الإرسال إلى PurchasePlus

لماذا ترسل عبر البريد الإلكتروني

يقدم PurchasePlus حلاً للفوترة غير الورقية للمؤسسات التي ترغب في تقليل الوقت المستغرق في مراجعة الفواتير ومطابقتها وتلك التي يتم استلامها من الموردين.

هذا عرض لمنتج يعتمد على الأتمتة، حيث يدمج بسلاسة بين المسح الضوئي بتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلّم الآلي (ML)، وخدمتنا الفريدة التي تتضمن العنصر البشري في الحلقة (Human-In-The-Loop). يضمن هذا المزيج معالجة فعالة للبيانات، واتخاذ قرارات ذكية، وتحسيناً مستمراً للنظام، مع الحفاظ على الإشراف البشري الأساسي في العمليات الحرجة.

إذا اختارت مؤسستك اعتماد حل الفوترة غير الورقية، فسيتم توفير [عنوان بريد إلكتروني للفوترة غير الورقية] فريد لمؤسستك. بمجرد إصداره، يمكنك تقديم عنوان البريد الإلكتروني هذا إلى كل مورد من مورديك، والطلب منهم البدء في إرسال الفواتير إلى هذا العنوان، بحيث تتم معالجتها تلقائياً عبر PurchasePlus.

يمكنك أيضاً إرسال فواتير بتنسيق PDF إلى [عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية] الخاص بك نيابةً عن أحد الموردين، ويرجى اتباع توصيات أفضل الممارسات الموضحة أدناه عند القيام بذلك.

الانتقال السريع إلى:

• أفضل الممارسات
• أوقات المعالجة
• كيفية العثور على عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية
• عرض رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية
• استكشاف الأخطاء وإصلاحها

---

أفضل الممارسات

استخدم فواتير PDF الإلكترونية (ePDF):

• أبلغ مورديك بإرسال فاتورة PDF إلكترونية واحدة كمرفق مباشرة إلى [عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية] الخاص بك، حيث يسهل مسحها ضوئياً بواسطة PurchasePlus.
• إذا لم يتمكن المورد من تقديم فواتير PDF إلكترونية، فسيظل ملف PDF الممسوح ضوئياً مقبولاً. تأكد من أن المسح الضوئي بجودة معقولة للحصول على أفضل نتائج لمعالجة الفاتورة.

عند إرسال الفواتير:

• تأكد من أن [عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية] الخاص بك موجود في حقل "إلى" (To) أو "نسخة إلى" (CC) في البريد الإلكتروني، وليس في حقل "نسخة مخفية" (BCC).
• لا تكتب على الفواتير أو تختمها، لأن ذلك سيؤثر على القدرة على قراءة الفاتورة.
• اطلب من المورد تجنب إرسال مرفقات بخلاف الفواتير، مثل كشوف الحسابات وقسائم الانتقاء وتأكيدات الطلبات وما إلى ذلك، حيث سيتم حذفها وستؤدي إلى إبطاء معالجة الفواتير.

مرفقات الملفات

• فواتير متعددة: يمكنك إرفاق فواتير متعددة في رسالة بريد إلكتروني واحدة، بشرط ألا يتجاوز الحجم الإجمالي للملفات 10 ميغابايت.
• إرسال ملف واحد: إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك إرسال ملف واحد يحتوي على فواتير متعددة. ستقوم منصتنا بفصلها تلقائياً إلى ملفات فردية. يرجى العلم بأن عملية التقسيم هذه قد تستغرق ما يصل إلى 60 دقيقة، وقد لا تظهر الملفات على الفور في قائمة الانتظار خلال هذه الفترة.
• الحد الأقصى لحجم الملف وعدد الصفحات: يجب أن يكون كل ملف ضمن حدود 10 ميغابايت للحجم و10 صفحات للطول.

أوقات المعالجة

• تتم معالجة 80% من المستندات المقدمة تلقائياً وفي الوقت الفعلي، وتظهر عادةً في قائمة الانتظار الخاصة بك في غضون دقائق.
• بالنسبة للمستندات التي لا تستوفي معايير التحقق من صحة الأعمال لدينا، يتوفر لدينا فريق فوترة متخصص للمراجعة اليدوية. نمنح الأولوية للإنجاز السريع، بمتوسط وقت معالجة يبلغ 3 ساعات، مع ضمان اكتمال جميع المراجعات في غضون 24 ساعة.
• يعمل فريق الفوترة لدينا على مدار الساعة خلال أيام الأسبوع، مما يضمن المعالجة المستمرة. وخلال عطلة نهاية الأسبوع، نحافظ على العمل لمدة 8 ساعات يومياً.
• للحصول على مساعدة ذات أولوية، يرجى توجيه طلباتك إلى help@purchaseplus.com. نرجو منك التكرم بقصر استخدام هذا الخيار على المسائل العاجلة حقاً. يساعدنا هذا النهج في الحفاظ على مستويات خدمة عادلة عبر جميع عملائنا.

العثور على العنوان غير الورقي

إذا كانت مؤسستك تستخدم حل الفوترة غير الورقية:

1. انقر فوق [اسم المستخدم/المؤسسة] في الزاوية العلوية اليمنى، ثم حدد [حول].

2. حدد [تفاصيل المؤسسة] ← [عنوان البريد الإلكتروني غير الورقي]. سيظهر هنا عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية الخاص بمؤسستك:

عرض رسائل البريد الإلكتروني المرسلة

لعرض جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة على عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية في جدول، انقر فوق [رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية] ← [عرض الكل] في شريط التنقل الجانبي:

يمكنك النقر فوق الرقم الموجود في عمود [البريد الإلكتروني] لعرض رسالة البريد الإلكتروني الأصلية بالإضافة إلى رابط لأي مرفقات:

تعرف على المزيد حول وحدة رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

• إذا كان رقم الفاتورة والمورد متطابقين مع فاتورة موجودة مسبقاً في مؤسستك، فسيتم حذف الفاتورة. لا يمكن تكرار نفس رقم الفاتورة مرتين لنفس المورد.
• إذا تعذرت قراءة الفاتورة بسبب نقص المعلومات، فلن يتم مسح الفاتورة ضوئياً بنجاح. سيتصل أحد أعضاء فريق PurchasePlus بمؤسستك لإبلاغك والعمل معك على تصحيح المعلومات.
• إذا لم يكن المستند فاتورة، مثل كشف حساب، أو قسيمة انتقاء، أو تأكيد طلب، وما إلى ذلك، فسيتم حذفه ولن يتم مسحه ضوئياً.
• الفواتير الواردة من مورد جديد تماماً (أي مورد ليس له ملف تعريف في نظامنا) قد تحتاج إلى مطابقة وربط بواسطة نظامنا، وقد يستغرق ذلك ما يصل إلى 48 ساعة. ستظهر الفواتير بعد ذلك في مؤسستك بمجرد معالجتها بنجاح. ستتم معالجة الفاتورة التالية من المورد بالسرعة المعتادة.
• الفواتير التي لا يتطابق فيها رقم الأعمال الخاص بالمورد مع ما هو موجود في PurchasePlus لن يمكن مسحها ضوئياً تلقائياً. سيتصل أحد أعضاء فريق PurchasePlus بمؤسستك لإبلاغك والعمل معك على تصحيح المعلومات.
• إذا كانت الفاتورة واردة من مورد لم تتم إضافته كمورد لمؤسستك، فستتواصل إحدى فرق PurchasePlus مع مؤسستك لإبلاغك والعمل معك لإضافة المورد.