عرض الفواتير وتحديثها
عرض الفواتير وتحديثها
الانتقال السريع إلى:
- الوصول إلى الفواتير
- تحديث الفواتير
- استخدام المحرر المتقدم للفواتير (Invoice Power Editor)
- أفضل الممارسات
الوصول إلى الفواتير
1. حدد [الفواتير] ← [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي.
2. من طريقة عرض جدول "عرض جميع الفواتير"، يمكنك إتمام المهام التالية:
أ. تصفية جميع الفواتير حسب الحالة.
ب. استخدام [بحث] للعثور على الفاتورة التي ترغب في مراجعتها.
ج. [إدارة الأعمدة] لإظهار أو إخفاء الأعمدة المعروضة في الجدول.
د. النقر على [رقم الفاتورة] لفتح الفاتورة.
هـ. التمرير بمؤشر الماوس فوق [المرجع] لإضافة مرجع الفاتورة أو تعديله. هذا متاح فقط عندما تكون الفاتورة في حالة "مفتوحة" أو "بانتظار الموافقة".
و. التمرير بمؤشر الماوس فوق [حساب المصروفات] لإضافة أو تعديل القسم أو الحساب الذي يتم تحميل الفاتورة عليه كمصروف. هذا متاح فقط عندما تكون الفاتورة في حالة "مفتوحة" أو "بانتظار الموافقة".
ز. [أمر الشراء]. التحقق مما إذا كانت الفاتورة قد تمت مطابقتها مع أمر شراء. راجع مقالتنا حول مطابقة أمر الشراء مع فاتورة لمعرفة المزيد.
ح. عرض [الحالة] الخاصة بالفاتورة.
ط. [إشعارات استلام البضائع]. عرض إشعارات استلام البضائع المرتبطة بالفاتورة أو إنشاء إشعار استلام بضائع جديد مقابل أمر الشراء الذي تمت مطابقة الفاتورة معه.
ي. عرض [نسخة PDF] من الفاتورة. يتوفر هذا الخيار إذا تم إنشاء الفاتورة من ملف PDF، عبر حل الفوترة الإلكترونية من PurchasePlus.
تحديث الفواتير
بشكل عام، يمكن تحديث الفاتورة في الحالة 'مفتوحة' أو 'بانتظار الموافقة' بواسطة أي مستخدم يملك إذن "إدارة الفواتير وإشعارات الدائن" و/أو إذن "إدارة بنود الفواتير وإشعارات الدائن" (وفقاً لما يرغب في تحديثه).
يتطلب تحديث الفواتير خارج حالتي "مفتوحة" أو "بانتظار الموافقة" خطوات إضافية قبل إمكانية إجراء أي تغييرات:
- لتحديث فاتورة في الحالة 'تمت التسوية'، يجب إعادة فتح الفاتورة بالنقر على "إعادة فتح الفاتورة" في قائمة [المزيد] الموجودة في رأس الفاتورة:
- لتحديث فاتورة في الحالة 'جاهزة للتصدير' أو 'تم التصدير'، يجب أولاً [إرجاعها إلى تمت التسوية] من قائمة [المزيد] في رأس الفاتورة، ثم "إعادة فتحها" وفقاً لما هو مذكور أعلاه.
عند إجراء التغييرات اللازمة على الفاتورة، سيتعين عليها المرور مرة أخرى عبر أي مسارات عمل للموافقة على الفواتير المطبقة للوحدة التنظيمية المعنية.
الموافقة على الفواتير
إذا كانت الفاتورة في حالة "بانتظار الموافقة"، فهذا يعني أنه يجب أن تجتاز بنجاح مسار عمل الموافقة لنقل الفاتورة إلى حالة "تمت التسوية".
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل الفاتورة محددة بعلامة تنبيه وتتطلب الموافقة. يُعرض كل سبب من أسباب التنبيه في تبويب "تنبيهات الفاتورة"، كما يُعرض كل تنبيه من تنبيهات بنود الفاتورة في عمود التنبيهات في كل بند من بنود الفاتورة.
بصفتك معتمِداً معيناً، يمكنك مراجعة كل سبب تنبيه وتحديد ما إذا كنت ترغب في معالجة سبب التنبيه، أو الموافقة على الفاتورة دون معالجة بعض التنبيهات أو جميعها.
تتطلب مسارات عمل الموافقة على الفواتير وإشعارات الدائن مقالة خاصة لشرحها بتفصيل أكبر. تعرف على المزيد من خلال قراءة هذا الدليل.
استخدام المحرر المتقدم للفواتير (Invoice Power Editor)
يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحية 'يمكن إدارة الفواتير وإشعارات الدائن' استخدام Invoice Power Editor لمراجعة وتحديث فاتورة في PurchasePlus، جنباً إلى جنب مع فاتورة PDF تم استلامها عبر عنوان البريد الإلكتروني الخاص بـ الفوترة الإلكترونية.
لبدء استخدام Invoice Power Editor:
- حدد أي فاتورة من قسم [الفواتير] ← [عرض الكل]، أو قسم [الفواتير] ← [بانتظار موافقتي].
- في رأس الفاتورة، حدد [المحرر المتقدم (Power Editor)].
- إذا تم إنشاء الفاتورة في PurchasePlus نتيجة قيام المورّد بإرسال فاتورة PDF عبر البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالفوترة الإلكترونية لديك، فستتمكن من عرض ملف PDF على الجانب الأيمن من صفحة محرر الفاتورة في PurchasePlus، للرجوع إليه بسهولة عند تحديث الفاتورة.
نصائح المراجعة
مطابقة أوامر الشراء والفواتير
- إذا كان ذلك ينطبق على مؤسستك، فتأكد من مطابقة أمر الشراء مع الفاتورة قبل مراجعة أي أسباب للتنبيهات.
- اربط بنود الفاتورة ببنود أمر الشراء، إذا لزم الأمر.
استلام البضائع والخدمات
- تحقق مما إذا كانت الأصناف قد تم استلامها. إذا كان ذلك ينطبق على مؤسستك، فإن استلام أمر الشراء يُعد خطوة أساسية لضمان تسليم الأصناف ويشير إلى معتمِد الفاتورة بأنه يمكن الموافقة عليها.
مراجعة البنود في الفاتورة قبل الموافقة
- في حال وجود فروقات بين سعر أمر الشراء وسعر الفاتورة، قد ترغب في التواصل مع المورّد لطلب إشعار دائن محتمل لأي فرق.