حالات كشف الحساب
حالات كشف الحساب
الانتقال السريع إلى:
حالات البنود
يمكن أن يكون لبند كشف الحساب إحدى الحالات الأربع. تُستمد الحالة من الفواتير المطابقة وعلامة التسوية الإلزامية، ويتم تحديثها تلقائيًا عند تغيير الفواتير الأساسية.
- غير مطابق: لم يتم العثور على فاتورة مطابقة. قد يطابق فاتورة مستقبلية؛ يمكنك أيضًا ربط فاتورة يدويًا أو إجراء تسوية إلزامية.
- معلق: تمت مطابقة الفاتورة، والمجاميع متطابقة، ولكن الفاتورة ليست نهائية بعد (لا تزال مفتوحة أو معتمدة أو مُصدَّرة). ستنتقل تلقائيًا إلى "تمت التسوية" عندما تصبح الفاتورة مدفوعة أو تمت معالجتها.
- يتطلب انتباهًا: تمت مطابقة الفاتورة وهي نهائية، ولكن ينطبق عليها سبب واحد على الأقل من أسباب الانتباه. يجب عليك مراجعتها.
- تمت التسوية: مطابق، ونهائي، والمجاميع ضمن نسبة التفاوت المسموح بها، ولا توجد أسباب تتطلب الانتباه. أو، تم إجراء تسوية إلزامية للبند.
أسباب تتطلب الانتباه
عندما يكون البند في حالة "يتطلب انتباهًا"، فإنه يحمل سببًا واحدًا أو أكثر. يمكن للبند أن يحمل أسبابًا متعددة في وقت واحد ويتم عرضها جميعًا.
- التباين: يختلف المبلغ الموجود في كشف الحساب وإجمالي الفاتورة بما يتجاوز نسبة التفاوت المسموح بها لديك.
- مورّد خاطئ: تنتمي الفاتورة المطابقة إلى مورّد مختلف عن مورّد كشف الحساب.
- مكرر: الفاتورة المطابقة مرتبطة أيضًا ببند في كشف حساب آخر.
- ملغاة: تم إلغاء الفاتورة أو الإشعار الدائن
ملاحظة: نسبة التفاوت المسموح بها هي القاعدة المتبعة لقبول التباينات الصغيرة تلقائيًا. وتستخدم نفس إعداد الحد المعين لديك بالفعل للفواتير والإشعارات الدائنة.
معالجة الاستثناءات
البند غير مطابق
إذا كان لديك بند غير مطابق في كشف حسابك، يمكنك:
- الانتظار: إذا لم يتم استلام الفاتورة بعد، فاترك البند بالحالة "غير مطابق". سيتم جلب الفواتير الجديدة التي تصل إلى PurchasePlus في المرة القادمة التي تفتح فيها عرض التفاصيل أو تنقر فوق تشغيل المطابقة.
- البحث والربط: افتح نافذة البحث اليدوي للبحث عن الفاتورة وربطها بنفسك (انظر أدناه).
- التسوية الإلزامية: إذا كنت تعلم أن البند لن تكون له فاتورة مطابقة أبدًا (على سبيل المثال، دفعة نقدية، أو تسوية خارج المنصة، أو رسوم لمرة واحدة)، فقم بإجراء تسوية إلزامية له مع تحديد السبب.
التسوية الإلزامية
التسوية الإلزامية هي خيار تجاوز البند. يظهر البند كـ تمت التسوية مع مؤشر "إلزامي".
يمكنك إجراء تسوية إلزامية لأي بند لم تتم تسويته بعد: غير مطابق، أو معلق، أو يتطلب انتباهًا.
استخدمها عندما:
- يكون البند غير المطابق لن يحتوي أبدًا على فاتورة مطابقة (تسوية خارج المنصة، رصيد مرحل، بند لا يمكن تسويته).
- يجب إغلاق بند معلق دون انتظار وصول الفاتورة إلى حالتها النهائية.
- يحمل بند يتطلب الانتباه سببًا قمت بمراجعته وقبوله (تباين، فاتورة ملغاة، وما إلى ذلك).
كيفية إجراء التسوية الإلزامية
أ. انقر فوق حالة كشف الحساب
ب. انقر فوق [تسوية إلزامية.]