikha laban sa mga Purchase Order; walang paraan upang lumikha ng Receiving Note nang hiwalay sa isang relasyon sa isang Purchase Order.
Upang lumikha ng isang bagong Receiving Note:
Hakbang 1: Mag-navigate sa [Purchase Orders] → [View All], mula sa side navigation bar. I-click ang icon na [Truck] sa column ng GR Note, upang lumikha ng Receiving Note laban sa Purchase Order:
Hakbang 2: Piliin ang [Receive to Inventory]:
...at punan ang mga field na lalabas:
- Ang 'Destination Stock Location' ay ang Stock Location kung saan idaragdag ang mga Stock Item.
- Ang ibig sabihin ng 'Receive All Outstanding Items' ay ang bawat item sa Receiving Note ay paunang pupunuan ng natitirang dami na tatanggapin pa lamang. Maaari mo pa ring naising manu-manong suriin ang bawat item bago kumpletuhin ang Receiving Note.
- Ang ibig sabihin ng 'Physical Date' ay ang petsa kung kailan pisikal na natanggap ang mga Goods, dahil madalas itong maiba sa petsa ng pagkakagawa ng Receiving Note.
Kapag nakumpleto mo na ang tatlong field na ito, i-click ang [Create Receiving Note].
Hakbang 3: Ang magiging resulta na pahina ay isang Draft Receiving Note. Inirerekomenda namin na suriing mabuti ang bawat Linya sa Receiving Note upang matiyak na parehong tama ang Dami ng mga item na iyong tinatanggap, at tama ang Stock Item kung saan mo Tinatanggap ang bawat item:
Kung pinili mo ang 'Receive All Outstanding Items' sa Hakbang 2 sa itaas, maaaring kailanganin mong amyendahan ang Dami ng mga Item na Tatanggapin sakaling sumobra o nagkulang ang naihatid.
Kung kailangan mong pumili ng ibang Stock Item kaysa sa awtomatikong pinili ng PurchasePlus, i-click muna ang button na [Advanced Options] sa Linya na tinutukoy (tingnan ang larawan sa ibaba). Tandaan: Kung ito ang unang pagkakataon na natanggap mo ang Stock Item na ito, kakailanganin mo munang Lumikha ng Bagong Stock Item.
Pagkatapos, i-click ang icon na Basurahan upang i-clear ang napili:
Sa wakas, hihilingan kang pumili mula sa listahan ng mga Iminumungkahing Item o Maghanap ng partikular na Stock Item:
I-click ang [Apply Changes].
Hakbang 4: I-click ang [Mark as Received] upang i-finalize ang Receiving Note. Ang mga natukoy na Stock Item ay daragdagan ng Tinanggap na Dami sa target na Stock Location sa pamamagitan ng isang Stock Receipt Transfer.
Mangyaring tandaan: Kapag ang isang Stock Location ay may Kasalukuyang Isinasagawang Stocktake, ang mga Stock Receipt Transfer papunta sa Inventory ay hindi awtomatikong nakukumpleto. Sa halip, dapat hanapin ng mga user ang Stock Receipt Transfer at manu-manong i-click ang [Mark as Complete] kapag handa na silang gawin ito.
Kapag Kumpleto na ang Stocktake, ang mga Stock Receipt sa Inventory ay magiging awtomatiko muli.
Pagbabalik ng Stock sa isang Supplier
Kapag ang Stock ay Natanggap na sa Inventory, ang Antas ng Stock nito ay maaari na lamang isaayos gamit ang Mga Transfer.
Sa sitwasyon kung saan kailangang ibalik ang Stock sa isang Supplier, mangyaring sundin ang mga hakbang na ito.
Una, lumikha ng bagong Transfer na may uri na 'Stock Adjustment', gawing Origin Location ang Stock Location kung saan orihinal na natanggap ang stock, at gawing Destination Location ang Supplier kung saan ibinabalik ang Stock:
Pagkatapos, hanapin ang mga Stock Item na ibabalik sa Supplier. Tukuyin ang Dami na ibabalik, at pagkatapos ay ulitin para sa bawat Stock Item na ibinabalik. Maaari mong gamitin ang filter na [[Hide Zero Quantity Items]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) upang gawing mas madali ang pagsusuri sa Transfer.
Kapag naidagdag mo na ang lahat ng mga Stock Item at Dami sa Transfer, maaari mong isumite ang Transfer para sa Pag-apruba, o i-click ang [Mark as Complete] (depende sa iyong mga pahintulot bilang user):
Kapag ang Transfer ay Namarkahan na bilang Complete, ang mga Antas ng Stock ay maitatama nang maayos sa PurchasePlus. Gayunpaman, ang pakikipag-ugnayan sa Supplier at Courier (kung kinakailangan) ay kailangang gawin sa labas ng platform.