الترميز التلقائي بدون أمر شراء

الانتقال إلى:

• الترميز التلقائي بدون أمر شراء
• كيفية تحديد الترميز
• الإعداد للحصول على ترميز دقيق
• المراجعة والتصحيح والموافقة
  • وضع إشارة على فواتير بدون أمر شراء

الترميز التلقائي بدون أمر شراء

عندما تصل فاتورة بدون أمر شراء مطابق، يقرأ PurchasePlus المستند وباستخدام معلومات الفاتورة، والإعدادات الافتراضية للمورّد، وسجل الترميز الخاص بك، يطبق تلقائيًا رموز الحسابات على كل بند. نسمي هذا الترميز الآلي بدون أمر شراء. تقوم بالمراجعة، والتعديل إذا لزم الأمر، والموافقة.

هذا هو نفس محرك الفحص المستخدم عبر جميع الفواتير في PurchasePlus. الفرق في الفواتير بدون أمر شراء هو أنه لا يوجد أمر شراء لنسخ الترميز منه، لذلك يستمد النظام الترميز من الإعدادات الافتراضية للمورّد ومن سجل الترميز السابق لديك بدلاً من ذلك.

ومع ذلك، فهي ليست عملية آلية بالكامل دون تدخل بشري. تتطلب الفواتير بدون أمر شراء دائمًا موافقة بشرية قبل أن تتم تسويتها. يقوم PurchasePlus بالعمل الشاق، ولكن لا يزال يتعين على شخص ما منح الموافقة.

كيفية تحديد الترميز

يطبق PurchasePlus الترميز من خلال النظر في التفاصيل التالية بالترتيب:

1. الإعداد الافتراضي للمورّد - يبحث النظام عن رمز حساب وقسم افتراضيين في سجل المورّد ويطبقهما.

2. إذا لم يتم تعيين إعداد افتراضي للمورّد، يطبق PurchasePlus رموز الحسابات تلقائيًا بناءً على تفضيلات الترميز السابقة لديك. يحتاج عمومًا إلى رؤية نمط من ثلاثة اختيارات متسقة على الأقل قبل أن تتوفر لديه الثقة الكافية لتطبيق رمز الحساب تلقائيًا.

كلما كان ترميزك أكثر اتساقًا، تمكن PurchasePlus من تولي المهمة بشكل أسرع. في كل مرة ترمز فيها بندًا مشابهًا بنفس الطريقة، فأنت تدرب النظام على القيام بذلك نيابةً عنك في المرة القادمة.

الإعداد للحصول على ترميز تلقائي دقيق

مع القليل من الإعداد وعادات الترميز المتسقة، سيقوم PurchasePlus بترميز الفواتير بدون أمر شراء تلقائيًا وبدقة متزايدة باستمرار.

• تعيين الإعدادات الافتراضية للمورّد \- في صفحة تفاصيل المورّد، يمكنك تعيين قسم افتراضي ورمز حساب افتراضي. هذه هي أسرع طريقة للحصول على فواتير مورّد مرمزة بشكل صحيح من اليوم الأول. 
• الترميز باتساق - يؤدي ترميز نفس المورّد وأنواع البنود بنفس الطريقة في كل مرة إلى تمكين PurchasePlus من تعلم البدء في تطبيق تلك الرموز نيابةً عنك.
• رموز المنتجات \- تدفع رموز منتجات المورّد الدقيقة في الكتالوجات المدارة ذاتيًا إلى مطابقة تامة للبنود.

المراجعة والتصحيح والموافقة

يجب دائمًا مراجعة الفواتير بدون أمر شراء قبل الموافقة.

1. مراجعة رمز الحساب والقسم لكل بند \- اضبط أي بند لم يكن الرمز المطبق عليه مناسبًا. يتعلم PurchasePlus من التصحيحات المتسقة.
2. التحقق من الإجماليات - تأكد من أن مجموع إجماليات البنود يساوي إجمالي الفاتورة. سيؤدي عدم التطابق إلى رفع إشارة الإجمالي.
3. الموافقة - بمجرد أن تصبح راضيًا، امنح الموافقة للتسوية.

You can either resolve a flag (fix the underlying issue) or accept a flag (acknowledge it and proceed). Both paths move the invoice to Reconciled. The choice sits with your approvers.

وضع إشارة على فواتير بدون أمر شراء

يتم وضع إشارة على الفواتير بدون أمر شراء دائمًا للموافقة نظرًا لعدم وجود أمر شراء مرفق بها. هذا يعني أنها ستتطلب دائمًا الموافقة ذات الصلة قبل أن تتم تسويتها. هذا مصمم عن قصد، حيث يحافظ على التدخل البشري للنفقات التي لم تمر بعملية الشراء العادية.

سير عمل الحسابات الدائنة:

1. يمسح PurchasePlus الفاتورة ضوئيًا ويملأ الترميز مسبقًا.
2. تصل الفاتورة بحالة موضوع عليها إشارة.
3. يراجع فريق الحسابات الدائنة الترميز والإشارات.
4. تقوم إما بتصحيح الترميز أو قبوله، ثم تمنح الموافقة.
5. تنتقل الفاتورة إلى تمت التسوية وتصبح جاهزة للتصدير إلى نظامك المالي.