إشعارات الدائن
إشعارات الدائن
إشعار الدائن
إشعار الدائن هو مستند يشير إلى إعادة أموال إلى المشتري. وعادةً ما يصدره المورّد بعد إلغاء أمر شراء، أو وجود خطأ في الفاتورة، أو فقدان بضائع أو تلفها. ويمكن استخدام إشعارات الدائن لرد أموال المعاملة إما كليًا أو جزئيًا.
عرض إشعارات الدائن
يمكنك الوصول إلى إشعارات الدائن الخاصة بك بالنقر فوق [إشعارات الدائن] ← [عرض الكل].
هنا يمكنك عرض إشعارات الدائن في جدول، وتعديل أعمدة الجدول بما يناسب تفضيلاتك. في صفحة [عرض الكل] و[في انتظار موافقتي]، يمكنك إظهار عمود الرمز المخصص عبر [إدارة الأعمدة].
يمكنك النقر فوق أي إشعار دائن لعرض التفاصيل المتعلقة بالمنتج (المنتجات) والقيم المراد إضافة رصيد دائن لها، والمرجع، والتعليقات، والمرفقات.
إنشاء إشعارات الدائن
يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحية "إدارة الفواتير وإشعارات الدائن" إنشاء إشعار دائن جديد من قسم [إشعارات الدائن] في شريط التنقل الجانبي بالنقر فوق [إشعار دائن جديد]:
توجد ثلاث طرق يمكن للمستخدم من خلالها إنشاء إشعار دائن:
- يدويًا،
- عن طريق تحميل ملف PDF في أداة الفحص بالذكاء الاصطناعي الخاصة بنا، أو
- عن طريق تحديد مستند (أي فاتورة، أو أمر شراء، أو إشعار استلام بضائع)، وإنشاء إشعار دائن يطابق بنود المستند تلقائيًا بندًا ببند.
يرجى قراءة مقالنا حول إنشاء إشعارات الدائن لمزيد من المعلومات ودليل تعليمي خطوة بخطوة لكل طريقة من طرق إنشاء إشعار الدائن.
التحديث والإدارة
يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحية "إدارة الفواتير وإشعارات الدائن" حاليًا تحديث أي من البنود (التي توضح المنتجات والكميات والأسعار)، أو الإعدادات، أو نشر تعليق، أو تحميل مرفق مقابل إشعار الدائن.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين المصرح لهم إيقاف إشعار الدائن مؤقتًا (Park)، وإلغاؤه، وحذفه. وإذا لم تكن هناك أي علامات (Flags) على إشعار الدائن، فيمكنهم أيضًا تمييز إشعار الدائن على أنه تمت تسويته.
ربط إشعارات الدائن بالفواتير
يمكن "ربط" إشعارات الدائن بالفواتير، وهو أمر مفيد للإشارة من إشعار الدائن إلى الفاتورة لأغراض محاسبية.
نصيحة: يمكن ربط فاتورة واحدة فقط بإشعار دائن، بينما يمكن ربط عدة إشعارات دائن بنفس الفاتورة.
يمكنك ربط الفاتورة بإشعار دائن: \- في لوحة المعلومات في ترويسة إشعار الدائن، \- عند مراجعة مهمة فحص بالذكاء الاصطناعي من نوع إشعار دائن، أو \- عند مراجعة إشعار دائن يتم إنشاؤه من مستند.
يمكنك أيضًا عرض قائمة بإشعارات الدائن المرتبطة بفاتورة من علامة تبويب [إشعارات الدائن] أثناء عرض الفاتورة:
حالات إشعارات الدائن
يمكن أن تكون إشعارات الدائن في إحدى الحالات المتعددة:
- مفتوح: تم إنشاء إشعار الدائن المفتوح ويمكن تحديثه، ولكنه لم تتم تسويته بعد.
- في انتظار الموافقة: إشعار الدائن الذي في حالة "في انتظار الموافقة" يحتوي على علامة أو أكثر تم رفعها عليه، وتكون الموافقة مطلوبة الآن من قِبل معتمِد في مؤسستك. وبمجرد منح الموافقات، سيتم نقل إشعار الدائن إلى حالة "تمت تسويته".
- تمت تسويته: اجتاز إشعار الدائن الذي تمت تسويته جميع عمليات التحقق المطلوبة من قِبل مؤسستك وهو الآن مناسب للتصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة "تمت تسويته". إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن.
- يرجى ملاحظة: يمكن للمستخدمين الذين لديهم صلاحية "يمكنه الاعتماد الفائق للفواتير وإشعارات الدائن" تحديث حقول معينة في إشعار الدائن الذي تمت تسويته. معرفة المزيد.
- موقوف مؤقتًا: تم إيقاف إشعار الدائن مؤقتًا بواسطة مستخدم في مؤسستك لأنه قد يتطلب مزيدًا من الدراسة أو المناقشة. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة الإيقاف المؤقت. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن لمتابعة إجراء التغييرات عليه.
- ملغى: تم إلغاء إشعار الدائن الملغى بواسطة مستخدم ولم يعد قيد الاستخدام في مؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على إشعار الدائن في الحالة الملغاة. إذا كنت ترغب في إعادة إشعار الدائن وإجراء تغييرات عليه، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن.
- جاهز للتصدير: إشعار الدائن الذي أصبح جاهزًا للتصدير متاح الآن في [الفواتير] ← [مركز التصدير] لتضمينه في ملف تصدير قادم. بمجرد تصدير إشعار الدائن بنجاح إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك، سيتم تحديث حالة إشعار الدائن إلى "تم التصدير". لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة "جاهز للتصدير". إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة إشعار الدائن إلى حالة "تمت تسويته"، ثم إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
- يرجى ملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ مؤسسات النوع ب.
- جارٍ التصدير: إشعار الدائن الذي هو في حالة "جارٍ التصدير" يمر حاليًا بعملية التصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. تستغرق هذه العملية عادةً بضع دقائق. بمجرد نجاح التصدير، سيتم تحديث حالة إشعار الدائن إلى "تم التصدير". لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة "جارٍ التصدير". إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة إشعار الدائن إلى حالة "تمت تسويته" لتصديره مرة أخرى، أو إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
- يرجى ملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ مؤسسات النوع أ.
- تم التصدير: تم تضمين إشعار الدائن المصدّر في ملف تصدير واحد أو أكثر وتم تصديره إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة "تم التصدير". إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة إشعار الدائن إلى حالة "تمت تسويته"، ثم إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
علامات وحدود إشعار الدائن
"العلامة" (Flag) هي إشعار بملاحظة يتم رفعه على إشعار الدائن للفت الانتباه إلى أي مشكلات في المستند تتطلب المراجعة والموافقة. تضمن العلامات أن إشعارات الدائن التي تستوفي معايير مؤسستك المحددة فقط هي التي يمكنها الانتقال إلى حالة "تمت تسويته" في PurchasePlus دون تدخل يدوي.
اقرأ المزيد حول علامات الفواتير وإشعارات الدائن.
تصدير إشعارات الدائن
مثل الفواتير، يمكن تصدير إشعارات الدائن إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بك بإحدى طريقتين، اعتمادًا على نوع مؤسستك.
مؤسسات النوع أ مقابل مؤسسات النوع ب
- تقوم مؤسسات النوع أ بتصدير إشعارات الدائن (والفواتير) فرديًا يدويًا. يمكن أن يحدث هذا في أي وقت بعد انتقال إشعار الدائن إلى حالة "تمت تسويته".
- تقوم مؤسسات النوع ب أولاً بتمييز إشعار الدائن (أو الفاتورة) على أنه جاهز للتصدير، ثم تقوم بإنشاء وإرسال ملف تصدير دفعة يتضمن جميع إشعارات الدائن والفواتير التي تم تمييزها على أنها جاهزة للتصدير منذ آخر عملية تصدير لك.
وجهات نظام الحسابات الدائنة (AP) وصيغ التصدير
يتم تكوين الوجهة الإلكترونية الدقيقة وصيغة ملفات التصدير لكل من مؤسسات النوع أ والنوع ب أثناء تنفيذ نظام PurchasePlus الخاص بك، ولكن يمكن تعديلها بعد التنفيذ بالتشاور الوثيق مع فريق PurchasePlus إذا لزم الأمر. يرجى الاتصال بفريق نجاح العملاء الودود لدينا لمزيد من المعلومات.