Pangkalahatang-ideya

Pumunta Sa:

• Workflow ng Pag-apruba
  • Mga Rank ng Workflow
    • Pagkakasunod-sunod
    • Pinakamataas na Halaga
    • Mga Tagapag-apruba
  • Mga Pagtatalaga ng Workflow
    • Paalala sa mga Hierarchy ng Organisasyon
  • Mga Pagpapatupad ng Workflow (Audit Log)
• Sino ang maaaring Gumawa at Mamahala ng mga Workflow ng Pag-apruba?
• Gabay: Paggawa ng isang Workflow ng Pag-apruba
• Gabay: Pag-update ng mga Workflow ng Pag-apruba
  • Pag-update ng mga Rank sa Workflow ng Pag-apruba
  • Pagdaragdag o Pag-aalis ng mga Tagapag-apruba
  • Pag-update sa (mga) Pagtatalaga ng Workflow
  • Pagtanggal ng isang Workflow
• Gabay: Pag-apruba (o Pagtanggi) sa isang Dokumento sa isang Workflow ng Pag-apruba
• Bago vs legacy
• Pag-troubleshoot

---

Workflow ng Pag-apruba

Mula sa sandaling maipasok ang isang Invoice at Credit Note sa aming system, patuloy na sinusuri ng PurchasePlus ang bawat dokumento na nasa estadong 'Open' at 'Awaiting Approval', at naglalagay ng mga Header- o Line-Level na Flag sa dokumento, alinsunod sa Mga Setting ng Flag ng bawat Organisasyon. Sinasabi ng mga Flag na ito na may problema sa dokumentong iyon - halimbawa, ang daming na-order (sa naitugmang Purchase Order) ay hindi kapareho ng daming na-Invoice - at kailangan itong suriin ng isang itinalagang tao.

Kung sino eksakto ang taong iyon ay maaaring magkaiba, depende sa Yunit ng Organisasyon na nakatanggap ng Invoice o Credit Note, ang halaga ng dokumento, o pareho. Maaari pa ngang kailanganin itong suriin ng maraming tao sa loob ng isang organisasyon. Ang lohika patungkol sa kung sino ang kailangang Mag-apruba ng isang Invoice o Credit Note, pati na rin ang mga awtomatikong abiso at gawain na nagbibigay-daan sa tagasuri, ay tinutukoy ng isang Workflow ng Pag-apruba. ( Paalala: nalalapat din ito ngayon sa mga stock transfer at requisition)

Kapag nabigyan na ng Huling Pag-apruba ang isang dokumento, awtomatiko itong ililipat sa estadong Reconciled, at maaari nang I-export sa iyong panlabas na AP System.

Naglalaman ang isang Workflow ng Pag-apruba ng Mga Rank, Mga Pagtatalaga, at Ipinapatupad kapag ang isang kwalipikadong Invoice o Credit Note ay na-code sa nakatalagang Organisasyon/Yunit. Magbasa pa upang matuto nang higit pa.

Para sa mga requisition at mga stock transfer, kapag naabot na ng mga ito ang Huling Pag-apruba: Makukumpleto ang mga Requisition at makakakuha ng Purchase Order. Mamarkahan bilang kumpleto ang mga Stock Transfer. 

Mga Rank ng Workflow

May mga Rank ang mga Workflow, na kumokontrol sa (mga) user na maaaring mag-apruba ng mga Invoice o Credit Note hanggang sa isang itinakdang Halaga.

Lahat ng Rank ng Workflow ay may Pangalan (hal. 'Rank 1', o 'Kitchen Hand'), at ang bawat Rank ay may tatlong natatanging bahagi: Pagkakasunod-sunod ng Rank, Pinakamataas na Halaga ng Rank, at Mga Tagapag-apruba ng Rank.

Nalalapat din ito para sa mga workflow ng requisition at mga stock transfer:

Mga Paglilipat ng Imbentaryo

Mga Requisition

Pagkakasunod-sunod ng Rank ng Workflow

Ang isang Invoice o Credit Note na pumapasok sa isang Workflow ay mangangailangan ng Pag-apruba sa tinukoy na Pagkakasunod-sunod ng Rank. Ibig sabihin, dapat munang Maaprubahan ang dokumento ng Rank Order 1, bago ito Maaprubahan ng Rank Order 2, at iba pa, hanggang sa mabigyan ito ng Huling Pag-apruba. Mangyaring tingnan ang seksyon: Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Workflow para sa higit pang impormasyon tungkol sa Huling Pag-apruba.

Maaaring maglaman ang isang Workflow ng hanggang 10 Rank.

Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Workflow

Mahalaga ang Pinakamataas na Halaga ng isang Rank, dahil sinasabi nito sa atin kung aling mga Rank ang maaaring magbigay ng Huling Pag-apruba para sa isang Invoice, Credit Note, at kung aling mga Rank ang hindi. 

Kung ang halaga ng dokumento ay mas mababa sa o katumbas ng Pinakamataas na Halaga ng Rank, igagawad ng Rank ang huling pag-apruba. Kung ang halaga ng dokumento ay mas malaki kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank, hindi igagawad ng Rank ang Huling Pag-apruba, at magpapatuloy ito sa susunod na Rank.

Halimbawa, kung ang Pinakamataas na Halaga ng Rank 1 ay $500, at may pumasok sa Workflow na Invoice na may halagang $501, hindi makakapagbigay ang mga Tagapag-apruba sa Rank 1 ng Huling Pag-apruba para sa Invoice - ang Huling Pag-apruba ay dapat ibigay ng isang tao sa isang Rank na may Pinakamataas na Halaga ng Rank na higit sa $500. Gayunpaman, kung ang halaga ng Invoice ay $499, maibibigay ng (mga) Tagapag-apruba sa Rank 1 ang Huling Pag-apruba para sa Invoice, nang hindi na kailangang aprubahan ng isang user sa mas mataas na Rank.

Pakitandaan: walang 'Walang Limitasyon' na Halaga ng Rank. Ang Pinakamataas na Halaga ng huling Rank ng Workflow ay dapat ang pinakamataas na posibleng halaga ng Invoice o Credit Note na malamang na matanggap mo.

Mga Tagapag-apruba ng Workflow

Maaaring magkaroon ng isa o higit pang Tagapag-apruba ang mga Rank ng Workflow:

Aabisuhan sa pamamagitan ng email ang mga Tagapag-apruba na kabilang sa bawat Rank kapag may pumasok na Invoice o Credit Note sa Rank at nangangailangan ng kanilang Pag-apruba. Sinumang User sa Rank ay maaaring mag-apruba ng dokumento, at ang Pag-apruba ng Rank ay ituturing na 'naibigay' ng unang user na Mag-aapruba sa loob ng Rank. 

Mga Pagtatalaga ng Workflow

Ang mga Workflow ng Pag-apruba ng Invoice o Credit Note ay itinatalaga sa isa o higit pang mga Organisasyon o Yunit ng Organisasyon. Ang anumang dokumentong na-expense (Na-code) sa isang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon ay ilalagay sa nakatalagang Workflow para sa Organisasyong iyon. 

Ang mga user na may pahintulot na 'Manage Organisations' ay maaaring Magtalaga ng Workflow sa kanilang Organisasyon sa page ng [System Settings] → [Organisation Settings]. 

Maaaring italaga ang isang Workflow sa maraming Organisasyon (Kagawaran), ngunit maaari lamang magkaroon ng isang Workflow na nakatalaga sa isang Organisasyon. 

Para sa Workflow ng Pag-apruba ng Stock Transfer - ang tanging pagkakaiba ay kapag itinalaga mo ang mga ito sa mismong Lokasyon ng Stock:

Paalala sa mga Hierarchy ng Organisasyon

Hindi 'minamana' ang mga Workflow mula sa mga magulang na Organisasyon. Kung nais mong magkaroon ang isang Yunit ng Organisasyon ng kaparehong Workflow ng Pag-apruba ng Invoice gaya ng isa sa mga Magulang na Organisasyon nito, dapat itong ilapat sa parehong antas ng magulang at anak sa Hierarchy ng Organisasyon.

Mga Pagpapatupad ng Workflow

'Ipinapatupad' ang mga Workflow kapag ang isang kwalipikadong Invoice o Credit Note ay na-code sa isang Organisasyon kung saan may Nakatalagang Workflow. 

May tab na [Executions] sa loob ng isang Workflow na naglilista sa lahat ng oras na pinagana ang isang partikular na Workflow, na nagdedetalye sa mga kasamang dokumento:

Upang makakita ng detalyadong Panel ng Impormasyon (ibig sabihin, isang Audit Log) patungkol sa isang partikular na Pagpapatupad ng Workflow at lahat ng mga Kaganapan sa Pagpapatupad, i-click ang button sa column na [Info].

Ang Pagkansela, Pag-park, o Pagtanggal ng isang Invoice o Credit Note anumang oras habang may Aktibong Pagpapatupad ay magkakansela sa Pagpapatupad ng Workflow.

Para sa mga Requisition makikita mo ang bilang ng mga requisition gayundin sa mga stock transfer:

Mga Requisition

Mga Stock Transfer

Sino ang maaaring mamahala ng mga workflow

Dapat na naka-enable sa isang User ang pahintulot na 'Can Manage Approval Workflows' upang makagawa o Makapamahala ng mga Workflow ng Pag-apruba.

Magagawang Pamahalaan ng mga user na may Pahintulot na ito ang mga Workflow sa anumang Organisasyon kung saan sila ay miyembro.

Upang Magtalaga ng isang Workflow sa isang Organisasyon, dapat mayroong pahintulot na 'Manage Organisations' ang isang user.

Paggawa ng isang Workflow ng Pag-apruba

Ang mga user na may 'Can Manage Approval Workflows' ay maaaring gumawa ng bagong Workflow ng Pag-apruba ng Invoice o Credit Note (nalalapat din para sa mga requisition at stock transfer) sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito. Kapag nagawa na, hindi na maaaring tanggalin ang mga Workflow.

Hakbang 1. Mag-navigate sa [System Settings] → [Approval Workflows] sa Side Navigation Bar, at pagkatapos ay i-click ang button na [Create a New Approval Workflow]:

Hakbang 2. Piliin ang nais na Uri ng Workflow, at pagkatapos ay bigyan ng Pangalan at Deskripsyon ang Workflow, bago i-click ang [Create Workflow]:

Hakbang 3. Makararating ka sa bagong gawang Workflow, na may isang default na Rank. Maaari mong i-edit ang default na Rank sa pamamagitan ng pag-click sa [Update Rank] sa menu na [More], kung nais mong baguhin ang Pangalan o ang Pinakamataas na Halaga ng Rank:

Hakbang 4. I-click ang [Create New Rank] upang magdagdag ng higit pang mga Rank ayon sa iyong kinakailangan. Lubos na inirerekomenda na Ayusin ang mga Rank ayon sa Mga Pinakamataas na Halaga ng mga Rank, sa pataas na pagkakasunod-sunod. Maaari mong i-edit ang mga Rank at ang Pagkakasunod-sunod ng Rank sa pamamagitan ng pagpili sa may-katuturang (mga) opsyon sa Menu na [More]:

Hakbang 5. Magdagdag ng mga Tagapag-apruba sa bawat Rank sa pamamagitan ng pag-click sa button sa column na [Approvers]. Magagawa mo lamang magdagdag ng mga Tagapag-apruba na (a) mga kasalukuyang user ng PurchasePlus, at (b) mga miyembro ng Organisasyon kung saan mo ginagawa ang Workflow:

Hakbang 6. Nagiging 'Aktibo' ang Workflow sa sandaling ito ay Matalaga sa isa o higit pang mga Organisasyon o Yunit ng Organisasyon. 

Pag-update ng isang Workflow ng Pag-apruba

Maaari mong i-update ang Pangalan at ang Deskripsyon ng isang Workflow sa pamamagitan ng pagbisita sa tab na [Settings]:

Pag-update ng mga Rank ng Workflow

Sa pag-click sa menu na [More] sa isang Rank ng Workflow, bibigyan ka ng isang listahan ng mga opsyon para sa pag-update ng Rank ng Workflow:

• Maaaring gamitin ang [Move Rank Up] at [Move Rank Down] upang baguhin ang pagkakasunod-sunod ng mga Rank sa Workflow.
• Maaaring gamitin ang [Update Rank] upang baguhin ang Pangalan o ang Pinakamataas na Halaga ng Rank.
• Ganap na aalisin ng [Delete Rank] ang Rank mula sa Workflow.

Kahit isang Invoice lamang ang Awaiting Approval sa Workflow, hindi maaaring i-update o tanggalin ang mga Rank para sa Workflow na iyon. Kailangang mai-Park muna ang (mga) Invoice, o dumaan sa proseso ng pag-apruba bago ma-update ang mga Rank. Gayunpaman, maaari kang magdagdag ng bagong Tagapag-apruba (user) sa Rank anumang oras. (gayundin sa mga requisition, credit note, at stock transfer)

Pagdaragdag o Pag-aalis ng mga Tagapag-apruba

Upang pamahalaan ang mga Tagapag-apruba sa isang Rank ng Workflow, i-click muna ang button sa column na [Approvers]:

Upang Magdagdag ng bagong Tagapag-apruba, i-click ang button na [Add Approver] at hanapin ang kinauukulang user. Magagawa mo lamang magdagdag ng mga Tagapag-apruba na (a) mga kasalukuyang user ng PurchasePlus, at (b) mga miyembro ng Organisasyon kung saan mo ginagawa ang Workflow.

Upang Mag-alis ng isang Tagapag-apruba, i-click ang [Remove] sa menu na [More]:

Pag-update sa (mga) Pagtatalaga ng Workflow

Ang kakayahang Magtalaga ng isang Workflow ay matatagpuan sa dalawang lugar sa PurchasePlus:

1. Ang tab na [Assignments] ng Workflow:

2. Ang page ng [System Settings] → [Organisation Settings]:

Pakitandaan: Dapat mayroong pahintulot na 'Manage Organisations' ang mga user upang magtalaga ng isang Workflow ng Pag-apruba sa isang Organisasyon o Yunit ng Organisasyon.

Kahit isang Invoice lamang ang nasa estadong Awaiting Approval ayon sa Workflow, hindi maaaring alisin ang pagtatalaga ng Workflow mula sa isang Organisasyon. Ang (mga) Invoice ay dapat munang mai-Park o dumaan muna sa proseso ng Pag-apruba. (gayundin sa mga requisition, credit note, at stock transfer)

Pagtanggal ng isang Workflow

Ang mga Workflow ay dapat tanggalin ng isang miyembro ng Configuration Team ng PurchasePlus. Mangyaring makipag-ugnayan sa amin upang maisaayos ang Pagtanggal ng isang Workflow mula sa isang Yunit ng Organisasyon

Aprubahan o tanggihan

May kakayahan ang mga user na Mag-apruba o Tumanggi sa isang Invoice o Credit Note na na-code sa isang Yunit ng Organisasyon kung saan (a) may Nakatalagang Workflow, at (b) sila ay isang Tagapag-apruba sa isa sa mga Rank ng Workflow nito.

Maaaring Aprubahan o Tanggihan ng mga tagapag-apruba ang dokumento mula sa page ng [Invoices OR Credit Notes] → [Awaiting My Approval]. Pakitandaan, makikita lamang ng mga Tagapag-apruba sa ikalawa (at mga kasunod) na Rank ng Workflow ang mga Invoice o Credit Note sa listahang ito pagkatapos mabigyan ng Pag-apruba ang mga ito ng (mga) naunang Rank:

Bukod pa rito, maaaring mag-click ang mga Tagapag-apruba sa isang Invoice o Credit Note at gamitin ang mga button na [Approve] o [Decline] sa header ng dokumento:

Ano ang mangyayari kapag Naaprubahan ang isang Invoice o Credit Note?

• Kung ang Halaga ng Invoice o Credit Note ay mas malaki kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Tagapag-apruba, isusulong ang dokumento sa susunod na Rank ng Pag-apruba. Aabisuhan sa pamamagitan ng email ang mga user sa susunod na Rank ng Pag-apruba.
• Kung ang Halaga ng dokumento ay mas mababa kaysa sa Pinakamataas na Halaga ng Rank ng Tagapag-apruba, ituturing ito ng Workflow na 'Huling Pag-apruba', at awtomatikong ililipat ang Invoice o Credit Note sa estado ng Reconciled. Maaari na itong i-export sa iyong panlabas na AP system para sa pagbabayad. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

Ano ang mangyayari kapag Tinanggihan ang isang Invoice o Credit Note?

• Ipo-prompt ang mga tagapag-apruba na magdagdag ng Komento, at ang dokumento ay awtomatikong ililipat sa estadong Cancelled. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

Bago vs legacy

Para sa mga matagal nang user ng PurchasePlus, maaaring pamilyar ka sa paraan ng paggana ng mga Workflow sa aming Legacy na platform. Narito kung paano naiiba ang 'Mga Bagong' Workflow ng Pag-apruba sa mga Legacy na Workflow:

• Hindi tulad sa mga Tagapag-apruba ng Legacy Invoice, ang mga Bagong Tagapag-apruba ng Workflow (at ang Pagkakasunod-sunod ng Pag-apruba) ay tinutukoy ng Mga Rank, taliwas sa Tungkulin ng Operational o Financial Approver na nag-aapruba ng Invoice anumang oras.
• Ang [Bagong] mga Workflow ng Pag-apruba ay kailangang paganahin para sa Organisasyon ng Tagabili, pati na rin sa mga indibidwal na Yunit ng Organisasyon.
• Hindi tulad ng mga Workflow ng Pag-apruba sa Legacy, walang Rank na 'Walang Limitasyon' na maaaring ilapat, at ang huling Rank ay dapat magkaroon ng pinakamataas na halagang kinakailangang maaprubahan.
• Sa Mga Bagong Workflow, matitingnan ng mga user ang Mga Pagpapatupad ng Workflow sa mga apektadong Invoice at Credit Note. Sa loob ng isang Pagpapatupad, matitingnan ng mga user ang Mga Kaganapan sa Pagpapatupad - na nagbibigay ng epektibong Audit Log para sa isang Invoice o Credit Note sa loob ng isang Workflow.

Panghuli, mahalagang tandaan na ang 'Mga Bagong' Workflow ng Pag-apruba ay hindi maaaring gamitin nang sabay sa mga Legacy na Workflow ng Pag-apruba. Sa sandaling paganahin ang Mga Bagong Workflow ng Pag-apruba para sa isang Organisasyon, hindi na maaaring Mag-apruba ang mga user sa Organisasyong iyon ng mga Invoice o Credit Note ayon sa Legacy Operational and Financial Approval Workflows.

Pag-troubleshoot

• Kaka-enable ko pa lang ng Mga Bagong Workflow para sa aking Organisasyon, ngunit wala sa aking mga Invoice (na Awaiting Approval) ang nailagay sa kaugnay na Workflow.

Ang mga Invoice at Credit Note na nasa estadong Awaiting Approval noong pinagana ang Mga Bagong Workflow ay kailangang muling Buksan (re-Open) at pagkatapos ay Markahan muli bilang Awaiting Approval upang magkabisa ang kaugnay na Workflow ng Pag-apruba. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• Paano kung ang Invoice o Credit Note ay na-code sa ibang Yunit ng Organisasyon habang isinasagawa ang Pagpapatupad ng Workflow?

Maa-update ang status ng Pagpapatupad ng Workflow sa Cancelled, at papasok ang dokumento sa bagong Pagpapatupad ng Workflow. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• Paano kung ang isang Invoice o Credit Note ay nasa kalagitnaan ng Pagpapatupad ng Workflow, at nalutas ang lahat ng Flag?

Kakanselahin ang Pagpapatupad, at ang dokumento ay awtomatikong maa-update sa Reconciled. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• Paano kung walang makitang Workflow ng Pag-apruba para sa Yunit ng Organisasyon kung saan naka-code ang isang Invoice o Credit Note?

Mananatili ang dokumento sa estadong Awaiting Approval. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• **Paano kung mayroong naka-enable na Workflow ng Pag-apruba para sa isang Organisasyon, ngunit walang idinagdag na Mga Tagapag-apruba sa anumang Rank ng Workflow?

Mananatili ang Invoice o Credit Note sa Workflow ng Pag-apruba hanggang sa magdagdag ng Tagapag-apruba sa nauugnay na Rank. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)**

• Gusto kong gayahin ang Legacy na 'Operational and Financial Approval Workflows'. Paano ko ito magagawa?

Maaari kang gumawa ng dalawang Rank ng Workflow na may $0 na Pinakamataas na Halaga bawat isa, at magdagdag ng mga Operational Approver sa isa sa mga Rank, at mga Financial Approver sa kabilang Rank. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• Pinipigilan akong mag-edit ng isang Workflow, kahit na mayroon akong tamang pahintulot. 

Pinipigilan ng aming system na ma-edit ang isang Workflow kung mayroong anumang aktibong Pagpapatupad sa Workflow. Una, Aprubahan o Tanggihan ang mga Invoice sa Aktibong Pagpapatupad, at pagkatapos ay magagawa mo nang i-edit ang Workflow. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)

• Nakatatanggap ako ng dalawang email na 'Invoices Awaiting My Approval'.

Dapat kang alisin bilang isang Tagapag-apruba mula sa Legacy na Workflow ng Pag-apruba ng Invoice.

• Maaari ko bang 'Laktawan' ang mga Rank ng Pag-apruba kung miyembro ako ng isang Rank ng Workflow na may mas mataas na Pinakamataas na Halaga kaysa sa Halaga ng Invoice o Credit Note?

Hindi, kakailanganin pa rin ng dokumento ang Pag-apruba mula sa mga tinukoy na user sa Pagkakasunod-sunod ng Rank na na-configure para sa Workflow. Halimbawa, kung ang Halaga ng isang Invoice ay $1000, ang Rank 1 ay maaaring mag-apruba ng hanggang $500 at ang Rank 2 ay maaaring mag-apruba ng hanggang $2000, dapat pa ring hintayin ng mga miyembro ng Rank 2 ang Pag-apruba ng Rank 1 bago sila makapagbigay ng Huling Pag-apruba para sa Invoice na Awaiting Approval. Gayunpaman, pinapayagan ng pahintulot na 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' ang mga awtorisadong user na puwersahang ilipat ang anumang Invoice o Credit Note na 'Awaiting Approval' patungo sa estadong 'Reconciled', nasa loob man ito o wala sa isang Workflow ng Pag-apruba sa kasalukuyan. Samakatuwid, ang pahintulot na ito ay isang epektibong paraan para sa mga awtorisadong indibidwal upang 'laktawan' ang mga rank ng pag-apruba ng workflow. (gayundin sa mga requisition at stock transfer)