إشعارات الدائن
إشعارات الدائن
انتقل إلى:
- مقدمة
- عرض إشعارات الدائن
- إنشاء إشعارات الدائن
- التحديث والإدارة
- حالات إشعارات الدائن
- تصدير إشعارات الدائن
إشعار الدائن
إشعار الدائن هو مستند يشير إلى رد أموال إلى المشتري. ويصدره عادةً المورد في أعقاب إلغاء أمر شراء، أو وجود خطأ في فاتورة، أو فقدان بضائع أو تلفها. ويمكن استخدام إشعارات الدائن لرد أموال معاملة ما كليًا أو جزئيًا.
عرض إشعارات الدائن
يمكنك الوصول إلى إشعارات الدائن الخاصة بك بالنقر فوق [إشعارات الدائن] ← [عرض الكل].
هنا يمكنك عرض إشعارات الدائن في جدول، وتعديل أعمدة الجدول بما يناسب تفضيلاتك:
يمكنك النقر فوق أي إشعار دائن لعرض التفاصيل المتعلقة بالمنتج (المنتجات) والقيم المراد قيدها كدائن، والمرجع، والتعليقات، والمرفقات.
إنشاء إشعارات الدائن
يمكن للمستخدمين الذين يملكون إذن 'إدارة الفواتير وإشعارات الدائن' إنشاء إشعار دائن جديد من منطقة [إشعارات الدائن] في شريط التنقل الجانبي بالنقر على [إشعار دائن جديد]:
توجد ثلاث طرق يمكن للمستخدم من خلالها إنشاء إشعار دائن:
- يدويًا،
- عن طريق تحميل ملف PDF في أداة المسح الضوئي بالذكاء الاصطناعي لدينا، أو
- عن طريق تحديد مستند (أي فاتورة، أو أمر شراء، أو إشعار استلام بضائع)، وإنشاء إشعار دائن تلقائيًا يتطابق مع المستند بندًا ببند.
يرجى قراءة مقالنا حول إنشاء إشعارات الدائن لمزيد من المعلومات ودليل تعليمي تفصيلي خطوة بخطوة لكل طريقة من طرق إنشاء إشعارات الدائن.
التحديث والإدارة
يمكن للمستخدمين الذين لديهم إذن 'إدارة الفواتير وإشعارات الدائن' حاليًا تحديث أي من البنود (التي توضح المنتجات والكميات والأسعار)، أو الإعدادات، أو نشر تعليق، أو تحميل مرفق مقابل إشعار الدائن.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين المصرح لهم إيقاف إشعار الدائن مؤقتًا (Park)، وإلغاؤه، وحذفه. وإذا لم تكن هناك علامات تنبيه (Flags) على إشعار الدائن، فيمكنهم أيضًا تحديد إشعار الدائن كـ مُسوّى (Reconciled).
ربط إشعارات الدائن بالفواتير
يمكن 'ربط' إشعارات الدائن بالفواتير، وهو أمر مفيد لإحالة إشعار الدائن إلى فاتورة لأغراض محاسبية.
تلميح: يمكن ربط فاتورة واحدة فقط بإشعار دائن، بينما يمكن ربط عدة إشعارات دائن بنفس الفاتورة.
يمكنك ربط الفاتورة بإشعار دائن: \- في لوحة المعلومات في ترويسة إشعار الدائن، \- عند مراجعة مهمة مسح ضوئي بالذكاء الاصطناعي من نوع إشعار دائن، أو \- عند مراجعة إشعار دائن يجري إنشاؤه من مستند.
يمكنك أيضًا عرض قائمة بإشعارات الدائن المرتبطة بفاتورة من تبويب [إشعارات الدائن] أثناء عرض الفاتورة:
حالات إشعارات الدائن
يمكن أن تكون إشعارات الدائن في إحدى الحالات التالية:
- مفتوح (Open): تم إنشاء إشعار دائن مفتوح ويمكن تحديثه، ولكنه لم تتم تسويته بعد.
- في انتظار الموافقة (Awaiting Approval): يحتوي إشعار الدائن الذي في حالة انتظار الموافقة على علامة تنبيه واحدة أو أكثر تم رفعها عليه، وتكون الموافقة مطلوبة الآن من جانب معتمِد في مؤسستك. بمجرد منح الموافقات، سيتم نقل إشعار الدائن إلى حالة مُسوّى.
- مُسوّى (Reconciled): اجتاز إشعار الدائن المُسوّى جميع عمليات التحقق المطلوبة من مؤسستك، وأصبح الآن ملائمًا للتصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة مُسوّى. إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن.
- يرجى الملاحظة: المستخدمون الذين لديهم إذن 'يمكنه الموافقة الفائقة على الفواتير وإشعارات الدائن' قادرون على تحديث حقول معينة في إشعار الدائن المُسوّى. معرفة المزيد.
- موقوف مؤقتًا (Parked): تم إيقاف إشعار الدائن مؤقتًا من قِبل مستخدم في مؤسستك لأنه قد يتطلب مزيدًا من الدراسة أو المناقشة. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة موقوف مؤقتًا. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن لمتابعة إجراء التغييرات عليه.
- ملغى (Cancelled): تم إلغاء إشعار الدائن الملغى من قِبل مستخدم ولم يعد قيد الاستخدام في مؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على إشعار الدائن في حالة ملغى. إذا كنت ترغب في إعادة إشعار الدائن وإجراء تغييرات عليه، يمكنك إعادة فتح إشعار الدائن.
- جاهز للتصدير (Export Ready): أصبح إشعار الدائن الجاهز للتصدير متاحًا الآن في [الفواتير] ← [مركز التصدير] لإدراجه في ملف تصدير قادم. بمجرد تصدير إشعار الدائن بنجاح إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك، سيتم تحديث حالة إشعار الدائن إلى تم التصدير. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة جاهز للتصدير. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إرجاع إشعار الدائن إلى حالة مُسوّى، ثم إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
- يرجى الملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ المؤسسات من النوع ب (Type B).
- قيد التصدير (Exporting): إشعار الدائن الذي في حالة قيد التصدير يجري تصديره حاليًا إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. تستغرق هذه العملية عادة بضع دقائق. بمجرد نجاح التصدير، سيتم تحديث حالة إشعار الدائن إلى تم التصدير. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة قيد التصدير. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إرجاع إشعار الدائن إلى حالة مُسوّى لتصديره مرة أخرى، أو إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
- يرجى الملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ المؤسسات من النوع أ (Type A).
- تم التصدير (Exported): تم تضمين إشعار الدائن المُصدَّر في ملف تصدير واحد أو أكثر وتم تصديره إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. لا يمكن إجراء تغييرات على إشعار الدائن أثناء وجوده في حالة تم التصدير. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إرجاع إشعار الدائن إلى حالة مُسوّى، ثم إعادة فتح إشعار الدائن لإجراء تغييرات عليه.
علامات التنبيه والحدود لإشعار الدائن
'علامة التنبيه' (Flag) هي استفسار أو مشكلة يتم إثارتها على إشعار الدائن للفت الانتباه إلى أي مشكلات في المستند تتطلب مراجعة وموافقة. تضمن علامات التنبيه أن إشعارات الدائن التي تستوفي معايير مؤسستك المحددة فقط هي التي يمكنها الانتقال إلى حالة مُسوّى في PurchasePlus دون تدخل يدوي.
اقرأ المزيد حول علامات التنبيه للفواتير وإشعارات الدائن.
تصدير إشعارات الدائن
تمامًا مثل الفواتير، يمكن تصدير إشعارات الدائن إلى منصة المحاسبة الخارجية بإحدى طريقتين، اعتمادًا على نوع مؤسستك.
المؤسسات من النوع أ (Type A) مقابل المؤسسات من النوع ب (Type B)
- تقوم المؤسسات من النوع أ بتصدير إشعارات الدائن (والفواتير) فرديًا يدويًا. يمكن أن يحدث هذا في أي وقت بعد انتقال إشعار الدائن إلى حالة مُسوّى.
- تقوم المؤسسات من النوع ب أولاً بـ تحديد إشعار الدائن (أو الفاتورة) كجاهز للتصدير، ثم إنشاء وإرسال ملف تصدير الدفعة الذي يتضمن جميع إشعارات الدائن والفواتير التي تم تحديدها كجاهزة للتصدير منذ آخر عملية تصدير أجريتها.
وجهات نظام الحسابات الدائنة (AP) وصيغ التصدير
يتم تكوين الوجهة الإلكترونية الدقيقة وصيغة ملفات التصدير لكل من المؤسسات من النوع أ والنوع ب أثناء تطبيق نظام PurchasePlus الخاص بك، ولكن يمكن تعديلها بعد التطبيق بالتشاور الوثيق مع فريق PurchasePlus إذا لزم الأمر. يرجى التواصل مع فريق نجاح العملاء الودود لدينا للحصول على مزيد من المعلومات.