وضع علامة جاهز للتصدير
وضع علامة جاهز للتصدير
قد يتم تكوين مؤسستك لتصدير الفواتير وإشعارات الدائن بشكل فردي (نسمي هذا 'النوع أ')، أو كجزء من ملف تصدير دفعي (والذي نسميه 'النوع ب').
في هذه المقالة، سنشرح سيناريو النوع ب، حيث يتم أولاً وضع علامة 'جاهز للتصدير' على الفواتير وإشعارات الدائن، ثم تضمينها في ملف تصدير دفعي يتم إنشاؤه بشكل غير متزامن في الوقت الذي يناسبك. إذا كانت مؤسستك تصدّر الفواتير وإشعارات الدائن بشكل فردي (النوع أ)، فراجع مقالتنا تصدير فاتورة أو إشعار دائن.
تمتلك المؤسسات من النوع ب القدرة على إضافة الفواتير الفردية (أي 'واحدة تلو الأخرى')، أو يمكنها إضافة فواتير متعددة في إجراء واحد، باستخدام ميزة [وضع علامة كـ جاهز للتصدير] المجمعة.
الانتقال السريع إلى:
وضع علامة جاهز للتصدير على فاتورة أو إشعار دائن
1. حدد [الفواتير] أو [إشعارات الدائن] → [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي.
2. حدد علامة التبويب [تمت تسويتها]. يمكن فقط وضع علامة جاهز للتصدير على المستندات التي تكون في حالة 'تمت تسويتها'. تكون الفاتورة أو إشعار الدائن الذي تمت تسويته قد اجتاز جميع عمليات التحقق من العلامات، أو تم منحه الموافقة على الرغم من وجود علامات.
3. استخدم [بحث] للعثور على الفاتورة أو إشعار الدائن الذي ترغب في وضع علامة جاهز للتصدير عليه.
4. انقر فوق [رقم الفاتورة أو إشعار الدائن] لفتح الفاتورة.
5. انقر فوق زر الإجراء [وضع علامة كـ جاهز للتصدير] في منطقة رأس المستند. ستحتاج إلى إذن محدد حتى تتمكن من رؤية الزر في الرأس.
أصبحت الفاتورة أو إشعار الدائن الآن في حالة 'جاهز للتصدير'، ومتاحة في مركز التصدير الخاص بك لتضمينها في ملف تصدير قادم. بمجرد تصدير المستند بنجاح إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بك، سيتم تحديث حالة الفاتورة أو إشعار الدائن إلى تم التصدير. لا يمكن إجراء تغييرات على المستند أثناء وجوده في حالة جاهز للتصدير.
6. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، يمكنك إعادة الفاتورة أو إشعار الدائن إلى حالة تمت تسويتها، ثم إعادة فتح المستند لإجراء تغييرات عليه. حدد [قائمة المزيد] ← [إعادة إلى تمت تسويتها] في منطقة الرأس.
7. عندما تضع علامة جاهز للتصدير على جميع الفواتير وإشعارات الدائن المطلوبة، يمكنك إنشاء ملف تصدير دفعي.
وضع علامة جاهز للتصدير على الفواتير أو إشعارات الدائن بشكل مجمّع
تعد ميزة [وضع علامة كـ جاهز للتصدير] المجمعة طريقة رائعة لتحديث حالة ما يصل إلى 60 فاتورة أو إشعار دائن بسرعة من تمت تسويتها إلى جاهز للتصدير، باتباع الخطوات التالية:
1. حدد [الفواتير] أو [إشعارات الدائن] → [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي.
2. حدد علامة التبويب [تمت تسويتها]. يمكن فقط وضع علامة جاهز للتصدير على المستندات التي تكون في حالة 'تمت تسويتها'. تكون الفاتورة أو إشعار الدائن الذي تمت تسويته قد اجتاز جميع عمليات التحقق من العلامات، أو تم منحه الموافقة على الرغم من وجود علامات.
3. حدد مستندات متعددة باستخدام مربع الاختيار الموجود على يسار رقم الفاتورة أو إشعار الدائن في الجدول.
4. انقر فوق [وضع علامة كـ جاهز للتصدير] في الجزء العلوي من الجدول، أعلى عمود رقم الفاتورة أو إشعار الدائن.
5. انقر فوق [وضع علامة كـ جاهز للتصدير] في خطوة التأكيد لإكمال الإجراء. تذكير: يقتصر هذا الإجراء على 60 فاتورة أو إشعار دائن كحد أقصى في الإجراء الواحد.
6. عندما تضع علامة جاهز للتصدير على جميع الفواتير أو إشعارات الدائن المطلوبة، يمكنك إنشاء ملف تصدير دفعي.