الموافقة على طلب الشراء
الموافقة على طلب الشراء
في PurchasePlus، عند إرسال طلب شراء (Requisition) للموافقة عليه، ستتغير حالته إلى "في انتظار الموافقة" (AWAITING APPROVAL). يتم إدراج طلب الشراء في مسار عمل الموافقة (Approval Workflow) الذي ينطبق على القسم ورمز الحساب.
سيتلقى المستخدمون المعتمدون في المرحلة الأولى من مسار العمل رسالة بريد إلكتروني تفيد بإرسال طلب الشراء، وأنه يمكن الآن الموافقة عليه أو رفضه. اقرأ المزيد للمتابعة.
الانتقال السريع إلى:
في انتظار موافقتي
يمكن العثور على قائمة طلبات الشراء في انتظار الموافقة عبر:
- لوحة التحكم [الرئيسية] ← [طلبات الشراء في انتظار موافقتي].
- شريط التنقل الجانبي [طلبات الشراء] ← [في انتظار موافقتي].
انقر على رقم طلب الشراء في عمود [طلب الشراء] لعرض تفاصيل طلب الشراء بشكل أدق:
يمكن مراجعة الأقسام التالية عند مراجعة طلب الشراء:
أ. المنتجات.
ب. عروض الأسعار. قد يحتوي المنتج على عرض أسعار واحد أو أكثر من مورديك، بناءً على المنتج ومورديك ونوع طلب الشراء.
ج. الكمية.
د. تعليمات الطلب لكل منتج، إن وجدت.
هـ. القسم ورمز الحساب المخصصان لكل منتج، إن وجدا. يمكن قيد نفقة المنتج على قسم وحساب مخصصين. وإذا لم يتم تطبيق أي قيم مخصصة على المنتج، فسيتم تقييد نفقته وفقاً للقسم والحساب المطبقين على طلب الشراء.
و. إزالة المنتج.
ز. السعر، ونسبة الضريبة، والمجاميع الإجمالية للبنود.
ح. زر الموافقة.
ط. زر الرفض.
الموافقة على طلب الشراء
في عمود "الإجراء" (Action)، يمكنك [الموافقة] أو [الرفض] على طلب الشراء. كخيار بديل، يمكنك النقر على [رقم طلب الشراء] لعرض تفاصيل طلب الشراء. 
انقر فوق زر [علامة الاختيار الخضراء] الموضح في الصورة أعلاه للموافقة على طلب الشراء، وستظهر رسالة تأكيد. إذا كانت هناك حاجة إلى موافقات إضافية في مسار عمل الموافقة، فستوضح رسالة التأكيد أن طلب الشراء قد تمت الموافقة عليه جزئياً.
ومع ذلك، إذا كنت المعتمد النهائي في مسار عمل الموافقة، فستوضح رسالة التأكيد أنه قد تم منح الموافقة النهائية، وقد تم الآن إنشاء أمر شراء لكل من الموردين المشمولين في طلب الشراء. سيكون لديك خيار [عرض أوامر الشراء]. إذا كانت هناك حاجة لإرسال أوامر الشراء على الفور، فيمكن القيام بذلك عن طريق فتح كل أمر شراء. راجع مقالتنا إرسال أمر شراء لمعرفة المزيد.
الموافقة على طلب شراء مع ميزانية
إذا كانت مؤسستك تستخدم وحدة الميزانية لدينا، فيمكن للمعتمدين معرفة ما إذا كان طلب الشراء المقدم سيتجاوز ميزانيته أثناء عملية الموافقة:
تعرف على المزيد حول الموافقة على طلبات الشراء مع ميزانية.
رفض طلب شراء
1. انقر فوق زر [علامة الإلغاء الحمراء] لرفض طلب الشراء.
2. أضف "سبب الرفض"، ثم انقر فوق [تأكيد ورفض]. سيتم تضمين السبب في رسالة البريد الإلكتروني للإشعار بالرفض، والتي تُرسل إلى المستخدم الذي أنشأ طلب الشراء.
ستتغير حالة طلب الشراء إلى "مرفوض" (DECLINED) وسيكون لدى المستخدم خيار مواصلة التسوق في طلب الشراء، لإجراء أي تغييرات ضرورية قبل إعادة إرساله للموافقة مرة أخرى.
كما يمكن أيضاً إلغاء طلب الشراء المرفوض إذا لم تعد هناك حاجة إليه.
الموافقة على طلبات الشراء دفعة واحدة
يمكن للمستخدمين المخولين بالموافقة على طلبات الشراء تحديد عدة طلبات شراء والموافقة عليها دفعة واحدة.
1. باستخدام شريط التنقل الجانبي، حدد [طلبات الشراء] ← [في انتظار موافقتي].
2. إذا كانت لديك صلاحية الموافقة على طلب شراء، فسيسمح لك الجدول بتحديد عدة طلبات شراء من خلال النقر على المربع الموجود على يسار معرف طلب الشراء.
3. في الجزء العلوي من الجدول (فوق عمود طلبات الشراء)، سيظهر زر [موافقة] عندما تقوم بتحديد طلب شراء واحد أو أكثر.
4. سيؤدي النقر فوق "موافقة" إلى عرض خطوة تأكيد. سيؤدي النقر فوق [الموافقة على المحدد] إلى منح موافقتك على كل طلب شراء بشكل منفصل. بناءً على مسار عمل الموافقة الساري على كل طلب شراء، قد يؤدي ذلك إلى حصول بعض طلبات الشراء المحددة على الموافقة النهائية.
