عرض الفواتير
عرض الفواتير
توفر PurchasePlus تقنية معالجة الفواتير للمشترين في شبكتنا، والتي تتضمن وظائف تستقبل وتفسر وتضع علامات تحذيرية (Flags) على الفواتير (وإشعارات الدائن) التي يرسلها الموردون إليهم أو تطابقها.
تكمن الفائدة الرئيسية لهذه الوحدة في قدرة برنامجنا على المقارنة الفورية بين: أ) ما تمت فوترته، مقابل ب) ما تم طلبه، و ج) ما تم استلامه، حتى يمكن مراجعة أي اختلافات من قبل شخص مختص، أو سيقوم البرنامج تلقائيًا بـ "مطابقة" الفواتير المتوافقة لتسريع عملية الدفع.
وجود بيانات الفاتورة داخل PurchasePlus يتيح لك كمورد إمكانية عرض معلومات حول حالة الفاتورة (على سبيل المثال: هل هي بحالة "في انتظار الموافقة" (Awaiting Approval) بسبب وجود علامة تحذيرية أو أكثر على الفاتورة، أم أنها "مطابقة" (Reconciled) وجاهزة للدفع في دورة الدفع القادمة)، بالإضافة إلى ترك تعليق للمشترين إذا لزم الأمر.
الانتقال السريع إلى:
جميع الفواتير
أي فاتورة تم:
أ) إدخالها في PurchasePlus، و
ب) نسبها إلى مؤسسة المورد الخاصة بك باعتبارك "المورد"،
..تكون متاحة لك لعرضها في قسم [الفواتير] ← [عرض الكل]:
على الرغم من أن رقم الفاتورة في PurchasePlus قد لا يتطابق مع رقم الفاتورة الخاص بك، فإن النقر على [رقم الفاتورة] لأي فاتورة في الجدول سيعرض معلومات إضافية حول تلك الفاتورة.
أ. لوحة رصيد الفاتورة (Invoice Balance Panel). يوضح هذا القسم ما إذا كان إجمالي الفاتورة ومجموع بنود الفاتورة متطابقين.
ب. لوحة الحالة (Status Panel). يوضح هذا القسم الحالة الحالية للفاتورة.
ج. طرق عرض تبويبات الفاتورة (Invoice Tab Views). تتيح لك علامات التبويب هذه التنقل بين عرض الملخص (الموضح أعلاه)، وأي تعليقات على الفاتورة، وأي مرفقات بها، وإذا كانت الفاتورة في حالة في انتظار الموافقة، فيمكنك عرض تبويب العلامات (Flags) للاطلاع على العلامات التحذيرية للفاتورة.
د. بنود الفاتورة (Invoice Lines). يعرض كل سطر بعض المعلومات الأساسية حول المنتج المفوتر، والكمية، وسعر الوحدة، والإجمالي، بالإضافة إلى بعض المعلومات الإضافية مثل ما إذا كان قد تم "ربط" بند الفاتورة ببند في أمر الشراء بواسطة PurchasePlus (أو بواسطة مستخدم في مؤسسة المشتري)، وما إذا كان قد تم تمييزه كمستلم، والمزيد.
هـ. الإجماليات (Totals). في أسفل جدول بنود الفاتورة توجد الإجماليات، حيث يمكنك عرض معلومات مثل إجمالي الفاتورة (غير شامل الضريبة)، وإجمالي مبلغ الضريبة، وأي رسوم توصيل مدرجة في الفاتورة.
و. لوحة المعلومات (The Info Panel). سيؤدي النقر على [i] إلى الكشف عن المزيد من البيانات حول الفاتورة في سياق PurchasePlus، على سبيل المثال: القسم الذي تم ترميز الفاتورة إليه، وأمر الشراء المطابق، والمزيد.
ز. ملف الفاتورة بصيغة PDF. انقر فوق هذا الزر لعرض ملف PDF الذي تم استلامه بواسطة PurchasePlus وشكّل الأساس للفاتورة التي تعرضها على الشاشة.
ح. خيارات إضافية (More Options). هنا يمكنك اختيار "طباعة" الفاتورة، وعرض سجل التدقيق، والمزيد.
ط. العرض المتقدم (Advanced View). يمكنك هنا عرض مزيد من المعلومات حول طريقة ترميز كل بند في الفاتورة، وتقسيمه، والمزيد.
ي. معلومات بند الفاتورة (Invoice Line Information). هنا يمكنك تصفح معلومات تفصيلية تتعلق ببند الفاتورة هذا. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لفهم حالة الربط والاستلام للبند، وفهم أي فروقات بين سعر الفاتورة وسعر أمر الشراء.
حالات الفاتورة
تكون جميع الفواتير في PurchasePlus في إحدى الحالات التالية:
- مفتوحة (Open): تم إنشاء الفاتورة، ولكن لم تتم مطابقتها (Reconciled) بعد. اعتمادًا على تفضيلات المشتري، قد يلزم مطابقة الفاتورة المفتوحة مع أمر شراء، أو إنشاء إشعارات استلام البضائع مقابل أمر الشراء المطابق. يمكن للمشترين متابعة العمل على الفاتورة المفتوحة، ويمكن لمعتمدي الفواتير حل أي علامات تحذيرية مرفوعة. إذا لم تكن هناك أي علامات (Flags) مرفوعة على الفاتورة، فيمكنهم تمييزها يدويًا كـ "مطابقة" (Reconciled)، أو سيقوم برنامجنا بذلك نيابة عنهم.
- في انتظار الموافقة (Awaiting Approval): تحتوي الفاتورة على علامة تحذيرية واحدة أو أكثر (Flags) مرفوعة ضدها، وتتطلب الآن موافقة من قبل المعتمدين المعينين في مؤسستهم. بمجرد منح الموافقات، سيتم نقل الفاتورة إلى حالة "مطابقة" (Reconciled).
- مطابقة (Reconciled): اجتازت الفاتورة المطابقة جميع الفحوصات المطلوبة من قِبل المشتري، وهي مؤهلة الآن للتصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بمؤسستهم.
- معلقة (Parked): تم تعليق الفاتورة مؤقتًا من قِبل مستخدم في مؤسسة المشتري لأنها قد تتطلب مزيدًا من الدراسة أو المناقشة.
- ملغاة (Cancelled): تم إلغاء الفاتورة بواسطة مستخدم في مؤسسة المشتري ولم تعد قيد الاستخدام.
- جاهزة للتصدير أو تم تصديرها (Export Ready or Exported): تم تمييز الفاتورة كـ "مطابقة" من قِبل المشتري وهي جاهزة للتصدير (أو تم تصديرها بالفعل) إلى نظام المحاسبة الخاص بهم للدفع.
في انتظار الموافقة
تقوم PurchasePlus باستمرار بتحليل جميع الفواتير وإشعارات الدائن التي تكون في حالتي 'Open' و 'Awaiting Approval'، وترفع علامات تحذيرية (Flags) على مستوى الترويسة أو على مستوى البنود في المستند، وفقًا للإعدادات المحددة من قِبل المشتري.
الـ "Flag" هي تنبيه يثار على الفاتورة أو إشعار الدائن للفت الانتباه إلى أي مشكلات في المستند تتطلب المراجعة قبل اعتمادها من قِبل المستخدمين المعينين في مؤسسات المشترين. تضمن العلامات التحذيرية أن الفواتير وإشعارات الدائن التي تستوفي المعايير المحددة لمؤسستهم فقط هي التي يمكنها الانتقال إلى حالة "مطابقة" (Reconciled) في PurchasePlus دون تدخل يدوي.
إذا كانت الفاتورة في انتظار الموافقة، فهذا يعني وجود علامة تحذيرية واحدة أو أكثر مطبقة عليها. يمكنك عرض تبويب [العلامات] في الفاتورة التي تكون في انتظار الموافقة لمعرفة العلامات الفردية التي تسببت في وجود الفاتورة في تلك الحالة:
يرجى زيارة هذا الرابط للحصول على مزيد من المعلومات حول كل علامة من العلامات التي يمكن تطبيقها على الفاتورة أو إشعار الدائن، ولكن يرجى ملاحظة أن المقالة مخصصة لـ المشتري (أي مكتوبة للمشترين).
أخيرًا، كمورد، لن تتمكن أبدًا تقريبًا من حل العلامات التحذيرية من خلال إجراءاتك داخل PurchasePlus. ومع ذلك، يمكنك استخدام ميزة التعليقات في الفاتورة إذا كنت ترغب في التواصل مع المشتري على منصة PurchasePlus، والاحتفاظ بجميع المعلومات المتعلقة بالفاتورة في نفس المكان.
ترك تعليق
الخطوة 1: انتقل إلى [الفواتير] ← [عرض الكل] في شريط التنقل الجانبي: 
الخطوة 2: حدد موقع الفاتورة التي تهمك، وانقر على [رقم الفاتورة] في الجدول: 
الخطوة 3: انتقل إلى علامة تبويب [التعليقات] في الفاتورة:
الخطوة 4: أدخل تعليقك، مع التأكد من تحديد مربع الاختيار [تعليق خارجي]، واضغط على Enter لنشر التعليق حتى يراجعه المشترون لديك:
لأية أسئلة إضافية أو للحصول على الدعم، يرجى التواصل مع invoicing.team@purchaseplus.com