للمشترين
للمشترين
الشراء، وإعداد الفواتير، والمخزون، والوصفات للمشترين.
نظرة عامة
- الشراء والاستلام — إرسال طلب شراء (Requisition) للموافقة على إنفاق القسم. تختلف أنواع طلبات الشراء، حيث يوفر بعضها مقارنة الأسعار والطلب من عدة جهات
- الفواتير والإشعارات الدائنة — تُمسح الفواتير المرسلة إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالفواتير غير الورقية في PurchasePlus تلقائيًا ضوئيًا وتُضاف إلى المنصة.
- الكتالوجات وقوائم الشراء — تمتلك PurchasePlus شبكة عالمية تضم الآلاف من الموردين، لذا هناك فرصة كبيرة لأن تكون منتجات وأسعار المورد الخاص بك متاحة في PurchasePlus.
- الفرق المالية — قبل إنشاء أي أوامر شراء (Purchase Orders)، يجب الموافقة على طلبات الشراء من قِبل المعتمد (أو المعتمدين) المحددين. إذا كنت معتمدًا، فسترى رقمًا أحمر في
طلبات الشراء
- نظرة عامة — طلب الشراء (Requisition) هو طلب للحصول على بضائع يرغب المشتري في شرائها من مورديه.
- عروض الأسعار — عرض السعر (Quote) هو سعر المنتج الذي يمكنك شراؤه من المورد. يتم إنشاء عروض الأسعار عند تضمين منتج في كتالوج، إلى جانب سعر الوحدة
- التسوق الأساسي — عند التسوق في أي نوع من طلبات الشراء، يمكنك اختيار تفعيل وضع التسوق المتقدم أو عدم تفعيله:
- التسوق المتقدم — عند التسوق في أي نوع من طلبات الشراء، يمكنك اختيار تفعيل وضع التسوق المتقدم:
- من جميع الموردين — يوفر لك نوع طلب الشراء "جميع الموردين" قائمة بجميع عروض الأسعار المتاحة من جميع الموردين المفعّلين لديك. إنها طريقة رائعة للتسوق و
- من مورد واحد — يوفر لك نوع طلب الشراء "مورد واحد" قائمة بجميع عروض الأسعار المتاحة حاليًا لمؤسستك من المورد الفردي الذي
- من قائمة شراء — قائمة الشراء (Buy List) هي قائمة محددة من المنتجات توضح السلع والخدمات الدقيقة التي ترغب في أن يختار منها أعضاء فريقك عندما يكونون
- طلب شراء مخصص — يتيح لك طلب الشراء المخصص طلب أصناف مخصصة من مورديك. يمكنك استخدام طلب شراء مخصص عندما لا يكون أي من أنواع طلبات الشراء الأخرى مناسبًا.
- طلب شراء خارجي — يتيح لك طلب الشراء الخارجي إنشاء طلب شراء عن طريق التسوق من موقع التجارة الإلكترونية الخارجي للمورد. ستتمكن من استخدام الوظائف الكاملة
- من إعادة الطلب — يوفر لك نوع طلب الشراء "إعادة الطلب" خيار إعادة طلب الأصناف من طلب شراء أو أمر شراء أو فاتورة موجودة مسبقًا.
- من موقع مخزون — يمكن أن يمثل موقع المخزون موقعًا فعليًا في مؤسستك حيث يتم الاحتفاظ بأصناف المخزون، مثل غرفة التخزين أو المستودع أو المطبخ.
- البحث المتقدم عن المنتجات — العديد من الإجراءات في PurchasePlus (مثل إنشاء طلب شراء أو إضافة منتج إلى قائمة شراء) ستعرض لك ميزة البحث المتقدم عن المنتجات.
- مسودات طلبات الشراء — تظل طلبات الشراء في حالة مسودة (Draft) حتى يتم إرسالها للموافقة. المستخدمون الذين يرغبون في العودة إلى مسودة طلب شراء وإما عرضها أو تعديلها أو إلغائها
- الموافقة على طلب شراء — في PurchasePlus، عند تقديم طلب شراء للموافقة، ستتم ترقيته إلى حالة "في انتظار الموافقة". يتم وضع طلب الشراء في
أوامر الشراء والاستلام
- أوامر الشراء — أمر الشراء (Purchase Order) هو وثيقة ترسلها المنظمة المشترية إلى منظمة المورد. يحدد المنتجات أو الخدمات المراد شراؤها، في
- دمج أوامر الشراء — يُقصد بـ "الدمج" تجميع أمرين شراء أو أكثر في أمر شراء واحد (جديد)، بهدف تقليل العمل الإداري وتقليل فرصة
- إرسال أمر شراء — بمجرد الموافقة الكاملة على طلب الشراء، سيتم إنشاء أمر شراء لكل مورد مضمن في طلب الشراء، ويمكن بعد ذلك إرساله إلى كل
- مذكرات الاستلام — مذكرة الاستلام (Receiving Note) هي وثيقة مصاحبة يتم إنشاؤها مقابل أمر الشراء وتُستخدم لتحديد كمية معينة لكل بند في أمر الشراء
- استلام البضائع — يوضح تحديد بنود أمر الشراء كـ "مستلمة" للمستخدمين في مؤسستك متى يمكن إغلاق أمر الشراء.
- تجاوز سعر الوحدة — عند مطابقة أمر الشراء والفاتورة، وربط بنود المنتجات ببعضها البعض، ستأخذ مذكرة الاستلام سعر الوحدة من الفاتورة.
الفواتير والإشعارات الدائنة
- الفواتير — الفاتورة (Invoice) هي وثيقة يرسلها المورد إلى المشتري، توضح المنتجات والكميات التي قام المورد بتسليمها للمشتري، ويرغب في
- إنشاء فاتورة — يمكن لمستخدمي PurchasePlus إنشاء فاتورة جديدة للحصول على سجل رقمي وبرمجي للفاتورة المستلمة من مورد والتي يمكن بعد ذلك مطابقتها مع
- عرض وتحديث الفواتير — 1. حدد [الفواتير] ← [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي.
- الإرسال إلى PurchasePlus — تقدم PurchasePlus حلاً للفواتير غير الورقية للمؤسسات التي ترغب في تقليل الوقت المستغرق في مراجعة وتسوية الفواتير التي
- مطابقة أمر شراء — عند إنشاء فاتورة عبر طريقة الفواتير غير الورقية، ستقوم PurchasePlus تلقائيًا بمطابقة أمر الشراء بالفاتورة، إذا تمكنت من العثور على رابط منطقي
- إلغاء مطابقة أمر شراء — تتم "مطابقة" أوامر الشراء بالفواتير كجزء من عملية تسوية الفواتير. يتيح ذلك لبرنامجنا (أو للمراجع البشري) التأكد من أن ما
- ربط أو فك ربط البنود — اعتمادًا على الإعدادات المطبقة على مؤسستك في PurchasePlus، عندما تتم مطابقة فاتورة بأمر شراء، فإن جميع البنود الموجودة في الفاتورة تكون
- الوضع المتقدم — في PurchasePlus، يمكن عرض بنود الفاتورة في الوضع المتقدم للكشف عن جميع المعلومات الإضافية لكل بند فاتورة. يمكن أن يحتوي بند الفاتورة على واحد أو
- علامات الفاتورة التحذيرية — تحلل PurchasePlus باستمرار جميع الفواتير والإشعارات الدائنة في حالة "مفتوحة" و"في انتظار الموافقة"، وتثير علامات تحذيرية على مستوى الترويسة أو البند في
- حدود العلامات التحذيرية — بعض العلامات التحذيرية المتاحة للفواتير في PurchasePlus قابلة للتخصيص بشكل أكبر باستخدام الحدود (Thresholds). تسمح الحدود للفواتير ذات الفروقات الطفيفة بألا
- الإشعارات الدائنة — الإشعار الدائن (Credit Note) هو وثيقة تشير إلى رد أموال للمشتري. وعادة ما يتم إصداره من قبل المورد بعد إلغاء عملية شراء
- إنشاء إشعار دائن — الإشعار الدائن هو وثيقة تشير إلى رد أموال للمشتري. وعادة ما يتم إصداره من قبل المورد بعد إلغاء عملية شراء
- الذكاء الاصطناعي للفواتير غير الورقية — الفواتير غير الورقية هي وحدة نمطية في PurchasePlus تستخدم خدمة الذكاء الاصطناعي الخاصة بنا والمصممة خصيصًا لاستلام ومسح ومعالجة كل من الفواتير والإشعارات الدائنة
- رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية — قسم رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية في PurchasePlus هو المكان الذي يمكنك فيه:
- الترميز التلقائي بدون أمر شراء — عندما تصل فاتورة بدون أمر شراء مطابق، يقرأ PurchasePlus المستند ويستخدم معلومات الفاتورة وإعدادات المورد الافتراضية الخاصة بك
- الموافقة على الفواتير — عندما تكون الفاتورة أو الإشعار الدائن في حالة "في انتظار الموافقة"، فإنها تحتوي على علامة تحذيرية واحدة أو أكثر - أي اختلافات - تتطلب المراجعة والموافقة من قِبل
- تصدير الفواتير — بناءً على كيفية تهيئة مؤسستك، يمكنك تصدير الفواتير والإشعارات الدائنة بشكل فردي (النوع A)، أو عبر ملف تصدير دفعة (النوع B).
- تحديد الجاهزية للتصدير — قد يتم تكوين مؤسستك لتصدير الفواتير والإشعارات الدائنة بشكل فردي (نسمي هذا "النوع A")، أو كجزء من ملف تصدير دفعة (والذي نسميه
- ملف تصدير الدفعة — اعتمادًا على كيفية تهيئة مؤسستك، يمكنك تصدير الفواتير والإشعارات الدائنة بشكل فردي (النوع A)، أو عبر ملف تصدير دفعة (النوع B).
- التحديد كـ مُصدَّر — 1. انتقل إلى لوحة المعلومات، وانقر فوق الفواتير، ثم اختر عرض الكل.
مسارات عمل الموافقة
- نظرة عامة — منذ لحظة إدخال الفاتورة والإشعار الدائن في نظامنا، يحلل PurchasePlus باستمرار كل مستند في حالة "مفتوح" و"في انتظار الموافقة"
كشوف الحسابات
- التسوية — تسوية كشوف الحسابات هي البديل المدمج في المنصة لتسوية الكشوفات عبر جداول البيانات والبريد الإلكتروني. تقوم بتحميل كشف حساب المورد، ويقوم النظام
- حالات كشف الحساب — يمكن أن يكون لبند كشف الحساب واحدة من أربع حالات. تأتي الحالة من الفواتير المطابقة وعلامة التسوية الإجبارية ويتم تحديثها تلقائيًا عندما
- الأسئلة الشائعة — إجمالي كشف الحساب لا يساوي مجموع البنود. ماذا الآن؟ يظل كشف الحساب محفوظًا. ترى مؤشر عدم تطابق الرصيد في ترويسة العرض التفصيلي.
إدارة الموردين
- نظرة عامة — "الموردون" هم المؤسسات التي تشتري منها السلع أو الخدمات. المورد في PurchasePlus هو ببساطة منظمة من النوع "مورد" (كما
- عرض وإدارة الموردين — إذا كنت تستخدم PurchasePlus كمشترٍ، فيمكنك عرض وإدارة الموردين المتصلين بك.
- تفعيل أو تعطيل مورد — تعني كلمة "مفعّل" مؤسستك، ويمكنك تقديم الطلبات إلى المورد. يمكن للمورد تعيين الكتالوجات والمنتجات والأسعار لمؤسستك، و
- ربط مورد مسجل — الموردون المسجلون هم كيانات أنشأت حساب مورد في PurchasePlus. يقومون بتسجيل الدخول لإدارة منتجاتهم وكتالوجاتهم وتعيين تلك
- إنشاء مورد مُدار ذاتيًا — يمكن أن يكون المورد في PurchasePlus:
المنتجات
- نظرة عامة — المنتجات في PurchasePlus هي تمثيلات للمنتجات (والخدمات) الفعلية التي تشتريها مؤسستك من مورديك وتستخدمها في جميع أنحاء
- إنشاء منتج — المنتجات في PurchasePlus هي تمثيلات للمنتجات والخدمات الفعلية التي تشتريها مؤسستك من مورديك وتستخدمها في جميع أنحاء
الكتالوجات
- نظرة عامة — الكتالوج (Catalog) هو مجموعة من المنتجات مع الأسعار التي تشتريها من الموردين الذين تمتلك مؤسستك معهم علاقة تجارية مفعّلة.
- كتالوج المورد مقابل الكتالوج المُدار ذاتيًا — الكتالوج هو مجموعة من المنتجات والأسعار التي يمكنك شراؤها من مورد في طلبات الشراء الخاصة بك.
- إنشاء أو تحديث كتالوج — يمكن إدارة الكتالوجات مباشرة بواسطة الموردين المسجلين (كتالوجات مُدارة من قِبل المورد) أو داخليًا بواسطة مؤسستك المشترية (كتالوجات مُدارة ذاتيًا).
- استيراد كتالوج — باستخدام وظيفة الاستيراد، يمكنك تحديث أسعار المنتجات الحالية في الكتالوج، بالإضافة إلى إضافة منتجات إضافية إلى الكتالوج، بشرط أن
قوائم الشراء
- نظرة عامة — تُعد قوائم الشراء طريقة قوية لتوحيد وأتمتة قرارات الشراء عبر المؤسسة - مما يضمن قدرة المشترين على شراء المنتجات المناسبة
- إنشاء قائمة شراء — تُعد قوائم الشراء طريقة قوية لتوحيد وأتمتة قرارات الشراء عبر المؤسسة - مما يضمن قدرة المشترين على شراء المنتجات المناسبة
- إدارة المنتجات — تُعد قوائم الشراء طريقة قوية لتوحيد وأتمتة قرارات الشراء عبر المؤسسة - مما يضمن قدرة المشترين على شراء المنتجات المناسبة
المخزون
- نظرة عامة — المخزون هو وحدة اختيارية يمكن تضمينها في خطة PurchasePlus الخاصة بك، لمساعدتك في التحكم بشكل أكبر في تكاليف الشراء وتقليلها عن طريق:
- أصناف المخزون — صنف المخزون هو منتج متاح في مخزونك ويمكن إضافته والاحتفاظ به في واحد أو أكثر من مواقع مخزونك.
- مواقع المخزون — يمكن أن يمثل موقع المخزون موقعًا فعليًا في مؤسستك حيث يتم الاحتفاظ بأصناف المخزون، مثل غرفة التخزين أو المستودع أو المطبخ.
- التحويلات — التحويل هو وسيلة لإدارة (وحساب) حركة أصناف المخزون بين مواقع المخزون.
- عمليات الجرد — الجرد هو طريقة للتحقق من كمية أصناف المخزون التي يتم الاحتفاظ بها في موقع المخزون. يتم إجراء الجرد في موقع المخزون، وله
- تقييم المخزون — تعرف على كيفية تحديد PurchasePlus للسعر المستخدم عند استلام البضائع في المخزون، وكيف يتدفق هذا السعر إلى قيم المخزون لديك.
- جرد نهاية الشهر — عمليات الجرد هي أفضل طريقة للتحقق بانتظام من كمية أصناف المخزون التي تدخل وتخرج من مواقع المخزون الخاصة بك خلال فترة معينة. تتناول هذه المقالة
- استلام البضائع — عند استلام شحنة تتعلق بأمر شراء، يمكنك استخدام PurchasePlus لـ "استلام" البضائع (أي تدوين الأصناف رقميًا و
- تحويل الرصيد الافتتاحي — يمكن ملء مواقع المخزون بأصناف المخزون لأول مرة مبدئيًا من خلال إتمام عملية تحويل الرصيد الافتتاحي.
- نقطة البيع — نقطة البيع (POS) هي وحدة اختيارية تتيح لك خصم أصناف المخزون من موقع المخزون عند إجراء عملية بيع في مطعمك أو البار أو المقهى.
- مبيعات دفعة POS — مبيعات الدفعة هي مجموعة من بنود البيع (أي المبيعات) التي تمت في أجهزة POS الفعلية لديك. يعالج نظامنا بنود البيع هذه دفعة واحدة (عادةً
- ماسح الباركود — جهاز PurchasePlus DS6510B-M9 هو ماسح باركود محمول باليد مصمم للمسح السريع والموثوق للباركود أحادي الأبعاد وثنائي الأبعاد. يتصل مباشرة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك
الوصفات
- نظرة عامة — الوصفات هي إضافة اختيارية في نظام PurchasePlus الخاص بك، وهي طريقة رائعة للاستفادة من قيمة أكبر من برامجنا بالإضافة إلى
- قوائم الطعام — قائمة الطعام (Menu) هي مجموعة من الوصفات. تُستخدم قوائم الطعام عادةً لإدارة شراء وتكلفة المكونات في أطباقك الفعلية (أي الوصفات)
- المكونات — المكونات هي المنتجات التي تتم إضافتها إلى وصفاتك. بناءً على ما إذا كانت الوصفة وصفة مخزون أو غير مخزنية، فإن تعريف
- مسببات الحساسية — يتضمن PurchasePlus وظائف مسببات الحساسية المتاحة لمستخدمي وحدة الوصفات الخاصة بنا، لإدارة مسببات الحساسية بشكل أفضل في وصفاتهم ومكوناتهم.
التقارير
- تشغيل تقرير — يتم إنشاء كمية هائلة من البيانات (وتخزينها) بواسطة نظام PurchasePlus الخاص بك. إن الوصول إلى هذه البيانات بشكل مجمع في شكل تقارير قابلة للتنزيل هو
إدارة المؤسسات
- نظرة عامة — يُعد فهم نموذج المؤسسات في PurchasePlus وآثاره إحدى أفضل الطرق لتصبح مستخدمًا محترفًا لـ PurchasePlus.
- إنشاء مؤسسات — هذا هو الجزء الثاني في سلسلة مقدمة عن المؤسسات. يوصى بقراءة الجزء الأول قبل قراءة هذه المقالة.
الميزانيات
- نظرة عامة — "الميزانيات" هي وحدة اختيارية تتيح للمؤسسات إدارة ومراقبة إنفاقها بشكل أفضل مع مورديها وفقًا للسنة/الشهر و
الترقية
- الترقية — ما هو PurchasePlus؟ إعادة بناء كاملة لمنصة الشراء حتى الدفع الخاصة بنا على تقنيات حديثة. نفس الهدف، نفس الفريق، وتجربة أفضل بشكل كبير