الفواتير
الفواتير
الانتقال السريع إلى:
- مقدمة
- إدارة الفواتير
- الفوترة غير الورقية
- إنشاء الفواتير
- حالات الفاتورة
- مطابقة أوامر الشراء وإشعارات الاستلام
- علامات الفاتورة وحدودها
- الوضع المتقدم لإدارة الفواتير
- الموافقة على الفواتير
- تصدير الفواتير
الفاتورة
الفاتورة هي مستند يرسله المورّد إلى المشتري، يحدد فيه المنتجات والكميات التي قام المورّد بتسليمها إلى المشتري، ويرغب في استلام ثمنها.
تتضمن الفاتورة تفاصيل حول البضائع التي تم تسليمها إلى المشتري - على سبيل المثال، قيمة الوحدة لكل منتج، مضروبة في كمية كل منتج تم تسليمه، كما تشمل قيم الضرائب والقيم الإجمالية التي يتوقع المورّد دفعها له.
قد تحتوي الفواتير أيضاً على معلومات حول المورّد (مثل: تفاصيل الاتصال، رقم الأعمال التجاري ABN، شروط الدفع، تفاصيل الحساب المصرفي) مما يسهّل على المشتري إجراء الدفع للمورّد بثقة واطمئنان.
إدارة الفواتير
كنظام متكامل لإدارة المشتريات حتى الدفع (Procure-to-Pay)، تعد الفواتير جزءاً مهماً للغاية في PurchasePlus وتتوفر العديد من الوظائف في برنامجنا لمساعدة المشترين في إدارة إنفاقهم على فواتير مورّديهم.
في جوهرها، تساعد ميزات إدارة الفواتير لدينا على التحقق من أن ما قام المورّد بإدراجه في الفاتورة لمؤسستك هو (أ) ما قمت بطلبه، (ب) تم تسليمه بالفعل، و(ج) تمت الموافقة على دفعه من قِبل جميع المستخدمين المعنيين في مؤسستك.
الفوترة غير الورقية
تعد وحدة الفوترة غير الورقية جزءاً قوياً ومميزاً من عروض PurchasePlus، وهي إضافة اختيارية لنظام PurchasePlus الخاص بك.
يتم تخصيص عنوان بريد إلكتروني للفوترة غير الورقية للمؤسسات التي تستخدم وحدة الفوترة غير الورقية، والذي:
- يمكن للمستخدمين في مؤسستك (أي الموظفين الداخليين) إرسال فاتورة المورّد بصيغة PDF إليه، ليتم مسحها ضوئياً تلقائياً وإنشاؤها كفاتورة جديدة متاحة في PurchasePlus.
- يمكن مشاركته مع المورّدين حتى يتمكنوا من إرسال فواتيرهم مباشرة إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا، والتي سيتم بعد ذلك إنشاؤها تلقائياً في حسابك على PurchasePlus.
تعتمد الفوترة غير الورقية على المسح الضوئي للتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، بالإضافة إلى خدمة التدخل البشري الفريدة (Human-In-The-Loop) من أجل:
- "قراءة" فواتير PDF رقمياً والتي ترسلها أنت أو مورّدوك إلى عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية،
- إنشاء الفاتورة تلقائياً في PurchasePlus،
- محاولة "مطابقة" الفاتورة بأمر شراء، و
- معالجة البنود بنداً تلو الآخر لمراعاة أي حدود لعلامات الفاتورة تم تعيينها بواسطة مؤسستك.
رسائل البريد الإلكتروني (بما في ذلك مرفقات PDF الخاصة بها) التي تم استلامها عبر عنوان البريد الإلكتروني للفوترة غير الورقية متاحة للعرض والإدارة في قسم [رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية] في شريط التنقل الجانبي:
تعرّف على المزيد حول رسائل البريد الإلكتروني غير الورقية.
إنشاء الفواتير
يمكن للمستخدمين الذين يمتلكون صلاحية "إدارة الفواتير وإشعارات الدائن" إنشاء فاتورة يدوياً في PurchasePlus، بالنقر فوق خيار [الفواتير] ← [فاتورة جديدة] في قائمة التنقل الجانبية.
اقرأ مقالنا حول إنشاء فاتورة جديدة لمزيد من المعلومات.
حالات الفاتورة
يمكن أن تكون الفواتير في إحدى الحالات المتعددة التالية:
- مفتوحة: الفاتورة المفتوحة هي فاتورة تم إنشاؤها، ولكن لم تتم تسويتها بعد. بناءً على تفضيلات مؤسستك، قد تحتاج الفاتورة المفتوحة إلى المطابقة مع أمر شراء، أو إنشاء إشعارات استلام البضائع مقابل أمر الشراء المطابق. يمكنك الاستمرار في تعديل الفاتورة المفتوحة لحل أي علامات تحذيرية تم رفعها. إذا كانت هناك علامات مرفوعة على الفاتورة، يمكنك تحديدها على أنها في انتظار الموافقة، وسيتم إخطار المعتمدين ذوي الصلة. إذا لم تكن هناك أي علامات على الفاتورة، يمكنك تحديدها على أنها تمت تسويتها. كما يمكن أيضاً تعليق الفاتورة المفتوحة أو إلغاؤها.
- في انتظار الموافقة: الفاتورة التي تكون في انتظار الموافقة تحتوي على علامة فاتورة واحدة أو أكثر مرفوعة ضدها، وتتطلب الآن موافقة من معتمد واحد أو أكثر في مؤسستك. بمجرد منح الموافقات، ستنتقل الفاتورة إلى حالة تمت تسويتها.
- تمت تسويتها: اجتازت الفاتورة التي تمت تسويتها جميع عمليات التحقق التي تطلبها مؤسستك وهي الآن مناسبة للتصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بمؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على فاتورة وهي في حالة تمت تسويتها. إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات، يمكنك إعادة فتح الفاتورة.
- يرجى ملاحظة: يمكن للمستخدمين الذين يمتلكون صلاحية "يمكنه الاعتماد الفائق للفواتير وإشعارات الدائن" تحديث حقول معينة في الفاتورة التي تمت تسويتها. تعرّف على المزيد.
- معلقة: الفاتورة المعلقة هي فاتورة تم إيقافها مؤقتاً بواسطة مستخدم في مؤسستك لأنها قد تتطلب مزيداً من الدراسة أو المناقشة. لا يمكن إجراء تغييرات على الفاتورة أثناء وجودها في حالة معلقة. إذا احتجت إلى ذلك، يمكنك إعادة فتح الفاتورة لمواصلة إجراء التغييرات عليها.
- ملغاة: الفاتورة الملغاة تم إلغاؤها بواسطة مستخدم ولم تعد قيد الاستخدام في مؤسستك. لا يمكنك إجراء تغييرات على الفاتورة في حالة الإلغاء. إذا كنت ترغب في استعادة الفاتورة وإجراء تغييرات عليها، يمكنك إعادة فتح الفاتورة.
- جاهزة للتصدير: تصبح الفاتورة الجاهزة للتصدير متاحة الآن في [الفواتير] ← [مركز التصدير] لإدراجها في ملف تصدير قادم. بمجرد تصدير الفاتورة بنجاح إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك، سيتم تحديث حالة الفاتورة إلى تم التصدير. لا يمكن إجراء تغييرات على الفاتورة وهي في حالة جاهزة للتصدير. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، يمكنك إرجاع الفاتورة إلى حالة تمت تسويتها، ثم إعادة فتح الفاتورة لإجراء تغييرات عليها.
- يرجى ملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ مؤسسات النوع B.
- قيد التصدير: الفاتورة قيد التصدير تخضع حالياً لعملية التصدير إلى منصة المحاسبة الخارجية الخاصة بمؤسستك. تستغرق هذه العملية عادةً بضع دقائق. بمجرد نجاح التصدير، سيتم تحديث حالة الفاتورة إلى تم التصدير. لا يمكن إجراء تغييرات على الفاتورة أثناء وجودها في حالة قيد التصدير. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، يمكنك إرجاع الفاتورة إلى حالة تمت تسويتها، لتصديرها مرة أخرى، أو إعادة فتح الفاتورة لإجراء تغييرات عليها.
- يرجى ملاحظة: هذه الحالة متاحة فقط لـ مؤسسات النوع A.
- تم التصدير: الفاتورة المصدرة تم تضمينها في ملف تصدير واحد أو أكثر وتم تصديرها إلى منصة المحاسبة الخارجية لمؤسستك. لا يمكن إجراء تغييرات على الفاتورة وهي في حالة تم التصدير. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، يمكنك إرجاع الفاتورة إلى حالة تمت تسويتها، ثم إعادة فتح الفاتورة لإجراء تغييرات عليها.
مطابقة أوامر الشراء وإشعارات الاستلام
عندما يرسل المورّد فاتورة إلى المشتري، فإن أفضل الممارسات تقتضي التأكد من تسوية الفاتورة قبل الموافقة على دفعها.
يساعد PurchasePlus المشترين على تسوية الفواتير بطريقتين، اعتماداً على أسلوب عمل قسم المالية لديهم.
- من خلال مطابقة أمر الشراء بفاتورة، للتأكد من أن ما قام المورّد بفوترته على المشتري يتطابق بالفعل مع ما طلبه المشتري. يشار إلى هذا أحياناً باسم "المطابقة الثنائية لحسابات الدفع (2-Way AP Matching)".
- من خلال مطابقة أمر الشراء وإشعارات الاستلام الخاصة به مع الفاتورة، للتأكد من أن ما قام المورّد بفوترته على المشتري يتطابق بالفعل مع ما طلبه المشتري واستلمه. يشار إلى هذا أحياناً باسم "المطابقة الثلاثية لحسابات الدفع (3-Way AP Matching)":
ربط بنود الفاتورة وبنود أمر الشراء
بناءً على الإعدادات المطبقة على مؤسستك في PurchasePlus، عند مطابقة فاتورة بـ أمر شراء، تتم مقارنة جميع البنود الموجودة في الفاتورة مع جميع البنود الموجودة في أمر الشراء، وعندما يتطابق بندان، يتم ربطهما ببعضهما البعض. لمزيد من المعلومات، يرجى قراءة ربط أو إلغاء ربط بنود الفاتورة وبنود أمر الشراء.
علامات الفاتورة وحدودها
عند مطابقة أمر الشراء بالفاتورة، يقارن PurchasePlus تفاصيل مستوى البند لبند الفاتورة بتفاصيل مستوى البند لبند أمر الشراء المرتبط، وذلك لمساعدتك على تحديد ما إذا كانت هناك أي فروقات تستدعي الانتباه. إذا كانت هناك فروقات، فسيقوم نظامنا برفع علامة فاتورة، مما سيمنع تسوية الفاتورة تلقائياً (وتصديرها) حتى يتم حل هذه العلامة.
يمكن التحكم في بعض العلامات بدقة عن طريق تعيين حد علامة الفاتورة، والذي يحدد لنظامنا بدقة مقدار التفاوت المقبول لمؤسستك بين أمر الشراء والفاتورة، والسيناريوهات التي ترغب فيها برفع علامة تحذيرية.
الوضع المتقدم لإدارة الفواتير
يمكن للمستخدمين المتقدمين في PurchasePlus استخدام الوضع المتقدم للفاتورة لإضافة تفاصيل مهمة إلى الفاتورة أو بنودها أو بنودها الفرعية لأغراض المحاسبة والتصدير. اقرأ مقالنا حول تحديث بنود الفاتورة باستخدام الوضع المتقدم لمزيد من المعلومات.
لوحات العرض السريع على الشاشات العريضة
يمكن للمستخدمين المتقدمين الذين يستخدمون PurchasePlus على شاشة كبيرة الاستفادة أيضاً من لوحات العرض السريع للفاتورة التي تظهر على الجانب الأيمن من الفاتورة:
يمكن تكوين لوحة العرض السريع للفاتورة لعرض ما يلي:
- أي تعليقات تمت إضافتها على الفاتورة بواسطة مستخدم آخر في مؤسستك، أو بواسطة المورّد نفسه إذا كان يستخدم PurchasePlus،
- روابط المستندات ذات الصلة - مثل: أمر الشراء الذي تمت مطابقته بالفاتورة أو أي إشعارات استلام بضائع متعلقة بأمر الشراء هذا،
- العلامات المعلقة على الفاتورة (إن وجدت)، و
- المعلومات المتعلقة بسير عمل الموافقة الذي تم إدراج هذه الفاتورة فيه.
يمكنك استخدام زر [إدارة] في الزاوية العلوية اليمنى من لوحة العرض السريع لتحديد ما ستعرضه لوحاتك.
لن تظهر لوحة العرض السريع إذا لم تكن شاشتك كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع العناصر الأخرى على الشاشة.
الموافقة على الفاتورة
إذا لم تجتز الفاتورة تلقائياً جميع عمليات التحقق التي يجريها نظامنا (أي تم رفع علامة فاتورة واحدة أو أكثر)، فيجب عندئذٍ الموافقة على الفاتورة من قِبل مستخدم واحد أو أكثر قبل أن تتمكن من الانتقال إلى حالة "تمت تسويتها" وتصديرها إلى نظام المحاسبة الخاص بك.
يتم تحديد المستخدمين المصرح لهم بالموافقة على الفواتير في مهام سير عمل الموافقة على الفواتير، والتي يقوم بتهيئة إعداداتها المسؤولون في مؤسستك بالتعاون مع خبراء منصة PurchasePlus. اقرأ مقالنا حول الموافقة على الفواتير لمزيد من المعلومات.
تصدير الفواتير
يمكن تصدير الفواتير من PurchasePlus إلى نظام المحاسبة الخاص بك بإحدى طريقتين، اعتماداً على نوع مؤسستك.
مؤسسات النوع A مقابل مؤسسات النوع B
- تقوم مؤسسات النوع A بتصدير الفواتير (وإشعارات الدائن) يدوياً وبشكل فردي. يمكن أن يحدث هذا في أي وقت بعد وصول الفاتورة إلى حالة تمت تسويتها.
- تقوم مؤسسات النوع B أولاً بتحديد الفاتورة (أو إشعار الدائن) على أنها جاهزة للتصدير، ثم إنشاء وإرسال ملف تصدير مجمّع يتضمن جميع الفواتير وإشعارات الدائن التي تم تحديدها على أنها جاهزة للتصدير منذ آخر عملية تصدير قمت بها.
وجهات أنظمة حسابات الدفع (AP) وصيغ التصدير
يتم تحديد الوجهة الإلكترونية الدقيقة وصيغة ملفات التصدير لكل من مؤسسات النوع A والنوع B أثناء مرحلة تنفيذ وتثبيت نظام PurchasePlus الخاص بك، ولكن يمكن تعديلها بعد التنفيذ بالتنسيق الوثيق مع فريق PurchasePlus إذا لزم الأمر. يرجى الاتصال بفريق نجاح العملاء الودود لدينا للحصول على مزيد من المعلومات.