Pangkalahatang-ideya

Workflow ng Pag-apruba

Mula sa sandaling maipasok ang isang Invoice at Credit Note sa aming system, patuloy na sinusuri ng PurchasePlus ang bawat dokumento sa mga estadong 'Bukas' at 'Naghihintay ng Pag-apruba', at naglalagay ng mga Header- o Line-Level na Flag sa dokumento, ayon sa Mga Setting ng Flag ng bawat Organisasyon. Ipinapaalam ng mga Flag na ito na may problema sa dokumentong iyon - halimbawa, ang daming ini-order (sa naitugmang Purchase Order) ay hindi kapareho ng daming na-Invoice - at kailangan itong suriin ng isang itinalagang tao.

Kung sino ang taong iyon ay maaaring mag-iba, depende sa Yunit ng Organisasyon na nakatanggap ng Invoice o Credit Note, ang halaga ng dokumento, o pareho. Maaari pa ngang kailanganin itong suriin ng maraming tao sa loob ng isang organisasyon. Ang lohika kung sino ang kailangang Mag-apruba ng isang Invoice o Credit Note, gayundin ang mga awtomatikong abiso at gawain na nagbibigay-daan sa tagasuri, ay tinutukoy ng isang Workflow ng Pag-apruba. (Paalala: nalalapat din ito ngayon sa mga paglilipat ng stock at mga requisition)

Kapag nabigyan na ang isang dokumento ng Huling Pag-apruba, awtomatiko itong ililipat sa estadong Naipagkasundo, at maaari nang I-export sa iyong panlabas na AP System.

Naglalaman ang isang Workflow ng Pag-apruba ng Mga Rank, Mga Pagtatalaga, at Ipinapatupad kapag ang isang kwalipikadong Invoice o Credit Note ay na-code sa nakatalagang Organisasyon/Yunit. Magbasa pa upang matuto pa.

Para sa mga requisition at mga paglilipat ng stock, kapag naabot na ng mga ito ang Huling Pag-apruba: Makukumpleto ang Mga Requisition at makakakuha ng Purchase Order. Mamarkahan bilang kumpleto ang Mga Paglilipat ng Stock.

Mga Rank ng Workflow

May mga Rank ang mga Workflow, na kumokontrol sa (mga) user na maaaring mag-apruba ng mga Invoice o Credit Note hanggang sa itinakdang Halaga.

Lahat ng Rank ng Workflow ay may Pangalan (hal. 'Rank 1', o 'Kitchen Hand'), at ang bawat Rank ay may tatlong magkakaibang bahagi: Pagkakasunod-sunod ng Rank, Pinakamataas na Halaga ng Rank, at Mga Tagapag-apruba ng Rank.

Nalalapat din ito para sa mga workflow ng requisition at mga paglilipat ng stock:

Mga Paglilipat ng Imbentaryo

Mga Requisition

Pagkakasunod-sunod ng Rank ng Workflow

Ang isang Invoice o Credit Note na papasok sa isang Workflow ay mangangailangan ng Pag-apruba ayon sa tinukoy na Pagkakasunod-sunod ng Rank. Ibig sabihin, ang dokumento ay dapat munang Maaprubahan ng Rank Order 1, bago ito maaprubahan ng Rank Order 2, at patuloy pa, hanggang sa mabigyan ito ng Huling Pag-apruba. Mangyaring tingnan ang seksyon: Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Workflow para sa higit pang impormasyon tungkol sa Huling Pag-apruba.

Maaaring maglaman ang isang Workflow ng hanggang 10 Rank.

Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Workflow

Mahalaga ang Pinakamataas na Halaga ng isang Rank, dahil sinasabi nito kung aling mga Rank ang maaaring magbigay ng Huling Pag-apruba para sa isang Invoice, Credit Note, at kung aling mga Rank ang hindi.

Kung ang halaga ng dokumento ay mas mababa sa o katumbas ng Pinakamataas na Halaga ng Rank, igagawad ang huling pag-apruba ng Rank. Kung ang halaga ng dokumento ay mas malaki kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank, hindi igagawad ang Huling Pag-apruba ng Rank, at magpapatuloy ito sa susunod na Rank.

Halimbawa, kung ang Pinakamataas na Halaga ng Rank 1 ay $500, at isang Invoice na may halagang $501 ang pumasok sa Workflow, ang mga Tagapag-apruba sa Rank 1 ay hindi makakapagbigay ng Huling Pag-apruba para sa Invoice - ang Huling Pag-apruba ay dapat ibigay ng isang tao sa isang Rank na may Pinakamataas na Halaga ng Rank na higit sa $500. Gayunpaman, kung ang halaga ng Invoice ay $499, ang (mga) Tagapag-apruba sa Rank 1 ay maaaring magbigay ng Huling Pag-apruba para sa Invoice, nang hindi na kailangang aprubahan pa ito ng isang user sa mas mataas na Rank.

Paalala - Walang 'Walang Limitasyon' na Halaga ng Rank. Ang Pinakamataas na Halaga ng huling Rank ng Workflow ay dapat ang pinakamataas na posibleng halaga ng Invoice o Credit Note na malamang na matanggap mo.

Sa tab na [Settings] ng Workflow, i-on ang [Skip approval if over maximum value] kapag dapat laktawan ang mga Rank na ang Pinakamataas na Halaga ay mas mababa sa kabuuan ng dokumento. Ang mga Rank na minarkahang Always required ay hindi kailanman lalaktawan. Ang mga Huling Rank ay maaaring manatiling Not Applicable.

Paalala - Ang mga Rank na Always required ay dapat pa ring mag-apruba kapag ang dokumento ay lampas sa Pinakamataas na Halaga. Kung ang Pinakamataas na Halaga ng Rank na iyon ay mas mababa sa kabuuan ng dokumento, ang pag-apruba ay bahagya lamang at magpapatuloy ang dokumento sa susunod na naaangkop na Rank.

Mga Tagapag-apruba ng Workflow

Ang mga Rank ng Workflow ay maaaring magkaroon ng isa o higit pang Tagapag-apruba:

Ang mga Tagapag-apruba na kabilang sa bawat Rank ay aabisuhan sa pamamagitan ng email kapag ang isang Invoice o Credit Note ay pumasok sa Rank at nangangailangan ng kanilang Pag-apruba. Sinumang User sa Rank ay maaaring mag-apruba ng dokumento, at ang Pag-apruba ng Rank ay ituturing na 'naigawad' ng unang user na Mag-apruba sa loob ng Rank.

Mga Pagtatalaga ng Workflow

Ang mga Workflow ng Pag-apruba ng Invoice o Credit Note ay itinatalaga sa isa o higit pang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon. Anumang dokumento na na-expense (Na-code) sa isang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon ay ilalagay sa nakatalagang Workflow para sa Organisasyong iyon.

Ang mga user na may pahintulot na 'Mamahala ng mga Organisasyon' ay maaaring Magtalaga ng Workflow sa kanilang Organisasyon sa page na [System Settings] → [Organisation Settings].

Maaaring italaga ang isang Workflow sa maraming Organisasyon (Mga Kagawaran), ngunit ang isang Organisasyon ay maaari lamang magkaroon ng isang Workflow na nakatalaga rito.

Para sa Workflow ng Pag-apruba ng Paglilipat ng Stock - ang tanging pagkakaiba ay kapag itinalaga mo ang mga ito sa mismong Lokasyon ng Stock:

Paalala sa mga Hierarchy ng Organisasyon

Hindi 'minamana' ang mga Workflow mula sa mga magulang na Organisasyon. Kung nais mo na ang isang Yunit ng Organisasyon ay magkaroon ng kaparehong Workflow ng Pag-apruba ng Invoice gaya ng isa sa mga Magulang na Organisasyon nito, dapat itong ilapat sa parehong antas ng magulang at anak sa Hierarchy ng Organisasyon.

Mga Pagpapatupad ng Workflow

'Ipinapatupad' ang mga Workflow kapag ang isang kwalipikadong Invoice o Credit Note ay na-code sa isang Organisasyon kung saan nakatalaga ang isang Workflow.

Mayroong tab na [Executions] sa loob ng isang Workflow na naglilista ng lahat ng beses na pinagana ang isang partikular na Workflow, na nagdedetalye sa mga dokumentong kasangkot:

Upang makita ang isang detalyadong Panel ng Impormasyon (ibig sabihin, isang Audit Log) tungkol sa isang partikular na Pagpapatupad ng Workflow at lahat ng Kaganapan ng Pagpapatupad, i-click ang button sa column na [Info].

Ang Pagkansela, Pag-park, o Pagtanggal ng isang Invoice o Credit Note sa anumang oras habang may Aktibong Pagpapatupad ay magkakansela sa Pagpapatupad ng Workflow.

Para sa Mga Requisition, makikita mo ang bilang ng mga requisition, ganoon din sa mga paglilipat ng stock:

Mga Requisition

Mga Paglilipat ng Stock

Sino ang maaaring mamahala ng mga workflow

Dapat na naka-enable sa User ang pahintulot na 'Can Manage Approval Workflows' upang makagawa o Mamahala ng mga Workflow ng Pag-apruba.

Ang mga user na may ganitong Pahintulot ay makakapamahala ng mga Workflow sa anumang Organisasyon kung saan sila ay miyembro.

Upang Magtalaga ng Workflow sa isang Organisasyon, dapat may pahintulot ang user na 'Manage Organisations'.

Paggawa ng Workflow ng Pag-apruba

Ang mga user na may 'Can Manage Approval Workflows' ay maaaring gumawa ng bagong Workflow ng Pag-apruba ng Invoice o Credit Note (nalalapat din para sa mga requisition at paglilipat ng stock) sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito. Kapag nagawa na, hindi na maaaring tanggalin ang mga Workflow.

Hakbang 1. Mag-navigate sa [System Settings] → [Approval Workflows] sa Navigation Bar sa Gilid, at pagkatapos ay i-click ang button na [Create a New Approval Workflow]:

Hakbang 2. Piliin ang nais na Uri ng Workflow, at pagkatapos ay bigyan ang Workflow ng Pangalan at Deskripsyon, bago i-click ang [Create Workflow]:

Hakbang 3. Makararating ka sa bagong gawang Workflow, na may isang default na Rank. Maaari mong i-edit ang default na Rank sa pamamagitan ng pag-click sa [Update Rank] sa menu na [More], kung nais mong baguhin ang Pangalan o ang Pinakamataas na Halaga ng Rank:

Hakbang 4. I-click ang [Create New Rank] upang magdagdag ng higit pang mga Rank ayon sa kailangan mo. Mahigpit na inirerekomenda na ang mga Rank ay Nakaayos ayon sa Mga Pinakamataas na Halaga ng mga Rank, sa pataas na pagkakasunod-sunod. Maaari mong i-edit ang mga Rank at ang Pagkakasunod-sunod ng Rank sa pamamagitan ng pagpili ng may-katuturang (mga) opsyon sa Menu na [More]:

Hakbang 5. Magdagdag ng mga Tagapag-apruba sa bawat Rank sa pamamagitan ng pag-click sa button sa column na [Approvers]. Maaari ka lamang magdagdag ng mga Tagapag-apruba na (a) mga kasalukuyang user ng PurchasePlus, at (b) mga miyembro ng Organisasyon kung saan mo ginagawa ang Workflow:

Hakbang 6. Nagiging 'Aktibo' ang Workflow sa sandaling ito ay Matalaga sa isa o higit pang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon.

Pag-update ng Workflow ng Pag-apruba

Maaari mong i-update ang Pangalan at ang Deskripsyon ng isang Workflow sa pamamagitan ng pagbisita sa tab na [Settings]:

Pag-update ng mga Rank ng Workflow

Sa pamamagitan ng pag-click sa menu na [More] sa isang Rank ng Workflow, bibigyan ka ng listahan ng mga opsyon para sa pag-update ng Rank ng Workflow:

• Ang [Move Rank Up] at [Move Rank Down] ay maaaring gamitin upang baguhin ang pagkakasunod-sunod ng mga Rank sa Workflow.
• Ang [Update Rank] ay maaaring gamitin upang baguhin ang Pangalan o ang Pinakamataas na Halaga ng Rank, at upang markahan ang Rank na Always required.
• Ang [Delete Rank] ay ganap na mag-aalis sa Rank mula sa Workflow.

Kahit isang Invoice lamang ang Naghihintay ng Pag-apruba sa Workflow, hindi maaaring i-update o tanggalin ang mga Rank para sa Workflow na iyon. Ang (mga) Invoice ay kailangang I-park, o dumaan sa proseso ng pag-apruba bago ma-update ang mga Rank. Gayunpaman, maaari kang magdagdag ng bagong Tagapag-apruba (user) sa Rank anumang oras. (ganoon din sa mga requisition, credit note, at paglilipat ng stock)

Pagdaragdag o Pag-aalis ng mga Tagapag-apruba

Upang pamahalaan ang mga Tagapag-apruba sa isang Rank ng Workflow, i-click muna ang button sa column na [Approvers]:

Upang Magdagdag ng bagong Tagapag-apruba, i-click ang button na [Add Approver] at hanapin ang kinauukulang user. Maaari ka lamang magdagdag ng mga Tagapag-apruba na (a) mga umiiral na user ng PurchasePlus, at (b) mga miyembro ng Organisasyon kung saan mo ginagawa ang Workflow.

Upang Mag-alis ng Tagapag-apruba, i-click ang [Remove] sa menu na [More]:

Pag-update sa (mga) Pagtatalaga ng Workflow

Ang kakayahang Magtalaga ng Workflow ay matatagpuan sa dalawang lugar sa PurchasePlus:

1. Ang tab na [Assignments] ng Workflow:

Sa [New Assignment], piliin ang tab na [Account (Organisation-Wide)] upang lagyan ng tsek ang maraming code ng Account at italaga ang Workflow sa isang pag-save. Ang mga account na nakatalaga na ay may tsek, naka-disable, at nagpapakita ng chip na Already Assigned.

2. Ang page na [System Settings] → [Organisation Settings]:

Pakitandaan: Dapat may pahintulot ang mga user na 'Manage Organisations' upang magtalaga ng Workflow ng Pag-apruba sa isang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon.

Kahit isang Invoice lamang ang nasa estadong Naghihintay ng Pag-apruba ayon sa Workflow, hindi maaaring alisin ang pagkakataga ng Workflow mula sa isang Organisasyon. Ang (mga) Invoice ay dapat munang I-park o dumaan sa proseso ng Pag-apruba. (ganoon din sa mga requisition, credit note, at paglilipat ng stock)

Pagtanggal ng Workflow

Ang mga Workflow ay dapat tanggalin ng isang miyembro ng Team ng Pag-configure ng PurchasePlus. Mangyaring makipag-ugnayan sa amin upang ayusin ang Pagtanggal ng isang Workflow mula sa isang Yunit ng Organisasyon

Pag-apruba o pagtanggi

May kakayahan ang mga user na Mag-apruba o Tumanggi sa isang Invoice o Credit Note na na-code sa isang Yunit ng Organisasyon kung saan (a) may nakatalagang Workflow, at (b) isa silang Tagapag-apruba sa isa sa mga Rank ng Workflow nito.

Maaaring Aprubahan o Tanggihan ng mga Tagapag-apruba ang dokumento mula sa page na [Invoices O Credit Notes] → [Awaiting My Approval]. Pakitandaan, ang mga Tagapag-apruba sa ikalawa (at mga kasunod) na Rank ng Workflow ay makakakita lamang ng mga Invoice o Credit Note sa listahang ito pagkatapos na mabigyan ang mga ito ng Pag-apruba ng (mga) naunang Rank:

Bukod pa rito, maaaring i-click ng mga Tagapag-apruba ang isang Invoice o Credit Note at gamitin ang mga button na [Approve] o [Decline] sa header ng dokumento:

Ano ang mangyayari kapag Naaprubahan ang isang Invoice o Credit Note?

• Kung ang Halaga ng Invoice o Credit Note ay mas malaki kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Tagapag-apruba, isusulong ang dokumento sa susunod na Rank ng Pag-apruba. Aabisuhan sa pamamagitan ng email ang mga user sa susunod na Rank ng Pag-apruba.
• Kung ang Halaga ng dokumento ay mas mababa kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Tagapag-apruba, itinuturing ito ng Workflow bilang 'Huling Pag-apruba', at ang Invoice o Credit Note ay awtomatikong ililipat sa estado ng Naipagkasundo. Maaari na itong i-export sa iyong panlabas na AP system para sa pagbabayad. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

Ano ang mangyayari kapag Tinanggihan ang isang Invoice o Credit Note?

• Ipo-prompt ang mga Tagapag-apruba na magdagdag ng Komento, at ang dokumento ay awtomatikong ililipat sa estadong Kinansela. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

Bago vs legacy

Para sa mga matagal nang gumagamit ng PurchasePlus, maaaring pamilyar ka sa paraan ng paggana ng mga Workflow sa aming Legacy platform. Narito kung paano naiiba ang 'Mga Bagong' Workflow ng Pag-apruba sa mga Legacy Workflow:

• Hindi tulad sa mga Legacy Invoice Approver, ang Mga Tagapag-apruba ng Bagong Workflow (at ang Pagkakasunod-sunod ng Pag-apruba) ay tinutukoy ng Mga Rank, taliwas sa Tungkulin ng Operational o Financial Approver na nag-aapruba ng Invoice anumang oras.
• Kailangang paganahin ang [Bagong] Mga Workflow ng Pag-apruba para sa Organisasyon ng Tagabili, gayundin para sa mga indibidwal na Yunit ng Organisasyon.
• Hindi tulad ng mga Legacy Approval Workflow, walang 'Walang Limitasyon' na Rank na maaaring ilapat, at ang huling Rank ay dapat magkaroon ng pinakamataas na halagang kinakailangang maaprubahan.
• Sa Mga Bagong Workflow, makikita ng mga user ang Mga Pagpapatupad ng Workflow sa mga kasangkot na Invoice at Credit Note. Sa loob ng isang Pagpapatupad, makikita ng mga user ang Mga Kaganapan ng Pagpapatupad - na nagbibigay ng epektibong Audit Log para sa isang Invoice o Credit Note sa loob ng isang Workflow.

Sa huli, mahalagang tandaan na ang 'Mga Bagong' Workflow ng Pag-apruba at mga Legacy Approval Workflow ay hindi maaaring magkasabay. Sa sandaling ma-enable ang Bagong Workflow ng Pag-apruba para sa isang Organisasyon, ang mga user sa Organisasyong iyon ay hindi na maaaring Mag-apruba ng mga Invoice o Credit Note ayon sa Legacy Operational and Financial Approval Workflows.

Pag-troubleshoot

• Kakapagana ko lang ng Mga Bagong Workflow para sa aking Organisasyon, ngunit wala sa aking mga (Naghihintay ng Pag-apruba na) Invoice ang nailagay sa kaugnay na Workflow.

Ang mga Invoice at Credit Note na Naghihintay ng Pag-apruba noong pinagana ang Mga Bagong Workflow ay kailangang muling Buksan at pagkatapos ay Markahan muli bilang Naghihintay ng Pag-apruba upang magkabisa ang kaugnay na Workflow ng Pag-apruba. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• Paano kung ang Invoice o Credit Note ay na-code sa ibang Yunit ng Organisasyon habang isinasagawa ang Pagpapatupad ng Workflow?

Maa-update ang status ng Pagpapatupad ng Workflow sa Kinansela, at papasok ang dokumento sa bagong Pagpapatupad ng Workflow. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• Paano kung ang isang Invoice o Credit Note ay nasa kalagitnaan ng Pagpapatupad ng Workflow, at nalutas ang lahat ng Flag?

Kakanselahin ang Pagpapatupad, at ang dokumento ay awtomatikong ia-update sa Naipagkasundo. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• Paano kung walang makitang Workflow ng Pag-apruba para sa Yunit ng Organisasyon kung saan naka-code ang isang Invoice o Credit Note?

Mananatili ang dokumento sa estadong Naghihintay ng Pag-apruba. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• **Paano kung may naka-enable na Workflow ng Pag-apruba para sa isang Organisasyon, ngunit walang mga Tagapag-apruba na idinagdag sa anumang Rank ng Workflow?

Mananatili ang Invoice o Credit Note sa Workflow ng Pag-apruba hanggang sa may maidagdag na Tagapag-apruba sa nauugnay na Rank. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)**

• Nais kong kopyahin ang Legacy na 'Operational and Financial Approval Workflows'. Paano ko ito magagawa?

Maaari kang gumawa ng dalawang Rank ng Workflow na may tig-$0 na Pinakamataas na Halaga, at magdagdag ng mga Operational Approver sa isa sa mga Rank, at mga Financial Approver sa kabilang Rank. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• Pinipigilan akong mag-edit ng isang Workflow, kahit na mayroon akong tamang pahintulot.

Pinipigilan ng aming system na ma-edit ang isang Workflow kung mayroong anumang aktibong Pagpapatupad sa Workflow. Una, Aprubahan o Tanggihan ang mga Invoice sa Aktibong Pagpapatupad, at pagkatapos ay magagawa mo nang i-edit ang Workflow. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)

• Nakatatanggap ako ng dalawang email ng 'Mga Invoice na Naghihintay ng Aking Pag-apruba'.

Dapat kang alisin bilang isang Tagapag-apruba mula sa Legacy Invoice Approval Workflow.

• Maaari ko bang 'Laktawan' ang mga Rank ng Pag-apruba kung miyembro ako ng isang Rank ng Workflow na may mas mataas na Pinakamataas na Halaga kaysa sa Halaga ng Invoice o Credit Note?

Hindi, kakailanganin pa rin ng dokumento ang Pag-apruba mula sa mga tinukoy na user sa Pagkakasunod-sunod ng Rank na na-configure para sa Workflow. Halimbawa, kung ang Halaga ng isang Invoice ay $1000, ang Rank 1 ay maaaring mag-apruba hanggang $500 at ang Rank 2 ay maaaring mag-apruba hanggang $2000, ang mga miyembro ng Rank 2 ay dapat pa ring maghintay sa Pag-apruba ng Rank 1 bago sila makapagbigay ng Huling Pag-apruba para sa Invoice na Naghihintay ng Pag-apruba. Gayunpaman, ang pahintulot na 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' ay nagbibigay-daan sa mga pinahintulutang user na puwersahang ilipat ang anumang 'Naghihintay ng Pag-apruba' na Invoice o Credit Note patungo sa estadong 'Naipagkasundo', anuman at kahit na ito ay kasalukuyang nasa isang Workflow ng Pag-apruba o wala. Samakatuwid, ang pahintulot na ito ay isang mabisang paraan para sa mga awtorisadong indibidwal upang 'laktawan' ang mga rank ng pag-apruba ng workflow. (ganoon din sa mga requisition at paglilipat ng stock)