Mga Paperless Email

Pumunta sa:

• Ano ang Bahagi ng 'Paperless Emails'
• Pagtingin sa Mga Paperless Email
• Gawain sa Pag-scan
  • Mga Katayuan ng Gawain sa Pag-scan
• Pagtingin sa Mga Gawain sa Pag-scan
  • Pag-lock at Pag-unlock ng Mga Gawain sa Pag-scan
  • Pinagmulan ng Gawain sa Pag-scan
  • Mga Tip para sa Mabilis na Pag-navigate
• Paggawa ng Bagong Mga Gawain sa Pag-scan
  • Pag-scan ng Maramihang File
  • Ano ang Nadedetect at Paunang Pinupunan ng AI Scanner?
• Pag-convert ng Mga Gawain sa Pag-scan patungong Mga Invoice o Credit Note
• Pag-delete ng Mga Gawain sa Pag-scan

Mga Paperless Email

Ang bahagi ng Paperless Emails sa PurchasePlus ay kung saan maaari mong:

1. Tingnan ang mga email na ipinadala ng iyong mga Supplier (o iba pang user sa iyong Organisasyon) sa iyong nakatalagang Email Address para sa Paperless Invoicing,
2. Subaybayan ang ginagawa ng aming Paperless Invoicing AI sa mga dokumento, at tingnan ang mga nagreresultang Invoice at Credit Note sa aming system.

Kung naka-enable para sa iyong Organisasyon, lalabas ang feature na Paperless Emails bilang [Paperless Emails] sa navigation bar sa gilid:

Ang bahagi ng Paperless Emails ay binubuo ng dalawang sub-area:

• [View All] na Mga Paperless Email, kung saan maaari mong tingnan ang bawat email na ipinadala ng iyong mga Supplier sa iyong nakalaang Email Address para sa Paperless Invoicing. Kasama rito ang mga email na awtomatikong 'finifilter out' ng aming system - ibig sabihin, hindi ginagamit upang gumawa ng mga Invoice o Credit Note - tulad ng mga statement, marketing content, at mga duplicate na dokumento.
• [Action Items], kung saan maaari mong suriin at amyendahan ang anumang Gawain sa Pag-scan (tingnan sa ibaba para sa higit pang impormasyon) kung saan nawawala ang Supplier.
• [Scanning Tasks], na siyang - gitnang yugto sa pagitan ng email ng iyong Supplier (kabilang ang anumang PDF attachment) at ng nagreresultang Invoice o Credit Note sa aming system.

Pagtingin sa Mga Paperless Email

Upang tingnan ang lahat ng iyong Paperless Email sa isang talahanayan, i-click ang [Paperless Emails] → [View All] sa navigation bar sa gilid. Mula sa view na ito, maaari mong:

• Maghanap ng partikular na email ayon sa Mula sa Email, Para sa Email at marami pang iba,
• Mabilis na tingnan ang mga link patungo sa anumang nagresultang Gawain sa Pag-scan, Invoice at/o Credit Note na ginawa ng aming system mula sa email:
• Tingnan ang orihinal na email nang mas detalyado sa pamamagitan ng pag-click sa halaga ng [Email] sa talahanayan. Ang orihinal na mga kalakip na file ay maaari ding i-download sa ibaba ng email:

Gawain sa Pag-scan

Kapag nag-email ang isang Supplier ng PDF na Invoice o Credit Note sa iyong Email Address para sa Paperless Invoicing (o kapag manu-mano kang nag-upload ng PDF na Invoice o Credit Note sa aming feature na AI Scanning), ang aming AI ay gagawa ng isang Gawain sa Pag-scan, at magtatalaga rito ng natatanging Scan Number.

Sa seksyon ng [Scanning Tasks], maaari mong tingnan ang mga Gawaing ito, pati na rin ang anumang mga dokumento na kalaunang nabuo mula sa Gawain sa Pag-scan:

Maaari mong isipin ang isang Gawain sa Pag-scan bilang pansamantalang hakbang sa pagitan ng PDF na Invoice o Credit Note ng iyong Supplier, at ng PurchasePlus Invoice o Credit Note na iyong inirereconcile at ine-export gamit ang aming software.

Mga Katayuan ng Gawain sa Pag-scan

Ang mga Gawain sa Pag-scan ay maaaring nasa isa sa mga sumusunod na Katayuan:

• Scanning (Abo): Kamakailan lang sinimulan ang Gawain sa Pag-scan at kasalukuyan pa itong nag-iiscan.
• Scanning (Pula): Ang Gawain sa Pag-scan ay nag-iiscan nang higit sa 5 minuto at sumuko na ang AI, ngunit ayon sa teknikal na aspeto ay hindi pa tuluyang nabigo ang gawain.
• Scanned (Asul): Matagumpay na naproseso ng Gawain sa Pag-scan ang PDF file ngunit hindi nakatugon sa aming mga panuntunan sa negosyo, kaya nangangailangan ito ng pagsusuri ng tao. Aayusin ito ng aming 24/7 na team sa pag-invoice sa loob ng ilang oras. Bilang alternatibo, maaari mong gawin ang mga kinakailangang pagwawasto anumang oras upang mapabilis ang proseso.
• Completed (Berde): Ang Gawain sa Pag-scan ay nakabuo na ng Invoice o Credit Note at hindi na nangangailangan ng aksyon. Nagtatago kami ng talaan ng Gawain sa Pag-scan, upang mabilis na matingnan ng mga user ang aktwal na dokumento (Invoice o Credit Note) na nabuo mula sa Gawain.
• Failed (Pula): Nabigo ang Gawain sa Pag-scan sa ilang kadahilanan. Maaari mong i-click at tingnan ang Nabigong Gawain sa Pag-scan at manu-manong suriin at i-update ito.

Maaari mong i-hover ang cursor sa status indicator para sa higit pang impormasyon tungkol sa katayuan ng indibidwal na Gawain sa Pag-scan.

Pagtingin sa Mga Gawain sa Pag-scan

Maaari mong tingnan ang talaan ng lahat ng Gawain sa Pag-scan ng iyong Organisasyon sa pamamagitan ng pagpunta sa [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] sa navigation bar sa gilid:

Sa view ng talahanayang ito, makikita mo ang ilang mahahalagang impormasyon patungkol sa bawat Gawain sa Pag-scan, kabilang ang:

• Scan Number: Ang natatanging identifier ng Gawain na itinalaga ng AI Scanner sa Gawaing ito.
• Lock Status: Kung inilock ba ng ibang user ang gawain para sa pag-eedit o hindi. 
• Supplier: Ang Supplier na nagpadala ng orihinal na PDF sa iyong Organisasyon. 
• Purchaser: Ang Organisasyon kung saan nakatalaga ang dokumento.
• Created Document: Isang link patungo sa Invoice o Credit Note na nabuo mula sa Gawain sa Pag-scan.
• Document Type: Nagsasaad kung ang Gawain sa Pag-scan ay natukoy bilang isang Invoice o isang Credit Note.
• Status: Ang kasalukuyang katayuan ng Gawain sa Pag-scan. Maaari mong i-hover ang cursor sa status indicator para sa higit pang impormasyon tungkol sa katayuan ng Gawain sa Pag-scan. Pakitingnan ang Mga Katayuan ng Gawain sa Pag-scan sa itaas para sa higit pang impormasyon.
• PDF File: Isang link patungo sa orihinal na PDF na na-upload sa AI Scanner.
• Created On: Ang oras at petsa kung kailan ginawa ang Gawain sa Pag-scan.  

Maaari mo ring piliin ang pamahalaan ang mga column upang magdagdag ng mga karagdagang data point. 

Maaari mong tingnan ang anumang solong Gawain sa Pag-scan sa pamamagitan ng pag-click sa [Scan Number] mula sa talahanayan:

Mula sa view na ito, maaari mong i-update ang Gawain sa Pag-scan kung kinakailangan, at Gawin ang Invoice o Credit Note. Higit pa rito sa ibaba.

Pag-lock at Pag-unlock ng Mga Gawain sa Pag-scan

Ang mga Gawain sa Pag-scan ay maaaring 'Naka-lock' o 'Naka-unlock'. Maaaring I-lock ng isang user ang isang Gawain sa Pag-scan na kanilang sinusuri, upang ipaalam sa ibang mga user na ine-edit nila ito, at I-unlock ito kapag tapos na sila.

Maaari ka ring Gumawa ng Gawain sa Pag-scan sa Naka-lock na estado.

Pinagmulan ng Gawain sa Pag-scan

Ipinapakita sa page ng Mga Gawain sa Pag-scan ang lahat ng Gawain sa Pag-scan na:

• Natanggap bilang mga email (may kalakip na PDF) mula sa iyong mga Supplier (o mga user sa sarili mong organisasyon),
• Direktang ginawa sa pamamagitan ng page ng Mga Gawain sa Pag-scan, at
• Ginawa sa pamamagitan ng mga proseso ng Gumawa ng Bagong Invoice at Gumawa ng Bagong Credit Note, kung pinili ng user ang opsyong [Drag and Drop PDF]:

Mabilis na Mga Tip para sa Pag-navigate sa page ng Mga Gawain sa Pag-scan

Ang page ng Mga Gawain sa Pag-scan ay may tatlong pangunahing feature sa tulong sa pag-navigate, upang matulungan ang mga user na mabilis na mahanap ang tamang Gawain sa Pag-scan:

1. I-filter ayon sa Katayuan: Gamit ang mga tab sa itaas ng page, mabilis na mai-filter ng isang user ang listahan ng Mga Gawain sa Pag-scan ayon sa mga nasa isa sa mga sumusunod na katayuan: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted.
2. Advanced Search, na kinabibilangan ng: 
   1. Maghanap ayon sa Numero ng Dokumento: Maaaring maghanap ang mga user gamit ang Numero ng Dokumento na ginawa ng AI kapag gumagawa ng Invoice o Credit Note mula sa Gawain sa Pag-scan.  
   2. Maghanap ayon sa Mula sa Email: Maaaring maghanap ang mga user gamit ang email address ng nagpadala upang mahanap ang anuman o lahat ng mga Invoice na ipinadala mula sa partikular na email na iyon.  
   3. I-filter ayon sa Mga Invoice, Mga Credit Note, o pareho.
3. Maghanap ayon sa Pangalan ng Supplier: Ilagay ang pangalan ng isang Supplier (tulad ng pagkakakita rito sa PurchasePlus) upang tingnan ang listahan ng Mga Gawain sa Pag-scan kung saan natukoy ang Supplier na ito bilang nagpadala ng orihinal na PDF.

Paggawa ng Bagong Mga Gawain sa Pag-scan 

Upang manu-manong gumawa ng bagong Gawain sa Pag-scan nang direkta sa page ng Gawain sa Pag-scan, i-click ang [Create New Scanning Tasks]:

Magkakaroon ka ng opsyong tukuyin kung ang Gawain ay nauugnay sa isang Invoice o Credit Note, bago i-upload ang (mga) PDF na i-scan:

Maaari mong piliing tukuyin ang Supplier na nauugnay sa dokumento, ngunit kung hindi, susubukan ng aming AI Scanner na tukuyin ang Supplier sa panahon ng Pag-scan.

Sa huli, may opsyon kang magpasya kung ang Gawain sa Pag-scan ay dapat markahan bilang Naka-lock.

Kung pipiliin ang opsyong [Mark as Locked], ang magiging Gawain ay Mai-lock at mananatili sa Scanned na estado. Kakailanganin ang manu-manong pagsusuri ng tao bago magawa ang isang Invoice o Credit Note.

I-click ang [Start] kapag handa ka nang magsimulang mag-scan.

Makakatanggap ka ng babala kung ang Invoice o Credit Note na gagawin mo ay posibleng duplicate, kung hindi naman, lalabas ang Gawain sa Pag-scan sa talahanayan ng [Scanning Tasks] na may Katayuan na 'Scanning', at di-magtatagal, 'Scanned'.

Kapag ang PDF ay umusad na sa estado na Scanned, magkakaroon ka ng pagkakataong suriin ang data na na-extract, bago i-click ang [View Invoice] o [View Credit Note]. Magkakaroon ka rin ng pagkakataong Mag-save at Lumabas sa pamamagitan ng pag-click sa [Return to Scanning Tasks].

Habang nasa view na ito, maaari kang mag-scroll pababa sa panel sa kaliwang bahagi at suriin ang awtomatikong itinugmang Purchase Order:

At maaari mong i-edit ang Mga Linya ng dokumento bago Tingnan ang Invoice o Credit Note:

(Sa itaas): Maaari kang pumili ng isa o higit pang Linya ng Gawain sa Pag-scan upang:

• [Delete] ang linya,
• [Unlink] ang linya upang alisin ang anumang kaugnayan sa umiiral na mga produkto sa Catalog, 
• [Set Tax Percentage] upang i-update ang halaga ng pagkalkula ng buwis para sa mga napiling linya, o
• [Clear Selection] upang i-deselect ang mga napiling linya.

Kapag na-[Unlink] mo na ang isang linya, maaari mong i-edit ang ilang mga detalye tungkol sa linya ng Invoice sa pamamagitan ng pag-hover sa ibabaw ng linya at pag-click sa icon ng lapis:

Maaari kang mag-update ng maraming field dito, halimbawa ang Product Code, Brand, Dami ng Ibenta (Sell Quantity) at higit pa. Bukod pa rito, maaari mong gamitin ang mga opsyong [Link], [Delete] o [Insert a Line] (sa kaliwa ng line item) upang gumawa ng higit pang mga pagbabago sa Gawain sa Pag-scan kung kinakailangan.

Sabay-sabay na Paggawa ng Maramihang Gawain sa Pag-scan

Maaari mong piliing mag-upload ng maramihang PDF bilang bahagi ng parehong pagkilos. Sa sitwasyong ito, ang aming AI Scanner ay gagawa ng isang Gawain sa Pag-scan bawat PDF. Ito ay isang napakabisang paraan upang mabilis na maipasok ang malaking bulto ng mga PDF na Invoice o Credit Note sa PurchasePlus.

Tip: Kung pipiliin mo ang ‘Invoice’ o ‘Credit Note’ habang ginagawa ang (mga) Gawain sa Pag-scan, ilalapat ang pagpipiliang ito sa lahat ng magiging Gawain sa Pag-scan, at kasalukuyang hindi posibleng i-edit ang pagpipiliang ito pagkatapos mag-scan. Inirerekomenda namin ang pag-upload ng lahat ng PDF na Invoice at pagsisimula ng Gawain sa Pag-scan, at pagkatapos ay ulitin ang proseso sa lahat ng PDF na Credit Note.

Ano ang maaaring ma-extract mula sa PDF at paunang mapunan ng AI Scanner?

• Ang Supplier (kung may nahanap na tugma),
• Ang Numero ng PO (kung may nahanap na Numero ng PO),
• Ang Kagawaran at Account Code (kung naaangkop),
• Ang Produkto sa bawat Linya ng Invoice (kung may nahanap na tugma), at
• Ang Kategorya at Sub-Kategorya ng bawat bagong produkto sa bawat Linya ng Invoice.

Pag-convert ng Mga Gawain sa Pag-scan patungong Mga Invoice o Credit Note

Ang isang Gawain sa Pag-scan ay dapat suriin at manu-manong i-convert patungo sa isang Invoice o Credit Note ng isang user ng PurchasePlus sa loob ng iyong Organisasyon.

Upang gawin ito, i-click muna ang Scan Number ng Gawain sa Pag-scan sa AI Scanning Inbox. Dapat ay nasa Scanned na estado ang Gawain sa Pag-scan:

Darating ka sa screen ng Tagagawa ng Invoice o Credit Note, na nagpapakita ng data na na-extract at paunang pinunan ng aming AI Scanner kasama ng orihinal na PDF.

Magkakaroon ka rito ng opsyon na suriin at gumawa ng mga pagbabago sa karamihan ng na-extract na data (halimbawa, Reference, Account Code, Mga Line Item at Mga Presyo ng Yunit) kung nais mo. 

Kapag maayos na para sa iyo ang data, i-click ang [Create Invoice] o [Create Credit Note]:

Setting: Manu-mano vs Awtomatikong pagpoproseso

Depende sa setting na inilapat sa iyong Organisasyon, kapag nag-click ka sa [Create Invoice] o [Create Credit Note], ang nagresultang dokumento ay maaaring awtomatikong maproseso alinsunod sa iyong Mga Setting ng Flag at Mga Threshold upang ito ay unang lumabas sa katayuang Naghihintay ng Pag-apruba (Awaiting Approval) o Na-reconcile (Reconciled). Kung ang setting na ito ay naka-disable para sa iyong Organisasyon, ang Invoice o Credit Note ay unang lalabas sa isang Bukas (Open) na estado.

Pag-delete ng Mga Gawain sa Pag-scan

Maaaring i-delete ang mga Gawain sa Pag-scan sa pamamagitan ng pag-click sa [Delete] mula sa menu ng [More] sa page ng Mga Gawain sa Pag-scan:

Magkakaroon ka ng pagkakataong magbigay ng dahilan sa Pag-delete, na maaaring matingnan ng ibang mga user na may naaangkop na mga pahintulot.

Maaaring i-delete ang Gawain sa Pag-scan habang nasa anumang katayuan maliban sa Completed.