نظرة عامة
نظرة عامة
الانتقال السريع إلى:
- سير عمل الموافقة
- من يمكنه إنشاء مهام سير عمل الموافقة وإدارتها؟
- دليل: إنشاء سير عمل موافقة
- دليل: تحديث مهام سير عمل الموافقة
- دليل: الموافقة على مستند (أو رفضه) في سير عمل الموافقة
- New vs legacy
- استكشاف الأخطاء وإصلاحها
سير عمل الموافقة
منذ لحظة إدخال الفاتورة والإشعار الدائن في نظامنا، يحلل PurchasePlus باستمرار كل مستند في حالتي 'مفتوح' و'في انتظار الموافقة'، ويرفع أعلاماً (Flags) على مستوى الترويسة أو البند في المستند، وفقاً لإعدادات الأعلام الخاصة بكل مؤسسة. تشير هذه الأعلام إلى وجود مشكلة في ذلك المستند - على سبيل المثال، الكمية المطلوبة (في أمر الشراء المطابق) لا تتطابق مع الكمية المفوترة - ويجب مراجعته بواسطة شخص معين.
قد يختلف من هو هذا الشخص تحديداً، اعتماداً على الوحدة المؤسسية التي تلقت الفاتورة أو الإشعار الدائن، أو قيمة المستند، أو كليهما. بل قد يتطلب الأمر مراجعته من قبل عدة أشخاص داخل المؤسسة. يتم تحديد المنطق المتعلق بمن يحتاج إلى الموافقة على الفاتورة أو الإشعار الدائن، بالإضافة إلى الإشعارات والمهام التلقائية التي تمكّن المراجع، بواسطة سير عمل الموافقة. ( ملاحظة: ينطبق هذا الآن أيضاً على عمليات نقل المخزون وطلبات الشراء)
بمجرد منح الموافقة النهائية للمستند، سيتم نقله تلقائياً إلى حالة 'تمت التسوية'، ويصبح بالإمكان تصديره إلى نظام الحسابات الدائنة (AP) الخارجي لديك.
يتضمن سير عمل الموافقة رتباً، وتعيينات، ويتم تنفيذه عند ترميز فاتورة أو إشعار دائن مؤهل للمؤسسة/الوحدة المعينة. تابع القراءة لمعرفة المزيد.
بالنسبة لـ طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون، بمجرد وصولها إلى الموافقة النهائية: ستكتمل طلبات الشراء وستحصل على أمر شراء. سيتم وضع علامة مكتمل على عمليات نقل المخزون.
رتب سير العمل
تحتوي مهام سير العمل على رتب، والتي تحدد المستخدم (المستخدمين) الذي يمكنه الموافقة على الفواتير أو الإشعارات الدائنة حتى قيمة محددة.
تحتوي جميع رتب سير العمل على اسم (مثل 'الرتبة 1'، أو 'مساعد مطبخ')، ولكل رتبة ثلاثة مكونات مميزة: ترتيب الرتبة، والقيمة القصوى للرتبة، وموافقو الرتبة.
ينطبق هذا أيضاً على مهام سير عمل طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون:
عمليات نقل المخزون 
طلبات الشراء
ترتيب رتبة سير العمل
ستتطلب الفاتورة أو الإشعار الدائن الذي يدخل سير العمل الموافقة وفق ترتيب الرتب المحدد. أي أنه يجب أولاً الموافقة على المستند من قِبل ترتيب الرتبة 1، قبل أن تتم الموافقة عليه من قِبل ترتيب الرتبة 2، وهكذا، حتى يُمنح الموافقة النهائية. يرجى مراجعة قسم: القيمة القصوى لرتبة سير العمل لمزيد من المعلومات حول الموافقة النهائية.
يمكن أن يحتوي سير العمل على ما يصل إلى 10 رتب.
القيمة القصوى لرتبة سير العمل
تعد القيمة القصوى للرتبة أمراً مهماً، لأنها توضح لنا الرتب التي يمكنها تقديم الموافقة النهائية لفاتورة أو إشعار دائن، والرتب التي لا يمكنها ذلك.
إذا كانت قيمة المستند أقل من القيمة القصوى للرتبة أو مساوية لها، فستمنح الرتبة الموافقة النهائية. وإذا كانت قيمة المستند أكبر من القيمة القصوى للرتبة، فلن تمنح الرتبة الموافقة النهائية، وسيستمر المستند إلى الرتبة التالية.
على سبيل المثال، إذا كانت القيمة القصوى للرتبة 1 هي 500 دولار، ودخلت فاتورة بقيمة 501 دولار إلى سير العمل، فلن يتمكن الموافقون في الرتبة 1 من تقديم الموافقة النهائية على الفاتورة - بل يجب تقديم الموافقة النهائية من قِبل شخص في رتبة ذات قيمة قصوى تزيد عن 500 دولار. ومع ذلك، إذا كانت قيمة الفاتورة 499 دولاراً، فيمكن للموافق (الموافقين) في الرتبة 1 تقديم الموافقة النهائية للفاتورة، دون الحاجة إلى موافقة مستخدم في رتبة أعلى.
يرجى ملاحظة: لا توجد قيمة رتبة 'غير محدودة'. يجب أن تكون القيمة القصوى للرتبة الأخيرة في سير العمل هي أعلى قيمة فاتورة أو إشعار دائن يمكن توقع استلامها.
موافقو سير العمل
يمكن أن تضم رتب سير العمل معتمداً واحداً أو أكثر:
سيتم إخطار المعتمدين التابعين لكل رتبة عبر البريد الإلكتروني عندما تدخل الفاتورة أو الإشعار الدائن إلى الرتبة وتتطلب موافقتهم. يمكن لأي مستخدم في الرتبة الموافقة على المستند، وستعتبر موافقة الرتبة 'ممنوحة' بمجرد موافقة أول مستخدم ضمن الرتبة.
تعيينات سير العمل
يتم تعيين مهام سير عمل الموافقة على الفواتير أو الإشعارات الدائنة لمؤسسة واحدة أو أكثر أو وحدات مؤسسية. سيتم وضع أي مستند يتم تقييده كمصروف (ترميزه) لمؤسسة أو وحدة مؤسسية في سير العمل المعين لتلك المؤسسة.
يمكن للمستخدمين الذين يمتلكون إذن 'إدارة المؤسسات' تعيين سير عمل لمؤسستهم من صفحة [إعدادات النظام] ← [إعدادات المؤسسة].
يمكن تعيين سير العمل لعدة مؤسسات (أقسام)، ولكن لا يمكن للمؤسسة أن يُعيّن لها سوى سير عمل واحد فقط.
بالنسبة لسير عمل الموافقة على نقل المخزون، فإن الاختلاف الوحيد هو عندما تقوم بتعيينها لموقع المخزون نفسه:
ملاحظة حول الهياكل الهرمية للمؤسسات
لا يتم 'توارث' مهام سير العمل من المؤسسات الرئيسية (الأصل). إذا كنت ترغب في أن يكون لوحدة مؤسسية نفس سير عمل الموافقة على الفواتير الخاص بإحدى المؤسسات الرئيسية التابعة لها، فيجب تطبيقه على مستويي الأصل والفرع في الهيكل الهرمي للمؤسسة.
عمليات تنفيذ سير العمل
يتم 'تنفيذ' مهام سير العمل عندما يتم ترميز فاتورة أو إشعار دائن مؤهل لمؤسسة تم تعيين سير عمل لها.
توجد علامة تبويب [عمليات التنفيذ] داخل سير العمل تسرد جميع المرات التي تم فيها استدعاء سير عمل معين، مع تفصيل المستندات التي كانت معنية:
لعرض لوحة معلومات مفصلة (أي سجل تدقيق) بخصوص تنفيذ سير عمل محدد وجميع أحداث التنفيذ، انقر فوق الزر الموجود في عمود [معلومات].
سيؤدي إلغاء فاتورة أو إشعار دائن أو تعليقها أو حذفها في أي وقت أثناء التنفيذ النشط إلى إلغاء تنفيذ سير العمل.
بالنسبة لطلبات الشراء، ستشاهد عدد طلبات الشراء، وينطبق الأمر نفسه على عمليات نقل المخزون:
طلبات الشراء
عمليات نقل المخزون 
من يمكنه إدارة مهام سير العمل
يجب أن يكون لدى المستخدم إذن 'يمكنه إدارة مهام سير عمل الموافقة' مفعلًا ليتمكن من إنشاء مهام سير عمل الموافقة أو إدارتها.
سيتمكن المستخدمون الذين يمتلكون هذا الإذن من إدارة مهام سير العمل في أي مؤسسة هم أعضاء فيها.
لتعيين سير عمل لمؤسسة، يجب أن يكون لدى المستخدم إذن 'إدارة المؤسسات'.
إنشاء سير عمل موافقة
يمكن للمستخدمين الذين يمتلكون إذن 'يمكنه إدارة مهام سير عمل الموافقة' إنشاء سير عمل موافقة جديد لفاتورة أو إشعار دائن (ينطبق أيضاً على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون) باتباع هذه الخطوات. بمجرد إنشائها، لا يمكن حذف مهام سير العمل.
الخطوة 1. انتقل إلى [إعدادات النظام] ← [مهام سير عمل الموافقة] في شريط التنقل الجانبي، ثم انقر فوق زر [إنشاء سير عمل موافقة جديد]:
الخطوة 2. حدد نوع سير العمل المطلوب، ثم أدخل اسماً ووصفاً لسير العمل، قبل النقر فوق [إنشاء سير العمل]:
الخطوة 3. ستصل إلى سير العمل الذي تم إنشاؤه حديثاً، والذي يحتوي على رتبة افتراضية واحدة. يمكنك تعديل الرتبة الافتراضية بالنقر فوق [تحديث الرتبة] في قائمة [المزيد]، إذا كنت ترغب في تغيير اسم الرتبة أو قيمتها القصوى:
الخطوة 4. انقر فوق [إنشاء رتبة جديدة] لإضافة المزيد من الرتب حسب حاجتك. يوصى بشدة بترتيب الرتب وفقاً للقيم القصوى للرتب، بترتيب تصاعدي. يمكنك تعديل الرتب وترتيبها عن طريق تحديد الخيار (الخيارات) ذات الصلة في قائمة [المزيد]:
الخطوة 5. أضف موافقين إلى كل رتبة بالنقر فوق الزر الموجود في عمود [الموافقون]. ستتمكن فقط من إضافة معتمدين (أ) من مستخدمي PurchasePlus الحاليين، و(ب) من أعضاء المؤسسة التي تقوم بإنشاء سير العمل فيها:
الخطوة 6. يصبح سير العمل 'نشطاً' بمجرد تعيينه لمؤسسة واحدة أو أكثر أو وحدات مؤسسية.
تحديث سير عمل الموافقة
يمكنك تحديث اسم سير العمل ووصفه من خلال زيارة علامة التبويب [الإعدادات]:
تحديث رتب سير العمل
بالنقر فوق قائمة [المزيد] في رتبة سير العمل، ستظهر لك قائمة بالخيارات لتحديث رتبة سير العمل:
- يمكن استخدام [نقل الرتبة لأعلى] و[نقل الرتبة لأسفل] لتعديل ترتيب الرتب في سير العمل.
- يمكن استخدام [تحديث الرتبة] لتغيير اسم الرتبة أو قيمتها القصوى.
- سيؤدي [حذف الرتبة] إلى إزالة الرتبة تماماً من سير العمل.
إذا كانت هناك فاتورة واحدة فقط في انتظار الموافقة في سير العمل، فلا يمكن تحديث رتب سير العمل هذا أو حذفها. يجب إما تعليق الفاتورة (الفواتير) أو إكمال عملية الموافقة قبل أن يتسنى تحديث الرتب. ومع ذلك، يمكنك إضافة معتمد جديد (مستخدم) إلى الرتبة في أي وقت. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء والإشعارات الدائنة وعمليات نقل المخزون)
إضافة معتمدين أو إزالتهم
لإدارة المعتمدين في رتبة سير العمل، انقر أولاً على الزر الموجود في عمود [الموافقون]:
لإضافة معتمد جديد، انقر فوق زر [إضافة معتمد] وابحث عن المستخدم المعني. ستتمكن فقط من إضافة معتمدين (أ) من مستخدمي PurchasePlus الحاليين، و(ب) من أعضاء المؤسسة التي تقوم بإنشاء سير العمل فيها.
لإزالة معتمد، انقر فوق [إزالة] في قائمة [المزيد]:
تحديث تعيين (تعيينات) سير العمل
يمكن العثور على إمكانية تعيين سير العمل في مكانين داخل PurchasePlus:
1. علامة التبويب [التعيينات] في سير العمل: 
2. صفحة [إعدادات النظام] ← [إعدادات المؤسسة]:
يرجى ملاحظة: يجب أن يمتلك المستخدمون إذن 'إدارة المؤسسات' لتعيين سير عمل موافقة لمؤسسة أو وحدة مؤسسية.
إذا كانت هناك فاتورة واحدة فقط في حالة 'في انتظار الموافقة' وفقاً لسير العمل، فلا يمكن إلغاء تعيين سير العمل من المؤسسة. يجب إما تعليق الفاتورة (الفواتير) أو إتمام عملية الموافقة أولاً. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء والإشعارات الدائنة وعمليات نقل المخزون)
حذف سير عمل
يجب أن يتم حذف مهام سير العمل بواسطة أحد أعضاء فريق إعداد PurchasePlus. يرجى التواصل معنا لترتيب حذف سير عمل من وحدة مؤسسية
الموافقة أو الرفض
يمتلك المستخدمون القدرة على الموافقة على فاتورة أو إشعار دائن أو رفضهما عند ترميزهما لوحدة مؤسسية يكون فيها (أ) سير عمل معين، و(ب) هم معتمدون في إحدى رتب سير العمل الخاصة بها.
يمكن للمعتمدين إما الموافقة على المستند أو رفضه من صفحة [الفواتير أو الإشعارات الدائنة] ← [في انتظار موافقتي]. يرجى ملاحظة أن المعتمدين في الرتبة الثانية (وما بعدها) من سير العمل لن يشاهدوا الفواتير أو الإشعارات الدائنة في هذه القائمة إلا بعد منح الموافقة عليها من قِبل الرتبة (الرتب) السابقة:
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمعتمدين النقر للدخول إلى الفاتورة أو الإشعار الدائن واستخدام زرّي [موافقة] أو [رفض] في ترويسة المستند:
ماذا يحدث عند الموافقة على فاتورة أو إشعار دائن؟
- إذا كانت قيمة الفاتورة أو الإشعار الدائن أكبر من القيمة القصوى لرتبة المعتمد، فسيتم نقل المستند إلى رتبة الموافقة التالية. سيتم إخطار المستخدمين في رتبة الموافقة التالية عبر البريد الإلكتروني.
- إذا كانت قيمة المستند أقل من القيمة القصوى لرتبة المعتمد، فإن سير العمل يعتبر هذا بمثابة 'موافقة نهائية'، ويتم نقل الفاتورة أو الإشعار الدائن تلقائياً إلى حالة 'تمت التسوية'. ويمكن تصديرها إلى نظام AP الخارجي لديك للدفع. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
ماذا يحدث عند رفض فاتورة أو إشعار دائن؟
- سيُطلب من المعتمدين إضافة تعليق، ويتم نقل المستند تلقائياً إلى حالة 'ملغى'. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
New vs legacy
بالنسبة لمستخدمي PurchasePlus السابقين، قد تكونون على دراية بالطريقة التي عملت بها مهام سير العمل في منصة Legacy PurchasePlus الخاصة بنا. إليكم كيف تختلف مهام سير عمل الموافقة 'الجديدة' عن مهام سير العمل في Legacy:
- على عكس معتمدي الفواتير في Legacy، يتم تحديد معتمدي سير العمل الجدد (وترتيب الموافقة) بواسطة الرتب، بدلاً من قيام دور المعتمد التشغيلي أو المالي بالموافقة على الفاتورة في أي وقت.
- يجب تمكين مهام سير عمل الموافقة [الجديدة] لمؤسسة المشتري، وكذلك للوحدات المؤسسية الفردية.
- على عكس مهام سير عمل الموافقة في Legacy، لا توجد رتبة 'غير محدودة' يمكن تطبيقها، ويجب أن تحتوي الرتبة النهائية على أعلى قيمة مطلوب الموافقة عليها.
- في مهام سير العمل الجديدة، يمكن للمستخدمين عرض عمليات تنفيذ سير العمل على الفواتير والإشعارات الدائنة المعنية. وداخل كل عملية تنفيذ، يمكن للمستخدمين عرض أحداث التنفيذ - مما يوفر سجل تدقيق فعال للفاتورة أو الإشعار الدائن داخل سير العمل.
أخيراً، من المهم ملاحظة أن مهام سير عمل الموافقة 'الجديدة' تتعارض تماماً مع مهام سير عمل الموافقة في Legacy. فبمجرد تمكين مهام سير عمل الموافقة الجديدة لمؤسسة ما، لن يعود بإمكان المستخدمين في تلك المؤسسة الموافقة على الفواتير أو الإشعارات الدائنة وفقاً لمهام سير عمل الموافقة التشغيلية والمالية في Legacy.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
- لقد قمت للتو بتمكين مهام سير العمل الجديدة لمؤسستي، ولكن لم يتم وضع أي من فواتيري (التي في انتظار الموافقة) في سير العمل المعني.
يجب إعادة فتح الفواتير والإشعارات الدائنة التي كانت 'في انتظار الموافقة' عند تفعيل مهام سير العمل الجديدة ثم تمييزها على أنها 'في انتظار الموافقة' مرة أخرى حتى يدخل سير عمل الموافقة ذو الصلة حيز التنفيذ. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- ماذا لو تم ترميز الفاتورة أو الإشعار الدائن لوحدة مؤسسية مختلفة أثناء تنفيذ سير العمل؟
يتم تحديث حالة تنفيذ سير العمل إلى ملغى، ويدخل المستند في تنفيذ سير العمل الجديد. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- ماذا لو كانت الفاتورة أو الإشعار الدائن في منتصف تنفيذ سير العمل، وتم حل جميع الأعلام؟
يتم إلغاء التنفيذ، ويتم تحديث المستند تلقائياً إلى تمت التسوية. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- ماذا لو لم يتم العثور على سير عمل موافقة للوحدة المؤسسية التي تم ترميز الفاتورة أو الإشعار الدائن إليها؟
يبقى المستند في حالة في انتظار الموافقة. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- **ماذا لو تم تمكين سير عمل موافقة لمؤسسة، ولكن لم تتم إضافة أي معتمدين إلى أي من رتب سير العمل؟
ستظل الفاتورة أو الإشعار الدائن في سير عمل الموافقة حتى تتم إضافة معتمد إلى الرتبة ذات الصلة. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)**
- أريد محاكاة 'مهام سير عمل الموافقة التشغيلية والمالية' السابقة في Legacy. كيف يمكنني فعل ذلك؟
يمكنك إنشاء رتبتي سير عمل بقيمة قصوى تبلغ 0 دولار لكل منهما، وإضافة معتمدين تشغيليين إلى إحدى الرتبتين، ومعتمدين ماليين إلى الرتبة الأخرى. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- أنا ممنوع من تعديل سير العمل، على الرغم من أن لدي الإذن الصحيح.
يمنع نظامنا تعديل سير العمل إذا كانت هناك أي عمليات تنفيذ نشطة في سير العمل. أولاً، قم بالموافقة على الفواتير أو رفضها في التنفيذ النشط، وبعد ذلك ستتمكن من تعديل سير العمل. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)
- أتلقى رسالتي بريد إلكتروني بعنوان 'فواتير في انتظار موافقتي'.
يجب إزالتك كمعتمد من سير عمل الموافقة على الفواتير في Legacy.
- هل يمكنني 'تخطي' رتب الموافقة إذا كنت عضواً في رتبة سير عمل ذات قيمة قصوى أعلى من قيمة الفاتورة أو الإشعار الدائن؟
لا، سيظل المستند يتطلب موافقة من المستخدمين المحددين وفق ترتيب الرتب الذي تم تكوينه لسير العمل. على سبيل المثال، إذا كانت قيمة الفاتورة 1000 دولار، ويمكن للرتبة 1 الموافقة حتى 500 دولار والرتبة 2 حتى 2000 دولار، فلا يزال يتعين على أعضاء الرتبة 2 انتظار موافقة الرتبة 1 قبل أن يتمكنوا من تقديم الموافقة النهائية للفاتورة التي في انتظار الموافقة. ومع ذلك، فإن إذن 'يمكنه الموافقة الفائقة على الفواتير والإشعارات الدائنة' يسمح للمستخدمين المصرح لهم بنقل أي فاتورة أو إشعار دائن في حالة 'في انتظار الموافقة' قسراً إلى حالة 'تمت التسوية'، بغض النظر عما إذا كان حالياً في سير عمل موافقة أم لا. ولذلك يعد هذا الإذن وسيلة فعالة للأشخاص المخولين 'لتخطي' رتب موافقة سير العمل. (ينطبق الأمر نفسه على طلبات الشراء وعمليات نقل المخزون)