أوامر الشراء
أوامر الشراء
الانتقال إلى:
- مقدمة - ما هو أمر الشراء؟
- عرض أوامر الشراء الخاصة بك
- إنشاء أوامر الشراء
- دمج أوامر الشراء
- إرسال أوامر الشراء
- إلغاء أوامر الشراء
- إشعارات الاستلام
- إغلاق أمر الشراء
- مطابقة أوامر الشراء بالفواتير
- طباعة أوامر الشراء
- الأسئلة الشائعة
أمر الشراء
أمر الشراء هو مستند ترسله مؤسسة الشراء إلى مؤسسة المورّد. ويحدد المنتجات أو الخدمات المراد شراؤها، بالكمية المطلوبة، وبالسعر المتوقع.
يمكن أن يتضمن أمر الشراء أيضًا معلومات مهمة مثل عنوان التسليم وتاريخ التسليم المتوقع ومعلومات مفيدة أخرى تساعد المشتري والمورّد على التواصل بخصوص أمر الشراء.
عرض أوامر الشراء الخاصة بك
للعثور على أوامر الشراء الخاصة بك، حدد [أوامر الشراء] ← [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي:
يمكنك تصفية أوامر الشراء حسب الحالة: [لم يتم الإرسال]، [تم الإرسال]، [مغلق]، [ملغى]، أو البحث عن أمر شراء محدد.
عرض أمر شراء فردي
انقر فوق رقم أمر الشراء في جدول أوامر الشراء لمراجعة المستند بمزيد من التفصيل.
تتوفر الإجراءات التالية في كل أمر شراء:
أ. تتوفر إجراءات سريعة في ترويسة أمر الشراء. [تمييز أمر الشراء كـ مرسل]، [استلام البضائع]، [مطابقة الفاتورة]، [إظهار أو إخفاء التفاصيل]، [عرض المستندات ذات الصلة]، وقائمة [المزيد] ← [عرض سجل التدقيق] ← [طباعة] ← [إغلاق أمر الشراء] ← [إلغاء أمر الشراء] ← [الحصول على المساعدة]. راجع مقالتنا إرسال أمر شراء ومقالتنا مطابقة أمر شراء بفاتورة لمعرفة المزيد.
ب. عرض معلومات مفيدة: الحالة، ومؤشر استلام البضائع، ومؤشر فوترة البضائع.
ج. علامات تبويب أمر الشراء: [ملخص المنتج]، [الإعدادات]، [التعليقات]، [الفواتير]، [إشعارات الاستلام]، [أحداث الإرسال].
د. [عرض متقدم]. انقر لعرض البنود الفرعية المدمجة لأمر الشراء.
هـ. [استلام البضائع]. انقر لإنشاء إشعار استلام البضائع.
و. [البحث في المنتجات]. أدخل أسماء المنتجات للبحث في أمر الشراء عن الصنف.
ز. [إدارة الأعمدة]. انقر لإظهار وإخفاء أعمدة الجدول.
ح. بنود أمر الشراء. انقر فوق [معلومات] لاستعراض معلومات مفصلة تتعلق ببند أمر الشراء. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لفهم حالة الفوترة والاستلام لكل بند محدد في أمر الشراء.
ي. عرض معلومات السعر والضريبة لكل بند من بنود أمر الشراء.
ك. عرض إجمالي قيم أمر الشراء.
اللوحات السريعة على الشاشات العريضة
قد يستفيد المستخدمون المتقدمون الذين يستخدمون PurchasePlus على شاشة كبيرة أيضًا من اللوحات السريعة التي تظهر على الجانب الأيمن من أمر الشراء:
يمكن تكوين اللوحة السريعة لعرض ما يلي:
- أي تعليقات يتركها مستخدم آخر في مؤسستك على أمر الشراء، أو بواسطة المورّد نفسه إذا كان يستخدم PurchasePlus،
- روابط إلى المستندات ذات الصلة - مثل الفاتورة التي تمت مطابقتها بأمر الشراء، أو أي إشعارات استلام بضائع متعلقة بأمر الشراء هذا،
يمكنك استخدام زر [إدارة] في الزاوية العلوية للوحة السريعة لتكوين ما ستعرضه لوحاتك.
لن يتم عرض اللوحة السريعة إذا لم تكن شاشتك كبيرة بما يكفي لاستيعاب كل شيء آخر على الشاشة.
حالات أمر الشراء
يمكن أن يكون أمر الشراء في عدة حالات مختلفة:
- لم يتم الإرسال: تم إنشاء أمر شراء بحالة "لم يتم الإرسال" من طلب شراء معتمد، ولكنه لم يُرسل بعد إلى المورّد. قبل الإرسال، لا يمكن استلام الأصناف الموجودة في أمر الشراء أو فوترتها.
- تم الإرسال: تم تمييز أمر الشراء كـ مرسل ويمكن الآن استلام الأصناف الموجودة في أمر الشراء وفوترتها. بمجرد استلام جميع الأصناف الواردة في أمر الشراء وفوترتها، يمكن إغلاق أمر الشراء.
- مغلق: يمكن إغلاق أمر الشراء بمجرد إرساله، واستلام جميع الأصناف الموجودة في أمر الشراء بالكامل. "مغلق" هي الحالة النهائية لأمر الشراء وتشير إلى أنه تم استلام أصناف أمر الشراء وفوترتها بنجاح.
- ملغى: يمكن إلغاء أمر الشراء قبل معالجته بالكامل. يُنهي هذا الإجراء الطلب ويُبطل أي معاملات مرتبطة به. "ملغى" هي الحالة التي تشير إلى أن أمر الشراء لن يستمر حتى الاكتمال. هام: إذا تم إرسال أمر الشراء بالفعل، فسيتم إخطار المورّد بالإلغاء. لتجنب تسليم بضائع غير صحيحة، من المهم إلغاء أمر الشراء في أقرب وقت ممكن والاتصال أيضًا بالمورّد مباشرة لتأكيد الإلغاء. عند إلغاء أوامر شراء قديمة كجزء من عملية التنظيف، نوصي بشدة بإبلاغ المورّد مسبقًا. يساعد هذا في وضع توقعات واضحة ويقلل من مخاطر حدوث التباس أو شحنات غير مقصودة. تعرف على المزيد حول إلغاء أوامر الشراء.
إنشاء أوامر الشراء
يتم إنشاء أوامر الشراء (POs) في PurchasePlus تلقائيًا عند الموافقة على طلب الشراء. لا يمكن إنشاء أمر شراء دون إنشاء طلب شراء والموافقة عليه أولاً. لا يمكن إضافة منتجات إلى أمر الشراء بمجرد إنشائه - بل يجب إنشاء طلب شراء جديد (والموافقة عليه، إذا تم تكوين ذلك).
ترث أوامر الشراء إعداداتها (مثل رمز الحساب المعين وعنوان التسليم وما إلى ذلك) من طلب الشراء المعتمد الذي نشأت منه، ولا ينبغي أن تحتاج إلى الكثير من التعديل (إن وجد) قبل إرسالها إلى المورّد (المورّدين).
دمج أوامر الشراء
سيؤدي دمج أمرين أو أكثر من أوامر الشراء من نفس المورّد إلى إنشاء أمر شراء فردي (جديد)، وستكون أي تفاصيل للبنود الفرعية متاحة في أمر الشراء الذي تم إنشاؤه حديثًا. سيتم إخفاء أوامر الشراء الأصلية وستبدو وكأنها لم تعد موجودة في PurchasePlus. يمكن أن تكون هذه أداة كفاءة قوية للمشترين ومورّديهم ولكنها تتطلب الحذر عند استخدامها. تعرف على المزيد حول دمج أوامر الشراء.
إرسال أوامر الشراء
يمكن إرسال أمر الشراء الموجود في حالة "لم يتم الإرسال" يدويًا إلى المورّد إلكترونيًا، أو قد يتم تطبيق الإعداد على طلب الشراء لإرسال أوامر الشراء تلقائيًا فور الموافقة على طلب الشراء.
يتطلب إرسال أوامر الشراء إلى المورّدين إلكترونيًا ما يلي:
- تمكين إذن "إرسال أوامر الشراء" للمستخدم، و
- أن يكون لدى المورّد وجهة إلكترونية (على سبيل المثال، صندوق بريد إلكتروني، أو نظام برمجيات آخر) تم تكوينها لمؤسسته في PurchasePlus.
إن إجراء إرسال أمر الشراء وإجراء تمييز أمر الشراء كـ مرسل ليسا نفس الشيء؛ على سبيل المثال، قد يختار المستخدم تمييز أمر الشراء كـ مرسل، ولكنه يفضل عدم إرسال أمر الشراء إلكترونيًا (على سبيل المثال، إذا أجرى الطلب عبر الهاتف مع المورّد).
أخيرًا، يمكن إعادة إرسال أوامر الشراء التي تم تمييزها بالفعل كـ مرسلة إلى نفس الوجهة الإلكترونية أو إلى وجهة مختلفة (إذا كان لدى المورّد وجهات متعددة تم تكوينها في مؤسسته).
إلغاء أوامر الشراء
لا يمكن إلغاء أوامر الشراء إذا تم استلام أي من البضائع (أي تم إنشاء إشعار استلام بضائع) أو فوترتها. لا يسمح PurchasePlus بالإلغاء لأن سجل البضائع المستلمة أو المفوترة يعتمد على أمر الشراء لدقة إعداد التقارير.
لإلغاء أمر شراء، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى أمر الشراء المحدد الذي تريد إلغاءه.
- انقر فوق النقاط الثلاث [⋮] في الزاوية العلوية وحدد [إلغاء أمر الشراء] من القائمة:
- اكتب سبب الإلغاء في المربع، وانقر فوق الزر الأحمر [تأكيد وإلغاء]. بمجرد النقر فوق [تأكيد وإلغاء]، يُغلق أمر الشراء نهائيًا ولا يمكن إعادة فتحه.
- أخطر مورّدك. نظرًا لإمكانية تفويت تنبيهات النظام، تابع يدويًا للتأكد من عدم شحن البضائع.
- عبر البريد الإلكتروني: أرسل ملاحظة سريعة تتضمن رقم أمر الشراء والمبلغ الإجمالي، واطلب منهم تأكيد استلامهم للإلغاء.
- عبر الهاتف: اتصل بمسؤول الاتصال لديك. اذكر رقم أمر الشراء واطلب منهم إيقاف أي إرسال على الفور.
إشعارات الاستلام
عند وصول شحنة المورّد إلى عنوان التسليم الخاص بالمشتري، يمكن تمييز البضائع كـ مستلمة (أو احتساب أي فروقات) عن طريق إنشاء إشعار استلام.
إذا وصلت البضائع في شحنات منفصلة متعددة، فيمكن إنشاء إشعارات استلام متعددة وسيظل أمر الشراء في حالة "تم الإرسال" حتى يتم استلام جميع المنتجات المطلوبة (وفوترتها).
يرجى قراءة مقالتنا حول استلام البضائع لمعرفة المزيد عن إشعارات الاستلام.
إغلاق أمر الشراء
"مغلق" هي الحالة النهائية لأمر الشراء وتشير إلى أنه تم استلام أصناف أمر الشراء بنجاح.
يمكن إغلاق أوامر الشراء بمجرد:
- أن يتم إرساله،
- استلام جميع الأصناف الموجودة في أمر الشراء بالكامل استلامًا تامًا.
إذا تم استيفاء هذه المعايير، يمكنك إغلاق أمر الشراء يدويًا بالنقر فوق [إغلاق أمر الشراء] في قائمة [المزيد] داخل أمر الشراء:
يمكنك أيضًا إغلاق أمر الشراء من جدول جميع أوامر الشراء، عن طريق تحديد مربع الاختيار بجوار أمر (أوامر) الشراء المعنية، والنقر فوق [إغلاق] في قائمة الإجراءات المتاحة:
بمجرد إغلاق أمر الشراء، لن يعد من الممكن إنشاء إشعارات استلام له، ولن يعد من الممكن مطابقة الفواتير به يدويًا. لهذا السبب، إذا كان أمر الشراء بحاجة إلى مطابقته بفاتورة، نوصي بعدم إغلاقه حتى تتم مطابقة الفاتورة.
مطابقة أوامر الشراء بالفواتير
عندما يرسل المورّد فاتورة إلى المشتري، فمن الممارسات الجيدة التأكد من تسوية الفاتورة قبل الموافقة على دفعها.
يساعد PurchasePlus المشترين لدينا على تسوية الفواتير بطريقتين، اعتمادًا على الطريقة التي تفضلها إدارة الحسابات المالية لديهم:
- عن طريق مطابقة أمر الشراء بالفاتورة، للتأكد من أن ما قام المورّد بفوترته للمشتري يطابق بالفعل ما طلبه المشتري. يشار إلى هذا أحيانًا باسم "مطابقة الحسابات الدائنة الثنائية (2-Way AP Matching)".
- عن طريق مطابقة ومقارنة أمر الشراء وإشعارات الاستلام الخاصة به بالفاتورة، للتأكد من أن ما قام المورّد بفوترته للمشتري يطابق بالفعل ما طلبه المشتري واستلمه. يشار إلى هذا أحيانًا باسم "مطابقة الحسابات الدائنة الثلاثية (3-Way AP Matching)".
يتم رصد التناقضات بين أمر الشراء وإشعارات الاستلام والفاتورة تلقائيًا بواسطة PurchasePlus وإبرازها في شكل علامات الفاتورة، والتي يجب معالجتها بواسطة مستخدمي المشتري المناسبين قبل أن يمكن الموافقة عليها للدفع.
طباعة أوامر الشراء
لطباعة أمر شراء فردي، حدد [المزيد] ← [طباعة] في جدول [أوامر الشراء] ← [عرض الكل]:
لطباعة أمر شراء واحد أو أكثر في نفس الإجراء، انقر فوق مربع الاختيار بجوار أوامر الشراء ذات الصلة في الجدول، ثم انقر فوق [طباعة] في ترويسة الجدول:
سيتم دمج أوامر الشراء في ملف PDF واحد وسيكون متاحًا للتنزيل أو الطباعة.
الأسئلة الشائعة
السؤال: هل يمكنني تعديل أمر الشراء بعد الموافقة عليه؟
الإجابة: لا، بمجرد إنشاء أمر الشراء (PO) من طلب شراء معتمد، لا يمكن تعديله. في معظم الحالات، يتم إرسال أوامر الشراء تلقائيًا إلى المورّد بناءً على إعدادات المستخدم الخاصة بك. يمكنك التحقق من ذلك عن طريق التحقق من عمود الحالة. إذا كان أمر الشراء غير صحيح تمامًا، فيمكنك إلغاؤه باتباع الخطوات التالية:
- انقر فوق رمز "مزيد من المعلومات" (النقاط الثلاث) في الزاوية العلوية لأمر الشراء.
- حدد "إلغاء أمر الشراء".
هام: سيتم إخطار المورّد بالإلغاء إذا كان في حالة "تم الإرسال". لمنع إرسال بضائع غير صحيحة، من الضروري إلغاء أمر الشراء على الفور. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك الاتصال بالمورّد مباشرة لتأكيد الإلغاء وتجنب الشحن.
في الحالات التي يقوم فيها العملاء بإجراء تنظيف لأوامر الشراء القديمة، نوصي بشدة أيضًا بإبلاغ المورّد بهذا النشاط، حيث يساعد ذلك في وضع توقعات واضحة ويقلل من مخاطر حدوث أي ارتباك أو مشكلات محتملة.
السؤال: هل يمكنني إعادة فتح أمر شراء (PO) ملغى؟
الإجابة: لا، بمجرد إلغاء أمر الشراء (PO)، لا يمكن إعادة فتحه.
ومع ذلك، يمكنك إنشاء طلب شراء جديد (PR) من الفاتورة. بمجرد أن يُنشئ طلب الشراء أمر شراء جديدًا، يمكنك مطابقة الفاتورة بأمر الشراء المنشأ حديثًا.