نظرة عامة
نظرة عامة
الانتقال السريع إلى:
- مقدمة
- إنشاء طلب شراء جديد
- أنواع طلبات الشراء
- إعدادات طلب الشراء
- وضع التسوق الأساسي مقابل المتقدم
- الموافقة على طلب شراء
- المستندات ذات الصلة
- حالات طلب الشراء
- استكشاف الأخطاء وإصلاحها
ما هو طلب الشراء؟
طلب الشراء (Requisition) هو طلب للحصول على بضائع يرغب المشتري في شرائها من مورديه.
في PurchasePlus، يمكن للمستخدم في مؤسسة المشتري إنشاء طلب شراء، وإضافة المنتجات التي يرغب في شرائها وتحديد كميات المنتجات المطلوبة. وبمجرد أن يكون المستخدم راضيًا عن طلب الشراء الخاص به، يمكنه إرساله من أجل الموافقة عليه من قِبل رئيس القسم أو المدير التشغيلي أو المالي داخل مؤسسته.
بمجرد إرسال طلب الشراء للموافقة، يتم أخذ "لقطة" لأسعار المنتجات المضمنة، وسيتم نقلها إلى أوامر الشراء بغض النظر عن أي تغييرات في الأسعار بعد إرسال طلب الشراء.
إذا تمت الموافقة على طلب الشراء الخاص بالمستخدم بعد ذلك، فسيتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا (وإرسالها، اعتمادًا على إعدادات طلب الشراء) إلى كل مورد مضمن في طلب الشراء.
إنشاء طلب شراء
يمكن للمستخدمين إنشاء طلب شراء جديد بالنقر فوق أي مما يلي:
- [طلبات الشراء] ← [طلب شراء جديد] في شريط التنقل الجانبي،
- بالنقر فوق زر [إنشاء طلب شراء جديد] في أعلى جدول [طلبات الشراء] ← [عرض الكل]،
- [أوامر الشراء] ← [أمر شراء جديد] في شريط التنقل الجانبي، أو
- [بدء التسوق] في لوحة التحكم.
تنقل كل هذه الخيارات المستخدم إلى صفحة إنشاء طلب شراء جديد:
بناءً على صلاحيات المستخدم للمشتري وإعدادات تهيئة مؤسسته، ستتوفر عدة أنواع مختلفة من طلبات الشراء. انقر فوق كل نوع من طلبات الشراء لمعرفة المزيد.
- طلب شراء لجميع الموردين، والذي يوفر للمستخدم قائمة بجميع المنتجات المعروضة من جميع الموردين المرتبطين بمؤسسته. إنها طريقة رائعة للتسوق ومقارنة عروض الأسعار لمجموعة واسعة من المنتجات.
- طلب شراء لمورد واحد، والذي يوفر للمستخدم قائمة بجميع المنتجات المتاحة حاليًا لمؤسستك من مورد واحد محدد.
- طلب شراء من قائمة الشراء، وهي قائمة محددة مسبقًا من المنتجات. تعد قوائم الشراء طريقة رائعة للمديرين ورؤساء الأقسام لتحديد المنتجات المحددة التي يرغبون في أن يشتريها المستخدمون الآخرون في مؤسستهم عند إنشاء طلب شراء. ستظهر عروض الأسعار من كل مورد مفعّل على كل صنف في قائمة الشراء.
- طلب شراء مخصص، والذي يتيح للمستخدم طلب أصناف مخصصة من مورديه المفعّلين. يمكن استخدام طلب الشراء المخصص عندما لا يكون أي من أنواع طلبات الشراء الأخرى مناسبًا.
- طلب شراء خارجي، والذي يتيح للمستخدمين إنشاء طلب شراء عن طريق التسوق من موقع التجارة الإلكترونية الخارجي للمورد، إذا كان المورد قد فعّل ذلك مع PurchasePlus. سيتمكن المستخدم من استخدام الوظائف الكاملة لموقع المورد لطلب بضائعه. وبمجرد إكمال التسوق على موقع المورد، ستتم إعادة توجيهه إلى PurchasePlus، وتتم إضافة المنتجات والأسعار والكميات التي حددها تلقائيًا إلى طلب الشراء في PurchasePlus.
- طلب إعادة طلب، والذي يمنح المستخدمين خيار إعادة طلب أصناف من طلب شراء سابق، أو أمر شراء أو فاتورة.
- طلب شراء لموقع المخزون، والذي يتيح لمستخدمي وحدة المخزون لدينا تجديد أصناف المخزون في موقع مخزون محدد، مع ميزات إضافية للمساعدة في شراء المنتجات المناسبة بالكميات المناسبة، وبالتالي التحكم الوثيق في مستويات المخزون لديهم.
يمكن أيضًا إنشاء طلبات الشراء عبر الإنشاء السريع. عند تمكين الإنشاء السريع لمؤسسة ما، فإن المستخدمين الذين ينقرون على زر [بدء التسوق] في صفحة [الرئيسية] ستظهر لهم تجربة مبسطة لإنشاء طلب الشراء، تتطلب فقط حقل مرجع (اختياري). سيتم إنشاء طلب الشراء كنوع طلب شراء "جميع الموردين"، وسيتم ضبطه على وضع التسوق الأساسي (مع استمرار توفر خيار إنشاء أنواع أخرى من طلبات الشراء للمستخدم).
إعدادات طلب الشراء
يتم تطبيق إعدادات مختلفة على كل نوع من طلبات الشراء. يمكن أن تكون هذه الإعدادات مهمة للموردين (على سبيل المثال، عنوان التسليم أو تاريخ التسليم)، أو لزملاء المستخدم (على سبيل المثال، تعيين طلب الشراء لقسم ورمز حساب).
أول مرة يمكن فيها تحديد هذه الإعدادات تكون في نموذج [إنشاء طلب شراء جديد]:
افتراضيًا، سيتم تحديد مربع الاختيار [إرسال أوامر الشراء إلى الموردين]، مما يعني أنه سيتم إرسال أمر الشراء تلقائيًا إلى المورد بمجرد الموافقة عليه بالكامل. وفي الحالات التالية:
- إنشاء أمر شراء بأثر رجعي (أي تم استلام البضائع وفوترتها بالفعل)، أو
- عند إنشاء عملية شراء تمت خارج PurchasePlus (على سبيل المثال، عبر الهاتف)،
...من المهم إلغاء تحديد مربع الاختيار [إرسال أوامر الشراء إلى الموردين] لتقليل الارتباك أو تكرار الطلب.
بمجرد إنشاء طلب الشراء ووجوده في الحالة المفتوحة، يمكن تحديث إعداداته بواسطة المستخدمين الذين لديهم الصلاحيات المناسبة إما (أ) عن طريق التمرير فوق الإعداد المعني في جدول [طلبات الشراء] ← [عرض الكل]:
...أو (ب) بالنقر داخل طلب الشراء من الجدول، والانتقال إما إلى علامة تبويب [الإعدادات] أو [لوحة المعلومات]:
ستتمكن من العثور على الإعداد (الإعدادات) وتحديثه، ثم النقر فوق [حفظ التغييرات]:
يرجى ملاحظة: بعض الإعدادات هي حقول نظام وبالتالي لا يمكن للمستخدمين تعديلها.
وضع التسوق الأساسي مقابل المتقدم
يمكن إنشاء طلبات الشراء في وضع التسوق الأساسي أو وضع التسوق المتقدم.
وضع التسوق الأساسي هو الوضع الافتراضي، القائم على البطاقات، وذو واجهة مرئية غنية يختبرها المستخدمون عند إنشاء طلب شراء:
إذا اختار المستخدم [تمكين التسوق المتقدم] في صفحة إنشاء طلب الشراء، فسيظهر له جدول قوي وأقل اعتمادًا على العناصر المرئية يمكنه من خلاله إنشاء طلبات الشراء الخاصة به:
الموافقة على طلب شراء
عندما يرسل المستخدم طلب الشراء للموافقة، فإنه ينتقل إلى حالة "في انتظار الموافقة" ويتم وضعه في مسار عمل الموافقة الذي ينطبق على القسم ورمز الحساب المحددين لطلب الشراء.
سيتلقى المستخدمون المعينون في المرحلة الأولى من مسار عمل الموافقة بريدًا إلكترونيًا يبلغهم بأنه قد تم إرسال طلب الشراء، وأنه يمكنهم الموافقة على طلب الشراء. وعادة ما يكون هؤلاء المستخدمون رؤساء أقسام أو مديرين ماليين أو تشغيليين في مؤسسة الشراء.
يمكن للمعتمدين المعينين الوصول إلى طلبات الشراء التي يمكنهم الموافقة عليها بالنقر فوق [طلبات الشراء] ← [في انتظار موافقتي]:
بمجرد تقدم طلب الشراء عبر جميع المراحل ذات الصلة في مسار عمل الموافقة، يتم إنشاء أمر شراء واحد أو أكثر ويمكن إرسالها إلى المورد (الموردين) الذين تم تضمين منتجاتهم في طلب الشراء.
يمكن إرسال أوامر الشراء المنشأة حديثًا إلى الموردين يدويًا، ولكن غالبًا ما يكون المستخدم قد قام إما بتمكين الإعداد التلقائي لـ [إرسال أوامر الشراء إلى الموردين] في طلب الشراء، أو تم تمكين نفس الإعداد كـ تفضيل مستخدم، وبالتالي يتم إرسال أوامر الشراء بواسطة PurchasePlus إلى الوجهة المفضلة للمورد بمجرد الموافقة على طلب الشراء.
بمجرد الموافقة على طلب الشراء (وإنشاء أوامر الشراء الناتجة)، لا يمكن تعديل طلب الشراء. يمكن في بعض الحالات إجراء التغييرات المطلوبة على أمر (أوامر) الشراء التي تم إنشاؤها، عن طريق الانتقال إلى علامة تبويب [الإعدادات] في أمر الشراء.
المستندات ذات الصلة
يمكن أن تكون طلبات الشراء "مرتبطة" بما يلي:
- أمر شراء واحد أو أكثر يتم إنشاؤها عند الموافقة على طلب الشراء،
- فاتورة واحدة أو أكثر، والتي تتم مطابقتها مع أوامر الشراء التي تم إنشاؤها عند الموافقة على طلب الشراء،
- المرفقات، وهي ملفات يتم تحميلها مقابل طلب الشراء، لإضافة سياق ومعلومات مهمة للمعتمدين والمشاهدين الآخرين.
حالات طلب الشراء
يمكن أن تكون طلبات الشراء في عدد من الحالات المختلفة، وتوضح لنا كل حالة معلومات مهمة حول طلب الشراء.
- مفتوح (Open): يمكن اعتبار طلب الشراء ذي الحالة "مفتوح" كمسودة - وفي الواقع، يمكن للمستخدم الذي أنشأ طلب الشراء عرضه في قسم (أقسام) 'مسوداتي' في أماكن مختلفة داخل تطبيق PurchasePlus. وطالما أن طلب الشراء في الحالة المفتوحة، يمكن تعديله، أو إضافة منتجات أو إزالتها، أو يمكن إلغاؤه. ولتمرير طلب الشراء للأمام، يجب إرساله للموافقة بالنقر فوق [إرسال طلب الشراء].
- في انتظار الموافقة (Awaiting Approval): تم إرسال طلب الشراء في انتظار الموافقة للموافقة عليه، ولكن لم يتم منحه الموافقة النهائية بعد. يجب على جميع المستخدمين المعنيين في مسار عمل الموافقة منح الموافقة حتى يصبح طلب الشراء معتمدًا. يرجى قراءة مقالتنا حول الموافقة على طلب شراء لمزيد من المعلومات.
- ملغى (Cancelled): طلب الشراء الملغى هو طلب تم إلغاؤه أثناء وجوده في الحالة "مفتوح"، أو "في انتظار الموافقة"، أو "مرفوض". لا يمكن إعادة فتح طلب الشراء الملغى ولا يتم استخدامه نهائيًا في مؤسستك. لا يوجد أي إجراء يمكن اتخاذه على طلب شراء ملغى.
- معتمد (Approved): طلب الشراء المعتمد هو طلب تم إرساله للموافقة، ثم تمت الموافقة عليه من قِبل المستخدمين المعنيين في مسار عمل الموافقة. سينشئ طلب الشراء المعتمد أوامر شراء لكل مورد مضمن في طلب الشراء. يمكن إغلاق طلب الشراء المعتمد، أو يمكن تركه في الحالة المعتمدة.
- مرفوض (Declined): طلب الشراء المرفوض هو طلب تم إرساله للموافقة، ثم رُفض من قِبل مستخدم معتمد في مسار عمل الموافقة. يمكن إلغاء طلب الشراء المرفوض، أو يمكن استئناف التسوق وإعادة إرسال طلب الشراء.
- مغلق (Closed): طلب الشراء المغلق هو الحالة النهائية التي يمكن أن يصل إليها طلب الشراء.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
منتجات المورد غير متوفرة في المخزون
في بعض الأحيان، قد يحدد المورد أحد منتجاته بأنه "غير متوفر في المخزون". سيتم تحذير المشترين من أن المنتج غير متوفر في المخزون عند إنشاء طلب الشراء:
لا يتم منع المشتري من إضافة المنتج إلى طلب الشراء - إنه مجرد تحذير فقط - ولكن يرجى الانتباه إلى أنه إذا كان المنتج مطلوبًا بسرعة، فيجب إما:
- طلب عرض أسعار من مورد مختلف لنفس المنتج (بعد تقييم ما إذا كان فرق السعر يستحق الاستعجال)، أو
- طلب منتج بديل.