استلام البضائع
استلام البضائع
Marking أمر الشراء line items as Received tells users at your Organisation when a Purchase Order can be closed.
كما أنه أمر بالغ الأهمية لمعالجة الفواتير إذا اختارت مؤسستك المطابقة الثلاثية للحسابات الدائنة (3-Way AP Matching)؛ أي أنه يتم التحقق من بنود الفاتورة ومقارنتها بما تم طلبه (من أمر الشراء) وما تم استلامه (في إشعار استلام البضائع)، قبل التمكن من تسويتها.
إنشاء إشعار استلام البضائع
لإنشاء إشعار استلام بضائع جديد، انتقل إلى [أوامر الشراء] ← [عرض الكل] من شريط التنقل الجانبي. انقر فوق أيقونة [الشاحنة] في عمود إشعار استلام البضائع (GR Note)، لإنشاء إشعار استلام بضائع مقابل أمر الشراء.
بدلاً من ذلك، افتح أمر الشراء وانقر فوق [استلام البضائع]. يؤدي هذا دائمًا إلى فتح شاشة إنشاء إشعار استلام.
الاستلام إلى المخزون
في شاشة إنشاء إشعار استلام، اختر [استلام إلى المخزون] أو [عدم الاستلام إلى المخزون]. يؤدي خيار [استلام إلى المخزون] إلى تحديث مستويات المخزون في موقع المخزون المحدد.
إذا لم يتم تمكين المخزون لمؤسستك، فسيتم تعطيل خيار [استلام إلى المخزون] ويتم تحديد [عدم الاستلام إلى المخزون] تلقائيًا. يتوفر خيار [عدم الاستلام إلى المخزون] لكل إعدادات المخزون، بما في ذلك المؤسسات التي لا تتوفر على مخزون وLegacy Inventory.
يرجى قراءة مقال استلام البضائع إلى المخزون لمزيد من المعلومات.
استلام جميع البنود المعلقة
بعد اختيار [استلام إلى المخزون] أو [عدم الاستلام إلى المخزون]، يمكنك تحديد خيار [استلام جميع البنود المعلقة]. يكون هذا الخيار معطلاً بشكل افتراضي.
ملاحظة - في Legacy Inventory، يظهر خيار [استلام جميع البنود المعلقة] فقط مع خيار [عدم الاستلام إلى المخزون].
يعني تمكين هذا الخيار أن كل بند معلق في أمر الشراء، سواء تم استلامه جزئيًا مسبقًا أم لا، ستتم تعبئته مسبقًا كبند مستلم بالكامل في إشعار استلام البضائع الناتج. سيكون لديك بعد ذلك الفرصة لتعديل كميات البضائع التي يتم استلامها، أو إكمال إشعار استلام البضائع بالنقر فوق [تحديد كمستلم].
إدارة مسودة إشعار استلام البضائع
بمجرد النقر فوق [استلام البضائع] في أمر الشراء، يتم إنشاء مسودة إشعار استلام بضائع. يمكنك إكمال الإجراءات التالية حسب الحاجة، أو يمكنك النقر فوق [حفظ كمسودة] للعودة إلى الشاشة السابقة.
أ) تعديل كمية الاستلام لأي عنصر في إشعار استلام البضائع.
ب) الوصول إلى الخيارات المتقدمة من أجل:
- عرض ملخص للكميات،
- عرض بنود الفاتورة المرتبطة،
- تجاوز سعر وحدة الاستلام. هذا سيناريو شائع إلى حد ما، ينشأ عندما يختلف سعر الاستلام عن سعر بند أمر الشراء (أو بند الفاتورة، إذا كان مرتبطًا بالفعل بفاتورة). يرجى الاطلاع على مقالنا: تجاوز سعر الوحدة عند الاستلام لمزيد من المعلومات.
- إدخال تعليق على البند،
- تسجيل تاريخ انتهاء صلاحية المنتج،
- تسجيل درجة حرارة المركبة،
- تسجيل درجة حرارة المنتج.
ج) [إضافة منتج]. يفيد هذا، على سبيل المثال، عندما تحتاج إلى استلام منتج مخصص وصل مع الشحنة ولكنه لم يكن مدرجًا في أمر الشراء.
د) [إظهار أو إخفاء التفاصيل] الخاصة بإشعار الاستلام.
هـ) [مزيد من الخيارات]، مما يتيح لك:
- [عرض سجل التدقيق]
- [Open in Legacy P+]
- [إلغاء إشعار الاستلام]
- [الحصول على المساعدة].
و) [تحديد كمستلم]. انقر فوق هذا الزر عند الانتهاء من تعديل إشعار استلام البضائع والتأكد من صحة البيانات التي سيتم حفظها.
ز) الوصول إلى علامة التبويب [الإعدادات] في إشعار استلام البضائع. يوضح 'تاريخ التسليم' التاريخ المحفوظ.
ح) يمكنك إخفاء العناصر المستلمة بالفعل بالنقر فوق [إخفاء العناصر المستلمة بالفعل] في الجزء العلوي من الصفحة.
إكمال إشعار استلام البضائع
سيؤدي النقر فوق [تحديد كمستلم] في مسودة إشعار استلام البضائع إلى نقل وثيقة المسودة إلى حالة "تم الاستلام".
ستصل أولاً إلى صفحة تأكيد، حيث يمكنك النقر فوق الزر [عرض] لعرض إشعار الاستلام المكتمل. إذا تم استلام الشحنة إلى المخزون، فسترى أيضًا رابطًا لأي إشعارات تحويل تم إنشاؤها.
بالإضافة إلى ذلك، سترى أداة تسمى 'المزيد من أوامر الشراء'، والتي تسرد أوامر الشراء الأخرى المقرر تسليمها اليوم أو غدًا (بناءً على تاريخ التسليم في أوامر الشراء):
سيتم حفظ إشعار الاستلام بشكل دائم في علامة التبويب إشعارات الاستلام الخاصة بأمر الشراء الذي ينتمي إليه:
أفضل الممارسات
يتيح PurchasePlus حاليًا لفرق الاستلام معالجة كميات العناصر التي تتجاوز كمية بند أمر الشراء (PO) الأصلية. لا يوجد حظر صارم أو تحذير أو حد سماحية افتراضي يقيد عمليات الاستلام الزائد. عبر النظام بأكمله، تتضمن ما يقرب من 5% من جميع بنود أوامر الشراء المستلمة (أو 1 من كل 20 عنصرًا) كميات أكبر مما تم طلبه في الأصل.
يضمن سلوك الاستلام المرن هذا أن تعكس أعداد المخزون بدقة البضائع الفعلية الموجودة في متناول اليد فور التسليم.
سيناريوهات شائعة للاستلام الزائد
- عناصر ذات وزن متغير: المنتجات التي تباع بالوزن أو الحجم أو الأبعاد غالبًا لا يمكن تسليمها بأرقام دائرية دقيقة. على سبيل المثال، قد يصل أمر شراء تم إصداره لشراء 10 كجم من اللحم المفروم من المورد كدفعة تبلغ 10.66 كجم. يجب على فريق الاستلام تسجيل الكمية الفعلية البالغة 10.66 كجم التي تم تسليمها لضمان دقة المخزون وحساب التكاليف.
- العناصر الإضافية (البونص) والعروض الترويجية والعينات: غالبًا ما يدرج الموردون مخزونًا ترويجيًا (مثل "اشترِ 10 واحصل على 2 مجانًا") أو عينات منتجات غير مفوترة. لضمان تتبع هذه الوحدات الإضافية قانونيًا وإتاحتها للبيع أو الاستخدام، يجب تسجيلها في نقطة الاستلام حتى لو لم تكن موجودة في بند أمر الشراء الأصلي.
- الشحنات الزائدة من الموردين: قد تؤدي أخطاء التعبئة العرضية من المورد أو تعديلات وحدات القياس إلى زيادة في المخزون الفعلي.
أفضل الممارسات لفرق الاستلام
- تسجيل الأعداد الفعلية دائمًا: أدخل الكمية الفعلية المستلمة بدلاً من إجبار العدد على مطابقة بند أمر الشراء.
- عدم تعديل أوامر الشراء الأصلية قبل الاستلام: تتعامل وحدة الاستلام مع الفروق بشكل أساسي؛ ويؤدي تعديل أمر الشراء الأساسي قبل الاستلام إلى تشويه سجل الطلب الأصلي.
- التحقق من الوثائق: تأكد من مطابقة أي مخزون زائد لإشعارات تسليم المورد أو قسائم التعبئة الترويجية قبل إكمال إشعار الاستلام.